Preparar-se para o workshop
Normalmente, o workshop de Pós-ativação demora cerca de 1 a 2 horas para ser realizado. O tempo pode variar de acordo com a complexidade do projeto, o escopo do evento de ativação e os desafios encontrados durante a implementação.
Antes do workshop de Pós-ativação, é necessário que os participantes estejam familiarizados com a estrutura do workshop e os tipos de tópicos e pré-requisitos que serão abordados.
O pré-requisito central para a preparação é o modelo de workshop de Pós-ativação que captura as informações sobre as seções apresentadas (como as metas do projeto, as lições aprendidas e assim por diante). A equipe de implementação deverá preencher e compartilhar o modelo com o arquiteto de soluções pelo menos dois dias úteis antes do workshop. Essencialmente, o workshop de Pós-ativação é uma discussão. Não pretende ser um questionário em que é possível preencher e examinar no modo offline.
Além disso, ter os seguintes artefatos de projeto prontos enriquece as trocas durante o workshop:
Estatuto do projeto: documento que fornece o histórico do projeto, especialmente os objetivos e os principais resultados esperados.
Plano de distribuição/agenda com a próxima fase: documento ou gráficos de Gantt mostrando as próximas fases na jornada de transformação digital.
Processo de suporte/caminho de escalonamento: níveis de suporte e proprietários de suporte para novos incidentes ao vivo.
Matriz de atribuição de responsabilidade de suporte: tabela de suporte, serviço e tarefas de manutenção e funções relacionadas a essas tarefas. Geralmente, essas relações são atribuídas por meio de uma classificação responsável por contabilização, consultada e informada (RACI).
Esta lista não é exaustiva dos resultados finais do projeto. Mas é importante compartilhar esses resultados ou tê-los prontos para mostrar durante o workshop de Pós-ativação.