Identificar utilizadores e analisar a utilização de documentos no SharePoint Server
APLICA-SE A:
2013 2016 2019 Subscription Edition 
SharePoint no Microsoft 365
A primeira etapa para planejar sua solução de gerenciamento de documentos é identificar os usuários e analisar como os documentos são usados. Este artigo contém orientações para identificar utilizadores e analisar a utilização de documentos para a sua solução baseada no SharePoint Server.
Identificar usuários
Para identificar os participantes de sua solução de gerenciamento de documentos, você pode usar uma pesquisa para coletar informações. Por exemplo, sua pesquisa pode conter as seguintes perguntas:
Quem na organização cria documentos?
Que tipos de documentos eles criam?
Que função o usuário do documento tem?
Quem revisa os documentos?
Quem edita os documentos?
Quem usa os documentos?
Quem aprova a publicação dos documentos?
Quem projeta os sites usados para hospedar os documentos?
Quem define as diretrizes e políticas para gerenciar documentos?
Quem gerencia os registros em sua organização?
Quem implementa e mantém os servidores em que os documentos estão armazenados?
Identificar os participantes de conteúdo pode ajudá-lo a garantir que sua solução de gerenciamento de documentos seja abrangente e que você projete sites e bibliotecas de documentos que se ajustem às necessidades e processos de conteúdo de sua empresa.
Analisar o uso de documentos
Após identificar os participantes de conteúdo, colete informações sobre eles que ajudarão a analisar como os documentos são usados na empresa. Esta é uma parte importante do processo de planejamento, porque a análise o ajuda a determinar o seguinte:
Como as bibliotecas de documentos devem ser estruturadas.
Quais modelos de site usar.
Quantos sites você precisa.
Que topologia de servidor físico você deve ter para implementar sua solução.
Quais políticas de gerenciamento de informações devem ser aplicadas aos sites.
Observação
As políticas de gerenciamento de informações não estão disponíveis no SharePoint Foundation 2013.
As informações a coletar incluem o seguinte:
Tipo de documento, como nota de patrimônio líquido, análise de desempenho de funcionários, memorando interno ou especificações de produto.
O propósito de cada tipo de documento, como "dá recomendações com dados de suporte sobre o patrimônio líquido aos clientes."
O autor de cada tipo de documento (é útil listar a função do autor, como "analista financeiro" ou "gerente de produtos", ao invés de nomes individuais).
Os usuários de cada tipo de documento, como "clientes" ou "membro da equipe".
O formato do documento. Se o documento tiver que ser convertido de um formato a outro em qualquer momento de seu ciclo de vida, registre essa informação.
Outras funções que se aplicam ao ciclo de vida do documento, como "revisor técnico" ou "editor".
Local do documento, como "computador do cliente", "servidor da Web" ou "servidor de arquivos". Observe que esta pergunta pode ter várias respostas, por exemplo, quando um documento é criado no computador de um cliente e, depois, publicado em um servidor da Web.
A seguir apresentamos exemplos de informações que podem ser coletadas e registradas na planilha por duas organizações diferentes na mesma empresa.
Tabela: exemplo com informações de pesquisa
| Tipo | Objetivo | Autor | Função do usuário | Formato | Outras funções | Local |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Nota de patrimônio líquido |
Dá orientação sobre serviços financeiros a clientes premium sobre se devem ou não comprar ou vender uma ou mais ações |
Analista financeiro |
Cliente |
DOCX (para criação); PDF (para publicação) |
Revisor (técnico); revisor (legal); aprovador; editor; administrador do site |
Site de autoria Site de teste |
Análise: formatos de criação e publicação diferentes requerem uma conversão de formato. A grande quantidade de revisores requer um ou mais fluxos de trabalho (os processos de negócios implementados no servidor). Os dois sites (criação e testes) requerem mecanismos para movimentar o conteúdo de um site a outro.
Tabela: exemplo com informações de funcionários
| Tipo | Objetivo | Autor | Função do usuário | Formato | Outras funções | Local |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Análise de desempenho do funcionário |
Avalia o desempenho de um funcionário, incluindo avaliações próprias e avaliações de gerentes |
profissionais de informação; gerente |
Gerentes; especialistas de recursos humanos |
.DOCX |
Revisor (recursos humanos); revisor (legal); aprovador (gerência); gerente de registros |
Computador do cliente Servidor de emails (como anexos) Servidor da Web corporativo Central de registros corporativa |
Análise Dois autores e vários revisores requerem um ou mais fluxos de trabalho. O documento é alterado por várias pessoas, depois é colocado em um servidor da Web corporativo (supõe-se que seja bastante seguro) e é gerenciado no local ou movido para uma central de registros. A natureza confidencial de seu conteúdo requer que haja Gerenciamento de Direitos de Informação (IRM, Information Rights Management) nos computadores e nos servidores, além de políticas corporativas e práticas recomendadas (como auditorias) para proteger a privacidade do funcionário e a legitimidade da empresa.
Observação
A Central de Registros não está disponível no SharePoint Foundation 2013.
Planilhas
Use as planilhas a seguir para registrar as informações discutidas neste artigo: