Criar e gerenciar políticas de retenção
O volume e a complexidade dos dados das organizações estão aumentando diariamente—email, documentos, mensagens instantâneas e muito mais.
Por padrão, os dados de chat, canal e arquivos do Teams são mantidos indefinidamente, a menos que haja uma tentativa de excluir o conteúdo por meio de políticas de retenção, exclusões de usuário, exclusões de administrador e assim por diante.
As políticas de retenção e os rótulos de retenção do Microsoft 365 o ajudam a gerenciar com mais eficiência as informações na sua organização. O Teams dá suporte Políticas de retenção para mensagens de chat e canal para que, como administrador, você possa decidir proativamente se deseja reter esses dados, excluí-los ou retê-los por um período específico e, em seguida, excluí-los.
Locais de retenção
As políticas de retenção podem ser aplicadas aos seguintes locais:
Email do Exchange
Site do SharePoint
Contas do OneDrive
Grupos do Microsoft 365
Skype for Business
Pastas públicas do Exchange
Mensagens do canal do Teams
Chats do Teams
Mensagens da comunidade do Yammer
Mensagens de usuário do Yammer
Embora uma política de retenção possa dar suporte a vários locais, você não pode criar uma única política de retenção que inclua todos os locais com suporte.
O Teams exige uma política de retenção separada de outras cargas de trabalho. Em outras palavras, você precisa criar políticas de retenção específicas para chats do Teams ou mensagens de canal.
Você pode aplicar uma política de retenção do Teams a toda a organização.
Você pode configurar políticas exclusivas que se aplicam a usuários ou equipes específicas em sua organização.
Você também pode configurar políticas de retenção separadas para chats privados (1:1 ou 1: muitos chats) e mensagens de canal.
Estes são os locais de política de retenção associados ao Teams:
Mensagens de canal do Teams: mensagem de canais padrão ou mensagens de reunião de canal. Para mensagens de canal do Teams, você pode selecionar a quais equipes a política será aplicada.
Mensagens de canal privado do Teams: mensagens de chats de canal privado e reuniões de canal privado.
Teams chats: chats privados (chats 1:1) ou chats em grupo ou mensagens de reunião improvisos. Nos chats do Teams, você pode selecionar a quais usuários a política será aplicada.
Grupos do Microsoft 365: o Teams é mais do que apenas chats e mensagens de canal. Se você tiver equipes que foram criadas de um grupo Microsoft 365, deverá configurar uma política de retenção para incluir esse Microsoft 365 grupo. Essa política de retenção se aplica ao conteúdo da caixa de correio do grupo, site e arquivos.
Cliente Skype® for Business: se o histórico de conversas estiver ativado para o Skype for Business e do lado do cliente do Skype for Business esse histórico estiver sendo salvo em uma caixa de correio, esses dados de chat não serão tratados por uma política de retenção do Teams. Para esse conteúdo, use uma política de retenção configurada para o Skype for Business.
Site do Microsoft Office SharePoint Online: os arquivos compartilhados em canais são armazenados no site do SharePoint para a equipe.
Contas do OneDrive: os arquivos compartilhados no chat são armazenados na conta do OneDrive do usuário que compartilhou o arquivo.
Uma política de retenção aplicada Microsoft 365 grupos, sites do SharePoint ou contas do OneDrive pode excluir arquivos referenciados em um chat ou mensagem de canal do Teams.
Nesse cenário, o arquivo ainda é exibido na mensagem do Teams, mas recebe uma " Arquivo não encontrado" erro quando os usuários selecionam o arquivo. Esse comportamento não é específico para políticas de retenção. Isso também pode acontecer se um usuário excluir manualmente um arquivo do SharePoint ou do OneDrive.
As políticas de retenção aplicadas às caixas de correio de usuário ou grupo no Exchange ou Grupos do Microsoft 365 locais não afetam as mensagens de chat e canal do Teams. Embora as mensagens de chat e canal do Teams sejam armazenadas no Exchange, elas são afetadas apenas por uma política de retenção aplicada ao local do Teams.
Configurações de retenção
Use políticas de retenção para manter os dados necessários para seguir as políticas internas, os regulamentos do setor ou as necessidades legais da sua organização e para excluir dados que são considerados uma responsabilidade, que você não precisa mais manter ou não tem valor legal ou comercial. O gerenciamento de conteúdo requer duas ações:
Retenção de conteúdo para que ele não possa ser excluído permanentemente antes do final do período de retenção.
Se você configurar uma política de retenção do Teams para reter chats ou mensagens de canal, os usuários ainda poderão editar e excluir suas mensagens no aplicativo Teams. Embora os usuários não vejam mais suas mensagens pré-editadas ou excluídas no Teams, os dados dessas mensagens são armazenados em um local seguro projetado para pesquisas de Descoberta Eletrônica por administradores de conformidade. A exclusão permanente desses dados não ocorre antes do final do período de retenção configurado, ou se outra política de retenção está configurada para reter esses dados ou está sujeita a uma retenção de Descoberta Eletrônica.
Exclusão permanente do conteúdo no final do período de retenção.
Quando uma política de retenção é configurada para excluir chats e mensagens de canal, essas mensagens se tornam qualificadas para exclusão automática. Se as mensagens ainda forem exibidas no aplicativo Teams, elas desaparecerão de lá e os usuários serão informados de que uma política de retenção excluiu essas mensagens. Se as mensagens anteriormente estavam sujeitas a uma ação de retenção e foram editadas ou excluídas por usuários, essas mensagens agora serão excluídas do local seguro e não serão mais retornadas em pesquisas de Descoberta Eletrônica.
Com essas duas ações de retenção, você pode definir as configurações de retenção para os seguintes resultados:
Reter e, em seguida, excluir: reter conteúdo por um período de tempo especificado e, em seguida, excluí-lo. Para essa configuração, escolha Reter itens por um período específico e No final do período de retenção: excluir itens automaticamente.
Reter somente: retém o conteúdo para sempre ou por um período de tempo especificado. Para esta configuração, escolha Reter itens por um período específico e Ao final do período de retenção: Não faça nada. Ou selecione Reter itens para sempre.
Excluir somente: exclui o conteúdo após um período de tempo especificado. Para essa configuração, escolha Excluir itens somente quando eles atingirem um determinado tempo.
Os princípios de retenção
Você pode aplicar mais de uma política de retenção ao mesmo conteúdo. Cada política de retenção pode resultar em uma ação de retenção e uma ação de exclusão. Se você configurar várias políticas de retenção do Teams com configurações de retenção diferentes, os princípios de retenção resolverão os conflitos.
A retenção vence sobre exclusão: o conteúdo não será excluído permanentemente quando também tiver configurações de retenção para retê-lo.
O período de retenção mais longo vence: se o conteúdo estiver sujeito a várias configurações de retenção que retêm o conteúdo por períodos diferentes, o conteúdo será retido até o final do período de retenção mais longo.
Explícito vence implicitamente para exclusões: se uma política de retenção incluir um local específico, como a caixa de correio de um usuário específico ou uma conta do OneDrive for Business, essa política terá precedência sobre outra política de retenção que se aplica a todos os usuários caixas de correio OneDrive for Business contas, mas não inclui especificamente a caixa de correio desse usuário.
O período de exclusão mais curto vence: Da mesma forma, se o conteúdo estiver sujeito a várias políticas que excluem conteúdo (sem retenção), ele será excluído no final do período de retenção mais curto.
Criar uma política de retenção para locais do Teams
Para criar e gerenciar as políticas de retenção do Teams, você pode usar o portal de conformidade do Microsoft Purview ou o PowerShell. Para criar uma política de retenção para chats do Teams e mensagens de canal, use as seguintes etapas:
No portal de conformidade do Microsoft Purview, selecione Políticas de retenção de gerenciamento > do ciclo de vida de dados.
Selecione + Nova política de retenção para iniciar o assistente Criar política de retenção, e a nomeie.
Selecione Estático na página Tipo para escolher os locais que contêm o conteúdo que você deseja reter.
Para a página Escolher locais para aplicar a política, selecione um ou todos os locais do Teams. Por padrão, todas as equipes e todos os usuários são selecionados, mas você pode refinar essa configuração selecionando as opções Escolha e Exclusão.
Mensagem de canal do Teams: mensagens de chats de canal padrão e reuniões de canal padrão.
Chats do Teams: mensagens de chats individuais privados, chats em grupo e chats de reunião.
Mensagens de canal privado do Teams: mensagens de chats de canal privado e reuniões de canal privado.
Para decidir se deseja reter o conteúdo, excluí-lo, ou ambos página do assistente, especifique as opções de configuração para manter e excluir o conteúdo. Você pode criar uma política de retenção com as seguintes opções:
Retém o conteúdo sem excluir.
Retém e, em seguida, exclui após um período de tempo especificado.
Exclui o conteúdo após um período de tempo especificado.
Conclua o assistente para salvar suas configurações.
Criar uma política de retenção usando o PowerShell
Para criar e gerenciar políticas de retenção por meio do Exchange PowerShell, você precisa usar a Segurança e Módulo do PowerShell de conformidade. Os seguintes cmdlets estão disponíveis para gerenciar políticas de retenção:
Para saber mais, confira: