Cenários de uso do Resource Scheduling Optimization

9 minutos

Uma das principais vantagens do RSO (Resource Scheduling Optimization) é a flexibilidade que ele oferece às organizações para determinar quando e como o aplicativo será usado. Cada organização considerando implantar essa solução tem necessidades ligeiramente diferentes que não só determinam aquilo que desejam otimizar, mas também quando e como os trabalhos devem ser executados.

Por exemplo, uma organização pode ter trabalhos de RSO que são executados uma vez por semana ou toda noite, otimizando os agendamentos de vários recursos ao mesmo tempo. Outra opção é quando um cliente liga e cancela uma solicitação. Nesse cenário, o cancelamento pode afetar apenas um recurso ou pode afetar vários deles. Dependendo de suas necessidades, uma organização pode usar o Resource Scheduling Optimization de várias maneiras para ajudar a aprimorar sua agenda e recursos.

Embora haja vários cenários diferentes para o uso do RSO na otimização de agendamento, estas são as situações mais comuns:

Agendamento noturno
Agendamento intradiário
Agendamento baseado em condição
Cancelamentos e atrasos
Simulações

Agendamento noturno

O agendamento noturno é provavelmente a forma mais comum de usar o RSO para otimizar agendamentos. Normalmente, o trabalho de otimização processa grandes quantidades de dados. Por esse motivo, é mais eficaz agendar a execução de trabalhos do RSO após o horário comercial normal. A organização pode criar uma agenda noturna ou semanal com base no que deseja otimizar. Cada trabalho agendado está associado a um escopo de registro que define os recursos, os requisitos e/ou as reservas a serem otimizados. Quando o trabalho agendado é executado, o RSO otimiza todos os itens no escopo.

Por exemplo, uma organização pode ter uma agenda semanal executada nas noites de domingo. O trabalho é definido para agendar itens em aberto definidos como Pronto para Expedição e otimizar todas as reservas agendadas atuais somente para recursos de usuários internos.

Nas noites de segunda a quinta-feira, diferentes trabalhos são executados, otimizando os itens agendados no momento. O agendamento noturno agendará os itens na região de Washington com o status Pronto para Expedição para todos os recursos de Washington. Esse método pode ser útil porque reajusta as agendas com base em alterações que ocorrem durante o dia.

Ao chegar no trabalho pela manhã, os expedidores podem visualizar facilmente os resultados no painel de agendamento e verificar como os itens foram agendados. Se perceberem que algo precisa ser alterado, eles poderão usar ferramentas como o Painel de Agendamento, o Assistente de Agendamento ou até mesmo o RSO para ajustar as agendas de diferentes recursos, como necessário.

Agendamento intradiário

Ao longo do dia, a organização pode receber vários novos itens que precisam ser agendados. Alguns desses itens talvez não precisem ser agendados imediatamente e podem esperar até que o trabalho de agendamento noturno seja executado. Entretanto, pode ser necessário agendar outros trabalhos imediatamente. Nesses casos, a organização pode optar por criar agendamentos intradiários.

Diferentemente do agendamento noturno que, em geral, é executado após o expediente, o agendamento intradiário é executado ao longo do dia (como a cada hora ou meia hora) e costuma afetar um subconjunto menor de dados, como itens de Alta Prioridade ou Emergência.

Por exemplo, a organização tem uma política para agendar os itens de alta prioridade imediatamente, pois geralmente eles estão associados a clientes com um contrato específico ou em situação de emergência. As ordens de serviço de prioridade mais baixa são mais flexíveis.

Nesse caso, a organização pode definir:

Um agendamento intradiário que é executado a cada 30 minutos ao longo do dia e agenda os itens de alta prioridade não agendados.
Um outro agendamento intradiário é executado a cada duas horas e agenda todos os novos itens não agendados.
Um trabalho final é executado no horário do almoço para agendar itens não agendados no momento, bem como realizar uma otimização simples do restante do dia.

Ao longo do dia, os expedidores podem ver os novos itens que são agendados no painel de agendamento e optar por fazer ajustes manuais que sejam necessários.

Agendamento baseado em condição

Ao contrário do agendamento intradiário, em que a organização configura um horário predefinido para a execução dos trabalhos ao longo do dia, há cenários em que não é possível esperar meia hora para que um trabalho seja disparado. Nesses cenários, a organização pode disparar e executar um trabalho de otimização em resposta a uma ocorrência específica, como a criação de um item de emergência.

Por exemplo, ao usar um aplicativo de automação de fluxo de trabalho como o Power Automate, a organização pode definir um procedimento automatizado para executar um trabalho de otimização sempre que um item sinalizado como uma emergência é criado. O trabalho de otimização também é definido para incluir apenas requisitos sinalizados como trabalhos de emergência.

Ao disparar a automação dessa forma, o aplicativo agendará o item de emergência para o técnico mais apropriado com base nos critérios definidos no aplicativo.

Cancelamentos e atrasos

Outro cenário comum que pode afetar o agendamento atual e futuro é o cancelamento de um cliente ou algum tipo de atraso. Por exemplo, problemas no trânsito ou quando um trabalho existente leva mais tempo do que o esperado. Dependendo do cenário, dos recursos envolvidos e da duração do atraso (e assim por diante), esses itens podem afetar vários recursos. Nesse caso, a organização pode usar o agendamento baseado em condição, definir um agendamento intradiário ou fazer uma alteração manual.

No entanto, frequentemente, cancelamentos ou atrasos costumam afetar um único recurso. Nesses casos, pode ser mais fácil usar o recurso de otimização de recurso único do RSO para preencher lacunas e otimizar o agendamento de recursos para o resto do dia. A otimização de recurso único permite que a organização selecione um recurso individual e execute um trabalho de otimização apenas com base nele.

Por exemplo, um expedidor recebe uma chamada de um cliente às 11:00. Um técnico chamado Edgar está agendado para chegar ao local às 13h30 para trabalhar em um caso de manutenção preventiva. O cliente informa que não pode manter o compromisso de 13h30 e precisa cancelar. Agora Edgar tem uma lacuna de horário durante esse período. Com a Otimização de Recurso Único, um expedidor pode selecionar Edgar e otimizar apenas a agenda de Edgar para um período específico ou para o resto do dia, se necessário. As reservas existentes são movidas. Os itens afetam apenas Edgar, não outros técnicos.

Executar como simulação

Uma organização típica provavelmente tem diferentes trabalhos de otimização definidos. Como mencionado anteriormente, vários desses trabalhos serão criados e direcionados para situações e cenários específicos. Como o nome sugere, a meta de qualquer trabalho de RSO é que a execução do trabalho forneça um resultado mais eficiente do que antes da sua aplicação. No entanto, dependendo dos fatores, diferentes trabalhos de RSO podem gerar diferentes resultados. Um resultado pode ser mais eficiente que outro ou, em alguns casos, o cenário atual pode ser o resultado mais eficiente.

Nesses casos, a organização pode achar que é mais vantajoso executar um trabalho de RSO como uma simulação. A simulação mostrará quais serão os resultados se esse trabalho for aplicado. Usando os dados exibidos como parte da simulação, os expedidores podem avaliar os resultados e determinar se essa é de fato a melhor opção.