Definir recursos
É importante que as organizações possam agendar recursos para atender a todos os cenários possíveis de agendamento. Para ajudar nisso, o Agendamento de Recursos Universal fornece vários tipos de recursos que podem ser usados para lidar com tudo, desde a simples reserva de um quarto até cenários mais avançados em que precisamos de vários tipos de recursos para o mesmo trabalho. Além disso, ele define recursos para usuários, contas, contatos ou peças de equipamento específicos. Os recursos são definidos alternando para a área Recurso do aplicativo Field Service e selecionando Recursos. Os recursos também podem ser definidos para representar instalações, equipes técnicas ou pools de recursos.
Definição de recursos de instalações
Quando há uma necessidade de agendamento de um espaço físico, você pode criar recursos de instalações. Os recursos de instalações são úteis quando você precisa reservar um espaço físico, como uma sala para um evento ou uma festa, ou um posto de reparos em uma oficina mecânica. As instalações também são úteis quando você precisa agendar um compromisso com uma pessoa em uma instalação, como alguém para consertar um notebook em uma loja de varejo autorizada da Microsoft ou uma consultoria de gestão de investimentos em um banco.
Como recursos de pessoas, que estão associados a registros como usuários, contas ou contatos. Quando você criar recursos de instalações ou equipamentos, eles precisarão ser associados a registros específicos de instalações ou equipamentos. Por exemplo, se você for criar um recurso de instalações para uma sala de treinamento, primeiro será preciso verificar se a sala de treinamento existe como um registro de instalações.
Como as instalações representam um local físico, por exemplo, uma sala de conferência ou de reuniões, elas precisam ser associadas a uma unidade organizacional com um endereço válido de latitude e longitude. As unidades organizacionais são usadas para organizar e manter os negócios de uma empresa por geografia, função ou outras áreas. Quando você define um recurso de instalações, os respectivos locais inicial e final precisam ser definidos como o endereço da unidade organizacional.
Equipes técnicas
As equipes técnicas são um tipo de recurso usado quando você precisa representar um grupo predefinido de pessoas que pode ser agendado para itens. Por exemplo, uma equipe técnica pode ser usada por uma empresa de serviços de limpeza para representar e definir cada equipe de limpeza que é enviada para realizar os trabalhos. As equipes técnicas aparecem no painel de agendamento como qualquer outro recurso. Os membros de uma equipe técnica podem ser exibidos no painel de agendamento para que você possa ver a disponibilidade geral de todos eles. Quando uma equipe técnica é agendada, todos os membros dela também são agendados.
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Ao criar uma equipe técnica, você precisará definir a estratégia da equipe. A estratégia de equipe técnica determina como ela gerencia seu trabalho.
Há três opções para escolher:
- Gerenciamento de Líderes de Equipe: o líder de uma equipe técnica gerencia o trabalho dela. Considere esta opção quando uma equipe técnica for composta por várias pessoas. Você pode designar mais de um usuário como líder e gerenciar o trabalho.
- Auto-gerenciamento de Membros da Equipe: os recursos da equipe técnica podem gerenciar seu próprio trabalho. Escolha esta opção para as equipes compostas por usuários que trabalham juntos regularmente, mas nem sempre no mesmo local ou horário. O auto-gerenciamento também significa melhor captura de tempo, o que é bom para organizações que cobram pelo tempo gasto no trabalho.
- Propagar e Aceitar em Cascata: todos os recursos de uma equipe técnica podem gerenciar todo o trabalho. É a opção ideal quando uma equipe é composta por um usuário e equipamentos.
Ao criar um recurso de equipe técnica, você precisará definir os membros da equipe. Isso é feito selecionando a guia Relacionado, escolhendo Filhos do Recurso e criando um novo grupo de recursos reservável. Ao contrário dos outros registros no Dynamics 365, quando você define um membro da equipe técnica, todos os campos do formulário são obrigatórios.
Para cada membro da equipe técnica que você define, é necessário fornecer as seguintes informações:
- Nome: o nome do recurso que aparece como parte da equipe técnica. Por exemplo, Equipe de instalação 1 – Dave.
- Recurso pai: define o nome da equipe técnica à qual o recurso será associado. (Já aparece preenchido por padrão.)
- Recurso filho: define o recurso reservável que você deseja associar à equipe técnica.
- Data inicial: a primeira data em que o recurso estará disponível como membro da equipe técnica.
- Data final: a última data em que o recurso estará disponível como membro da equipe técnica.
- Tipo de Membro da Equipe: define o tipo do membro da equipe. Um membro da equipe técnica pode ser líder, membro ou nenhum.
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Importante
Um recurso apenas pode ser associado a uma equipe técnica ou um pool de recursos por um período específico. Por exemplo, se Ashley foi atribuída à equipe técnica de serviço de limpeza de 1/1/2023 a 31/1/2023, ela não pode estar em outra equipe ou pool de recursos durante esse período. Somente recursos com o tipo de usuário podem ser definidos como líder. Uma equipe técnica pode ter vários recursos com a atribuição do tipo líder.
Na tentativa de agendar uma equipe técnica em uma data específica, somente os recursos que pertencem a essa equipe nas datas e horas especificadas serão exibidos e poderão ser agendados.
Por exemplo: uma organização definiu uma nova equipe técnica chamada Equipe de Limpeza 1. Ela adicionou os recursos filhos a seguir à equipe técnica.
- Líder da Equipe Técnica 1: Alan Rock, de 1º de junho a 31 de dezembro
- Membro 1 da Equipe Técnica 1: Bernadette Foley de 1º de junho a 31 de dezembro
- Membro 2 da Equipe Técnica 1: Clarence Desimone de 1º de junho a 31 de outubro
- Substituto 1 da Equipe Técnica 1: Dick Cowley, de 1º de setembro a 31 de dezembro.
Se um expedidor tentar agendar a equipe técnica para um trabalho no dia 4 de dezembro, toda a equipe será exibida e agendada, porque ela foi definida integralmente como membros da equipe técnica para essa data. No entanto, se um dispatcher tentar agendar a equipe técnica para um trabalho no dia 12 de dezembro, somente Alan, Bernadette e Dick serão exibidos e agendados porque Clarence não foi definida como membro da equipe técnica após o dia 31 de outubro.
Como as equipes técnicas são agendadas como qualquer outro recurso, é importante atribuir horas de trabalho a elas. Isso é feito selecionando a guia Horas de Trabalho, criando uma nova agenda de horas de trabalho. Na imagem a seguir, as horas de trabalho da equipe são definidas para segunda-feira a sexta-feira, das 8h às 17h, com um intervalo de 30 minutos.
Pools de recursos
Os pools de recursos permitem que os agendadores definam os requisitos de reserva para um pool genérico sem precisar decidir qual recurso realizará o trabalho. Desse modo, podemos reagendar essas reservas para os membros do pool em uma data posterior.
A definição de pools de recursos pode ser útil por vários motivos:
- Evitar excesso de comprometimento: durante o agendamento de trabalhos, os pools de recursos podem servir como espaços reservados para bloquear o horário livre como comprometido até que os recursos reais possam ser providenciados.
- Ajudar no escalonamento regional: permita que os distribuidores centrais que supervisionam várias regiões os utilizem como espaços reservados, até que os detalhes específicos possam ser fornecidos por um Gerente local de recursos.
- Planejamento da capacidade: talvez ainda não tenhamos certeza sobre o recurso específico, mas é possível estabelecer a capacidade de um pool e designar os recursos futuramente. Os agendadores ainda podem agendar, pois a capacidade do pool pode ser definida como se fosse um recurso designado.
- Habilitar intencionalmente reservas em excesso para cancelamentos esperados: com os pools de recursos, podemos reservar recursos em excesso sabendo que os clientes podem cancelar.
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Os pools de recursos são criados da mesma forma que você cria recursos de equipe técnica. A principal diferença é, quando você seleciona o pool como tipo de recurso, precisa definir o tipo do pool de recursos. Os pools de recursos devem ser recursos homogêneos, o que significa que todos devem ser do mesmo tipo. Por exemplo, você pode ter um pool de recursos composto de eletricistas ou um pool de salas com a mesma capacidade de agendamento. Os pools de recursos também podem calcular automaticamente sua capacidade, o que significa a quantidade de recursos disponíveis no pool.
O tipo de pool de recursos pode ser um destes:
Instalações: representam edifícios ou locais.
- As instalações devem ter uma unidade organizacional definida.
- O local inicial e final deve ser definido como a unidade organizacional selecionada.
Contas/Contatos/Usuários: representam pessoas e itens individuais que podem ser agendados.
Equipamento: peças de equipamento
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Depois que o pool de recursos é criado, você precisará definir os respectivos membros, adicionando Recurso Secundário e especificando as Horas de Trabalho do Pool de Recursos.