Configurar tarefas manuais num fluxo de trabalho

Este artigo explica como configurar as propriedades para uma tarefa manual.

Para configurar uma tarefa manual no editor de fluxo de trabalho, clique com o botão direito na tarefa e, em seguida, clique em Propriedades para abrir a página Propriedades. Em seguida, utilize os procedimentos seguintes para configurar as propriedades para a tarefa manual.

Nomear a tarefa

Siga estes passos para introduzir um nome para a tarefa manual.

1. No painel esquerdo, clique em Definições Básicas.
2. No campo Nome, introduza um nome exclusivo para a tarefa.

Introduza uma linha de assunto e instruções

Tem de fornecer uma linha de assunto e instruções aos utilizadores que são atribuídos à tarefa. Por exemplo, se estiver a configurar uma tarefa para requisições de compra, o utilizador que é atribuído à tarefa vê a linha do assunto e as instruções na página Requisições de compra. A linha de assunto aparece numa barra de mensagens na página. O utilizador pode então clicar no ícone na barra de mensagens para visualizar as instruções. Siga estes passos para introduzir uma linha de assunto e instruções.

1. No painel esquerdo, clique em Definições Básicas.

2. No campo Assunto do item de trabalho, introduza a linha de assunto.

3. Para personalizar a linha de assunto, pode inserir marcadores de posição. Os marcadores de posição são substituídos por dados adequados quando a linha de assunto é mostrada aos utilizadores. Siga estes passos para inserir um marcador de posição:

   1. Na caixa de texto, clique no local onde o marcador de posição deve aparecer.
   2. Clique em Inserir marcador de posição.
   3. Na lista que aparece, selecione o marcador de posição a inserir.
   4. Clique em Inserir.

4. Para adicionar traduções da linha de assunto, siga estes passos:

   1. Clique em Traduções.
   2. Na página que aparece, clique em Adicionar.
   3. Na lista que é apresentada, selecione o idioma em que irá introduzir o texto.
   4. No campo Texto traduzido, introduza o texto.
   5. Para personalizar o texto, pode inserir marcadores de posição como descrito no passo 3.
   6. Clique em Fechar.

5. No campo Instruções do item de trabalho, introduza as instruções.

6. Para personalizar as instruções, pode inserir marcadores de posição. Os marcadores de posição são substituídos por dados adequados quando as instruções são mostradas aos utilizadores. Siga estes passos para inserir um marcador de posição:

   1. Na caixa de texto, clique no local onde o marcador de posição deve aparecer.
   2. Clique em Inserir marcador de posição.
   3. Na lista que aparece, selecione o marcador de posição a inserir.
   4. Clique em Inserir.

7. Para adicionar traduções das instruções, siga estes passos:

   1. Clique em Traduções.
   2. Na página que aparece, clique em Adicionar.
   3. Na lista que é apresentada, selecione o idioma em que irá introduzir o texto.
   4. No campo Texto traduzido, introduza o texto.
   5. Para personalizar o texto, pode inserir marcadores de posição como descrito no passo 6.
   6. Clique em Fechar.

Atribuir a tarefa

Siga estes passos para especificar a quem deve ser atribuída a tarefa manual.

1. No painel esquerdo, clique em Atribuição.

2. No separador Tipo de atribuição, selecione uma das opções da tabela seguinte e, em seguida, siga os passos adicionais para essa opção antes de avançar para o passo 3.

   Opção	Utilizadores a que a tarefa é atribuída	Passos adicionais
   Participante	Utilizadores que são atribuídos a um grupo ou função específica	Depois de selecionar Participante, no separador Baseado em função, na lista Tipo de participante, selecione o tipo de grupo ou função para atribuir a tarefa. Na lista Participantes, selecione o grupo ou função para atribuir a tarefa.
   Hierarquia	Utilizadores numa hierarquia organizacional específica	Depois de selecionar Hierarquia, no separador Seleção de hierarquia, na lista Tipo de hierarquia, selecione o tipo de hierarquia para atribuir a tarefa. O sistema deve obter um intervalo de nomes de utilizador da hierarquia. Estes nomes representam utilizadores a quem a tarefa pode ser atribuída. Siga estes passos para especificar o ponto de partida e o ponto final do intervalo de nomes de utilizador que o sistema obtém: Para especificar o ponto de partida, selecione uma pessoa na lista Começar a partir de . Para especificar o ponto final, clique em Adicionar condição. Em seguida, introduza uma condição que determine onde na hierarquia o sistema para de obter nomes. No separador Opções da hierarquia, especifique quais os utilizadores no intervalo a quem a tarefa deve ser atribuída: Atribuir a todos os utilizadores obtidos – A tarefa é atribuída a todos os utilizadores no intervalo. Atribuir apenas ao último utilizador obtido – A tarefa é atribuída apenas ao último utilizador no intervalo. Excluir utilizadores com a seguinte condição – A tarefa não é atribuída a nenhum utilizador no intervalo que corresponda a uma condição específica. Clique em Adicionar condição para especificar a condição.
   Utilizador do fluxo de trabalho	Utilizadores no fluxo de trabalho atual	Depois de selecionar Utilizador do fluxo de trabalho, no separador Utilizador do fluxo de trabalho, na lista Utilizador do fluxo de trabalho, selecione um utilizador que participe no fluxo de trabalho.
   Utilizador	Utilizadores específicos	Depois de selecionar Utilizador, clique no separador Utilizador. A lista Utilizadores disponíveis inclui todos os utilizadores. Selecione os utilizadores para atribuir a tarefa e, em seguida, mova esses utilizadores para a lista Utilizadores selecionados.
   Fila	Uma fila de itens de trabalho	Depois de selecionar Fila, clique no separador Com base na fila. Para atribuir a tarefa a uma fila específica, siga estes passos: Na lista Tipo de fila, selecione Filas de itens de trabalho. Na lista Nome da fila, selecione a fila. Se pretender que uma condição específica determine a que fila a tarefa é atribuída, siga estes passos: Na lista Tipo de fila, selecione Filas de itens de trabalho condicionais. Na lista Nome da fila, selecione Fila condicional. NOTA: Esta opção é utilizada apenas para alguns fluxos de trabalho, como a gestão de casos.

3. No separador Limite de tempo, no campo Duração, especifique quanto tempo o utilizador tem para concluir a tarefa. Selecione uma das seguintes opções:

   • Horas– Introduza o número de horas que o utilizador tem para concluir a tarefa. Em seguida, selecione o calendário que a sua organização usa e introduza informações sobre a semana de trabalho da sua organização.
   • Dias– Introduza o número de dias que o utilizador tem para concluir a tarefa. Em seguida, selecione o calendário que a sua organização usa e introduza informações sobre a semana de trabalho da sua organização.
   • Semanas– Introduza o número de semanas que o utilizador tem para concluir a tarefa.
   • Meses – Selecione o dia e a semana pelos quais o utente deve concluir a tarefa. Por exemplo, pode querer que o utilizador conclua a tarefa até sexta-feira da terceira semana do mês.
   • Anos – Selecione o dia, a semana e o mês pelos quais o utente deve concluir a tarefa. Por exemplo, pode querer que o utilizador conclua a tarefa até sexta-feira da terceira semana de dezembro.

   Se o utilizador não concluir a tarefa no tempo atribuído, a tarefa fica vencida. Uma tarefa vencida pode ser escalada, com base nas opções selecionadas na área Escalamento da página.

Especificar o que acontece quando a tarefa está vencida

Se um utilizador não concluir a tarefa manual no tempo atribuído, a tarefa fica vencida. Uma tarefa vencida pode ser escalada ou atribuída automaticamente a outro utilizador. Siga estes passos para escalar a tarefa se estiver vencida.

1. No painel esquerdo, clique em Escalamento.

2. Selecione a caixa de verificação Utilizar percurso de escalamento para criar um percurso de escalamento. O sistema atribui automaticamente a tarefa aos utilizadores listados no percurso de escalamento. Por exemplo, a tabela seguinte representa um percurso de escalamento.

   Sequência	Percurso de escalamento
   1	Atribuir a: Donna
   2	Atribuir a: Erin
   3	Ação final: Rejeitar

   Neste exemplo, o sistema atribui a tarefa vencida a Donna. Se Donna não concluir a tarefa no tempo atribuído, o sistema atribui a tarefa a Erin. Se Erin não concluir a tarefa no tempo atribuído, o sistema rejeita o documento que foi submetido para processamento.

3. Para adicionar um utilizador ao percurso de escalamento, clique em Adicionar escalamento. No separador Tipo de atribuição, selecione uma das opções da tabela seguinte e, em seguida, siga os passos adicionais para essa opção antes de avançar para o passo 4.

   Opção	Utilizadores para quem a tarefa é escalada	Passos adicionais
   Hierarquia	Utilizadores numa hierarquia organizacional específica	Depois de selecionar Hierarquia, no separador Seleção de hierarquia, na lista Tipo de hierarquia, selecione o tipo de hierarquia para escalar a tarefa. O sistema deve obter um intervalo de nomes de utilizador da hierarquia. Estes nomes representam utilizadores para quem a tarefa pode ser escalada. Siga estes passos para especificar o ponto de partida e o ponto final do intervalo de nomes de utilizador que o sistema obtém: Para especificar o ponto de partida, selecione uma pessoa na lista Começar a partir de . Para especificar o ponto final, clique em Adicionar condição. Em seguida, introduza uma condição que determine onde na hierarquia o sistema para de obter nomes. No separador Opções da hierarquia, especifique quais os utilizadores no intervalo para quem a tarefa deve ser escalada: Atribuir a todos os utilizadores obtidos – A tarefa é escalada a todos os utilizadores no intervalo. Atribuir apenas ao último utilizador obtido – A tarefa é escalada apenas ao último utilizador no intervalo. Excluir utilizadores com a seguinte condição – Esta tarefa não é escalada a nenhum utilizador no intervalo que corresponda a uma condição específica. Clique em Adicionar condição para especificar a condição.
   Utilizador do fluxo de trabalho	Utilizadores no fluxo de trabalho atual	Depois de selecionar Utilizador do fluxo de trabalho, no separador Utilizador do fluxo de trabalho, na lista Utilizador do fluxo de trabalho, selecione um utilizador que participe no fluxo de trabalho.
   Utilizador	Utilizadores específicos	Depois de selecionar Utilizador, clique no separador Utilizador. A lista Utilizadores disponíveis inclui todos os utilizadores. Selecione os utilizadores para escalar a tarefa e, em seguida, mova esses utilizadores para a lista Utilizadores selecionados.

4. No separador Limite de tempo, no campo Duração, especifique quanto tempo o utilizador tem para concluir a tarefa. Selecione uma das seguintes opções:

   • Horas– Introduza o número de horas que o utilizador tem para concluir a tarefa. Em seguida, selecione o calendário que a sua organização usa e introduza informações sobre a semana de trabalho da sua organização.
   • Dias– Introduza o número de dias que o utilizador tem para concluir a tarefa. Em seguida, selecione o calendário que a sua organização usa e introduza informações sobre a semana de trabalho da sua organização.
   • Semanas– Introduza o número de semanas que o utilizador tem para concluir a tarefa.
   • Meses – Selecione o dia e a semana pelos quais o utente deve concluir a tarefa. Por exemplo, pode querer que o utilizador conclua a tarefa até sexta-feira da terceira semana do mês.
   • Anos – Selecione o dia, a semana e o mês pelos quais o utente deve concluir a tarefa. Por exemplo, pode querer que o utilizador conclua a tarefa até sexta-feira da terceira semana de dezembro.

5. Repita os passos 3 a 4 para cada utilizador que deve ser adicionado ao percurso de escalamento. Pode alterar a ordem dos utilizadores.

6. Se os utilizadores no percurso de escalamento não concluírem a tarefa no tempo atribuído, o sistema toma automaticamente medidas na tarefa. Para especificar a ação que o sistema deve tomar, selecione a linha Ação e, em seguida, no separador Ação final, selecione uma ação.

Especificar quando o sistema atua automaticamente na tarefa

Pode configurar o sistema para tomar medidas na tarefa manual se forem cumpridas condições específicas. Por exemplo, uma tarefa requer que um membro do departamento de Relatórios de despesas reveja os recibos que são submetidos juntamente com um relatório de despesas. De acordo com a política da empresa, esta tarefa deve ser executada se o montante total do relatório de despesas for superior a USD 100. Neste cenário, é possível configurar o sistema para marcar automaticamente a tarefa como Concluída quando o montante total for inferior a 100. Siga estes passos para especificar quando o sistema toma medidas na tarefa manual.

1. No painel esquerdo, clique em Ações automáticas.

2. Selecione a caixa de verificação Ativar ações automáticas.

3. Clique em Adicionar condição.

4. Introduza uma condição.

5. Introduza quaisquer condições adicionais que sejam necessárias.

6. Para verificar se as condições que introduziu estão corretamente configuradas, siga estes passos:

   1. Clique em Testar.
   2. Na página Testar condição do fluxo de trabalho, na área Validar condição, selecione um registo.
   3. Clique em Testar. O sistema avalia o registo para determinar se cumpre as condições definidas por si.
   4. Clique em OK ou Cancelar para voltar à página Propriedades.

7. Na lista Concluir ação automaticamente, selecione a ação que o sistema deve executar na tarefa.

Especificar quando as notificações são enviadas

Pode enviar notificações a pessoas quando uma tarefa manual tiver sido delegada, escalada, concluída ou rejeitada, ou quando tiver sido pedida uma alteração. Siga estes passos para especificar quando as notificações são enviadas e para quem as notificações são enviadas.

1. No painel esquerdo, clique em Notificações.

2. Selecione a caixa de verificação ao lado dos eventos para os quais devem ser enviadas notificações:

   • Delegar – A tarefa foi atribuída a outro utente.
   • Escalar – O utente atribuído não concluiu a tarefa no tempo atribuído.
   • Concluído – O utente atribuído concluiu a tarefa.
   • Rejeitar – O utente atribuído rejeitou o documento enviado.
   • Solicitar alteração – O utente atribuído solicitou uma alteração no documento que foi enviado.

3. Selecione a linha para um evento que selecionou no passo 2.

4. No separador Texto de notificação, na caixa de texto, introduza o texto da notificação.

5. Para personalizar a notificação, pode inserir marcadores de posição. Os marcadores de posição são substituídos por informações adequadas quando a notificação é mostrada aos utilizadores. Siga estes passos para inserir um marcador de posição:

   1. Na caixa de texto, clique no local onde o marcador de posição deve aparecer.
   2. Clique em Inserir marcador de posição.
   3. Na lista que aparece, selecione o marcador de posição a inserir.
   4. Clique em Inserir.

6. Para adicionar traduções da notificação, siga estes passos:

   1. Clique em Traduções.
   2. Na página que aparece, clique em Adicionar.
   3. Na lista que é apresentada, selecione o idioma em que irá introduzir o texto.
   4. No campo Texto traduzido, introduza o texto.
   5. Para personalizar o texto, pode inserir marcadores de posição como descrito no passo 5.
   6. Clique em Fechar.

7. No separador Destinatário, especifique para quem são enviadas as notificações. Selecione uma das opções na tabela seguinte e, em seguida, siga os passos adicionais para essa opção antes de avançar para o passo 8.

   Opção	Destinatários da notificação	Passos adicionais
   Participante	Utilizadores que são atribuídos a um grupo ou função específica	Depois de selecionar Participante, no separador Baseado em função, na lista Tipo de participante, selecione o tipo de grupo ou função para enviar notificações. Na lista Participantes, selecione o grupo ou função para enviar notificações.
   Utilizador do fluxo de trabalho	Utilizadores no fluxo de trabalho atual	Depois de selecionar Utilizador do fluxo de trabalho, no separador Utilizador do fluxo de trabalho, na lista Utilizador do fluxo de trabalho, selecione um utilizador que participe no fluxo de trabalho.
   Utilizador	Utilizadores específicos	Depois de selecionar Utilizador, clique no separador Utilizador. A lista Utilizadores disponíveis inclui todos os utilizadores. Selecione os utilizadores para enviar notificações e, em seguida, mova esses utilizadores para a lista Utilizadores selecionados.

8. Repita os passos 3 a 7 para cada evento que selecionou no passo 2.

Definir um prazo

Siga estes passos se a tarefa manual tiver de ser concluída num prazo específico.

Nota

As opções que seleciona neste procedimento substituem as opções que selecionou nas áreas Atribuição e Escalamento da página.

1. No painel esquerdo, clique em Definições avançadas.

2. Selecione a caixa de verificação Definir prazo para o elemento do fluxo de trabalho.

3. No campo Duração, especifique quando a tarefa tem de estar concluída. Selecione uma das seguintes opções:

   • Horas – Insira o número de horas em que a tarefa deve ser concluída. Em seguida, selecione o calendário que a sua organização usa e introduza informações sobre a semana de trabalho da sua organização.
   • Dias – Introduza o número de dias em que a tarefa tem de ser concluída. Em seguida, selecione o calendário que a sua organização usa e introduza informações sobre a semana de trabalho da sua organização.
   • Semanas – Introduza o número de semanas em que a tarefa tem de ser concluída.
   • Meses – Selecione o dia e a semana em que a tarefa deve ser concluída. Por exemplo, pode querer que a tarefa seja concluída até sexta-feira da terceira semana do mês.
   • Anos – Selecione o dia, a semana e o mês em que a tarefa deve ser concluída. Por exemplo, pode querer que a tarefa seja concluída até sexta-feira da terceira semana de dezembro.

4. Se o prazo for ultrapassado, o sistema toma medidas na tarefa. Na lista Ação, selecione a ação que o sistema deve executar.

Especificar as ações que estão disponíveis para o utilizador

Quando a tarefa manual é atribuída a um utilizador, o utilizador deve executar ações na tarefa. Siga estes passos para especificar que ações o utilizador pode executar na tarefa.

Nota

As ações disponíveis variam, dependendo do design da tarefa.

1. No painel esquerdo, clique em Definições avançadas.
2. Selecione a caixa de verificação Concluir se o utilizador poder marcar a tarefa como Concluída.
3. Selecione a caixa de verificação Rejeitar se o utilizador puder rejeitar o documento que foi submetido.
4. Selecione a caixa de verificação Pedir alteração se o utilizador puder pedir alterações ao documento que foi submetido.
5. Selecione a caixa de verificação Delegar se o utilizador puder atribuir a tarefa a outro utilizador.
6. Selecione a caixa de verificação Reatribuir se o utilizador puder reatribuir a tarefa a outro utilizador na fila de itens de trabalho.
7. Selecione a caixa de verificação Libertar se o utilizador puder reatribuir a tarefa a outro utilizador na fila de itens de trabalho. Outro utilizador pode então concluir a tarefa.