Trabalhar com preferências de atendimento
Quando o assistente de agendamento exibe os resultados, eles são totalmente baseados nas agendas de recursos e no primeiro horário disponível. Por exemplo, o assistente de agendamento pode determinar que o primeiro horário em que um recurso estaria disponível é 10h41. Agendar alguém para trabalhar em uma chamada às 10h41 pode dificultar o agendamento de outros compromissos perto desse horário. Uma organização pode preferir que os horários sejam sugeridos em intervalos de 1 hora, portanto, em vez de 10h41, o recurso estaria disponível a partir de 11h.
Outra consideração é quando as organizações não agendam técnicos durante horários específicos do dia. Por exemplo, uma organização pode optar por não agendar técnicos das 12h às 13h. Isso representa o tempo de almoço dos recursos e pode atuar como um buffer para permitir que os técnicos recuperem tempo em caso de atrasos. Essas opções facilitam para o agendador exibir, entender e comunicar a disponibilidade ao cliente.
Para oferecer essas opções, o Agendamento de Recursos Universal fornece o que chamamos de preferências de processamento. As preferências de atendimento são entidades personalizáveis que permitem escolher como os resultados do assistente de agendamento são exibidos, por exemplo, mostrando compromissos por hora ou em janelas de tempo pela manhã ou pela tarde.
As preferências de cumprimento são divididas em dois recursos:
- Intervalos: os intervalos exibem resultados do assistente de agendamento em intervalos de tempo que ditam o horário de início das reservas subsequentes.
- Grupos de horas: permitem que os agendadores pesquisem e exibam resultados como blocos de tempo ao usarem o assistente de agendamento. Os exemplos típicos podem incluir manhãs, tardes, noites e janelas de duas horas.
As preferências de atendimento são associadas a registros de necessidades. Quando o assistente de agendamento é executado em relação ao requisito, ele sugere itens com base nas preferências de atendimento definidas. As preferências de processamento são definidas navegando até Agendamento de Recursos Universal>Preferências de Processamento e selecionando o botão Novo.
Definir intervalos
Os intervalos para o agendamento de intervalo são definidos na guia Intervalo do registro de preferência de cumprimento. Há três configurações principais definidas para um registro de intervalo.
- Intervalo: define a duração entre os intervalos de tempo disponíveis, como 30 minutos, 45 minutos, 1 hora e 2 horas.
- Início dos intervalos: que define quando começar a contar o intervalo.
- Resultados por intervalo: determina quantas opções um agendador recebe para cada intervalo. Se deixado em branco, o sistema usará 1 como padrão.
Na imagem acima, o intervalo é de 30 minutos, com intervalos começando às 12h. Isso indica que as opções disponíveis para exibir resultados são 12h, 12h30, 13h e assim por diante. Os resultados, entretanto, dependem da disponibilidade do recurso e das horas de trabalho.
- Se o campo de início dos intervalos for deixado em branco, o intervalo começará no momento do agendamento.
- Por exemplo, se o intervalo for de 30 minutos e se Início dos Intervalos estiver em branco, quando você tentar reservar às 11h13, suas opções de intervalo de tempo serão 11h13, 11h43, 12h13 e assim por diante.
Isso funcionará com a configuração de resultados por intervalo. Se uma organização tiver 50 recursos que estão todos disponíveis às 9h30 e os resultados por intervalo estiverem definidos como 50, então todos os recursos serão exibidos. Se o campo Resultados por Intervalo estiver definidos como 5, então somente os cinco melhores serão exibidos.
Definição de grupos de horas
Diferentemente dos intervalos, os grupos de horas não determinam a hora de início das reservas subsequentes. Os grupos de horas organizam os resultados, mas deixam as horas de início/de chegada como estão, com base na agenda do recurso. Os detalhes do grupo de horas não podem ser definidos até que um registro de preferência de atendimento seja salvo pela primeira vez. Depois de salvos, os grupos de horas são definidos na guia de detalhes, clicando no botão Adicionar grupo de horas na subgrade de grupos de horas.
Ao especificar um grupo de horas, você precisará fornecer:
- Nome: nome descritivo do grupo, como Manhã, Tarde ou Noite.
- Hora de início: define a primeira vez que uma reserva pode ser agendada no bloco de tempo.
- Hora de término: define a última vez que uma reserva pode ser agendada no bloco de tempo.
Importante
A hora final define a última vez que um compromisso pode iniciar na janela. Por exemplo, se a janela de tempo é das 8h às 12h. É possível que um item com uma duração seja registrado às 11h30 ou às 12h, apesar de, nos dois casos, a hora final estar além da janela de tempo.
A imagem a seguir mostra um exemplo típico no qual as janelas de tempo são definidas como manhã e tarde. Um intervalo de uma hora está sendo deixado entre 12h e 13h.
Associar a requisitos
Para que as preferências de atendimento sejam levadas em consideração para uma requisição, você precisa garantir que elas sejam anexadas ao registro da requisição. Isso pode ser feito de várias maneiras, dependendo do que você está agendando.
Por exemplo, se você estiver agendando uma ordem de serviço, as preferências de atendimento poderão ser definidas na seção de preferências da guia de configurações. Quando a ordem de serviço é salva, as preferências são adicionadas automaticamente ao registro da requisição associado à ordem de serviço.
As preferências de cumprimento também podem ser adicionadas manualmente a uma requisição ou a um registro de grupo de requisições ou podem ser preenchidas usando um fluxo ou outro cenário de automação do Power Automate.
Reserva do requisito com o assistente de agendamento
Quando você estiver trabalhando com um registro de requisição que tenha intervalos de tempo definidos, os intervalos/grupos de hora definidos na preferência de atendimento serão carregados quando o botão de reserva for selecionado. Isso inicia o assistente de agendamento.
Intervalos: apresenta as opções disponíveis com base na tela de intervalo selecionada. Por exemplo, a imagem abaixo está usando a agenda de intervalos de 30 minutos que definimos.
Grupos de horas: os resultados exibidos serão baseados na configuração de grupo de horas definida no calendário. A imagem abaixo mostra como os recursos são observados com base no grupo de horas e exibidos.
Usar intervalos e grupos de horas em conjunto
Às vezes, convém usar uma combinação de intervalos e grupos de hora. É possível definir uma preferência de atendimento que usa intervalos e grupos de horas; no entanto, existem algumas diferenças importantes a serem consideradas ao usar ambos.
- Você não pode adicionar um valor para o início do intervalo. O intervalo começa no momento do primeiro grupo de horas.
- Se a opção Redefinir Intervalo por Detalhe de Grupo de Horas for definida como Sim, os intervalos serão redefinidos assim que um novo detalhe do grupo de horas estiver sobreposto a um intervalo.
Considere o seguinte cenário
Uma empresa tradicional de construção oferece compromissos a cada 90 minutos e, portanto, os intervalos são definidos como 90 minutos. Além disso, eles estão separados em grupos de horas manhã e tarde, de 8:00 às 12:00 e das 13:00 às 17:00, com uma hora de almoço entre eles. Portanto, os intervalos e os grupos de horas são úteis para essa empresa.
- Redefinir intervalo por detalhe de grupo de horas = Não, os compromissos seriam: 8h, 9h30, 11h (não 12h30, porque está bloqueado para almoço), 14h e 15h30
- Redefinir Intervalo por Detalhe de Grupo de Horas = Sim, os compromissos seriam: 8h, 9h30, 11h, (não 12h30, porque está bloqueado para almoço), 13h (redefinição para o próximo detalhe de grupo de horas), 14h30 e 16h.
Para mais informações sobre preferências de cumprimento, confira Preferências de cumprimento.