Criar uma sequência numérica
Antes de criar novos registros para uma referência, é necessário configurar uma sequência numérica e associá-la à referência de um módulo específico nos aplicativos de finanças e operações.
As sequências numéricas nos aplicativos de finanças e operações são usadas para gerar identificadores exclusivos e legíveis para registros de dados mestres e de transações que exigem identificadores. Um registro de dados mestre ou registro de transação que exige um identificador é denominado como uma referência.
É recomendável usar as páginas na Administração da organização para configurar as sequências numéricas. Se for necessário definir configurações específicas ao módulo, você poderá usar a página Parâmetros, em um módulo, e especificar as sequências numéricas para fazer referência no respectivo módulo. Por exemplo, em Contas a receber e Contas a pagar, é possível configurar os grupos de sequências numéricas para alocar as sequências numéricas específicas para determinados clientes ou fornecedores.
É possível configurar todas as sequências numéricas necessárias ao mesmo tempo usando o assistente Configurar sequências numéricas, ou, criar ou modificar as sequências numéricas individuais usando a página Sequências numéricas.
Ao configurar uma sequência numérica, é necessário especificar um escopo que define qual organização usa a sequência numérica.
Por padrão, é possível usar os seguintes escopos:
Compartilhado: uma única sequência numérica é usada para todas as organizações. O Escopo compartilhado está disponível apenas para algumas referências.
Empresa: uma sequência numérica separada é usada para cada empresa. Use o escopo Empresa quando a tabela subjacente incluir o campo DataAreaId. Por exemplo, use esse escopo para a sequência numérica do número da conta do cliente que está na tabela Cliente CustTable.
Entidade legal: uma sequência numérica separada é usada para cada entidade legal. Use o escopo Entidade legal quando a tabela subjacente não incluir o campo DataAreaId e tiver uma chave estrangeira para a tabela da entidade legal CompanyInfo. Por exemplo, use esse escopo para a sequência numérica do número do relatório de despesas que está na tabela do relatório de despesas TrvExpTable.
Unidade operacional: uma sequência numérica separada é usada para cada unidade operacional.
Empresa e período do calendário fiscal: uma sequência numérica separada é usada para cada combinação de empresa e período do calendário fiscal.
Entidade legal e período do calendário fiscal: uma sequência numérica separada é usada para cada combinação de entidade legal e período do calendário fiscal.
Tipo de unidade operacional: uma sequência numérica separada é usada para cada tipo de unidade operacional.
Por exemplo, é possível configurar as sequências numéricas separadas para centros de custos e departamentos.
O escopo define quais organizações usam a sequência numérica. Além disso, os formatos de sequência numérica consistem em segmentos. As sequências numéricas com um escopo diferente de Compartilhado podem conter segmentos que correspondem ao escopo. Por exemplo, uma sequência numérica com um escopo de Entidade legal pode conter um segmento da entidade legal. Ao incluir um segmento de escopo no formato de sequência numérica, é possível identificar o escopo de um registro observando o número.
Além dos segmentos que correspondem aos escopos, os formatos de sequência numérica podem conter os segmentos Constante e Alfanumérico. Um segmento Constante contém um conjunto de letras, números ou símbolos que não muda.
Um segmento Alfanumérico contém um conjunto de letras ou números que incrementam sempre que um número é usado. Use um sinal numérico (#) para representar os números de incremento e um "e" comercial (&) para representar as letras de incremento. Por exemplo, o formato #####_2017 cria a sequência 00001_2017, 00002_2017, e assim por diante.
Assista a este vídeo para aprender a criar uma nova sequência numérica usando um assistente.
Após configurar as sequências numéricas exigidas pelo sistema, durante a fase de implementação do gerenciamento financeiro, provavelmente será necessário criar sequências numéricas adicionais que atendam aos requisitos específicos para identificar certos registros com determinados formatos.
Por exemplo, talvez seja necessário criar uma sequência numérica com o formato GTL-APINV-&#######, que resultará em um intervalo de valores como: de GTL-APINV-A0000001 a GTL-APINV-Z9999999. Quando essa sequência numérica estiver fora dos valores disponíveis, como parte do processamento periódico, será necessário criar uma nova sequência numérica e substituí-la em todas as referências atribuídas a ela.
Geralmente, algumas empresas ou requisitos de país/região exigem a alteração das sequências numéricas mesmo quando ainda houver valores disponíveis. Por exemplo, na Itália, no final de cada ano fiscal, os números das faturas devem iniciar novamente em 1.
Sequências numéricas contínuas e não contínuas
As sequências numéricas podem ser contínuas ou não contínuas.
Uma sequência numérica contínua não ignora nenhum número, mas os números não podem ser usados sequencialmente.
Os números de uma sequência numérica não contínua são usados sequencialmente, mas a sequência numérica pode ignorar números.
Por exemplo, se um usuário cancela uma transação, um número é gerado, mas não é usado. Em uma sequência numérica contínua, esse número é reciclado posteriormente. Em uma sequência numérica não contínua, o número não é usado.
Não é recomendável alterar uma sequência numérica não contínua para uma sequência numérica contínua. A sequência numérica não será realmente contínua. Essa alteração também pode causar violações de chave duplicadas no banco de dados. Além disso, as sequências numéricas contínuas têm um efeito maior no desempenho.
Normalmente, as sequências numéricas contínuas são necessárias para documentos externos como, por exemplo, ordens de compra, ordens de venda e faturas. No entanto, as sequências numéricas contínuas podem afetar negativamente os tempos de resposta do sistema porque ele solicita um número do banco de dados sempre que um novo documento ou registro é criado.
Se você usar uma sequência numérica não contínua, poderá habilitar Pré-alocação na FastTab Desempenho na página Sequências numéricas. Quando você especifica uma quantidade de números para pré-alocar, o sistema seleciona esses números e os armazena na memória. Novos números são solicitados pelo banco de dados somente após a quantidade pré-alocada ser utilizada.
A menos que haja uma exigência regulatória para usar sequências numéricas contínuas, é recomendável usar as sequências numéricas não contínuas para obter melhor desempenho.
Numeração cronológica
Para referências de documentos disponíveis, é possível criar grupos de sequências numéricas de período efetivo e conectá-los a sequências numéricas exclusivas. Ao criar documentos semelhantes com base em datas do documento, uma categoria de sequência numérica adequada será automaticamente atribuída.
Quando você lança um documento, ele é atribuído à categoria de sequência numérica adequada com base na data de lançamento do documento, a qual é usada para criar um número de documento com base na sequência numérica detectada. Uma notificação sobre a atribuição de grupos de sequências numéricas é enviada pelo sistema.
Observação
Para alguns países/regiões, há uma lógica específica já implementada para a numeração de documentos. Nesse caso, a lógica específica do país/região substituirá o recurso Numeração cronológica.
Limpeza automática de sequências numéricas
No caso de uma falha de energia, um erro de aplicativo ou de outra falha inesperada, os aplicativos de finanças e operações não poderão reciclar os números automaticamente para sequências numéricas contínuas. É possível executar o processo de limpeza automática ou manual para recuperar os números perdidos.
Analise cuidadosamente o uso do servidor ao planejar o processo de limpeza. É recomendável executar a limpeza como um trabalho em lotes durante as horas de pouco uso.
Após configurar as sequências numéricas, a próxima etapa lógica é planejar e organizar as hierarquias da organização.