Criar e implementar o seu plano de implementação de Viva Goals

Está pronto para implementar Microsoft Viva Goals na sua organização? Um plano de implementação ajuda-o a elaborar a estratégia para introduzir e implementar Viva Goals. Depois de concluir o seu plano de implementação, deverá ter Viva Goals a operar em toda a organização e conseguir ligar o trabalho diário de cada membro da equipa aos objetivos empresariais.

Implementar Viva Goals com um piloto de utilizador

À medida que navega no Modelo de Maturidade da OKR que as seguintes imagens representam e a gestão de alterações relativamente à sua implementação de Viva Goals, recomendamos que facilite a criação e gestão de Objetivos e Resultados Chave (OKRs) da sua organização através da implementação de um piloto de utilizador.

A condução de um piloto de utilizador oferece dois benefícios main:

• Irá aprender rapidamente como funciona uma metodologia na sua cultura organizacional e obter informações sobre desafios e oportunidades.
• O seu grupo piloto funciona como um exemplo para o resto da organização. O sucesso do grupo-piloto na concretização de objectivos serve de motivador para que outros grupos adotem a tecnologia.

Existem quatro passos main para realizar um programa piloto Viva Goals. Você deve:

• Selecione o tipo de piloto que pretende realizar.
• Desenvolva os seus objetivos de programa.
• Configure o calendário e a temporização da OKR.
• Implemente o programa piloto OKRs.

Observação

Recomendamos que todos os utilizadores sigam o percurso de aprendizagem do Programa de Liderança OKR a pedido . Ajuda a garantir que todos os participantes piloto se sintam capacitados para educar, envolver e formar outros na metodologia e software OKR.

1. Selecione o estilo de piloto

Considere cuidadosamente os três estilos que pode implementar no que diz respeito ao programa piloto, incluindo:

• Estilo só de liderança.
• Estilo ao nível do departamento.
• Estilo big bang.

Independentemente do estilo que decidir utilizar, o que é importante é que faça o que funciona melhor para a sua organização. Além disso, seja paciente. Pode levar alguns trimestres para se sentir confortável com as mudanças. No entanto, em breve estabelecerá um ritmo sólido e o seu programa OKR irá crescer, amadurecer e transformar a sua organização.

Vamos abordar os tipos de estilo piloto que pode utilizar.

Implementar um grupo piloto apenas de liderança

Uma das formas mais populares de implementar um programa OKR é de cima para baixo, porque garante que a liderança está totalmente por trás do seu programa e que os seus OKRs estão corretamente alinhados. Eis um exemplo do processo:

1. A equipa executiva define OKRs no primeiro trimestre. Os OKRs são transparentes por natureza, pelo que toda a sua organização terá visibilidade sobre os mesmos. No entanto, durante esta fase, convida apenas a sua equipa executiva a estar ativa Viva Goals utilizadores.
2. Implemente uma cadência semanal para marcar-ins durante o primeiro trimestre. Recomendamos que estrutrutura agendas de reuniões em torno da medição de OKRs e marcar ins.
3. Trazes gestores de equipa a bordo depois de um primeiro trimestre bem sucedido. Quando começar a formar gestores de equipa, estes irão desenvolver OKRs que se alinham com os da equipa de liderança sénior.
4. Pode incluir membros individuais da equipa após outro trimestre. Agora, está pronto para começar a formar membros individuais da equipa, que irão expandir os principais resultados ao desenvolver OKRs que alinham a estrutura de relatórios.

Implementar um grupo piloto ao nível do departamento

Outro método de implementação popular é para um departamento ou grupo individual realizar uma implementação de cima para baixo que inclui gestores de equipa e funcionários. Por exemplo, o seu marketing, TI ou uma equipa de engenharia de produtos podem fazê-lo. Eis um exemplo do processo:

• O departamento adota uma cadência de marcar semanal, com o apoio da gestão superior (formal ou informal). O grupo faz isto durante um ou dois trimestres e experimenta o que funciona e como fazer alterações ágeis. Durante este período, os gestores de equipa comunicam à gestão sobre sucessos, desafios e recomendações.
• Assim que o departamento e a gestão individuais tiverem um ritmo de marcar confortável da OKR, desenvolve um plano de formação para implementar OKRs para toda a organização. Este plano deve incorporar as lições aprendidas e as melhores práticas do grupo piloto inicial. Isto ajuda a tornar o processo de implementação o mais suave possível para toda a organização.

Implementar um piloto big-bang

A abordagem piloto de pesquisa-walk-run que implementa implementações para a liderança ou departamentos é uma boa opção para a maioria das empresas. No entanto, as empresas maduras que têm liderança que podem orientar a organização de forma eficiente e eficaz através da mudança podem querer lançar OKRs em toda a organização, tudo de uma só vez. Isto é conhecido como uma abordagem do Big Bang .

A vantagem da abordagem do Big Bang é que as empresas podem aplicar o ímpeto de um arranque inicial para obter os benefícios dos OKRs mais rapidamente em toda a organização.

2. Desenvolva os seus objetivos de programa

Os seus objetivos definem os resultados pretendidos e permitem-lhe medir o sucesso da implementação do Viva Goals. É imperativo que tenha total participação dos intervenientes quando define os seus OKRs, para que sintam uma sensação de propriedade. Também ajuda a garantir que as tarefas do projeto estão alinhadas com os OKRs organizacionais.

Os seus OKRs devem incluir uma combinação de êxitos técnicos e focados no utilizador. Por conseguinte, antes de começar a criar a sua Viva Goals OKRs, ded take time para refletir sobre várias perguntas, incluindo:

• Por que motivo está a implementar este programa? Pretende proporcionar uma maior transparência em toda a sua organização? Aumentar a cativação dos colaboradores? Iniciar um novo lançamento de produto? Concentrar-se em defender-se de um concorrente? É importante que fique claro sobre o porquê de poder galvanizar os colaboradores e construir e manter o ímpeto.
• Como é o sucesso deste programa? Pergunte a si mesmo como saberá, daqui a um ano, se alcançou os seus objetivos.
• Qual é o seu plano de comunicação para informar a sua equipa sobre o programa OKR e a implementação Viva Goals? Qual é o seu plano de comunicação para o início da implementação para marcar-ins a meio do ciclo até ao momento em que está a fechar OKRs e a refletir sobre o processo e o que aprendeu?

Fazer as perguntas anteriores ajuda-o a desenvolver OKRs que são acionáveis e claros. Por exemplo, digamos que está a implementar um programa OKR. A tabela seguinte ilustra um OKR para a implementação de um programa Viva Goals OKR:

3. Determinar o calendário e a temporização da OKR

Quando considerar o seu calendário e cadência da OKR para marcar ins, deve decidir se pretende estabelecer OKRs que sejam por um período de um ano ou concluídos por trimestre. Também tem de determinar que ritmo marcar quer impor.

Temporização anual

A maioria das empresas começa com três a cinco objectivos de alto nível para o ano. Por exemplo, se for dezembro de 2024, definirão objetivos para 2025. Algumas empresas vão mais longe e têm um plano plu vários anos para trabalhar.

Temporização trimestral

A maioria das empresas planeia OKRs trimestralmente com a seguinte cadência:

• Trimestre 1 (T1): Janeiro, Fevereiro e Março
• Trimestre 2 (T2): abril, maio e junho
• Trimestre 3 (T3): Julho, Agosto e Setembro
• Trimestre 4 (T4): Outubro, Novembro e Dezembro

Observação

Se a sua empresa utilizar uma agenda trimestral diferente, pode alterá-la no portal de administração do Viva Goals no Administração > Períodos de Tempo.

Cadência de entrada

Como melhor prática, os membros da equipa devem marcar e atualizar os respetivos OKRs semanalmente. Viva Goals tem notificações incorporadas através de integrações de aplicações e e-mail para garantir uma cadência regular.

Observação

Pode alterar os dias e horas dos lembretes na porta de administração do Viva Goals em Administração>Notificações.

Algumas empresas configuram o conjunto de marcar-ins para que ocorram semanalmente ou mesmo mensalmente. No entanto, recomendamos semanalmente como melhor prática.

4. Implementar OKRs para toda a organização

Assim que a liderança e o seu grupo piloto estiverem confortáveis com o funcionamento dos OKRs e Viva Goals, está na altura de criar um plano de formação para que possa implementar OKRs em toda a sua organização.

É importante categorizar os utilizadores por persona e maturidade OKR ao criar uma estratégia de formação. Cada pessoa tem tarefas específicas que tem de fazer e, provavelmente, terá de realizar diferentes preparações para concluir tarefas. No seu plano de formação, deve:

• Foco no por quê. Certifique-se de que os funcionários compreendem porque é que a alteração está a acontecer, porque é que as beneficia e porque lhes é pedido que mudem.
• Use cenários de trabalho reais. Utilize tarefas ou processos familiares para os seus utilizadores para os ajudar a familiarizarem-se com a aprendizagem de utilização Viva Goals.
• Use vários formatos. A formação para os utilizadores deve assumir vários formulários, pelo que acomoda diferentes estilos de aprendizagem, normas geográficas e restrições de recursos.
• Reforce. Utilize as opções de reforço para ajudar a tornar a formação mais adequada para os utilizadores. Pode utilizar sessões de formação a pedido, almoço e aprendizagem e opções de formação para novos funcionários.

Para obter mais informações sobre como impulsionar com êxito a adoção de OKR e Viva Goals na sua organização, consulte o Guia de Adoção do Viva Goals.

Importante

O seu objetivo final é encontrar um processo OKR que funcione melhor para a sua organização. Viva Goals foi concebido para ser flexível e satisfazer as necessidades únicas da sua organização. A sua estratégia e a quantidade de utilizadores que compram no seu programa OKR irão evoluir à medida que a sua equipa se ajusta ao processo. Certifique-se de que se dá um quarto ou dois para estabelecer um ritmo sólido e, em seguida, watch a experiência dos seus colaboradores e os resultados empresariais tornam-se mais fortes e os seus objetivos tornam-se realidade.