Gerir o Correio de Voz Partilhado para Atendedores Automáticos e Chamadas Filas
Este artigo descreve como configurar e gerir o Correio de Voz Partilhado para Atendedores Automáticos e Filas de Chamadas. O Correio de Voz Partilhado permite que vários utilizadores acedam a uma única caixa de entrada de voicemail.
Para obter informações sobre o voicemail pessoal, consulte Configurar Caixa postal na Nuvem.
Visão geral
O Correio de Voz Partilhado é um tipo adicional de voicemail que complementa o voicemail pessoal. O voicemail partilhado é enviado para um grupo de utilizadores e qualquer membro deste grupo pode aceder à mensagem.
O Correio de Voz Partilhado liga-se a Grupos do Microsoft 365 e pode ser acedido a partir da pasta de grupo associada do Grupo no Outlook ou através de um Canal do Microsoft Teams associado ao grupo do Microsoft Teams 365 na secção Chamadas. O Correio de Voz Partilhado também suporta listas de distribuição e grupos de segurança com capacidade de correio, mas recomendamos que utilize um Grupo do Microsoft 365.
Os seus utilizadores podem receber o Correio de Voz Partilhado através da lógica de redirecionamento dos Atendedores Automáticos ou do Filas de Chamadas. Para obter mais informações sobre atendedores automáticos e Filas de chamadas, consulte Planear para atendedores automáticos do Teams e Filas de chamadas.
Pré-requisitos
Para gerir o Correio de Voz Partilhado, tem de configurar um Grupo do Microsoft 365 com suporte de caixa de correio. Para o Correio de Voz Partilhado, deve utilizar um grupo de segurança do tipo Teams ou Outlook.
Os tipos de grupo público e privado funcionam para o Correio de Voz Partilhado. No entanto, se o grupo for público, qualquer pessoa na sua organização pode ver informações relacionadas com grupos. Para obter mais informações sobre grupos públicos e privados, consulte Tornar Grupos do Microsoft 365 público ou privado. Para obter mais informações sobre grupos, veja Descrição geral do Grupos do Microsoft 365 para administradores
Um grupo do Microsoft 365 com o tipo Outlook tem a caixa de correio ativada por predefinição, mas este grupo pode não ter suporte do Teams. Para obter mais informações, consulte Criar um grupo no Outlook.
Se a sua organização planeia ver e gerir Voicemails Partilhados em chats do Microsoft Teams ou outras aplicações, tem de garantir que o grupo do Microsoft 365 relevante tem suporte para o Microsoft Teams. Por predefinição, os voicemails armazenados em grupos suportados pelo Teams são acessíveis através do Microsoft Teams.
Um grupo do Microsoft 365 com um tipo do Microsoft Teams tem a caixa de correio ocultada por predefinição. Para tornar a caixa de correio visível, utilize o cmdlet Set-UnifiedGroup com o -HiddenFromExchangeClientsEnabled parâmetro para tornar uma caixa de correio visível.
Set-UnifiedGroup -Identity <GUID> -HiddenFromExchangeClientsEnabled:$false
Se selecionar um grupo do Microsoft 365 que não seja suportado pelo Teams, a sua organização só pode gerir voicemails endereçados a este grupo apenas no Outlook.
Para obter mais informações sobre como criar um grupo no Teams, consulte Grupos do Microsoft 365 e Microsoft Teams. Para obter informações sobre como criar um grupo no Outlook, consulte Criar um grupo no Outlook.
Configurar o Correio de Voz Partilhado
Enquanto administrador, pode configurar o Correio de Voz Partilhado para os atendedores automáticos e Filas de Chamadas. Recomendamos que utilize grupos do Microsoft 365 para a configuração da Fila de Chamadas e do Atendedor Automático para garantir uma integração totalmente integrada com o Correio de Voz Partilhado.
Apenas os membros do grupo do Microsoft 365 podem aceder ao Correio de Voz Partilhado. Cada Correio de Voz Partilhado está associado a um Grupo do Microsoft 365.
Para reduzir a partilha excessiva de informações, cada fila de chamadas específica ou atendedor automático deve ter o seu próprio grupo do Microsoft 365 para o Correio de Voz Partilhado. Caso contrário, se configurar a lógica de redirecionamento de chamadas para que múltiplas chamadas Filas com agentes diferentes redirecionem chamadas para um grupo comum de Voicemail Partilhado, todos estes utilizadores têm de ser membros do Grupo do Microsoft 365 associado ao Voicemail para gerir voicemails. Este modelo de permissão pode potencialmente levar à partilha de informações em excesso. Por conseguinte, recomendamos a criação de um grupo de Correio de Voz Partilhado separado para cada grupo de segurança específico relacionado com a Fila de Chamadas ou a Fila de Chamadas.
Para obter mais informações, consulte manage-your-call-queue-and-auto-attendant-settings-in-microsoft-teams.
Atendedores automáticos
Para atendedores automáticos, pode configurar regras de redirecionamento para reencaminhar chamadas para um Correio de Voz Partilhado. Por exemplo, poderá querer configurar uma regra para reencaminhar chamadas fora do escritório para o Correio de Voz Partilhado ou para reencaminhar chamadas numa determinada categoria diretamente para o Correio de Voz Partilhado.
Para chamadas de atendedor automático que são enviadas para o Correio de Voz Partilhado, pode ativar ou suprimir uma saudação do sistema. As saudações personalizadas ainda não estão disponíveis para atendedores automáticos.
Para obter mais informações sobre atendedores automáticos, consulte Configurar um atendedor automático do Microsoft Teams.
Filas de chamadas
Os utilizadores autorizados de uma Fila de Chamadas podem configurar saudações personalizadas do Voicemail Partilhado para as seguintes funcionalidades:
- Capacidade excedida da chamada
- Tempo limite da chamada
- Sem agentes
Também pode desativar saudações personalizadas para filas de chamadas. Evite incluir carateres especiais nas mensagens de saudação do Correio de Voz Partilhado.
Para obter mais informações sobre como criar saudações para filas de chamadas, veja manage-voice-applications-policies.
Para obter mais informações sobre como redirecionar o Filas de Chamadas para o Correio de Voz Partilhado, consulte Processamento de exceções de chamadas de fila de chamadas e Mensagens adicionais no Processamento de exceções de chamadas de fila de chamadas.
Localização dos Voicemails Partilhados
A localização dos Voicemails Partilhados depende se o seu tipo de grupo do Microsoft 365 é para o Outlook ou o Teams.
Microsoft Teams
No Microsoft Teams, os Voicemails Partilhados podem ser encontrados na secção Chamadas do canal do Teams associado ao grupo do Microsoft 365, enquanto os voicemails pessoais são normalmente encontrados no separador Chamadas pessoais.
Microsoft Outlook
No Outlook, os Correios de Voz Partilhados estão localizados na pasta Caixa de Entrada do grupo do Microsoft 365 associada. Normalmente, os voicemails pessoais encontram-se na sua Caixa de Entrada pessoal ou, em versões mais antigas do Outlook, na Pasta de Pesquisa do Voice mail .
As mensagens de voz no Outlook são basicamente e-mails normais que incluem dados de voicemail específicos e um anexo de ficheiro de áudio. Todos os voicemails são categorizados com o tipo Voicemail, que lhe permite aplicar regras a estas mensagens. Por exemplo, pode criar uma regra para mover todas as mensagens categorizadas como "Voicemail" para uma pasta do Outlook separada. A funcionalidade do Outlook para e-mails normais também se aplica a mensagens de voz, como eliminar, marcar como lidas/não lidas, definir categorias, aplicar sinalizadores e muito mais.
Para obter um resumo automático dos voicemails com maior precisão através do Outlook Copilot, organize os voicemails numa pasta separada. Desta forma, pode pedir ao Copilot para resumir novas mensagens especificamente nesta pasta.
Para obter mais informações sobre como organizar e-mails, definir regras, categorias, sinalizadores ou lembretes no Outlook, consulte os seguintes artigos:
- Definir categorias, sinalizadores ou lembretes
- Organizar o e-mail com pastas no Outlook
- Configurar regras no Outlook
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