Iniciar práticas comuns de alterações
Depois de usar a tecnologia do Microsoft 365 para impulsionar a mudança, as organizações costumam se interessar pelas práticas recomendadas. Vamos dar uma olhada nas:
- Práticas gerais de mudanças e considerações para sua iniciativa de alteração
- Práticas comuns específicas do cenário e táticas usadas em cenários comuns do local de trabalho
Práticas gerais de mudança
Considere as seguintes práticas recomendadas com suas iniciativas de alteração:
Envolver ativamente os responsáveis e os stakeholders. Os responsáveis desempenham um papel fundamental no processo de mudança. Você pode equipar os responsáveis com os principais pontos de discussão e maneiras de padronizar comportamentos. Os responsáveis também podem ajudar a construir uma corrente de apoio em toda a organização. Exemplo: quando os líderes solicitam que as pessoas adotem o Microsoft Teams, eles enviam essa comunicação por meio do Teams ou por email?
Comunique "O que eu ganho com isso".. Comunique o valor que a mudança trará não apenas para a organização, mas para o funcionário individualmente. Exemplo: uma redução no tempo gasto em reuniões improdutivas pode liberar tempo para os funcionários trabalharem nos projetos mais importantes.
Estimule e crie segurança psicológica.. Os funcionários podem relutar em tentar algo novo por medo das consequências. Exemplo: o líder de um departamento envia a todos os funcionários uma mensagem que compartilha seu entusiasmo e aprovação de uma tentativa de mudança.
Forneça ações e orientações claras.. O que as pessoas precisam fazer de maneira diferente, e que orientação você pode fornecer para ajudá-las a adotar os novos comportamentos? Exemplo: emails com dicas e truques do gerente são enviados a todos os gerentes e incluem dicas sobre como realizar sessões de treinamento individual.
Compartilhe os progressos. Reforce os comportamentos compartilhando momentos de sucesso de forma mais ampla. Exemplo: durante um conselho corporativo, o departamento com maior adesão ao tempo de foco reservado é reconhecido.
Forneça acesso a mais informações. Comunique onde ou com quem os funcionários podem obter mais informações. Exemplo: um site central com perguntas frequentes e material de aprendizagem é criado junto com um email para onde os indivíduos podem direcionar suas perguntas.
Práticas comuns específicas do cenário
A seguir estão alguns cenários e táticas comuns para executar ações:
- Reduza a sobrecarga das reuniões
- Desenvolva gerentes eficazes
- Reduza os silos organizacionais
Reduza a sobrecarga das reuniões
A sobrecarga da reunião é um fardo frequente para os funcionários e pode ser medida através das métricas do Viva Insights. A seguinte lista de táticas comuns pode ajudar a lidar com a sobrecarga das reuniões.
Agende reuniões mais curtas.. O trabalho se estende até o tempo alocado para ele. Altere os padrões de duração da reunião de 60 para 45 minutos e de 30 para 25 minutos.
Crie uma regra de agendamento de "tempo de foco".. As pessoas geralmente se sentem sobrecarregadas porque as tarefas de colaboração levam mais tempo que o esperado. O tempo de foco é um bloco de tempo sem reuniões que os funcionários podem usar para as tarefas mais importantes.
Convide menos pessoas. Ao preparar a agenda, inclua a finalidade da participação de cada participante. Esse exercício revela convidados desnecessários, incluindo pessoas que são opcionais ou apenas precisam de anotações da reunião.
Cancele reuniões recorrentes. A cada trimestre, reavalie a necessidade de reuniões recorrentes que consomem muito tempo. Tente cancelar algumas e adicione-as novamente caso não aconteçam.
Diga não às reuniões.. Os gerentes que recusam as reuniões das quais não são necessários, com uma breve explicação do motivo da recusa, estimulam os funcionários e exemplificam hábitos saudáveis.
Utilize o Viva Insights para encurtar reuniões. Ao redigir um convite de reunião com a duração de uma hora, o organizador vê um lembrete para, opcionalmente, encurtar a reunião em 15 minutos.
Use o Microsoft Teams para evitar reuniões. Os canais do Teams oferecem aos membros da equipe uma nova maneira de obter respostas às perguntas e fornecer atualizações sem a necessidade de uma reunião.
Desenvolva gerentes eficazes
O relacionamento entre um funcionário e seu gerente pode aumentar a eficácia por meio de treinamentos adequados ou gerar desemprego se os funcionários não tiverem sido capacitados. A seguinte lista de táticas comuns pode ajudar a impulsionar a eficácia do gerente.
Habilite o Insights para Gerentes de Pessoas. O Viva Insights oferece dashboards para ajudar os gestores a identificar formas de melhorar o comportamento da equipa.
Agende reuniões individuais recorrentes. Exija que os gerentes se reúnam com relatórios diretos por 30 minutos pelo menos duas vezes por mês e responsabilize-os por atingir essa meta.
Prepare os pontos de discussão para reuniões individuais, mas seja flexível.. As reuniões individuais são melhores quando estruturadas, mas não excessivamente para que haja co-criação. Combine os pontos de discussão no início e reserve tempo adequado para os tópicos mais importantes.
Estabelecer direitos de decisão claros. Crie diretrizes claras para quando os gestores são necessários para uma decisão e identifique quem dentro de uma equipa mais próxima da ação é responsável pelas decisões.
Use o Teams e o OneNote para compartilhar anotações da reunião. Os funcionários podem compartilhar anotações da reunião com decisões e itens de ação com os gerentes como uma forma alternativa de mantê-los informados.
Reduza os silos organizacionais
Metas multifuncionais. Crie metas multifuncionais para gerentes de equipes isoladas e atribua contato entre os departamentos para se comunicarem com as equipes.
Comunidades entre as equipes.. Crie um espaço para que pessoas com interesses semelhantes compartilhem ideias, conhecimentos e recursos
Conecte sua rede. Os gerentes podem ajudar a ampliar as redes de sua equipe, revisando os principais contatos e identificando conexões que correspondem aos interesses e habilidades de outros membros da equipe
Adicione colaboradores importantes através do Viva Insights. Mantenha sua lista de Pessoas importantes atualizada. Siga as etapas na página Rede para atualizar sua lista.