Implementar o Success by Design

Concluído

Esta unidade descreve como o processo do Success by Design deve ser implementado, do uso do modelo à apresentação das conclusões e recomendações. O Success by Design foi projetado para ser flexível, sendo possível adaptá-lo ao seu estilo de apresentação. No entanto, a estrutura da apresentação deve ser clara o suficiente para qualquer pessoa seguir.

Alinhar expectativas

O Success By Design tem como objetivo ajudar o arquiteto de soluções a ser mais proativo durante a interação com as equipes de projeto, descobrir as metas do cliente, compreender o que foi projetado em termos de arquitetura, identificar e evitar áreas nas quais as equipes costumam ter problemas durante os projetos.

O arquiteto de soluções deve ser considerado um consultor confiável, que usa o conhecimento e a experiência de trabalho em outros projetos e compartilha essa experiência e as práticas recomendadas para ajudar a evitar problemas. Da mesma forma, o arquiteto de soluções ajuda a garantir que o cliente realize suas operações com a mesma confiança.

Em um compromisso, o arquiteto de soluções precisa ter certeza de que os participantes compreenderão as metas do workshop e por que elas são importantes.

No workshop de esquema da solução, é possível obter dados a serem usados no projeto (plano, marcos, metas, escopo, etc). Este workshop é benéfico para a equipe de projeto durante a implementação, pois ajuda a criar um plano para o que é construído (integrações, interfaces, soluções, entre outros.), determina em que estágio o projeto é entregue e garante que o plano de projeto esteja alinhado com todos os stakeholders e ao escopo do projeto.

A meta do workshop de implementação é ser proativo, examinando minuciosamente as áreas nas quais as questões mais comuns podem afetar os planos e os marcos do projeto e, depois, identificar e aumentar a conscientização dos riscos e das lacunas de funcionalidade. Ao identificar esses riscos e lacunas, você pode criar um plano para reduzir os riscos e evitar problemas comuns de implantação.

No workshop de preparação para a ativação, a meta é compreender e ajudar a definir a estratégia de ativação do cliente, comparando-a às práticas recomendadas. Com essa abordagem, você pode ajudar a evitar surpresas durante a ativação, a fase mais importante do projeto.

Resultado do workshop

Depois de cada workshop, o Arquiteto de Soluções prepara uma lista de descobertas e recomendações com base no que foi aprendido ali. Uma reunião de acompanhamento deve ser agendada para discutir recomendações conforme necessário.

Embora o Arquiteto de Soluções seja minucioso durante os workshops, não se espera que todas as possíveis preocupações sobre o projeto sejam levantadas, nem que todos os problemas do projeto sejam evitados. O Arquiteto de Soluções só analisa as informações que são compartilhadas pelas equipes de clientes e parceiros e, se alguma informação não for compartilhada (ou não em um nível de detalhe suficiente), ela não será incluída na revisão.

As revisões são realizadas pela comparação de práticas recomendadas e experiências de outros compromissos com seus processos de negócios e de projeto. Embora não seja possível garantir aos participantes que problemas não surjam durante um projeto, você pode enfatizar a importância de compreender as informações que são e não são avaliadas durante a revisão.

As considerações que você deve conhecer sobre o resultado do workshop incluem:

• A qualidade do código que os desenvolvedores escreveram não é validada pelo Success by Design. Embora as maneiras de verificar o código existam, essas validações não confirmarão a lógica do código.

• A arquitetura da solução é revisada em um nível alto, mas detalhes granulares sobre como ela foi construída não são revisados. Por exemplo, se você tiver um fluxo do Power Automate criado para uma finalidade específica, não revise o design do fluxo. Se o fluxo usar 10 etapas para fazer o que poderia ter sido feito em apenas duas, ele estará fora do escopo da revisão.

• A arquitetura, as integrações, as interfaces e o projeto são verificados em uma exibição de alto nível para determinar se a solução está mais alinhada com as opções disponíveis, as práticas recomendadas e o roteiro da Microsoft. Um exemplo dessa situação é se você optar por não usar uma máquina virtual local, pois ela pode estar em um local do Microsoft Azure no mesmo datacenter que o ambiente do Dynamics 365 do cliente.

Preparar

Depois que as equipes de clientes e parceiros entenderem por que os workshops são necessários, você pode enviar a elas modelos do workshop, que são curtos e simples, com notas que explicam as metas das perguntas feitas em cada slide. Os modelos curtos ajudam a minimizar a resistência potencial que as equipes de clientes e parceiros podem ter ao fornecer as informações solicitadas.

O arquiteto de soluções deve enviar o modelo do PowerPoint para as equipes de clientes e parceiros pelo menos uma semana antes que o workshop seja agendado, o que lhes dá tempo para receber e adicionar as informações solicitadas. Ajuste essa recomendação de tempo de acordo com a complexidade da implantação ou se tiverem sido adicionados novos recursos, que você deseja investigar primeiro.

Ao receber o arquivo do PowerPoint revisado do cliente, agende a hora no seu calendário para revisar as informações fornecidas no arquivo e comece a preparar a apresentação do workshop.

Comece a se preparar para o workshop conhecendo o público. O arquiteto de soluções deve trabalhar com as equipes de projeto para identificar quem deve participar. Isso varia de acordo com tópico do workshop.

Se o público for grande e incluir diferentes funções e departamentos, divida o workshop em várias sessões. O risco de saturação é alto quando o público é grande demais ou diversificado.

Prepare e envie uma agenda para os participantes antes do workshop. Inclua os tempos de sessão e recursos nomeados na agenda. A preparação permite que os participantes comentem se acharem que precisam de mais tempo e ajuda a seguir o tempo definido para cada tópico durante o workshop.

Conduzir

Durante o workshop, o conteúdo deve ser apresentado pelo cliente e/ou parceiro, conforme apropriado. Enquanto o cliente e/ou parceiro apresenta o conteúdo, faça anotações. Uma boa prática é não interromper a apresentação e esperar o final de cada slide antes de fazer perguntas ou esperar que o apresentador pause.

A apresentação do workshop deve soar como uma conversa, não como uma consulta. Mantenha as perguntas breves e relevantes. A apresentação do workshop deve sempre começar com a pauta e as finalidades e terminar com as próximas etapas. Você precisa ajudar a garantir que todos compreendam o que acontece em seguida.

Após o workshop, revise suas notas e atualize-as enquanto as informações estão recentes em sua mente. Verifique se as suas anotações estão completas, pois elas são a base de suas constatações e recomendações.

Orientação geral para um workshop bem-sucedido

As diretrizes a seguir ajudam você a conduzir um workshop bem-sucedido:

• As reuniões podem incluir pessoas que não estavam nas sessões anteriores. Portanto, sempre inicie uma sessão de workshop se apresentando, contando sua história e experiência com Dynamics 365 ou Microsoft Power Platform.

• Verifique se alguém faz anotações durante cada sessão. Talvez você não seja sempre o responsável pelas anotações (especialmente durante as reuniões presenciais), mas sempre verifique se alguém está fazendo anotações detalhadas e, em seguida, obtenha uma cópia das notas que seguem a sessão.

• Confie na sua experiência e nos seus conhecimentos, e compartilhe-os com a equipe.

• Tente entender qual é o nível técnico do público. Mantenha o nível técnico acordado do workshop. Por exemplo, uma revisão do esquema da solução é de alto nível e você deve parar se ela for muito aprofundada. É melhor agendar uma sessão de acompanhamento do que estourar o tempo ou correr para terminar a sessão atual.

• Em sessões de negócios, não se concentre no como. É preciso entender o porquê.

• Em sessões técnicas, não esqueça o porquê, mesmo se o foco estiver em como.

• Capture todas as ações e tópicos abertos à medida que percorre a sessão. No entanto, verifique se você tem 5 a 10 minutos no final do workshop para resumir as ações.

Acompanhamento

Depois da apresentação do workshop, o arquiteto de soluções deve preparar resultados e recomendações. Essa preparação pode ser demorada, portanto, certifique-se de dar tempo suficiente ao agendar a discussão de acompanhamento. As notas de reunião e as ações de acompanhamento acordados devem ser enviadas aos participantes e interessados em 24 horas após a sessão. As ações de acompanhamento devem incluir o participante responsável e a data final. Se nenhum prazo foi acordado, use TBD. Nas notas da reunião, compartilhe questões e riscos.

Etapas do workshop

O workshop envolve três etapas principais:

• Captura de informações
• Executar o workshop
• Criar recomendações e resultados

O arquiteto de soluções de projeto, ou alguém que não está no projeto diário, pode conduzir o workshop. A vantagem de ter um arquiteto de soluções não atribuídas ao projeto conduzindo o workshop é que ele é semelhante ao que os projetos FastTrack executam. Geralmente, essa abordagem oferece a uma equipe de projeto ideias adicionais que vêm de uma outsider de projeto.

Captura de informações

Embora todos os projetos tenham algum nível de documentação, o nível dele e o formato pode variar dependendo dos participantes, do escopo do projeto e da metodologia de projeto. O modelo do workshop foi projetado para coletar as informações que são relevantes para as medidas de sucesso do projeto e documentá-las de maneira estruturada. Com frequência, as equipes de projeto têm essas informações práticas e podem copiar de documentos de projeto existentes. No entanto, não é incomum a existência de informações em vários locais e que seja difícil de consumir e compartilhar com as equipes. Como parte desta etapa, o arquiteto de soluções pode compartilhar o modelo do workshop com o cliente e pedir que eles preencham as informações e o devolvam pelo menos cinco dias antes de o workshop ser agendado. Esta etapa dá tempo suficiente para a revisão.

Dica

Trabalhe de perto com os stakeholders quanto à captura de informações. Fornecem a ajuda necessária para preencher o modelo, e você pode preenchê-las de forma já conhecida. Em alguns casos, os stakeholders também podem compartilhar o documento completo, o que pode exigir tempo adicional para revisar e filtrar as informações relevantes. A qualidade das informações trocadas afeta a qualidade da recomendação e define uma precedência para outros workshops.

Executar o workshop

O workshop pode ser conduzido no local ou por reunião online. Normalmente, a decisão de conduzir o workshop no local ou online é baseada na complexidade do projeto, dos riscos e do tamanho do cliente. Como parte dessa preparação, o arquiteto de soluções deve revisar os modelos concluídos e preparar perguntas e comentários adicionais para maior clareza.

• Agende o workshop para garantir que os principais stakeholders aceitem. O modelo concluído é o principal artefato do workshop.

• Ajuste ou personalize o conjunto para os tópicos e as perguntas específicos do cliente ou do projeto.

• Durante o workshop, revise cada tópico com o cliente e compartilhe seu conhecimento.

• Faça perguntas para obter mais clareza conforme necessário. Revise as perguntas que você capturou para cada tópico durante a revisão do modelo de workshop para cada um deles. A intenção não é compartilhar essas perguntas diretamente com um cliente, mas usá-las durante o workshop para conduzir a conversa e avaliar a prontidão do cliente no tópico/métrica de sucesso relacionada.

Criar recomendações e resultados

Depois que o arquiteto de soluções obtiver um conhecimento sobre o cliente, o escopo do projeto e a solução, eles poderão realçar as práticas recomendadas e os padrões de implantação que devem ser seguidos. Eles devem aumentar a visibilidade de riscos potenciais, como escalabilidade potencial ou problemas de desempenho. Você deve documentar os resultados e categorizá-los como riscos ou recomendações.

• Riscos: exigem ações de acompanhamento, como não planejar o teste de falhas adequadas das principais integrações. Geralmente, os riscos também são considerados como revisão e as discussões ocorrerão durante o workshop.

• Recomendações: inclua áreas que precisam ser revisadas de forma a tornar a solução mais consistente e confiável, e ajudar a mover o projeto para uma conclusão bem-sucedida. Por exemplo, frequentemente você pode descobrir que a configuração adequada não está disponível para permitir a integração de testes em vários ambientes. Certifique-se de que suas recomendações sejam acionáveis e claras.