Planejar a governança do Teams
As organizações de hoje estão usando um conjunto de ferramentas diversificado. Há a equipe de desenvolvedores usando o chat em equipe, os executivos enviando emails e toda a organização se conectando pelas redes sociais da empresa.
A governança de colaboração é como você gerencia uniformemente o acesso do usuário, garante a segurança e as necessidades de conformidade do serviço. Siga essas etapas básicas para criar seu plano de governança:
Considere as principais metas e processos de negócios - crie seu plano de governança para atender às necessidades do seu negócio.
Entenda as configurações nos serviços - as configurações nos grupos e no SharePoint interagem entre si, assim como as configurações nos grupos, no SharePoint e no Teams e em outros serviços. Certifique-se de entender essas interações enquanto planeja sua estratégia de governança.
Planeje gerenciar o acesso do usuário - planeje o nível de acesso que você deseja conceder aos usuários nos grupos, no SharePoint e no Teams.
Planeje gerenciar as configurações de conformidade - analise as opções de conformidade disponíveis para grupos do Microsoft 365, Teams e colaboração do SharePoint.
Planeje gerenciar as comunicações - analise as opções de governança de comunicações disponíveis para cenários de colaboração.
Planeje a organização e a governança do ciclo de vida - escolha as políticas que você deseja usar para criação, nomeação, expiração e arquivamento de grupo e equipe. Além disso, entenda as opções de fim de ciclo de vida para grupos, equipes e Yammer
O Microsoft 365 tem um rico conjunto de ferramentas para implementar todos os funcionalidades de governança.
Criação de equipe e grupos, nomeação, classificação e acesso de convidado
A sua organização pode exigir que você implemente controles estritos sobre como as equipes são nomeadas e classificadas, se os convidados podem ser adicionados como membros da equipe e quem pode criar equipes. Pode configurar estas áreas com o ID do Microsoft Entra e etiquetas de confidencialidade. Principais pontos de decisão a serem considerados:
- Sua organização exige uma convenção de nomeação específica para as equipes?
- Os criadores de equipe precisam ter a capacidade de atribuir classificações específicas da organização a equipes?
- É necessário restringir a capacidade de adicionar convidados a equipes de acordo com cada equipe?
- Sua organização exige limitar quem pode criar equipes?
| Recursos | Detalhes | Licença P1 ou P2 do Microsoft Entra necessária | Quando usar |
|---|---|---|---|
| Criação de grupo | Limite a criação da equipe aos membros do grupo de segurança. | P1 | Para organizações que desejam controlar quem pode criar grupos. |
| Política de nome de grupo | Use Palavras Bloqueadas Personalizadas Baseadas em Prefixo e Sufixo. | P1 | Quando as organizações precisam impor uma estratégia de nomenclatura consistente para os grupos criados por usuários na sua organização. |
| Acesso para convidados do grupo | Permitir ou impedir que convidados sejam adicionados a grupos. | Não | Quando os usuários precisam colaborar com pessoas de fora da sua organização. Por exemplo, o acesso pode ser concedido a um parceiro, fornecedor ou consultor. Os convidados recebem acesso a conversas em grupo, arquivos, convites de calendário e ao bloco de anotações do grupo. |
Expiração de grupo e de equipe, retenção e arquivamento
Sua organização pode ter outros requisitos para definir políticas de expiração, retenção e arquivamento de equipes e dados de equipes (mensagens de canal e arquivos de canal). Você pode configurar políticas de expiração de grupo para gerenciar automaticamente o ciclo de vida do grupo e as políticas de retenção para preservar ou excluir informações conforme necessário, e é possível arquivar equipes (defini-las no modo somente leitura) para preservar uma exibição pontual de uma equipe que não está mais ativa. As equipes que são arquivadas continuam tendo a política de expiração aplicada e podem ser excluídas, a menos que sejam excluídas ou renovadas. Principais pontos de decisão a serem considerados:
- Sua organização exige a especificação de uma data de validade para as equipes?
- Sua organização exige que as políticas de retenção de dados específicas sejam aplicadas às equipes?
- Sua organização espera requerer a capacidade de arquivar equipes inativas para preservar o conteúdo em um estado somente leitura?
| Recursos | Detalhes | Licença P1 ou P2 do Microsoft Entra necessária | Quando usar |
|---|---|---|---|
| Política de expiração | Gerencie o ciclo de vida dos Grupos do Microsoft 365 definindo uma política de expiração. | P1 | Usado em organizações que têm um grande número de grupos inativos. |
| Política de retenção | Guarde ou exclua dados por um período de tempo específico, definindo políticas de retenção para Grupos do Microsoft 365 no Portal de Conformidade do Microsoft Purview. Observação: O uso desse recurso exige o licenciamento do Office 365 Enterprise E3 ou superior. | Não | Em organizações que precisam estar em conformidade com as regulamentações do setor e as políticas internas para reter conteúdo por um período mínimo específico de tempo. |
| Arquivar e restaurar | Arquive uma equipe quando ela não estiver mais ativa, mas você deseja mantê-la por perto para referência ou para reativá-la no futuro. | Não | Usado em organizações que precisam arquivar o conteúdo do grupo quando ele não estiver mais ativo, com capacidade de reativar no futuro, se necessário. |
Gerenciamento de afiliação de grupo e equipe
Gerenciar membros pode ser difícil porque os proprietários da equipe podem sair e os usuários geralmente não deixam os grupos por conta própria quando um projeto termina ou quando eles alteram a função. A melhor maneira de gerenciar a afiliação ao grupo que permite aos usuários obter acesso quando necessário, mas garantir que o grupo não tenha um risco de acesso inadequado, é por meio de dois processos distintos: o gerenciamento de direitos e as revisões de acesso. Principais pontos de decisão a serem considerados:
- Sua organização exige um processo consistente para gerenciar a afiliação de uma ou mais equipes?
- Sua organização exige que os proprietários, ou os próprios membros, justifiquem sua afiliação contínua em uma ou mais equipes regularmente?
- Sua organização exige aprovação para que usuários e convidados solicitem acesso a recursos, incluindo equipes, grupos, sites do SharePoint e aplicativos?
| Recursos | Detalhes | Licença P1 ou P2 do Microsoft Entra necessária | Quando usar |
|---|---|---|---|
| Revisões de acesso do Microsoft Entra | Realize avaliações para gerenciar eficientemente as afiliações de grupo para convidados e internos | P2 | Nas organizações que precisam revisar as afiliações de grupo, o acesso aos aplicativos empresariais e as atribuições de funções. |
| Gerenciamento de direitos | Configurar o pacote de acesso para permitir que usuários e convidados solicitem acesso às equipes | P2 | Em organizações que precisam garantir que apenas os usuários apropriados possam solicitar acesso, que há aprovadores para sua solicitação e que seu acesso a esses recursos seja por tempo limitado e expirará se não for renovado. |
Gerenciamento de recursos do Teams
Outro aspecto importante da governança e do gerenciamento do ciclo de vida do Teams é a capacidade de controlar quais recursos seus usuários terão acesso. Você pode gerenciar recursos de mensagens, reuniões e chamadas, seja no nível da organização do Microsoft 365 ou do Office 365 ou por usuário. Principais pontos de decisão a serem considerados:
- Sua organização exige a limitação de recursos do Teams para o locatário inteiro?
- Sua organização exige a limitação de recursos do Teams para usuários específicos?
Segurança e conformidade
O Teams é baseado nas funcionalidades avançadas de segurança e conformidade do Microsoft 365 e do Office 365 e suporta políticas de auditoria e relatórios, pesquisa de conteúdo de conformidade, descoberta eletrônica, Retenção Legal e retenção.
Para obter mais informações, confira Planejar a governança nos Grupos do Microsoft 365 .