Apresentando o gerenciamento de documentos do SharePoint 2010

Apresentando o gerenciamento de documentos do SharePoint 2010

Olá. É o Adam novamente – desta vez, quero falar sobre outra área importante do universo do gerenciamento de conteúdo: DM (Gerenciamento de Documentos. Ao longo dos próximos meses, você será avisado por vários membros da equipe de engenharia sobre os novos recursos de DM, os quais ajudarão a obter o máximo valor do tamanho total do seu documento. Vamos discutir também como os primeiros usuários do SharePoint 2010 usaram os novos recursos de DM para resolver os maiores desafios do controle de informações.

Hoje, porém, gostaria de usar algum tempo para falar sobre o aprendizado da equipe, no que se refere ao espaço de gerenciamento de documentos, desde o SharePoint 2007, levando você em uma viagem pelos principais dogmas que guiaram nossa visão de DM nesta versão.

Recapitulação: gerenciamento de documentos no SharePoint 2007

O SharePoint 2007 foi a primeira versão em que o SharePoint realmente saiu de sua função de colaboração e habilitou os clientes a aplicar estrutura e gerenciamento às suas bibliotecas de documentos. Muito da principal infraestrutura de DM foi estabelecido nesta versão: check-in/check-Out, controle de versão primário/secundário, permissões por item, tipos de conteúdo, fluxos de trabalho e lixeira são alguns exemplos. Claro, todos esses recursos foram rigorosamente integrados aos aplicativos cliente do Office, como Word, Excel e PowerPoint, visando simplificar a interação dos usuários finais com o repositório de documentos (um dogma central de design que persiste na versão 2010).

Recursos como esses habilitaram os clientes a começar a criar repositórios-de alto valor no SharePoint 2007.

Para 2010, procuramos ampliar o gigantesco sucesso da versão 2007 e reunimos nossos designs em torno de três ideias centrais:

Dogma 1: gerenciar o não gerenciado

Ao analisarmos como nossos clientes iniciavam o uso dos recursos de DM do sistema 2007, percebemos uma tendência interessante: esses recursos não eram apenas parte das implantações de repositórios de documentos gerenciados. Na verdade, os recursos de DM tradicionais também eram intensamente usados nos sites de equipe de colaboração média. Os clientes os utilizavam para aplicar política e estrutura, como também para obter percepções daquilo que, de outro modo, teria se tornado um local totalmente não gerenciado. O SharePoint estava sendo usado para extrair mais e mais silos geralmente não estruturados no universo ECM.

Esta foi a principal percepção que efetivamente direcionou nossos investimentos no SharePoint 2010. Por exemplo, um dos novos recursos principais do SharePoint 2010 é a noção de conjunto de documentos. Você pode imaginar um conjunto de documentos como uma "pasta inchada". Isso permite agrupar documentos relacionados para que compartilhem metadados e tenham uma home page, fluxos de trabalho e processo de arquivamento comuns:

A página de boas-vindas de um conjunto de documentos é uma página personalizável que permite aos usuários identificar o conteúdo do conjunto, exibir e sincronizar metadados entre itens do conjunto e gerenciar o conjunto.

No momento de criar esse recurso, conhecemos pessoas que queriam usá-lo para gerenciar processos muito estruturados e rigorosamente oficiais (por exemplo, uma empresa farmacêutica enviando formulários para um órgão do governo). Mas igualmente importante para nós era que o recurso pudesse ser usado em um site de equipe mais trivial, para gerenciar a maioria dos processos que exigissem uma coletânea de documentos (por exemplo, uma equipe que precisasse simplesmente juntar um guia de argumentos de vendas e uma proposta de vendas, os quais incluíssem um conjunto de slides do PowerPoint, uma planilha de custos e um documento descrevendo o guia de argumentos de vendas).

Permitir que o recurso de conjunto de documentos seja usado informalmente é uma forma de expandir o valor de ECM na percepção dos usuários finais do SharePoint.

Dogma 2: a computação social e os metadados corporativos viram o jogo.

Quando começamos a criar o recurso DM definido para esta versão, percebemos rapidamente o poder dos metadados – taxonomias estruturadas e também folksonomia leve (palavras-chave) – como forças transformadoras do espaço de gerenciamento de documentos. Um repositório de documentos do SharePoint 2010 precisaria obter todas as vantagens dos dois conceitos.

Há dois princípios importantes que habilitam os usuários do SharePoint a extrair vantagens dos metadados. O primeiro engloba a questão das tags: é fácil para um site usar tipos de conteúdo e taxonomias de toda a empresa e também é simples para um usuário marcá-los com tags.

O SharePoint 2010 oferece gerenciamento consistente de metadados, que qualquer site do SharePoint pode utilizar sem praticamente nenhum esforço. Isso permite que a empresa inteira "fale" a mesma língua. Concretamente, você pode executar ações como, por exemplo, definir a lista de produtos que você vende, uma única vez, e disponibilizar esses dados em qualquer site do SharePoint.

Observe como a funcionalidade de digitação antecipada facilita para o usuário a seleção de um valor dessa folksonomia. Note também como a tag Costa Oeste foi automaticamente preenchida para o usuário, porque estava definida como o valor padrão de todos os documentos nessa biblioteca.

O segundo princípio importante é como o SharePoint extrai vantagens dessas tags. Por exemplo, uma biblioteca de documentos do SharePoint pode ser configurada para usar os metadados como uma dinâmica de navegação primária. Imagine a navegação baseada em metadados como uma estrutura de pastas virtuais que pode ser usada para filtrar os itens da biblioteca:

Em vez de navegar pelas pastas tradicionais, o usuário filtrou a biblioteca para a pasta virtual que contém apenas os materiais de vendas sobre os produtos da loja da Contoso.

Este é um ciclo vicioso: a entrada fácil de metadados permite que os itens sejam marcados, o que pode direcionar a navegação. E como os usuários precisam dos metadados para navegar no repositório, isso os incentiva a marcar os itens.

Dogma 3: o navegador como um aplicativo poderoso de gerenciamento de documentos.

O SharePoint sempre foi usado em muitos cenários, mas talvez seja mais conhecido por dois aspectos:

· A melhor ferramenta para criação de páginas da Web e sites

· Um local para armazenar, gerenciar e colaborar em documentos

O SharePoint 2010 aposta firmemente no fato de que a criação de um repositório de gerenciamento de conhecimentos exige a fusão desses dois mundos. O navegador está se tornando cada vez mais a principal tecnologia dos profissionais da informação – dentro da empresa e no fronte do consumidor. Com certeza, as pessoas sempre vão querer baixar documentos – mas elas também vão querer usar o navegador para interagir com o documento e verificar a integridade do contexto referente ao documento (por exemplo, metadados, documentos relacionados, páginas wiki sobre o tópico do documento).

Estamos em um momento que o setor espera que qualquer sistema de gerenciamento de documentos também seja excelente para a criação de páginas ou de wikis que adicionem contexto ao conteúdo dos documentos. E qualquer sistema que não o faça parecerá antiquado.

O SharePoint 2010 é fornecido, nesta visão, de diferentes maneiras. Primeiro, se você tiver instalado o Office Web Apps (licenciado como parte do pacote Office 2010), o clique padrão para uma biblioteca de documentos poderá ser configurado para carregar documentos do Office no navegador:

Sem sequer sair do navegador, os usuários poderão exibir rapidamente os documentos do Office armazenados no SharePoint.

Segundo, investimos muito tempo nesta versão pensando em como os recursos de gerenciamento de conteúdo da Web poderiam ser usados em repositórios de documentos. Por exemplo, a sempre popular Web Part Consulta de Conteúdo pode ser usada para percorrer todos os documentos relacionados a um determinado tópico:

Um administrador de conteúdo pode criar uma página sobre um tópico específico (por exemplo, um novo produto). Essa página incluirá texto sobre o produto, imagens de marketing e também percorrerá todos os documentos marcados com o produto.

Essa visão permite combinar dois aspectos poderosos do SharePoint em uma única solução para o problema de localização de conhecimentos da organização. Isso é uma fusão de um wiki corporativo e um repositório tradicional de documentos da empresa.

Concluindo: vem muito mais por aí!

Espero que esta postagem proporcione algum contexto sobre para onde estamos indo com o gerenciamento de documentos do SharePoint 2010 e além. Em termos de recursos, nós efetivamente só abordamos um pouco dos muitos recursos de DM que compõem o SharePoint 2010 – fique atento às postagens futuras, pois estamos preparando muitas outras novidades! E fique à vontade para fazer seus comentários sobre o que gostaria de ver postado no blog (principalmente se tiver baixado a versão Beta e já tiver experimentado o SharePoint 2010.)

Obrigado pela leitura.

Adam Harmetz

Gerente líder de programa, Gerenciamento de documentos e registros

Esta é uma postagem de blog localizada. Obtenha o artigo original em Apresentando o gerenciamento de documentos do SharePoint 2010