Gestão de turnos e gavetas de caixa
Este artigo descreve como configurar e utilizar turnos no ponto de venda (POS) do Microsoft Dynamics 365 Commerce.
No Dynamics 365 Commerce, o termo turno descreve a recolha de dados e atividades transacionais dos POS entre dois pontos no tempo. Para cada turno, o montante em dinheiro esperado é comparado com o montante que foi contado e declarado.
Normalmente, os turnos são abertos no início do dia útil. Nesse momento, um utilizador declara o montante inicial que a gaveta de registadora contém. Em seguida, as transações de vendas são realizadas ao longo do dia. Finalmente, no final do dia, a gaveta é contada e os montantes finais são declarados. O turno é encerrado e é gerado um relatório Z. O relatório Z indica se há excesso ou escassez.
Cenários típicos de turnos
O Commerce fornece várias opções de configuração e operações de POS para suportar uma vasta gama de processos de negócio de fim de dia para o POS. Esta secção descreve alguns cenários típicos de turnos.
Caixa registadora fixa
Normalmente, o cenário de até turno fixo é utilizado com mais frequência. Em um turno fixo, o turno e o till estão associados a um registro específico. Não são transferidos de uma registadora para outra. Um turno fixo pode ser utilizado por um único utente ou partilhado entre vários utilizadores. Os turnos fixos não requerem nenhuma configuração especial.
Caixa registadora flutuante
Num turno flutuante , o turno e a gaveta de dinheiro podem ser movidos de um registo para outro. Embora uma registadora só possa ter um turno ativo por gaveta de registadora, os turnos podem ser suspensos e depois retomados mais tarde ou numa registadora diferente.
Por exemplo, uma loja tem duas registadoras. Cada registadora é aberta no início do dia, quando o operador de caixa abre um novo turno e fornece o montante inicial. Quando um operador de caixa está pronto para fazer uma pausa, esse operador suspende o seu turno e retira a caixa da gaveta da registadora. Essa registadora fica então disponível para outros operadores de caixa. Outro operador de caixa pode iniciar sessão e abrir o seu próprio turno na registadora. Após o término do primeiro intervalo do caixa, esse caixa pode retomar seu turno quando um dos outros cadastros estiver disponível. Os turnos flutuantes não requerem nenhuma configuração ou permissão especial.
Utilizador único
Muitos retalhistas preferem permitir apenas um utilizador por turno, para ajudar a garantir o mais alto nível de responsabilidade pelo dinheiro na gaveta da registadora. Se apenas um utilizador estiver autorizado a utilizar a caixa registadora associada a um turno, esse utilizador pode ser considerado o único responsável por quaisquer discrepâncias. Se mais do que um utilizador utilizar um turno, é difícil determinar quem cometeu um erro ou quem poderá estar a tentar roubar a caixa.
Múltiplos utilizadores
Alguns retalhistas estão dispostos a sacrificar o nível de responsabilidade que os turnos de utilizador único proporcionam e a permitir mais do que um utilizador por turno. Esta abordagem é típica quando há mais utilizadores do que registadoras disponíveis e a necessidade de flexibilidade e velocidade supera o potencial de perda. É também típico quando os gerentes de loja não têm os seus próprios turnos, mas podem, se necessário, utilizar os turnos de qualquer um dos operadores de caixa. Para iniciar sessão e utilizar um turno que foi aberto por outro utilizador, um utilizador tem de ter a permissão de POS Permitir início de sessão de vários turnos.
Turno partilhado
Uma configuração de turno partilhado permite que os varejistas tenham um único turno em vários registros, gavetas de caixa e utilizadores. Um turno partilhado tem um único montante inicial e um único montante final que são resumidos em todas as gavetas de registadoras. Os turnos partilhados são mais comuns quando são utilizados dispositivos móveis. Neste cenário, não é reservada uma gaveta de registadora separada para cada registadora. Em vez disso, todas as registadoras podem partilhar uma gaveta de registadora.
Para que os turnos partilhados possam ser utilizados numa loja, a gaveta de registadora deve ser configurada como uma "gaveta de turnos partilhados" em Retalho e Comércio > Configuração do canal > Configuração do POS > Perfis POS > Perfis de hardware > Gaveta. Além disso, os utilizadores devem ter uma ou ambas as permissões de turno partilhado (Permitir gerenciar turno partilhado e Permitir usar turno partilhado).
Nota
Apenas um turno partilhado pode estar aberto de cada vez em cada loja. Os turnos partilhados e os turnos autónomos podem ser utilizados na mesma loja.
Operações de turno e gaveta
Podem ser efetuadas várias operações para alterar o estado de um turno, ou para aumentar ou diminuir o montante de dinheiro na gaveta da registadora. Esta secção descreve estas operações de turno para o Store Commerce.
Abrir turno
O PDV exige que os utilizadores tenham um turno ativo e aberto para realizar quaisquer operações que produzam uma transação financeira, como uma venda, devolução ou pedido do cliente.
Quando um utilizador inicia sessão no POS, o sistema verifica primeiro se existe um turno ativo disponível para esse utilizador na registadora atual. Se um turno ativo não estiver disponível, o utente pode abrir um novo turno, retomar um turno existente ou fazer login usando o modo "sem gaveta", dependendo da configuração do sistema e das permissões do utente.
Declarar montante inicial
Esta operação é muitas vezes a primeira operação a ser efetuada para um turno recentemente aberto. Para esta operação, os utilizadores especificam o montante inicial de dinheiro na gaveta da registadora para o turno. Esta operação é importante porque o cálculo de excesso/falta que ocorre quando um turno é encerrado considera o montante inicial.
Entrada flutuante
As entradas flutuantes são transações que não são de venda que são realizadas em um turno ativo para aumentar a quantidade de dinheiro na gaveta de caixa. Um exemplo típico de uma entrada de flutuação é uma transação para acrescentar trocos adicionais à gaveta quando esta está a ficar sem dinheiro.
Remoção de pagamento
As remoções de propostas são transações que não são de venda que são realizadas em um turno ativo para reduzir a quantidade de dinheiro na gaveta de caixa. Esta operação é mais com frequência usada com uma operação de entrada flutuante em um turno diferente. Por exemplo, como a registadora 1 está a ficar sem trocos, o utilizador da registadora 2 efetua uma remoção de pagamento para reduzir o montante na sua gaveta da registadora. O utilizador da registadora 1 faz então uma entrada flutuante para aumentar o montante na sua gaveta da registadora.
Suspender turno
Os utilizadores podem suspender seu turno ativo para liberar o registro atual para outro utente ou mover seu turno para um registro diferente. Nesses casos, o turno é muitas vezes chamado de deslocamento flutuante até o turno.
A suspensão de um turno impede quaisquer novas transacções ou alterações ao turno até que este seja retomado.
Retomar turno
Esta operação permite aos utilizadores retomar um turno previamente suspenso em qualquer registadora que não tenha ainda um turno ativo.
Declaração de pagamento
Esta operação é executada para especificar o montante total de dinheiro que está atualmente na gaveta da registadora. Na maioria das vezes, os utilizadores executam esta operação antes de fecharem um turno. O montante especificado é comparado com o montante do turno previsto para calcular o montante de excesso/falta.
Depósito em cofre
Podem ser efetuados depósitos em cofre em qualquer altura num turno ativo. Esta operação retira dinheiro da gaveta da registadora para que possa ser transferido para um local mais seguro, como um cofre numa sala. O montante total registado para os depósitos em cofre é incluído nos totais dos turnos, mas não tem de ser contabilizado como parte da declaração de pagamento.
Depósito em banco
Tal como os depósitos em cofre, os depósitos em banco são efetuados em turnos ativos. Esta operação retira dinheiro do turno para preparar o depósito bancário.
Turno inativo mas não completamente fechado
Os turnos fechados às cegas não estão mais ativos, mas não estão totalmente fechados. Ao contrário dos turnos suspensos, os turnos inativos mas não completamente fechados não podem ser retomados. No entanto, operações como Declarar montante inicial e Declaração de pagamento podem ser executadas posteriormente ou a partir de uma registadora diferente.
Os turnos inativos mas não completamente fechados são utilizados muitas vezes para libertar uma registadora para um novo utilizador ou turno sem primeiro ter de contar, reconciliar e fechar o turno.
Fechar turno
A operação de turno de fecho calcula os totais de turnos e os valores de excedente/escassez e, em seguida, finaliza um turno ativo ou fechado às cegas. Dependendo das permissões do utilizador, é também impresso um relatório Z para o turno. Os turnos encerrados não podem ser retomados ou modificados.
A ativação da configuração do perfil de funcionalidade do POS Exigir valores iniciais e declaração de proposta impõe o valor inicial e as ações de declaração de proposta antes que o turno possa ser fechado.
Nota
- A partir da versão 10.0.40 do Commerce, apenas os dispositivos com uma gaveta de caixa configurada estão sujeitos à validação da definição Exigir montantes iniciais e declaração de propostas.
- Se todas as gavetas de dinheiro sob o perfil de hardware do POS estiverem configuradas como "Nenhuma", deverá definir pelo menos uma gaveta de caixa como "Manual" para acionar a validação da configuração Exigir valores iniciais e declaração de propostas.
Imprimir X
Esta operação gera e imprime um relatório X para o turno ativo atual.
Reimprimir Z
Esta operação reimprime o último relatório Z que o sistema gerou quando um turno foi encerrado.
Gerir turnos
Esta operação permite aos utilizadores visualizar todos os turnos ativos, suspensos e inativos mas não completamente fechados da loja. Dependendo das suas permissões, os utilizadores podem executar os seus procedimentos finais de encerramento, tais como as operações Declaração de pagamento e Fechar turno para turnos inativos mas não completamente fechados. Esta operação também permite que os utilizadores visualizem e excluam turnos inválidos, no caso raro de os turnos estarem em mau estado após uma alternância entre os modos offline e online. Estes turnos inválidos não contêm qualquer informação financeira ou dados transacionais que sejam necessários para a reconciliação.
Permissões de turno e gaveta
As seguintes permissões de POS afetam o que um utilizador pode e não pode fazer em vários cenários:
- Permitir fecho cego
- Permitir impressão de relatórios X
- Permitir impressão de relatórios Z
- Permitir declaração de proposta
- Permitir declaração flutuante
- Gaveta aberta sem venda
- Permitir logon de vários turnos – Essa permissão permite que o utente faça login e use um turno que um utente diferente abriu. Os utilizadores que não têm esta permissão só podem iniciar sessão e utilizar os turnos que abrem.
- Permitir gerenciar turno partilhado – Os utilizadores devem ter essa permissão para abrir ou fechar um turno partilhado.
- Permitir uso de turno partilhado – Os utilizadores devem ter essa permissão para fazer login e usar um turno partilhado.
Commerce headquarters Considerações de fim de dia
A forma como os turnos e a reconciliação da gaveta da registadora são utilizados no POS difere da forma como os dados de transação são resumidos durante o cálculo do extrato. É importante que compreenda esta diferença. Dependendo da sua configuração e dos seus processos de negócio, os dados de turno no POS (o relatório Z) e uma declaração calculada na sede podem dar-lhe resultados diferentes. Essa diferença não significa necessariamente que os dados de deslocamento ou a instrução calculada estejam incorretos ou que haja um problema com os dados. Isso significa que os parâmetros fornecidos podem incluir transações adicionais ou menos transações, ou que as transações são resumidas de forma diferente.
Embora cada retalhista tenha necessidades comerciais diferentes, recomendamos que o sistema seja configurado da seguinte forma para evitar situações em que ocorram diferenças deste tipo:
Aceda a Retalho e Comércio > Canais > Lojas > Todas as lojas > Declaração/fecho e, para cada loja, defina o campo Método de declaração e o campo Método de fecho para o Turno.
Essa configuração ajuda a garantir que os extratos da sede incluam as mesmas transações que os turnos no PDV e que os dados sejam resumidos por esse turno.
Para mais informações sobre os métodos de declaração e fecho, consulte Configurações de loja para Extrato de retalho.