Prepare seus dados para pesquisas no Microsoft 365 Copilot

Concluído

Para se preparar para Microsoft 365 Copilot, tem de preparar as suas informações para pesquisa. Por exemplo, se sua organização já estabeleceu os controles e políticas de acesso de informações certos, seus usuários só terão acesso às informações de que precisam e nada mais à medida que pesquisam em locais como o SharePoint. Portanto, se sua organização já implementou esses tipos de controles, você está um passo à frente.

Caso contrário, a boa notícia é que há ferramentas e controles que você pode usar para obter visibilidade sobre como sua organização compartilha informações. Pode implementar controlos automatizados para garantir o nível de acesso certo e parar a partilha em excesso antes de implementar Microsoft 365 Copilot. Assim como prepararia as informações no seu inquilino do Microsoft 365 para pesquisa, aplicam-se os mesmos princípios para Microsoft 365 Copilot. Por quê? Uma vez que Microsoft 365 Copilot apenas obtém informações às quais cada utilizador tem acesso explicitamente.

Dicas para preparação de dados

As organizações que melhoram a qualidade de dados e a organização do Microsoft 365 permitem aos Microsoft 365 Copilot gerar sugestões mais precisas e relevantes adaptadas às suas necessidades empresariais. Os administradores devem considerar a implementação das seguintes práticas recomendadas para melhorar a qualidade dos dados de sua organização:

• Limpe o conteúdo ROT (redundante, desatualizado e trivial). Realize uma auditoria extensiva de todo o conteúdo organizacional, incluindo documentos, emails, chats e wikis. Remova quaisquer materiais desatualizados que não sejam mais precisos ou relevantes. Por exemplo, exclua folhas de especificações de produtos antigas de mais de 5 anos atrás, emails promocionais de campanhas expiradas e conversas de tíquetes de TI resolvidas. Habilite políticas de arquivamento/exclusão em plataformas colaborativas para automatizar a remoção de conteúdo obsoleto. A remoção contínua de conteúdo obsoleto e irrelevante centra-se Microsoft 365 Copilot nas informações atuais e de valor elevado. O uso de políticas de retenção e rótulos de retenção pode ajudar as organizações a cumprir proativamente as regulamentações e políticas internas do setor, reduzir o risco se ocorrer um evento de litígio ou uma violação de segurança e garantir que os usuários trabalhem apenas com conteúdo atual e relevante para eles.
  
  Além de remover conteúdo ROT, as organizações também devem identificar e limpo sites do SharePoint inativos. Os sites inativos contêm frequentemente conteúdo desatualizado, o que desorganize a origem de dados da Copilot e conduza a respostas menos precisas. A remoção destes sites ajuda o Copilot a focar-se nas informações atuais para obter melhores resultados. As organizações podem identificar sites inativos ao executar a política Sites Do SharePoint Inativos, que é uma ferramenta de Gestão Avançada do SharePoint. Esta política combate a expansão de conteúdos e reduz o conteúdo ROT ao identificar e gerir automaticamente sites do SharePoint inativos. Permite-lhe definir critérios de inatividade, como a falta de atualizações ou a atividade do utilizador durante um período definido. Depois de identificar estes critérios, os proprietários do site recebem notificações por email para confirmar o estado ativo/inativo do site.
• Organize o conteúdo em pastas lógicas e sites. Estruturar cuidadosamente os seus ficheiros, e-mails e páginas. Crie uma taxonomia detalhada para categorizar e organizar documentos, emails e páginas. Por exemplo, nas bibliotecas de documentos, coloque os relatórios financeiros na pasta “Finanças” e os ativos de marketing na pasta “Marketing”. No SharePoint, crie sites para "Políticas de RH", "Recursos de TI", "Documentação do Produto" e assim por diante. Adicione metadados como nomes de cliente e códigos de projeto em arquivos para identificá-los ainda mais. Quando as organizações criam uma arquitetura de informações lógicas desta forma, permite que Microsoft 365 Copilot inferam relações e relevância.
• Marque arquivos com palavras-chave. Use amplamente rótulos, hashtags, marcas de metadados em todos os documentos, emails e páginas para descrever características. Por exemplo, rotule os tíquetes de suporte ao cliente com #reembolso, #problemanopagamento ou outros rótulos de problemas. Adicione atributos de produto como número do modelo, mercado e ano de fabricação como marcas de metadados em imagens e folhas de especificação. A etiquetagem e a etiquetagem completas permitem que Microsoft 365 Copilot categorizem, pesquisem e recomendem conteúdo rapidamente.
• Padronize nomes de arquivos. Exija convenções consistentes de nomenclatura de arquivo, como "Relatório de Resultados do 3º trimestre de 2023" em vez de nomes cheios de abreviação. Configure modelos recomendados para documentos e apresentações. As organizações que utilizam nomes consistentes e descritivos em vez de abreviaturas permitem aos Microsoft 365 Copilot compreender melhor os conteúdos.
• Consolide várias versões. Sempre que possível, mantenha apenas a versão final de documentos, apresentações e assim por diante. Encontre iterações antigas de arquivos e consolide-as para manter apenas a versão mais nova. A versão final deve indicar claramente que é a mais recente. Eliminar rascunhos redundantes e versões desatualizadas reduz a confusão e as contradições dos Microsoft 365 Copilot.
• Promova hábitos de higiene de dados. Implemente o treinamento e o gerenciamento de alterações em toda a organização para promover bons hábitos de higiene de dados entre os funcionários. Forneça diretrizes sobre como nomear arquivos efetivamente, marcar conteúdo, manter apenas versões atuais, excluir emails e conteúdo obsoletos e outras práticas. Considere a gamificação reconhecendo os principais colaboradores para a higiene de dados. As organizações também devem monitorar o consentimento do uso de dados. Se algum conjunto de dados incluir informações pessoais, certifique-se de que os funcionários fornecem o consentimento adequado para utilização no Microsoft 365 Copilot. Crie expectativas de qualidade de dados no estabelecimento de metas e nas avaliações dos funcionários. As organizações que estabelecem uma cultura focada na manutenção de dados limpo e bem organizados garantem uma alta qualidade ao longo do tempo, o que maximiza a eficácia do Microsoft 365 Copilot.

Considerações sobre governança de dados

Quando os administradores preparam os dados para Microsoft 365 Copilot, também devem considerar os seguintes fatores de governação de dados:

• Implementar ferramentas de Gestão Avançada do Microsoft SharePoint. A implementação da Gestão Avançada (SAM) do Microsoft SharePoint é uma medida estratégica para os administradores que pretendem melhorar a governação de dados da organização, especialmente quando se preparam para integrar Microsoft 365 Copilot. A Gestão Avançada do SharePoint oferece ferramentas robustas para classificação, retenção e conformidade de dados, garantindo que as informações confidenciais são geridas e protegidas corretamente. Estas ferramentas são cruciais para manter a integridade dos dados e cumprir os requisitos regulamentares, o que é importante, uma vez que as organizações dependem cada vez mais de ferramentas orientadas por IA, como o Copilot. Os administradores que aplicam estas funcionalidades de gestão avançada podem estabelecer uma base sólida de confiança e segurança, o que é essencial para a implementação e o funcionamento bem-sucedidos do Microsoft 365 Copilot. Além disso, o SAM fornece capacidades abrangentes de auditoria e relatórios que fornecem aos administradores informações aprofundadas sobre a utilização de dados e padrões de acesso. Esta transparência ajuda a identificar potenciais riscos e a garantir que as políticas de governação de dados estão a ser seguidas. Com estas informações, as organizações podem tomar decisões informadas sobre a gestão de dados e resolver rapidamente quaisquer problemas de conformidade que surjam. À medida que Microsoft 365 Copilot se integra com várias origens de dados e fluxos de trabalho, ter um ambiente de dados bem regido garante que a ferramenta de IA pode funcionar da melhor forma, fornecendo informações precisas e fiáveis, mantendo os mais elevados padrões de segurança e conformidade de dados.

• Atribuir um administrador de dados para supervisionar a preparação e continuar mantendo a qualidade. As organizações têm informações confidenciais sob seu controle, tais como dados financeiros, dados proprietários, números de cartão de crédito, registros de saúde ou números de previdência social. Dessa forma, eles devem considerar a designação de um especialista experiente em governança de dados ou uma equipe de especialistas em governança como o administrador de dados oficial da Microsoft 365. Esta pessoa deve ser responsável pela auditoria dos dados, pelo estabelecimento de regras de acesso, pela formação dos utilizadores em termos de higiene, pela monitorização contínua da forma como o Microsoft 365 e o Microsoft 365 Copilot utilizam dados organizacionais e pela implementação de melhorias. Ter um administrador de dados responsável ajuda a criar excelentes hábitos de dados e promove a responsabilidade em todo o ciclo de vida da IA. Para ajudar a proteger seus dados confidenciais e reduzir o risco de compartilhamento excessivo, as organizações devem impedir que seus usuários compartilhem dados confidenciais inadequadamente com pessoas que não deveriam tê-los. Eles podem atingir essa meta implementando rótulos de confidencialidade e políticas de DLP (proteção contra perda de dados). Para obter mais informações, consulte Saiba mais sobre prevenção contra perda de e Saiba mais sobre rótulos de confidencialidade.

• Documente as suas políticas e práticas de dados relacionadas com o Microsoft 365 e a utilização Microsoft 365 Copilot. Como prática recomendada, as organizações devem descrever formalmente suas políticas de gerenciamento de dados, regras de acesso, casos de uso e procedimentos relacionados à segurança e a governança de dados no Microsoft 365. Conforme indicado anteriormente, as poderosas ferramentas de segurança nos ecossistemas do Microsoft 365 e do Azure podem ajudar as organizações a reforçar as permissões e a implementar "acesso suficiente". As políticas e definições que os administradores definem nestas ferramentas são utilizadas não só pelo Microsoft 365 para impedir a partilha excessiva de dados, mas também por Microsoft 365 Copilot. As organizações que não documentam as políticas de governação de dados devem considerar fazê-lo antes de implementar Microsoft 365 Copilot. A elaboração de uma política abrangente de governança de dados deve codificar regras para:

  • Dados restritos
  • Procedimentos de anonimização
  • Funções de administração
  • Requisitos de treinamento de funcionários
  • Procedimentos de autorização de acesso
  • Práticas de monitoramento
  • Outras políticas aplicáveis

  Uma organização deve compartilhar sua política de governança de dados em toda a empresa e atualizá-la regularmente. Por exemplo, ele pode criar uma política de governança de dados que define os dados confidenciais restritos ao acesso do usuário, requer anonimato de determinados conjuntos de dados e designa um especialista ou uma equipe de governança de dados para supervisionar continuamente suas práticas de dados do Microsoft 365. Formalizar os requisitos de governança dessa maneira ajuda a criar responsabilidade em uma organização.

Uma governação robusta é crucial para garantir que o Microsoft 365 e o Microsoft 365 Copilot cumprem as normas de dados legais e éticos. Como melhor prática, as organizações devem nomear equipas de dados, segurança e conformidade multifuncionais para decretar restrições de dados, anonimização, gestão, políticas de Gestão Avançada do SharePoint e formação.

As organizações também devem ter em atenção que, embora as auditorias iniciais, as restrições de acesso e as políticas de governação sejam cruciais quando implementarem o Microsoft 365 e Microsoft 365 Copilot pela primeira vez, devem ver a governação de dados como um processo iterativo e contínuo. Por quê? Como os ativos de dados e os padrões de uso inevitavelmente evoluem ao longo do tempo. Por exemplo:

• As organizações adicionam novos repositórios de dados à medida que as necessidades de negócios são alteradas. Novos repositórios exigem auditoria e controles de acesso adequados colocados em prática.
• Os usuários e as permissões mudam. Nos negócios, a alteração é uma ocorrência constante, especialmente à medida que os funcionários vêm e vão. Por exemplo, novos funcionários ingressam ou funcionários existentes mudam de função. Os administradores devem conceder/revogar o acesso adequadamente.
• Os regulamentos e os requisitos de conformidade mudam. As políticas de dados devem refletir quaisquer novas restrições.

Para manter o ritmo, as organizações devem executar revisões e atualizações regulares, como:

• Auditorias mensais de novas fontes de dados que podem exigir alterações de acesso.
• Verificações trimestrais de permissões e compartilhamento externo para identificar qualquer nova superexposição.
• Revisões de política anuais para atualizar novos regulamentos e atualizar o treinamento dos funcionários.

Nomear um especialista em governança de dados ou uma equipe de governança para supervisionar esse processo contínuo ajuda a arraigá-lo como um conjunto de políticas de dados e controles de acesso vivos e em evolução. Este processo também permite adaptar o Microsoft 365 e Microsoft 365 Copilot governação a alterações ao longo do tempo.

Ativar ou impedir que os conteúdos num site sejam pesquisáveis

Quando os utilizadores pesquisam num site, os resultados podem ser provenientes de vários locais, como colunas, bibliotecas e páginas. Um proprietário do site pode alterar as definições de pesquisa num site para decidir se o conteúdo do site pode aparecer nos resultados da pesquisa. Este processo é conhecido como idexing. As definições de pesquisa definem que conteúdo está incluído no índice de pesquisa. Os conteúdos dos sites indexados são apresentados nos resultados da pesquisa. Os proprietários de sites podem utilizar definições para controlar se os conteúdos dos respetivos sites podem ser indexados ou impedidos de serem indexados.

As permissões no conteúdo também afetam se os utilizadores têm permissão para ver o conteúdo nos resultados da pesquisa. Uma boa compreensão de como funcionam as permissões e as definições de pesquisa pode ajudá-lo a garantir que os utilizadores podem ver os documentos e sites corretos nos resultados da pesquisa.

Observação

Os resultados da pesquisa são sempre limitados pela segurança, pelo que os utilizadores só veem o conteúdo que têm permissão para ver. As definições de pesquisa definem apenas o conteúdo incluído no índice de pesquisa.

Existem cenários específicos em que os utilizadores têm permissões para ver o conteúdo, mas continuam a não conseguir encontrá-lo nos resultados da pesquisa. Para obter mais detalhes, veja Os resultados da pesquisa não são apresentados para proprietários de grupos depois de criar um novo grupo de Office 365.

O conteúdo é armazenado em vários locais, incluindo sites, listas, bibliotecas, Peças Web e colunas. Por predefinição, a maioria dos conteúdos contidos num site, lista, biblioteca, página de Peças Web ou coluna é pesquisada e adicionada ao índice de pesquisa. O que está no índice de pesquisa decide que conteúdo pode aparecer nos resultados da pesquisa, tanto nas experiências de pesquisa clássicas como modernas. As permissões que estão definidas em itens, listas, bibliotecas, sites, etc., também afetam se os utilizadores podem ver o conteúdo nos resultados da pesquisa.

Por predefinição, o conteúdo de um site pode aparecer nos resultados da pesquisa. Se um proprietário do site ou administrador da coleção de sites especificar que o conteúdo de um determinado site não pode aparecer nos resultados da pesquisa, as outras definições de resultados da pesquisa, como as de listas, bibliotecas, páginas ASPX e colunas definidas nesse site, não terão qualquer efeito. Da mesma forma, se um proprietário do site ou administrador da coleção de sites impedir que o conteúdo da lista ou biblioteca apareça nos resultados da pesquisa, excluir colunas não terá qualquer efeito. É importante saber que definições são herdadas de níveis mais altos para planear a pesquisa de forma eficaz.

Execute os seguintes passos para permitir ou impedir que os conteúdos de um site do SharePoint apareçam nos resultados da pesquisa:

Observação

Para alterar esta definição, tem de ter o nível de permissão Gerir Permissões. Este nível de permissão está incluído no grupo proprietário " Nome do Site ".

1. No site do SharePoint, selecione o ícone de engrenagem (Definições) no canto superior do ecrã.
2. No menu apresentado, selecione Definições do site. Se não vir Definições do site, selecione Informações do site e, em seguida, selecione Ver todas as definições do site.
3. Em Procurar, selecione Procurar e disponibilidade offline.
4. Na secção Conteúdo do Site de Indexação , em Permitir que este site seja apresentado nos resultados da Pesquisa, selecione Sim para permitir que o conteúdo do site seja apresentado nos resultados da pesquisa. Para impedir que o conteúdo seja apresentado nos resultados da pesquisa, selecione Não.

Configurar o Microsoft Search na definição ao nível do inquilino do Bing

O Microsoft Search no Bing reúne as capacidades da pesquisa na Web do Microsoft Search e do Bing. Fornece uma experiência de pesquisa familiar que ajuda os utilizadores a encontrar resultados relevantes da sua organização e da Web. Para ajudar a manter os seus utilizadores e os seus dados privados e seguros, os utilizadores têm de iniciar sessão na respetiva conta escolar ou profissional no Bing antes de encontrarem resultados internos. Os utilizadores que já iniciaram sessão numa aplicação Microsoft, incluindo o Microsoft Edge, o Outlook e o SharePoint, têm sessão iniciada automaticamente quando acedem ao Bing.

Para a maioria das organizações, incluindo empresas e educação, o Microsoft Search no Bing está ativado por predefinição. Execute os seguintes passos no Centro de administração do Microsoft 365 para gerir a definição Microsoft Search no Bing:

1. No Centro de administração do Microsoft 365, selecione Mostrar tudo no painel de navegação.
2. Selecione Definições no painel de navegação e, no grupo Definições , selecione Procurar & inteligência.
3. Na página Pesquisa e inteligência , o separador Descrição geral é apresentado por predefinição. Selecione o separador Configurações .
4. No separador Configurações, na secção intitulada Microsoft Search na definição do Bing, selecione o botão Alterar.
5. No painel de detalhes Da Microsoft Search no Bing apresentado, verifique se a caixa ativar a pesquisa da Microsoft no Bing para a sua organização marcar está selecionada. Selecione-o se tiver sido desativado anteriormente e quiser ativá-lo.

Observação

Esta alteração demora até 24 horas a entrar em vigor.

Se esta definição estiver desativada, os utilizadores não obterão resultados internos quando procurarem no Bing, Windows Search ou Microsoft Edge. Também não poderão aceder a Microsoft 365 Chat. Desativar o Microsoft Search no Bing não para ou impede que os conteúdos internos sejam adicionados ao índice de pesquisa. Só desativa os pontos de entrada do Bing para o Microsoft Search. Para encontrar respostas e resultados internos, os utilizadores têm de utilizar outros pontos de entrada, como o SharePoint Online ou uma aplicação Office 365.