Guia de implementação de informações pessoais
Enquanto administrador, beneficia de saber o que Microsoft Viva Insights fornece aos respetivos participantes e o que pode fazer para ativar e melhorar a sua experiência.
O que é Viva Insights?
Para saber mais sobre Viva Insights rapidamente, marcar Microsoft Viva Insights.
Benefícios de utilização
Viva Insights podem ajudar os participantes a fortalecer as suas relações de trabalho, ter mais tempo para se concentrarem no trabalho importante e melhorarem o equilíbrio entre a vida profissional e a vida profissional. Viva Insights o faz mostrando aos utilizadores informações sobre os seus hábitos de trabalho. Eles derivam esses insights de dados do Microsoft 365 sobre emails, reuniões, chamadas e chats.
Ao utilizar Viva Insights, você e a sua equipa podem realizar grandes tarefas.
- Melhorar os padrões de trabalho através de informações pessoais de produtividade – Viva Insights utiliza dados diários do Microsoft 365 para lhe dar informações sobre como gasta o seu tempo e sugestões que o ajudam a trabalhar de forma mais inteligente.
- Melhorar as relações – aumente o tempo de colaboração, melhore as reuniões da sua equipa e aumente a sua rede.
- Obter mais tempo de concentração – encontre mais tempo para eliminar distrações, parar multitarefas e concentrar-se nas suas prioridades principais.
- Melhorar o equilíbrio entre a vida profissional e a vida profissional – melhore os padrões de trabalho e reduza o tempo que gasta a trabalhar para um melhor equilíbrio entre a vida profissional e a vida profissional e o bem-estar geral.
Valor comercial de Viva Insights
Mais pessoas do que nunca sentem que não têm controle sobre seu tempo no trabalho. Muitas equipes passam 80-90% da semana participando de reuniões, enviando e-mails e conversando ao telefone. Porém, 50% do tempo de reunião é improdutivo e quase metade dos funcionários informa que seu trabalho interfere na vida familiar.
Viva Insights é uma extensão da sua experiência de cliente do Microsoft 365 que o ajuda a encontrar oportunidades para criar melhores hábitos e voltar a controlar o seu tempo.
O utilizador e os seus utilizadores são responsáveis
- Enquanto administrador, controla a configuração de como os seus utilizadores começam a utilizar Viva Insights. Veja Configurar informações pessoais para obter detalhes.
- Os utilizadores podem optar ativamente por participar ou não desde o início, incluindo para a aplicação, e-mails de resumo, sugestões inline e o suplemento Insights do Outlook. Consulte Optar ativamente por não participar para obter detalhes.
Privacidade de dados
Nenhuma das informações pessoais de um utilizador é partilhada com os seus colegas ou gestores. Viva Insights cumpre os regulamentos de conformidade, como o RGPD. Consulte também o Guia de privacidade dos administradores.
Conceder acesso
Logo após atribuir licenças com um plano de serviço Microsoft Viva Insights aos utilizadores, estes terão acesso a elementos de informações pessoais, como Viva Insights no Teams e na Web, e-mails de resumo, sugestões inline no Outlook, o suplemento Viva Insights Outlook e um Viva Insights mensagem de boas-vindas.
O acesso a estes elementos depende do plano implementado na sua organização. Para obter detalhes, veja Access to Viva Insights elements (Acesso a elementos Viva Insights).
As informações pessoais com Microsoft Viva Insights são uma solução fácil de implementar e que ajuda a si e aos seus colegas a melhorar os seus hábitos de produtividade pessoal. Está amplamente disponível para utilizadores do Microsoft 365 com estes planos de serviço. Após a atribuição das licenças, a Viva Insights está ativada por predefinição, embora possa personalizar a sua implementação ao seguir os passos neste guia.
Implementar Viva Insights
Pode implementar Viva Insights na sua organização de uma só vez ou por fases. Em ambos os casos, antes de implementar o produto amplamente, recomendamos que obtenha uma compra adicional, um passo opcional descrito na secção de passos preparatórios seguintes.
Viva Insights lista de verificação de implementação
- (Opcional) Conclua os passos preparatórios.
- Escolha um cenário de implementação.
- Conclua os passos no cenário de implementação que escolheu.
Passos preparatórios
É fácil ativar Viva Insights para todos os utilizadores na sua organização, uma vez que vem com a sua subscrição do Microsoft 365. Segue-se uma lista de passos recomendados, mas opcionais, que a sua organização poderá considerar antes de ativar Viva Insights:
- Criar um plano de comunicação – identifique como a sua organização irá comunicar eficazmente com os utilizadores durante e após a implementação do Viva Insights. Facilite a procura de informações sobre Viva Insights por parte dos utilizadores. Por exemplo, utilize Viva Engage grupos ou sites do SharePoint para ajudar os utilizadores a saber mais sobre as vantagens de utilizar Viva Insights dentro da organização.
- Considere os intervenientes – pode ser importante na sua organização identificar e comunicar com os intervenientes antes da implementação do Viva Insights. Veja Incluir intervenientes.
- Considere executar primeiro um piloto – antes de dimensionar Viva Insights para toda a organização, recomendamos que execute uma implementação piloto com um subconjunto de utilizadores. Especialmente para grandes organizações, é um passo natural testar primeiro uma implementação abrangente em pequena escala ao realizar primeiro um piloto para validar a preparação dos utilizadores, identificar e mitigar problemas e ajudar a garantir uma implementação bem-sucedida em toda a organização.
- Segurança e Privacidade – Viva Insights é segura e criada para proteger a privacidade dos utilizadores. O Guia de privacidade descreve como Viva Insights cumpre os regulamentos de privacidade. Recomendamos que partilhe este guia de privacidade com as equipas de segurança e privacidade para lhes dar uma melhor compreensão das funcionalidades de privacidade do Viva Insights.
- Associação à iniciativa existente – à medida que introduz Viva Insights, ligue-a a uma iniciativa ou plano de formação existente na sua organização, como uma iniciativa de bem-estar dos colaboradores. Evite apresentá-la como uma ferramenta tecnológica, mas sim como uma ferramenta de mudança de hábitos integrada com os valores da organização.
Incluir intervenientes
Identificar e notificar os principais intervenientes antes de o e-mail de boas-vindas ser enviado aos utilizadores pode ser um passo preliminar importante no seu processo de implementação. Estes intervenientes devem compreender o valor, as linhas cronológicas e as experiências esperadas fornecidas com a implementação do e-mail de Boas-vindas. Quando geridos proativamente, estes intervenientes podem tornar-se valiosos defensores para avançar com o processo de implementação.
Seguem-se algumas funções que pode considerar como parte do projeto de implementação:
- Patrocinador executivo Envie e-mails de boas-vindas sobre Viva Insights, idealmente com aspas sobre a sua experiência com o produto.
- Oportunidade potencial de segurança – revê o Guia de privacidade para saber mais sobre a segurança de dados no Viva Insights.
- Administrador do Microsoft 365 – ativa e desativa Viva Insights acesso por requisitos empresariais; veja Cenários de implementação.
- Suporte técnico ou suporte técnico – gere as perguntas dos utilizadores. Algumas respostas úteis podem ser encontradas nas FAQs das informações pessoais.
- Líder de formação – executa um workshop de formação sobre Viva Insights.
Escolher um cenário de implementação
Esta secção apresenta quatro cenários para implementar Viva Insights. Um administrador do Microsoft 365 pode implementar qualquer um destes cenários através do PowerShell ou do Centro de administração do Microsoft 365. Normalmente, os administradores utilizam o centro de administração para configurar amplamente Viva Insights para a maioria ou para todos os utilizadores e utilizam o PowerShell para definir configurações específicas para utilizadores selecionados.
Cenários de implementação
Selecione e conclua um dos seguintes cenários:
- Predefinição ativada. Para todos os utilizadores, todas as superfícies de Viva Insights estão ativadas por predefinição. Este é o cenário predefinido.
- Predefinição desativada. Viva Insights está desativada por predefinição; os utilizadores podem ligar individualmente algumas ou todas as superfícies Viva Insights.
- Implementação mista. Alguns utilizadores optam por participar e alguns utilizadores optam por não participar em todas as superfícies Viva Insights.
Predefinição em
Neste cenário, todas as superfícies de Viva Insights estão ativadas por predefinição para todos os utilizadores. Receberão o e-mail de boas-vindas e Viva posteriores e-mails de resumo e terão acesso à aplicação Viva Insights na Web, ao suplemento Viva Insights Outlook e às sugestões inline no Outlook.
Saiba como implementar este cenário de implementação em Configurar predefinições de informações pessoais.
Predefinição desativa
Neste cenário, Viva Insights está desativada por predefinição, mas os utilizadores podem ativá-la para si próprios — todas as funcionalidades de uma só vez ou funcionalidades individuais. Os utilizadores não recebem Viva e-mails de resumo, mas podem optar por participar individualmente em cada superfície através da sua aplicação Viva Insights no Teams ou na Web.
Saiba como implementar este cenário de implementação em Configurar predefinições de informações pessoais
Implementação mista
Neste cenário, alguns utilizadores optam por participar e alguns utilizadores optam por não participar em todas as superfícies Viva Insights. Quem optar ativamente por receber os e-mails de resumo, pode abrir Viva Insights no Teams e na Web e ver o suplemento Viva Insights no Outlook. Quem optar por não participar vê a página predefinida "off" apresentada aqui, onde pode utilizar as Definições para optar ativamente por participar em qualquer uma das superfícies de Viva Insights.
Saiba como implementar este cenário de implementação em Configurar predefinições de informações pessoais.
Executar uma implementação piloto
Para grandes organizações, recomendamos que execute uma implementação piloto em pequena escala antes de implementar Viva Insights em toda a organização. Este piloto pode ajudá-lo a validar a preparação e identificar e mitigar quaisquer problemas para ajudar a garantir uma implementação bem-sucedida. Esta secção dá sugestões e descreve os passos para executar um piloto.
Para obter os resultados mais realistas do piloto, deve envolver um grupo de utilizadores reais que estão entusiasmados com a experimentação de novas tecnologias e estão dispostos a partilhar as suas experiências com os seus colegas.
Pré-requisitos piloto
Antes de iniciar o piloto, coloque-os no local:
- Definir e medir objetivos. Precisará de objetivos claramente definidos para medir o sucesso do piloto.
- Duração. Identifique as datas de início e de fim do piloto. Sugestão: deixe-a ser executada durante um mínimo de 45 dias.
- Recrutar utilizadores piloto. Inclua uma combinação equilibrada de intervenientes e participantes no grupo piloto. Inclua uma variedade de funções diferentes, como gestores com relatórios diretos e utilizadores de diferentes departamentos.
- Acompanhe o seu trabalho. Comece pequeno e tire tempo para colocar em pausa, avaliar os resultados e ajustar o piloto.
Linha do tempo Piloto
Recomendamos que siga estes passos para realizar o piloto:
- Enviar um e-mail de boas-vindas – envie um e-mail apresentando Viva Insights a todos os utilizadores piloto e convide-os para a formação.
- Prepare os participantes piloto para saber como utilizar Viva Insights.
- Atribuir o plano de serviço – antes de implementar Viva Insights aos utilizadores piloto, certifique-se de que todos os utilizadores foram atribuídos a um plano de serviço Viva Insights no Centro de administração do Microsoft 365.
- Inicie o piloto – comece o piloto. Anuncie aos participantes piloto que o piloto está a iniciar e lembre-os da sua duração e das respetivas tarefas, conforme descrito no plano de teste. Consulte Conduzir o piloto para obter mais detalhes.
- Consultar os intervenientes – ao longo do piloto, reúna-se com os intervenientes do projeto para rever o feedback dos utilizadores à medida que chegam e resolver quaisquer problemas técnicos que surjam para garantir que o piloto está a funcionar sem problemas.
- Avaliar e planear – utilize os resultados do piloto para planear os próximos passos. Veja Avaliar as lições de piloto e fazer um plano.
Definir e medir objetivos
Para avaliar o sucesso do piloto, precisa de saber se os participantes obtiveram valor do produto e recomendá-lo-ia aos seus colegas. Considere utilizar um inquérito para avaliar o sentimento e a utilidade do produto.
Estruturar um plano de teste
Para uma experiência piloto bem-sucedida, atribua aos seus participantes tarefas claramente definidas para concluir, juntamente com uma forma de partilhar os respetivos comentários. Exemplos do que os utilizadores podem fazer no Viva Insights incluem:
- Opte por participar numa ou em todas as funcionalidades Viva Insights.
- Obtenha automaticamente tempo de concentração todos os dias.
- Utilize o separador Informações para dar seguimento a tarefas pendentes, preparar-se para reuniões ou dar seguimento a documentos não lidos.
Coletar feedback
Certifique-se de que tem um canal de comentários aberto para controlar o progresso e medir os resultados, tais como:
- Crie um inquérito e utilize-o após a conclusão do piloto para capturar e avaliar os resultados.
- Crie um canal do Teams ou Viva Engage comunidade para que os participantes piloto participem e partilhem as suas experiências. Em alternativa, utilize Viva Engage.
Recrutar utilizadores piloto
Os utilizadores piloto fazem parte da primeira fase da implementação da empresa. Comunique com eles que são os primeiros utilizadores de uma nova ferramenta para impulsionar a produtividade pessoal e padrões de trabalho melhorados no trabalho. Devem estar dispostos a fornecer comentários. Partilhe com os mesmos que os seus comentários tornarão as coisas mais fáceis para todas as outras pessoas em fases posteriores da implementação, ajudando a melhorar o conhecimento de configuração, a documentação interna e as notificações aos participantes. Tenha em atenção que é melhor se os utilizadores piloto não forem líderes executivos.
A identificação de utilizadores piloto pode exigir a discussão entre a equipa de TI e os chefes de departamento dos grupos de destino. Neste debate, tente identificar os utilizadores que estão entusiasmados com a utilização de novas ferramentas para melhorar o seu trabalho.
Recomendado: Considere agrupar os utilizadores piloto em grupos que correspondam aos diferentes cenários de implementação. Isto permite que o administrador do Microsoft 365 receba feedback sobre os diferentes cenários antes de os implementar numa escala maior.
Preparar participantes piloto
A sua organização pode escolher uma pessoa interna responsável pela formação dos utilizadores piloto.
Conduzir o piloto
Segue-se um exemplo linha do tempo para um piloto de 45 dias.
Durante a semana anterior ao arranque do piloto:
- Enviar comunicação inicial aos utilizadores piloto sobre o que esperar e quando. Esta é também uma boa oportunidade para realizar formação ou partilhar materiais de formação sobre como utilizar Viva Insights. Também pode enviar um inquérito agora para comparar o sentimento do utilizador antes e depois do piloto.
- Atribua um plano de serviço Viva Insights aos utilizadores piloto no Centro de administração do Microsoft 365. Escolha o cenário de implementação e siga os passos de implementação de administrador para inscrever utilizadores no Viva Insights.
Dia 1 – envie um e-mail de anúncio a indicar que o piloto está a começar.
Dia 14 – envie uma comunicação de ponto intermédio aos utilizadores piloto e, opcionalmente, envie um inquérito.
Dia 40 – envie a comunicação final aos utilizadores piloto. Realize um inquérito final sobre a sua experiência.
Dias 41–45 – avalie os resultados do piloto e planeie os próximos passos.
Avaliar as lições piloto e fazer um plano
Após a conclusão do piloto, reúna todos os inquéritos de feedback, pedidos de suporte e outras métricas. Analise-os com os seus objetivos em mente para planear a implementação de Viva Insights real. Utilize a sua análise do piloto para decidir se a sua organização está pronta para uma implementação abrangente de Viva Insights. Se não estiver, considere expandir o piloto para mais utilizadores. Veja Opções pós-piloto.
Opções pós-piloto
| Foram alcançados os objetivos piloto? | Considere estes passos seguintes |
|---|---|
| Sim (por exemplo, a satisfação do utilizador foi elevada) | Está pronto para iniciar a fase de implementação. Consoante os seus objetivos, pode efetuar um dos seguintes procedimentos:
|
| Não | Ajuste o seu plano e revisite o piloto. Para garantir que os objetivos são alcançados, recomendamos que ligue os objetivos às iniciativas existentes na sua organização. |
Documentação de suporte
Se os utilizadores tiverem dúvidas sobre a utilização de Viva Insights, aponte-os para as FAQs de informações pessoais para obter respostas.
Recursos para intervenientes
Guia de privacidade para administradores Viva Insights. Utilize o Guia de privacidade para encontrar respostas a perguntas-chave sobre como Viva Insights processa as informações de uma forma que proteja a privacidade dos funcionários e suporte a conformidade com os regulamentos locais.
Veja estas descrições das superfícies de Viva Insights: