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Planear a sua hierarquia organizacional

  • Artigo

Antes de configurar organizações e hierarquias de organização, certifique-se de que planeia a forma como o seu negócio será modelado. O modelo de organização tem um efeito significativo na implementação e nos processos de negócio.

As hierarquias organizacionais representam as relações entre as organizações que compõem um negócio. Portanto, a consideração mais importante quando modela organizações é a estrutura do seu negócio. Recomendamos que defina estruturas de organização baseadas no feedback de executivos e gestores sénior de áreas funcionais, tais como finanças e contabilidade, recursos humanos, operações, compras e vendas, e marketing.

Ao planear hierarquias, também é importante considerar a relação entre a hierarquia organizacional e as dimensões financeiras. Pode configurar várias hierarquias organizacionais para representar diferentes visões do seu negócio. Ao utilizar dimensões financeiras, pode criar relatórios com base nestas visões. Trabalhe com o seu parceiro para criar hierarquias que respondam tanto às necessidades organizacionais como de comunicação legal.

Nota

Embora possa utilizar dimensões financeiras para representar entidades legais sem criar as entidades legais, as dimensões financeiras não são concebidas para dar resposta às necessidades operacionais ou empresariais das entidades legais. A funcionalidade de gestão contabilística entre as unidades foi criada para tratar somente das entradas contabilísticas criadas por cada transação.

Importante

Não deve decidir como modelar organizações com base apenas na informação deste artigo. Esta documentação é um guia. Pode trabalhar com o seu Parceiro para obter orientação adicional. O seu Parceiro tem experiência em várias indústrias e em toda a base de clientes.

Deve ter pelo menos uma entidade legal para representar o seu negócio. Uma entidade legal pode celebrar contratos legais e é obrigada a preparar demonstrações financeiras que reportem o seu desempenho.

As entidades legais podem ser utilizadas para negócios transacionais ou para fins de consolidação. Isto significa que uma entidade legal em finanças e operações não representa necessariamente uma entidade real no seu negócio. Por exemplo, uma empresa que participe em transações pode possuir entidades legais subsidiárias. Neste cenário, é necessária uma entidade legal para as transações, sendo necessária uma entidade legal virtual para consolidar os resultados e saldos das entidades legais subsidiárias.

As organizações internas do seu negócio, tais como escritórios regionais, podem ser representadas como entidades legais adicionais ou como unidades operacionais da entidade legal principal. Uma unidade operacional não tem de ser uma organização legalmente definida. As unidades operacionais são utilizadas para controlar recursos económicos e processos operacionais no negócio. Por exemplo, departamentos e centros de custos são unidades operacionais.

Algumas funcionalidades operam de forma diferente dependendo se a organização é uma entidade legal ou uma unidade operacional. Considere cuidadosamente a funcionalidade descrita abaixo à medida que tomar a sua decisão.

Dados globais

Alguns dados globais, tais como clientes, termos de pagamento, autoridades fiscais e encomendas de stock específico do local, devem ser configurados para cada entidade legal. Alguns dados globais, como utilizadores, produtos e a maioria dos dados de recursos humanos, são partilhados entre todas as entidades legais.

Se a organização for modelada como uma unidade operacional

Os dados globais são partilhados entre unidades operacionais.

Parâmetros de módulos

Os parâmetros para módulos, tais como parâmetros de Contas a receber, parâmetros de Contas a pagar e parâmetros de Gestão bancária e de caixa, devem ser definidos por entidade legal. Uma vez que a configuração do módulo para entidades legais é separada, cada subsidiária pode cumprir os requisitos legais locais e práticas comerciais. Por exemplo, uma entidade legal de serviços profissionais e uma entidade legal de fabrico podem ter diferentes parâmetros de módulo, mesmo que reportem à mesma empresa-mãe.

Se a organização for modelada como uma unidade operacional

Os parâmetros dos módulos são partilhados entre unidades operacionais.

Segurança de dados

A maioria dos dados é automaticamente protegida por um ID de empresa. Um ID de empresa é um identificador exclusivo para os dados associados a uma entidade legal. Uma empresa pode estar associada a apenas uma entidade legal e uma entidade legal pode estar associada a apenas uma empresa. Os utilizadores só podem aceder aos dados das empresas às quais têm acesso. Não é necessário personalizar para proteger os dados através do ID de empresa.

Se a organização for modelada como uma unidade operacional

Os dados podem ser protegidos por unidade operacional criando políticas de segurança de dados personalizadas. As políticas de segurança de dados são utilizadas para limitar o acesso aos dados. Por exemplo, assuma que um utilizador só pode criar notas de encomenda numa determinada unidade operacional. As políticas de segurança de dados podem ser criadas para impedir que o utilizador aceda a dados de notas de encomenda de qualquer outra unidade operacional. O volume de transações e o número de políticas de segurança podem afetar o desempenho. Quando conceber políticas de segurança, tenha em mente o desempenho.

Livros-razão

Cada entidade legal requer um livro-razão que forneça um plano contabilístico, moeda contabilística, moeda de relatório e calendário fiscal. Um balanço só pode ser criado para uma entidade legal. As contas principais, dimensões, estruturas de conta, planos contabilísticos e regras de conta podem ser utilizados por mais do que uma entidade legal.

Se a organização for modelada como uma unidade operacional

Uma unidade operacional não pode ter as suas próprias informações do livro-razão. Se as suas organizações internas não necessitarem de livros-razão exclusivos, pode modelá-los como unidades operacionais. Serão configuradas informações do livro-razão para a entidade legal principal na hierarquia. As demonstrações de resultados podem ser criadas para unidades operacionais dentro de uma entidade legal ou para a entidade legal principal.

Calendários fiscais

Cada entidade legal tem o seu próprio calendário fiscal. Se as suas organizações internas utilizarem diferentes anos fiscais e calendários fiscais, deve modelar as organizações como entidades legais.

Se a organização for modelada como uma unidade operacional

As unidades operacionais devem partilhar um calendário fiscal. Se as suas organizações internas puderem utilizar os mesmos anos fiscais e calendários fiscais, pode modelar as organizações como unidades operacionais.

Consolidação

Deve consolidar os resultados financeiros dos escritórios regionais numa única empresa consolidada para preparar as demonstrações financeiras.

Se a organização for modelada como uma unidade operacional

A consolidação não é necessária, porque os dados já são partilhados entre unidades operacionais.

Pagamentos centralizados

Os pagamentos centralizados devem ser criados de modo a que as faturas de todas as entidades legais subordinadas possam ser pagas a ou a partir de uma única entidade legal principal.

Se a organização for modelada como uma unidade operacional

Os pagamentos centralizados não são necessários porque todas as faturas são registadas numa única entidade legal.

Transações interempresa

As ordens de venda, notas de encomenda, pagamentos ou recibos interempresa podem ser aplicados entre si. Não é obrigado a utilizar vouchers de diário. Pode ver transações interempresa ao nível do livro-razão secundário (Contas a receber, Contas a pagar). Os exemplos a seguir ilustram a forma como as transações interempresa são tratadas.

Exemplo 1: A sede presta serviços aos escritórios regionais e deve cobrar os custos desses serviços aos escritórios regionais

Se modelar o escritório regional como entidade legal, tem as seguintes opções:

  • A sede cria uma entrada de diário para cobrar transversalmente a despesa ao escritório regional. Não é possível conservar transações.
  • A sede envia uma nota de encomenda sobre os serviços ao escritório regional. Uma ordem de venda é criada automaticamente na entidade legal para o escritório regional, com transações interempresa no livro-razão secundário.
Exemplo 2: Sedes adquirem e pagam pelo serviço que é entregue a um escritório regional

Se modelar o escritório regional como entidade legal, tem as seguintes opções:

  • A fatura e o pagamento seguem os requisitos regulamentares da sede. A sede pode criar uma entrada de diário para cobrar transversalmente a despesa ao escritório regional. Não é possível conservar transações.
  • A fatura e o pagamento seguem os requisitos regulamentares da sede. A sede pode criar uma transação interempresa no livro-razão secundário.

Se a organização for modelada como uma unidade operacional

As transações interempresa entre unidades operacionais são suportadas apenas através de vouchers de diário. Uma unidade operacional não pode emitir ou receber uma nota de encomenda, ordem de venda ou fatura de outra unidade operacional na mesma entidade legal. Não pode ver transações interempresa ao nível do livro-razão secundário (Contas a receber, Contas a pagar). Os exemplos a seguir ilustram a forma como as transações interempresa são tratadas.

Exemplo 1: A sede presta serviços aos escritórios regionais e deve cobrar os custos desses serviços aos escritórios regionais

Se modelar o escritório regional como uma unidade operacional, a sede introduz uma transação de despesa e codifica-a para o escritório regional.

Exemplo 2: Sedes adquirem e pagam pelo serviço que é entregue a um escritório regional

Se modelar o escritório regional como uma unidade operacional, a fatura e o pagamento seguem os requisitos regulamentares da sede. A fatura pode ser codificada para o escritório regional. Na demonstração de resultados, utilize uma dimensão financeira equilibrada para reportar custos para o escritório regional.

Requisitos fiscais locais

Uma entidade legal está sujeita às leis fiscais da autoridade tributária do país/região onde a entidade legal está registada. Por exemplo, uma entidade legal registada na Dinamarca está sujeita às leis e regulamentos fiscais dinamarqueses. Uma entidade legal pode pertencer apenas a um país/região. O país/região que selecionar para o endereço principal da entidade legal controla as características específicas do país/região que estão disponíveis para essa entidade legal. Por exemplo, se o endereço principal da entidade legal estiver na Dinamarca, ficam disponíveis características relacionadas com as leis e regulamentos fiscais dinamarqueses. Portanto, se as suas organizações estão em diferentes países/regiões e requerem diferentes opções fiscais locais, deve configurar as organizações como entidades legais separadas.

Se a organização for modelada como uma unidade operacional

As unidades operacionais utilizam o contexto do país da entidade legal principal. As unidades de exploração da mesma entidade legal não podem ter requisitos específicos do país/região diferentes. Se as suas organizações estiverem no mesmo país/região e utilizarem as mesmas opções fiscais, pode configurá-las como unidades operacionais.

Relatórios estatutários de um país/região

Para os países/regiões suportados, pode criar-se a maioria dos relatórios estatutários.

Nota

Uma camada de lançamento na conta de razão permite-lhe fazer entradas de ajuste para uma empresa principal utiliza normas contabilísticas diferentes da empresa subordinada. Por exemplo, para uma empresa que utiliza práticas contabilísticas geralmente aceites no Reino Unido (UK GAAP), pode fazer entradas de ajuste na camada de lançamento. Estas entradas podem ser consolidadas numa empresa principal que utiliza princípios contabilísticos geralmente aceites (GAAP) nos Estados Unidos. As entradas de ajuste não afetam o relatório UK GAAP.

Se a organização for modelada como uma unidade operacional

Os relatórios estatutários devem ser criados através de outra aplicação. Deve garantir que os dados são capturados em aplicações de finanças e operações para suportar os requisitos de cada unidade operacional, quando forem diferentes dos requisitos da sede.

Moeda

Se as suas organizações tiverem de utilizar moedas funcionais diferentes, deve modelar as organizações como entidades legais. As moedas funcionais são configuradas por entidade legal. No entanto, pode introduzir transações em várias moedas.

Se a organização for modelada como uma unidade operacional

Se as suas organizações puderem utilizar uma única moeda funcional, pode modelar as organizações como unidades operacionais. As unidades operacionais devem partilhar uma moeda funcional. No entanto, pode introduzir transações e criar relatórios em várias moedas.

Encerramento do exercício

Se as leis e práticas contabilísticas diferirem entre os países/regiões onde as suas organizações estão localizadas, poderá exigir diferentes procedimentos de encerramento de exercício por organização. Isto significa que deve modelar as organizações como entidades legais. Cada entidade legal tem os seus próprios procedimentos de encerramento de exercício.

Se a organização for modelada como uma unidade operacional

Se as leis e práticas contabilísticas forem iguais entre os países/regiões onde as suas organizações estão localizadas, poderá utilizar um único conjunto de procedimentos de encerramento de exercício. Isto significa que pode modelar as organizações como unidades operacionais. Todas as unidades operacionais devem utilizar o mesmo procedimento de encerramento de exercício.

Sequências numéricas

As sequências numéricas de algumas referências podem ser configuradas por entidade legal. Algumas sequências numéricas podem ser partilhadas.

Se a organização for modelada como uma unidade operacional

As sequências numéricas de algumas referências podem ser configuradas por unidade operacional. Algumas sequências numéricas podem ser partilhadas.

Produtos

As definições do produto são partilhadas e devem ser divulgadas a entidades legais individuais antes de poderem ser incluídas em transações. Cada entidade legal tem o seu próprio conjunto de produtos lançados, os quais podem ser incluídos em documentos de transação. Se as suas organizações internas tiverem de utilizar conjuntos de produtos diferentes, deve modelar as organizações como entidades legais.

Nota

Mesmo que as definições de produto sejam partilhadas, em cada entidade legal onde um produto tenha sido lançado, pode especificar parâmetros de venda, compra e stock diferentes para o item em cada local de inventário.

Se a organização for modelada como uma unidade operacional

Todas as unidades operacionais partilham o mesmo conjunto de produtos. Se as suas organizações internas puderem partilhar o mesmo conjunto de produtos, pode modelar as organizações como unidades operacionais.

Consulta e reporte

Deve alterar manualmente as empresas para introduzir transações e realizar inquéritos em várias entidades legais. Devido aos limites de segurança dos dados, a consulta e o reporte consolidados podem exigir muitos recursos e tempo

Se a organização for modelada como uma unidade operacional

Não é necessário alterar empresas para aceder a dados de várias unidades operacionais. A consulta e o reporte consolidados e a consulta regional individual são mais fáceis e rápidos.

Melhores práticas para modelar organizações e hierarquias

Considere as seguintes melhores práticas quando implementar uma hierarquia de organização:

  • Crie um departamento para modelar a interseção entre uma entidade legal e uma unidade de negócio. Em seguida, pode efetuar o rollup de dados de um departamento para uma entidade legal para criar relatórios estatutários, e de um departamento para uma unidade de negócio para criar relatórios internos. Os departamentos podem servir como centros de lucros. Se utilizar departamentos, não tem de utilizar as entidades legais e as unidades de negócio como dimensões na estrutura de conta. Pode utilizar apenas departamentos como dimensão. No entanto, deve utilizar tanto os centros de custos como os departamentos como dimensões na estrutura de conta, se os centros de custos forem utilizados apenas como acumuladores de custos e os departamentos forem utilizados para reconhecimento de receitas.
  • Modele várias hierarquias de unidades operacionais, se tiver requisitos complexos para reportar lucros e perdas.
  • Numa única entidade legal, não modele várias hierarquias para o mesmo fim hierárquico.
  • Não crie uma hierarquia para todos os fins. Normalmente, pode utilizar uma hierarquia para vários fins. Por exemplo, uma hierarquia de unidades operacionais pode ser atribuída a todos os fins relacionados com políticas.
  • Crie hierarquias equilibradas. Numa hierarquia, todos os nós que estão à mesma distância do nó raiz são definidos como um nível. Numa hierarquia equilibrada, apenas um tipo de unidade operacional pode ocorrer em cada nível, e a distância do nó raiz para cada nível é consistente. Se existirem níveis intermédios entre um departamento e uma entidade legal ou uma unidade de negócio, as organizações marcadoras de posição podem ser obrigadas a criar uma hierarquia equilibrada.
  • Não modele uma hierarquia de unidades operacionais separada, se a estrutura de entidades legais for também a sua estrutura operacional. Uma hierarquia mista com entidades legais e unidades operacionais pode servir para ambos os fins.
  • Antes de modelar grandes cenários de reestruturação, utilize as datas efetivas da hierarquia para realizar uma análise de impacto e um teste de validação.
  • Utilize o modo de rascunho para alterar uma hierarquia antes de publicar uma nova versão num ambiente de produção.
  • Limite o número de pessoas que têm permissões para adicionar ou remover organizações de uma hierarquia num ambiente de produção. Um número menor reduz a possibilidade de ocorrerem erros dispendiosos que terão de ser corrigidos.