Configurar decisões manuais num fluxo de trabalho

Este artigo explica como configurar as propriedades de uma decisão manual.

Para configurar uma decisão manual, no editor de fluxo de trabalho, clique com o botão direito na decisão manual e, em seguida, clique em Propriedades para abrir a página Propriedades. Em seguida, utilize os procedimentos seguintes para configurar as propriedades da decisão manual.

Nomear a decisão

Siga estes passos para introduzir um nome para a decisão manual.

1. No painel esquerdo, clique em Definições Básicas.
2. No campo Nome, introduza um nome exclusivo para a decisão manual.

Introduza uma linha de assunto e instruções

Tem de fornecer uma linha de assunto e instruções aos utilizadores que são atribuídos à decisão manual. Por exemplo, se estiver a configurar uma decisão manual para requisições de compra, o utilizador que é atribuído à decisão vê a linha do assunto e as instruções na página Requisições de compra. A linha de assunto aparece numa barra de mensagens na página. O utilizador pode então clicar no ícone na barra de mensagens para visualizar as instruções. Siga estes passos para introduzir uma linha de assunto e instruções.

1. No painel esquerdo, clique em Definições Básicas.

2. No separador Instruções, no campo Assunto do item de trabalho, introduza a linha de assunto.

3. Para personalizar a linha de assunto, pode inserir marcadores de posição. Os marcadores de posição são substituídos por dados adequados quando a linha de assunto é mostrada aos utilizadores. Siga estes passos para inserir um marcador de posição:

   1. Na caixa de texto, clique no local onde o marcador de posição deve aparecer.
   2. Clique em Inserir marcador de posição.
   3. Na lista que aparece, selecione o marcador de posição a inserir.
   4. Clique em Inserir.

4. Para adicionar traduções da linha de assunto, siga estes passos:

   1. Clique em Traduções.
   2. Na página que aparece, clique em Adicionar.
   3. Na lista que é apresentada, selecione o idioma em que irá introduzir o texto.
   4. No campo Texto traduzido, introduza o texto.
   5. Para personalizar o texto, pode inserir marcadores de posição como descrito no passo 3.
   6. Clique em Fechar.

5. No campo Instruções do item de trabalho, introduza as instruções.

6. Para personalizar as instruções, pode inserir marcadores de posição. Os marcadores de posição são substituídos por dados adequados quando as instruções são mostradas aos utilizadores. Siga estes passos para inserir um marcador de posição:

   1. Na caixa de texto, clique no local onde o marcador de posição deve aparecer.
   2. Clique em Inserir marcador de posição.
   3. Na lista que aparece, selecione o marcador de posição a inserir.
   4. Clique em Inserir.

7. Para adicionar traduções das instruções, siga estes passos:

   1. Clique em Traduções.
   2. Na página que aparece, clique em Adicionar.
   3. Na lista que é apresentada, selecione o idioma em que irá introduzir o texto.
   4. No campo Texto traduzido, introduza o texto.
   5. Para personalizar o texto, pode inserir marcadores de posição como descrito no passo 6.
   6. Clique em Fechar.

Especificar os resultados possíveis de uma decisão

Normalmente, quando um documento é atribuído a um decisor, é feita uma pergunta ao decisor. A resposta a esta pergunta é geralmente Sim ou Não, ou Verdadeiro ou Falso. Siga estes passos para especificar os resultados possíveis da decisão manual.

1. No painel esquerdo, clique em Definições Básicas.

2. No separador Resultados, no campo Resultado 1, introduza o nome do resultado ou a opção.

3. Para adicionar traduções do resultado, siga estes passos:

   1. Clique em Traduções.
   2. Na página que aparece, clique em Adicionar.
   3. Na lista que é apresentada, selecione o idioma em que irá introduzir o texto.
   4. No campo Texto traduzido, introduza o texto.
   5. Clique em Fechar.

4. No campo Resultado 2, introduza o nome do resultado ou a opção.

5. Para adicionar traduções do resultado, siga estes passos:

   1. Clique em Traduções.
   2. Na página que aparece, clique em Adicionar.
   3. Na lista que é apresentada, selecione o idioma em que irá introduzir o texto.
   4. No campo Texto traduzido, introduza o texto.
   5. Clique em Fechar.

Especificar quando as notificações são enviadas

Pode enviar notificações a pessoas quando uma decisão tiver sido tomada, delegada ou escalada. Siga estes passos para especificar quando as notificações são enviadas e para quem as notificações são enviadas.

1. No painel esquerdo, clique em Notificações.

2. Selecione a caixa de verificação ao lado dos eventos para os quais devem ser enviadas notificações:

   • [Escolha 1] – O utente atribuído selecionou [Escolha 1].
   • [Escolha 2] – O utente atribuído selecionou [Escolha 2].
   • Delegar – O utente atribuído atribuiu a decisão a outro utente.
   • Escalar – O utente atribuído não tomou a decisão no tempo atribuído.

3. Selecione a linha para um evento que selecionou no passo 2.

4. No separador Texto de notificação, na caixa de texto, introduza o texto da notificação.

5. Para personalizar a notificação, pode inserir marcadores de posição. Os marcadores de posição são substituídos por dados adequados quando a notificação é mostrada aos utilizadores. Siga estes passos para inserir um marcador de posição:

   1. Na caixa de texto, clique no local onde o marcador de posição deve aparecer.
   2. Clique em Inserir marcador de posição.
   3. Na lista que aparece, selecione o marcador de posição a inserir.
   4. Clique em Inserir.

6. Para adicionar traduções da notificação, siga estes passos:

   1. Clique em Traduções.
   2. Na página que aparece, clique em Adicionar.
   3. Na lista que é apresentada, selecione o idioma em que irá introduzir o texto.
   4. No campo Texto traduzido, introduza o texto.
   5. Para personalizar o texto, pode inserir marcadores de posição como descrito no passo 5.
   6. Clique em Fechar.

7. No separador Destinatário, especifique para quem são enviadas as notificações. Selecione uma das opções na tabela seguinte e, em seguida, siga os passos adicionais para essa opção antes de avançar para o passo 8.

   Opção	Destinatários da notificação	Passos adicionais
   Participante	Utilizadores que são atribuídos a um grupo ou função específica	Depois de selecionar Participante, no separador Baseado em função, na lista Tipo de participante, selecione o tipo de grupo ou função para enviar notificações. Na lista Participantes, selecione o grupo ou função para enviar notificações.
   Utilizador do fluxo de trabalho	Utilizadores no fluxo de trabalho atual	Depois de selecionar Utilizador do fluxo de trabalho, no separador Utilizador do fluxo de trabalho, na lista Utilizador do fluxo de trabalho, selecione um utilizador que participe no fluxo de trabalho.
   Utilizador	Utilizadores específicos	Depois de selecionar Utilizador, clique no separador Utilizador. A lista Utilizadores disponíveis inclui todos os utilizadores. Selecione os utilizadores para enviar notificações e, em seguida, mova esses utilizadores para a lista Utilizadores selecionados.

8. Repita os passos 3 a 7 para cada evento que selecionou no passo 2.

Atribuir uma decisão

Siga estes passos para especificar a quem deve ser atribuída uma decisão manual.

1. No painel esquerdo, clique em Atribuição.

2. No separador Tipo de atribuição, selecione uma das opções da tabela seguinte e, em seguida, siga os passos adicionais para essa opção antes de avançar para o passo 3.

   Opção	Utilizadores a que a decisão é atribuída	Passos adicionais
   Participante	Utilizadores que são atribuídos a um grupo ou função específica	Depois de selecionar Participante, no separador Função, na lista Tipo de participante, selecione o tipo de grupo ou função para atribuir a decisão. Na lista Participantes, selecione o grupo ou função para atribuir a decisão.
   Hierarquia	Utilizadores numa hierarquia organizacional específica	Depois de selecionar Hierarquia, no separador Seleção de hierarquia, na lista Tipo de hierarquia, selecione o tipo de hierarquia para atribuir a decisão. O sistema deve obter um intervalo de nomes de utilizador da hierarquia. Estes nomes representam utilizadores a quem a decisão pode ser atribuída. Siga estes passos para especificar o ponto de partida e o ponto final do intervalo de nomes de utilizador que o sistema obtém: Para especificar o ponto de partida, selecione uma pessoa na lista Começar a partir de . Para especificar o ponto final, clique em Adicionar condição. Em seguida, introduza uma condição que determine onde na hierarquia o sistema para de obter nomes. No separador Opções da hierarquia, especifique quais os utilizadores no intervalo a quem a decisão deve ser atribuída: Atribuir a todos os utilizadores obtidos – A decisão é atribuída a todos os utilizadores no intervalo. Atribuir apenas ao último utilizador obtido – A decisão é atribuída apenas ao último utilizador no intervalo. Excluir utilizadores com a seguinte condição – A decisão não é atribuída a nenhum utilizador no intervalo que corresponda a uma condição específica. Clique em Adicionar condição para especificar a condição.
   Utilizador do fluxo de trabalho	Utilizadores no fluxo de trabalho atual	Depois de selecionar Utilizador do fluxo de trabalho, no separador Utilizador do fluxo de trabalho, na lista Utilizador do fluxo de trabalho, selecione um utilizador que participe no fluxo de trabalho.
   Utilizador	Utilizadores específicos	Depois de selecionar Utilizador, clique no separador Utilizador. A lista Utilizadores disponíveis inclui todos os utilizadores. Selecione os utilizadores para atribuir a decisão e, em seguida, mova esses utilizadores para a lista Utilizadores selecionados.

3. No separador Limite de tempo, no campo Duração, especifique quanto tempo o utilizador tem para tomar a decisão. Selecione uma das seguintes opções:

   • Horas– Introduza o número de horas que o utilizador tem para tomar a decisão. Em seguida, selecione o calendário que a sua organização usa e introduza informações sobre a semana de trabalho da sua organização.
   • Dias – Introduza o número de dias que o utilizador tem para tomar a decisão. Em seguida, selecione o calendário que a sua organização usa e introduza informações sobre a semana de trabalho da sua organização.
   • Semanas – Introduza o número de semanas que o utilizador tem para tomar a decisão.
   • Meses – Selecione o dia e a semana pelos quais o utente deve tomar a decisão. Por exemplo, pode querer que o utilizador tome a decisão até sexta-feira da terceira semana do mês.
   • Anos – Selecione o dia, a semana e o mês pelo qual o utente deve tomar a decisão. Por exemplo, pode querer que o utilizador tome a decisão até sexta-feira da terceira semana de dezembro.

   Se o utilizador não tomar a decisão no tempo atribuído, a decisão fica vencida. Uma decisão vencida é escalada, com base nas opções selecionadas na área Escalamento da página.

Especificar o que acontece quando a decisão está vencida

Se um utilizador não tomar a decisão no tempo atribuído, a decisão fica vencida. Uma decisão vencida pode ser escalada ou atribuída automaticamente a outro utilizador. Siga estes passos para escalar a decisão se estiver vencida.

1. No painel esquerdo, clique em Escalamento.

2. Selecione a caixa de verificação Utilizar percurso de escalamento para criar um percurso de escalamento. O sistema atribui automaticamente a decisão aos utilizadores listados no percurso de escalamento. Por exemplo, a tabela seguinte representa um percurso de escalamento.

   Sequência	Percurso de escalamento
   1	Atribuir a: Donna
   2	Atribuir a: Erin
   3	Ação final: [Escolha 1]

   Neste exemplo, o sistema atribui a decisão vencida a Donna. Se Donna não tomar a decisão no tempo atribuído, o sistema atribui a decisão a Erin. Se Erin não tomar a decisão no tempo atribuído, o sistema seleciona a [Escolha 1] como a decisão.

3. Para adicionar um utilizador ao percurso de escalamento, clique em Adicionar escalamento. Selecione uma das opções na tabela seguinte e, em seguida, siga os passos adicionais para essa opção antes de avançar para o passo 4.

   Opção	Utilizadores para quem a decisão é escalada	Passos adicionais
   Hierarquia	Utilizadores numa hierarquia organizacional específica	Depois de selecionar Hierarquia, no separador Seleção de hierarquia, na lista Tipo de hierarquia, selecione o tipo de hierarquia para escalar a decisão. O sistema deve obter um intervalo de nomes de utilizador da hierarquia. Estes nomes representam utilizadores para quem a decisão pode ser escalada. Siga estes passos para especificar o ponto de partida e o ponto final do intervalo de nomes de utilizador que o sistema obtém: Para especificar o ponto de partida, selecione uma pessoa na lista Começar a partir de . Para especificar o ponto final, clique em Adicionar condição. Em seguida, introduza uma condição que determine onde na hierarquia o sistema para de obter nomes. No separador Opções da hierarquia, especifique quais os utilizadores no intervalo para quem a decisão deve ser escalada: Atribuir a todos os utilizadores obtidos – A decisão é escalada a todos os utilizadores no intervalo. Atribuir apenas ao último utilizador obtido – A decisão é escalada apenas ao último utilizador no intervalo. Excluir utilizadores com a seguinte condição: – A decisão não é escalada a nenhum utilizador no intervalo que corresponda a uma condição específica. Clique em Adicionar condição para especificar a condição.
   Utilizador do fluxo de trabalho	Utilizadores no fluxo de trabalho atual	Depois de selecionar Utilizador do fluxo de trabalho, no separador Utilizador do fluxo de trabalho, na lista Utilizador do fluxo de trabalho, selecione um utilizador que participe no fluxo de trabalho.
   Utilizador	Utilizadores específicos	Depois de selecionar Utilizador, clique no separador Utilizador. A lista Utilizadores disponíveis inclui todos os utilizadores. Selecione os utilizadores para escalar a decisão e, em seguida, mova esses utilizadores para a lista Utilizadores selecionados.

4. No separador Limite de tempo, no campo Duração, especifique quanto tempo o utilizador tem para tomar a decisão. Selecione uma das seguintes opções:

   • Horas– Introduza o número de horas que o utilizador tem para tomar a decisão. Em seguida, selecione o calendário que a sua organização usa e introduza informações sobre a semana de trabalho da sua organização.
   • Dias – Introduza o número de dias que o utilizador tem para tomar a decisão. Em seguida, selecione o calendário que a sua organização usa e introduza informações sobre a semana de trabalho da sua organização.
   • Semanas – Introduza o número de semanas que o utilizador tem para tomar a decisão.
   • Meses – Selecione o dia e a semana pelos quais o utente deve tomar a decisão. Por exemplo, pode querer que o utilizador tome a decisão até sexta-feira da terceira semana do mês.
   • Anos – Selecione o dia, a semana e o mês pelo qual o utente deve tomar a decisão. Por exemplo, pode querer que o utilizador tome a decisão até sexta-feira da terceira semana de dezembro.

5. Repita os passos 3 a 4 para cada utilizador que deve ser adicionado ao percurso de escalamento. Pode alterar a ordem dos utilizadores.

6. Se os utilizadores no percurso de escalamento não tomarem a decisão no tempo atribuído, o sistema toma a decisão. Para especificar a opção que o sistema deve selecionar, selecione a linha Ação e, em seguida, no separador Ação final, selecione uma opção.

Definir um prazo

Siga estes passos se a decisão tiver de ser tomada num prazo específico.

Nota

As opções que seleciona neste procedimento substituem as opções que selecionou nas áreas Atribuição e Escalamento da página.

1. No painel esquerdo, clique em Definições avançadas.

2. Selecione a caixa de verificação Definir prazo para o elemento do fluxo de trabalho.

3. No campo Duração, especifique quando a decisão tem de ser tomada. Selecione uma das seguintes opções:

   • Horas– Insira o número de horas. Em seguida, selecione o calendário que a sua organização usa e introduza informações sobre a semana de trabalho da sua organização.
   • Dias– Insira o número de dias. Em seguida, selecione o calendário que a sua organização usa e introduza informações sobre a semana de trabalho da sua organização.
   • Semanas– Introduza o número de semanas.
   • Meses – Selecione o dia e a semana em que a decisão deve ser tomada. Por exemplo, pode querer que a decisão seja tomada até sexta-feira da terceira semana do mês.
   • Anos – Selecione o dia, a semana e o mês em que a decisão deve ser tomada. Por exemplo, pode querer que a decisão seja tomada até sexta-feira da terceira semana de dezembro.

4. Se o prazo for ultrapassado, o sistema toma a decisão. Na lista Ação, selecione a opção que o sistema deve selecionar.