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SharePoint 2010의 레코드 관리 소개

  • Artigo

SharePoint 2010의 레코드 관리 소개

안녕하세요. 저는 SharePoint 문서 및 레코드 관리 비전과 기능을 담당하는 엔지니어링 팀의 Adam Harmetz입니다. 많은 분들이 SharePoint 2007 recman 블로그(영문일 수 있음)를 통해 저를 기억하실 것으로 생각됩니다. recman 블로그는 저희 팀이 레코드 관리자, IT 전문가 및 정보 설계자와 소통하기 위한 훌륭한 수단이었으며, 앞으로도 ECM(엔터프라이즈 콘텐츠 관리) 팀 블로그를 통해 SharePoint 2010의 규정 준수 기능에 대한 논의를 계속 이어나갈 예정입니다.

개인적으로는 레코드 관리를 ECM의 다른 부분과 함께 하나의 중앙 블로그로 통합하는 것이 합리적이라고 생각합니다. Jim이 SharePoint 2010 - 약속 이행(영문일 수 있음)에서 설명한 대로, 레코드 관리는 저희가 세운 ECM 전략의 핵심 구성 요소이기 때문입니다. 모든 사용자가 ECM 프로세스에 관여해야 한다는 생각은 실제로 SharePoint 2010에서 레코드 관리 범위를 확장하게 된 주된 원칙으로 작용했습니다. 그리고 현장에 있는 레코드 관리자 모두가 레코드 관리와 더불어 ECM의 다른 부분도 익히면 상당한 도움이 될 것이라 여겼습니다.

설명을 시작하기 전에 먼저 SharePoint 2010에서 레코드를 관리하는 데 필요한 다음 세 가지 핵심 사항을 숙지하셔야 합니다.

레코드 센터 - 메타데이터를 통해 구동되는 계층 구조를 위한 위치 

레코드 센터는 SharePoint 2007에 SharePoint 사이트로 도입되어 기존 레코드 아카이브 역할을 했습니다. 기업 전체에서 모인 콘텐츠는 레코드 센터로 전송된 후 만료, 감사 등의 적절한 권한 및 정책이 적용될 수 있도록 올바른 장소로 다시 라우팅됩니다.
SharePoint 2010에서는 레코드 센터를 계속 보강하는 한편 "기존" 보관 기능 역시 더 많이 강화해야 한다는 것을 잘 알고 있습니다. 그래서 우리 팀은 폭넓은 범위의 기능 가운데 어느 기능을 선택해야 할지 고심할 때 무엇보다 아카이브를 최대한 활용하면서 필요한 데이터를 사용자가 쉽게 찾을 수 있는 기능에 집중했습니다. 예를 들어 다음은 SharePoint 2010 레코드 센터의 몇 가지 새로운 기능입니다.

  • 문서 ID: 모든 문서에 보관 시에도 문서와 함께 유지되는 고유한 식별자를 할당할 수 있습니다. 이를 통해 문서의 이동 위치에 관계없이 레코드를 ID별로 손쉽게 참조할 수 있습니다.
  • 다단계 보존: 보존 정책에 여러 단계를 포함할 수 있어 전체 문서 수명 주기를 하나의 정책으로 지정할 수 있습니다(예: 매년 계약 검토, 7년 후 삭제).
  • 항목별 감사 보고서: 개별 레코드에 대한 사용자 지정된 감사 보고서를 생성할 수 있습니다.
  • 계층 구조 파일 계획: 계층이 깊은 폴더 구조를 만들고 계층 구조의 각 폴더에서 보존을 관리하거나 상위 폴더에서 상속할 수 있습니다.
  • 파일 계획 보고서: 파일 계획의 각 단계에 있는 항목 수와 계획의 각 노드에 보존 정책을 함께 보여 주는 상태 보고서를 생성할 수 있습니다.

 그림 1 - 레코드 센터

이 그림은 가상 정부 기관인 Joint Task Force를 위한 SharePoint 2010의 레코드 센터 홈 페이지입니다. 이 홈 페이지에서 레코드 관리자는 조직을 대상으로 규정 준수 정책에 대한 교육을 실시하는 것은 물론 해당 문서 ID별로 레코드를 조회하기도 합니다.

저희는 이러한 기존 레코드 관리 기능을 아카이브에 추가한 것 외에도 제품을 디자인하는 입장에서 21세기의 전자 레코드 관리로 뛰어들기 위해 메타데이터의 기능을 대폭 활용했습니다. 이는 SharePoint 아카이브에서 다음과 같은 여러 가지 방식으로 나타납니다.

  • 분류 및 중앙 집중화된 콘텐츠 형식: 이 아카이브에서는 기업 전체에 걸쳐 적용되는 분류 및 콘텐츠 형식을 사용하여 공동 작업 공간과 아카이브 간에 일관성을 유지하고 컨텍스트 전달이 원활하게 이루어지도록 합니다. SharePoint 2010의 분류에 투자한 노력에 대해서는 다음 게시물에서 자세히 다루도록 하겠습니다.
  • 콘텐츠 구성 도우미: 이 레코드 라우터는 메타데이터를 사용하여 들어오는 문서를 계층 구조 파일 계획의 올바른 위치로 라우팅합니다. 예를 들어 "구매 계약에 프로젝트 알파로 태그가 지정되어 있는 경우 알파 계약 하위 폴더로 보내고 해당 폴더의 보존 정책을 항목에 적용"과 같은 규칙을 전송되는 콘텐츠에 자동으로 적용할 수 있습니다.
  • 가상 폴더: 파일 계획을 사용하면 저장소를 효과적으로 관리할 수 있지만 대개의 경우 원하는 콘텐츠를 탐색 및 찾는 데는 적합하지 않습니다. SharePoint 2010 레코드 센터에서는 메타데이터 기반 탐색이라는 새로운 기능을 사용하여 주요 메타데이터를 가상 폴더로 노출할 수 있도록 합니다.

그림 2 - 메타데이터 기반 탐색 

최종 사용자는 이 레코드 센터에서 레코드에 대한 메타데이터 속성을 기반으로 가상 폴더를 탐색하여 콘텐츠를 검색합니다.

이러한 메타데이터는 최종 사용자에게 더 강력한 검색 기능을 제공하므로 RM 시스템을 성공적으로 도입할 가능성이 높아집니다. 전송자는 파일 계획에서 복잡한 노드를 선택하는 대신 몇 가지 유용한 메타데이터를 작성하기만 하면 해당 메타데이터를 사용하여 콘텐츠를 다시 찾을 수 있습니다.

현재 위치 레코드 관리 - 콘텐츠 만들기 환경에 레코드 관리 통합

저희 팀이 관여하는 거의 모든 고객 업무에서 반복적으로 들리는 이야기는 아카이브에서 레코드 관리가 시작(또는 중지)되지 않습니다. 라는 말입니다. 아카이브에서는 콘텐츠가 생성되지 않으며, 콘텐츠 수명 주기 중 가장 흥미로운 과정은 아카이브 밖에서 수행됩니다.

SharePoint 2010에서는 사용자가 공동 작업 공간에서 레코드 관리를 효과적으로 수행할 수 있도록 많은 노력을 기울였습니다. 감사, 보존, 만료, 보고, 레코드 워크플로, eDiscovery, 법적 보존 및 레코드화는 모두 최종 사용자에 대한 SharePoint의 가치와 정보 관리에 대한 필요성 간에 균형을 유지하면서 공동 작업 공간에서 사용할 수 있는 기능입니다.

이러한 모든 기능을 한데 통합한 것이 SharePoint 2010의 새로운 기능인 현재 위치 레코드 관리입니다. 이를 통해 특정 SharePoint 문서는 물론 블로그, Wiki, 웹 페이지 및 목록 항목을 레코드로 선언할 수 있습니다. 시스템에서는 조직의 레코드 정의에 따라 필요한 경우 이러한 레코드가 삭제 또는 편집되지 않도록 할 수 있습니다.

 그림 3 - 현재 위치 레코드 관리

일부 문서에 자물쇠가 표시되어 해당 문서에서 레코드를 처리 중임을 사용자에게 알려 줍니다. 레코드를 선택하면 항목을 편집 및 삭제하기 위한 UI가 사용하지 않도록 설정됩니다.

이 레코드화 프로세스는 수동으로, 워크플로에서 보다 큰 프로세스의 일부로 또는 문서 보존의 예정된 부분(예: 2년 후)으로 수행될 수 있습니다. 여기서 핵심은 레코드로 선언된 콘텐츠는 아카이브로 이동되지 않는다는 것입니다. 콘텐츠가 원래 자리에 유지되므로 최종 사용자는 계속해서 해당 콘텐츠를 확인하고 상호 작용할 수 있습니다.

레코드로 선언된 후에는 시스템에서 항목의 레코드 상태를 인식하게 되므로 레코드에 대해 서로 다른 보존 정책을 만들거나 SharePoint Designer에서 워크플로를 정의할 때 레코드 상태를 사용하는 등의 작업을 수행할 수 있습니다. 또한 프로그래밍 기능 모델을 제공하므로, 사용자는 레코드가 특정 규정을 준수할 수 있도록 사용자 지정 프로세스 및 정책을 레코드에 적용할 수 있습니다.

그렇다면 현재 위치 레코드가 기존 아카이브를 대체하는 것일까요? 이에 대한 대답은 물론 "경우에 따라서"입니다. 현재 위치 방식만 사용하고자 하거나, 아카이브를 통해 제공되는 기존 계층 구조와 중앙 집중식 구성을 원하거나, 둘 다 원하는 고객이 있을 수 있습니다. 이는 이 블로그를 통해 앞으로 좀 더 자세하게 다룰 내용이며, TechNet의 ECM 문서에서는 이미 시작된 두 방식의 찬반 논의를 확인할 수 있습니다.

확장: 규모 확장에 대한 논의

전자 정보가 엄청난 속도로 늘어나고 기업에서는 매년 eDiscovery에 많은 돈을 쏟아붓지만 레코드 관리자는 야근을 통해 이를 따라잡는 것이 고작입니다. 레코드/콘텐츠 관리 시스템의 규모가 또 다른 문제가 되어서는 안 될 것입니다.

저희는 레코드 관리 엔지니어링 팀으로서 이러한 부담을 상당히 진지하게 받아들여 이번 릴리스에서는 대량 아카이브로 손쉽게 확장하도록 하는 기능을 추가하는 데 많은 노력을 기울였습니다. 원격 BLOB 저장소, 데이터베이스 쿼리 최적화, 향상된 내부 타이머 작업 처리 기능, 새 데이터베이스 인덱싱 전략 및 그 밖의 엔지니어링 이니셔티브 같은 기능을 통해 이번 릴리스를 크게 개선할 수 있었던 것은 물론 고객은 다음과 같은 방식으로 대규모 정보를 보유할 수 있게 되었습니다.

  • 단일 레코드 센터에서 수천만 개의 레코드
  • 분산된 아카이브에서 수억 개의 레코드: 이후에 올릴 게시물에서 좀 더 자세히 설명하겠지만 위에서 언급한 여러 기능은 많은 레코드 센터를 하나로 묶어 단일 논리 저장소 역할을 하도록 합니다.

앞으로도 SharePoint 블로그(영문일 수 있음)의 파트너와 함께 몇 개월에 걸쳐 이러한 규모의 배포에 대한 새로운 확장 목표 및 성능 프로필에 대해 좀 더 자세히 살펴보게 되길 기대합니다.

글을 마치며

저희 팀은 21세기의 레코드 관리에 걸맞은 비전을 이행하기 위해 많은 노력을 기울여왔습니다. 또한 SharePoint 2010을 Exchange 2010의 통합 전자 메일 보관, 보존 및 검색 기능과 함께 사용할 경우 SharePoint 2010은 Microsoft의 레코드 관리 전략에서 새로운 지평을 여는 혁신적인 릴리스로 인식될 것입니다.

저희 팀은 자부심을 갖고 블로그를 작업하고 있으며 논의 내용에 대해 이야기를 나누고 여러분의 의견을 듣고 싶습니다. 의견 란에 원하는 블로그 게시물에 대한 제안을 자유롭게 남겨 주시기 바랍니다.

끝까지 읽어 주셔서 감사합니다.
Adam Harmetz
수석 프로그램 관리자

추신 - SharePoint 2010 레코드 관리에 대한 더 많은 정보를 원한다면 Don Lueder의 블로그(영문일 수 있음)에서 제 인터뷰 내용을 참고하시기 바랍니다.

이 문서는 번역된 블로그 게시물입니다. 원본 문서는 SharePoint 2010의 레코드 관리 소개를 참조하십시오.