Descrição geral de contratos de cliente

Os contratos do Field Service permitem que as organizações criem automaticamente ordens de intervenção e faturas com detalhes, frequência e intervalos de datas predefinidos. Normalmente, os contratos são utilizados para agendas de manutenção, inspeções ou outros serviços em que uma organização tem de efetuar uma tarefa regularmente. Por exemplo, serviço de elevador trimestral para realizar manutenção de rotina e verificar a integridade do sistema ou serviço semanal de controlo de pragas.

Eis algumas formas diferentes de como os contratos podem ser configurados e utilizados. O contrato gera:

• Ordens de intervenção de inspeção diárias que os expedidores agendam através do quadro da agenda ou do assistente da agenda.
• As ordens de intervenção de manutenção mensais que o Resource Scheduling Optimization agenda automaticamente.
• As ordens de intervenção semanais nas quais o contrato atribui sempre o mesmo recurso a uma hora de início definida.
• Uma única ordem de intervenção a cada mês para inspecionar vários ativos do cliente na localização dele.
• Várias ordens de intervenção a cada ano para inspecionar vários ativos do cliente na localização dele.
• Faturas trimestrais para cobrar os clientes por produtos e serviços predefinidos.

Um contrato destina-se a ser executado numa única localização representada pela conta de serviço. O trabalho em diferentes localizações deve ser configurado com vários contratos.

Vários incidentes versus várias periodicidades

Vários incidentes são definidos como vários incidentes de reserva de contrato dentro de uma única configuração da reserva do contrato. As recorrências múltiplas são definidas como configurações da reserva do contrato múltiplo com recorrências diferentes com um incidente de reserva de contrato.

Ao decidir se deseja adicionar vários incidentes ou várias recorrências, considere as seguintes perguntas:

• Quem executará o trabalho? Uma única recorrência cria uma única ordem de intervenção, enquanto várias recorrências criam várias ordens de intervenção. Se conceber que uma única pessoa conclua o trabalho de contrato, a utilização de uma única periodicidade poderá ser melhor. Pode utilizar tipos de incidente com modelos de grupo de requisitos para ajudar a agendar ordens de intervenção únicas para vários recursos.

• Quantas viagens? Várias periodicidades criam várias ordens de intervenção, o que poderá criar mais e mais viagens do que o pretendido.

• Como monitoriza ativos? Algumas organizações preferem que cada uma das ordens e intervenção esteja relacionada com um único ativo de cliente. Desta forma, sabem que o tempo despendido numa ordem de intervenção está relacionado com o tempo despendido com a manutenção de um ativo, o que ajuda a criar relatórios. Se for este o caso, poderá optar por várias periodicidades, cada uma criando uma ordem de intervenção com um único incidente relacionado com um único ativo.

Resource Scheduling Optimization agenda automaticamente ordens de intervenção

Resource Scheduling Optimization agenda automaticamente ordens de intervenção para otimizar as horas de trabalho e o tempo de viagem, incluindo ordens de intervenção geradas a partir de contratos. Se pretender usar Resource Scheduling Optimization para agendar ordens de intervenção de contrato, há muitas opções, como:

• Faça com que o contrato gere automaticamente ordens de intervenção e certifique-se de que a ordem de intervenção está incluída no âmbito da Resource Scheduling Optimization.

• Faça com que o contrato gere e reserve ordens de intervenção automaticamente e certifique-se de que o recurso preferido está ativado para Resource Scheduling Optimization. O estado da reserva relacionada pode ser otimizado. Pode utilizar opções de bloqueio de agenda na reserva para assegurar que a reserva de contrato permanece agendada para esse recurso, intervalo de tempo ou ambos.

• Crie uma agenda e um âmbito de Resource Scheduling Optimization específicos que só consideram ordens de intervenção geradas a partir de contratos. Pode definir a cadência e as prioridades específicas para quando as reservas de ordens de intervenção do contrato são otimizadas.

Faturas e elegibilidades com contratos

Quando optar por utilizar faturas de contrato, pode criar um novo acordo para gerar faturas ou adicionar faturas a um contrato de serviço existente. Se as faturas do contrato estiverem relacionadas com a manutenção agendada, recomendamos que tenha as ordens de intervenção geradas pelo contrato e as faturas geradas pelo contrato como parte do mesmo contrato.

Mesmo que tenha um contrato gerando faturas, as ordens de intervenção do contrato continuarão a criar faturas após a conclusão e estado Encerrado-Publicado. Se apenas as faturas do contrato representarem o que deve ser faturado ao cliente, crie um processo para desconsiderar ou mitigar as faturas da ordem de intervenção. Por exemplo, desative essas faturas ou utilize listas de preços e de elegibilidades para assegurar que o subtotal da ordem de intervenção e a respetiva fatura é 0 $.

As elegibilidades são aplicadas a preços de ordens de intervenção com base em vários fatores, como conta de serviço, tipo de incidente e categorias de ativos do cliente. Normalmente, cria tipos de incidente específicos para clientes específicos, descrevendo o trabalho personalizado. Por exemplo, se um tipo de incidente de contrato personalizado for adicionado a uma ordem de intervenção que torne os produtos e serviços $0 descontando-os 100%, aplique uma elegibilidade.

Para mais informações, aceda a Elegibilidades para ordens de intervenção no Dynamics 365 Field Service.

Propostas e vendas

Em cenários em que pretende utilizar contratos unicamente para a geração de faturas e não para a geração de ordens de intervenção, considere a utilização de propostas como parte da solução Field Service.

Os contratos funcionam integralmente com Oportunidades potenciais > Oportunidades > Propostas > Processo de encomenda do Dynamics 365 Sales. Para configurar:

• Categorize uma oportunidade potencial como uma oportunidade potencial de manutenção de serviços.
• Adicione linhas de oportunidade com linhas baseadas em serviços.
• Crie linhas de proposta como linhas baseadas em serviços e adicione uma configuração de reserva de proposta.

Próximos passos

Configurar contratos para gerar automaticamente ordens de intervenção e faturas