Gerar linhas de fatura quando importa faturas de fornecedores

Importante

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Este artigo descreve a funcionalidade para gerar automaticamente linhas de fatura nas faturas de fornecedores quando as faturas são importadas.

Às vezes, as faturas de fornecedor contêm apenas informações de cabeçalho sem detalhes de linha e o fornecedor envia consistentemente as faturas num padrão fixo:

• As faturas contêm sempre as mesmas linhas que a nota de encomenda.
• As faturas contêm sempre as mesmas linhas com base nas mercadorias enviadas, com preços baseados na nota de encomenda.

Para simplificar o processo, as linhas de fatura podem ser derivadas automaticamente da nota de encomenda ou do recibo de produto. Para ativar a criação automática de linhas de fatura, siga estes passos.

Ativar as definições

1. Aceda a Contas a pagar > Configuração > Parâmetros de contas a pagar.

2. No separador Automatização da fatura de fornecedor, em Criação automática de linha para faturas importadas, defina a opção Criar automaticamente linhas de fatura como Sim.

3. No campo Escolher quantidade predefinida para criação automática de linhas de fatura, selecione a quantidade que deve ser utilizada para gerar automaticamente linhas de fatura:

   • Quantidade encomendada — As linhas são geradas a partir de linhas da nota de encomenda. Este valor é o valor predefinido.
   • Quantidade do recibo do produto — O número da nota de encomenda é utilizado para encontrar os recibos de produtos relevantes. Em seguida, utiliza as quantidades do recibo do produto para gerar linhas de faturas.

   Este parâmetro é utilizado apenas quando o intervalo de números da nota de encomenda é especificado durante a importação da fatura, mas o intervalo de recibos de produto não é especificado. Se o intervalo de recibos de produto for especificado, a linha será sempre derivada do recibo de produto em vez da nota de encomenda.

4. Defina o parâmetro Permitir importação da fatura sem linhas derivadas. Este parâmetro determina se a importação de faturas será bloqueada se não existirem linhas de fatura derivadas.

Alterações da entidade de dados

Para suportar a funcionalidade descrita neste artigo, são adicionados três campos à entidade de dados Cabeçalho da fatura do fornecedor.

• HeaderOnlyImport – Este campo tem de ser definido como Sim para gerar linhas para cabeçalhos de fatura.
• PurchIdRange – A lista de números de notas de encomenda. Os números de fatura podem ser um intervalo, como PO0001..PO0009 (em que dois pontos separam o início e o fim do intervalo), ou valores discretos, como PO0001,PO0003,PO0006. Todas as notas de encomenda devem pertencer à mesma conta do fornecedor no cabeçalho da fatura. Caso contrário, recebe a seguinte mensagem de erro: "Falha ao gerar de linhas de fatura. As ordens de compra têm contas de fornecedores diferentes."
• PackingslipRange – A lista de números de recibos do produto. As linhas de fatura do fornecedor podem ser criadas a partir de recibos do produto. No entanto, os números de recibos do produto não estão normalmente incluídos nas faturas do fornecedor. Introduza apenas os números de recibos de produtos neste campo se puder identificar claramente os recibos de produto pertencentes a faturas específicas. As linhas de fatura podem ser criadas com base em recibos do produto. Se este campo for utilizado, a definição do campo Escolher quantidade predefinida para criação automática de linhas de fatura na página Parâmetros de contas a pagar é ignorada.

Nota

Se forem introduzidos vários números de recibos de produto, várias faturas de fornecedores pendentes são criadas com o mesmo número de fatura. Tem de consolidar manualmente estas faturas antes de poder processar a fatura mais aprofundadamente. Em versões futuras, as faturas são consolidadas automaticamente.

Todos os recibos de produtos devem pertencer à mesma conta de fornecedor no cabeçalho da fatura.

Resultado

Se as linhas forem geradas com sucesso, a seguinte mensagem é registada no histórico de automatização da fatura de fornecedor: "Criação automática de linhas de fatura: Com Sucesso".

Se as linhas não forem geradas, a seguinte mensagem de erro é registada: "Criação automática de linhas de fatura: Com Falhas".

Importar fatura de pré-pagamento

A fatura de pré-pagamento pode ser importada diretamente através da entidade de dados Cabeçalho da fatura do fornecedor quando o parâmetro Criar automaticamente linhas de fatura está ativado.

• HeaderOnlyImport — Defina como Sim para gerar linhas para a fatura de pré-pagamento.
• PurchIdRange — O Número da nota de encomenda que define o montante do pré-pagamento.
• VENDORINVOICETYPE — Este é "VendorAdvance" para indicar uma fatura de pré-pagamento.
• IMPORTEDAMOUNT — O Montante na fatura de pré-pagamento.

A importação de uma fatura de pré-pagamento não é aceite quando a fatura de pré-pagamento já tiver sido gerada sem uma liquidação ao abrigo da nota de encomenda.

Importar número da nota de encomenda

Quando uma fatura de fornecedor está associada a uma única nota de encomenda, o número da ordem de encomenda (PurchId) é fornecido na entidade de cabeçalho da fatura de fornecedor para suportar a seguinte funcionalidade:

• Derivação e validação do código de moeda — O código de moeda é automaticamente derivado da nota de encomenda se o código de moeda não for fornecido na entidade de cabeçalho da fatura de fornecedor. O erro de validação surge quando a fatura importada tem um código de moeda diferente do especificado na nota de encomenda.
• Dimensão financeira de predefinição — Os valores de dimensão financeira do cabeçalho da fatura são derivados do cabeçalho da nota de encomenda. A dimensão financeira correspondente nas linhas de fatura é derivada do cabeçalho da fatura de fornecedor durante a importação de linhas de fatura. Este comportamento garante a consistência entre as faturas importadas ao usar a Estrutura de Gestão de Dados (DMF) e as faturas criadas ao usar a página Fatura de fornecedor pendente.
• Fluxo de trabalho de fatura de fornecedor — Se a validação da fatura falhar, a fatura é redirecionada para o emissor da nota de encomenda para resolver quaisquer discrepâncias. O número correto da nota de encomenda assegura que a fatura de fornecedor é redirecionada para o emissor correto da nota de encomenda durante o processo de fluxo de trabalho.