Implementação e acompanhamento do workshop
As seções a seguir descrevem como implementar o workshop de implementação de gravação dupla e, em seguida, conduzir as sessões de acompanhamento para obter informações mais detalhadas.
Participantes da revisão do workshop de implementação de gravação dupla
O workshop de implementação de gravação dupla é uma excelente possibilidade de fornecer uma linha de base para a equipe de projeto principal no uso geral de gravação dupla. Ter uma equipe mais ampla presente no workshop pode ser uma maneira proveitosa de apresentar o contexto à equipe. Em alguns casos, devido ao tamanho da equipe de implementação, pode ser necessário limitar a participação no workshop aos principais membros da equipe de implementação. Com isso em mente, considere estas diretrizes:
O workshop deve ter a participação de representantes da organização do cliente e da organização que está concluindo a implementação. Parte do valor da revisão é fornecer um entendimento comum da solução entre todos os participantes envolvidos.
O workshop deve incluir o gerente de projetos e os arquitetos de soluções do cliente e a equipe de implementação. Se o cliente não tiver a função de arquiteto de soluções na organização, os participantes técnicos responsáveis deverão estar envolvidos. Se a equipe de implementação não tiver um arquiteto de soluções designado responsável pelo projeto, então, o responsável pela entrega equivalente, o cliente potencial funcional ou os arquitetos técnicos deverão estar envolvidos.
Em alguns casos, pode ser necessário trazer recursos específicos para tópicos específicos, que poderão ser acomodados com base no detalhamento da solução na agenda do workshop.
Implementar o workshop de implementação de gravação dupla
O workshop de implementação de gravação dupla será facilitado pelo arquiteto de soluções, mas, a expectativa é que a equipe de implementação apresente as informações. Cada seção da agenda deve ter um responsável da equipe de implementação. No início da sessão, o proprietário deverá apresentar uma visão geral ou um resumo do escopo e dos planos, incluindo os projetos que se aplicam a esse aspecto da solução. A equipe deve planejar um resumo que dure 25% a 50% do tempo alocado, mas não mais que isso. O restante do tempo deve ser reservado para perguntas e respostas com o arquiteto de soluções.
Resultados da revisão do workshop
O resultado do workshop de implementação de gravação dupla é um documento de conclusões. Esse documento é uma resposta às informações fornecidas como preparação para o workshop ou durante o workshop. Geralmente, essas conclusões serão de três tipos:
Declarações – essas conclusões se relacionam a aspectos específicos da solução que o arquiteto de soluções deseja destacar como significativos. Essas declarações são fatores que talvez não representem um risco ou um problema específico, mas que são fundamentais para a solução e devem ser observados, pois terão um impacto significativo se forem alterados. As declarações podem se relacionar a itens específicos do escopo, a aspectos de design da arquitetura de solução ou à técnica ou abordagem de implementação.
Riscos – Essas descobertas representam um aspecto da abordagem da solução ou implementação que constitui um risco que deve ser rastreado no projeto. Esses riscos podem estar relacionados a planos, abordagens ou designs existentes que tenham um potencial observado para resultados negativos. Eles também podem estar relacionados a áreas da solução que ainda não foram adequadamente exploradas e, como tal, representam um risco de acontecimentos inesperados. Essas conclusões serão acompanhadas por uma instrução do que é visto como um risco, juntamente com as etapas de mitigação recomendadas.
Problemas – essas descobertas representam um aspecto da abordagem da solução ou implementação que constitui um risco que deve ser rastreado no projeto. Essas conclusões serão acompanhadas por uma instrução de qual é ou será o impacto, juntamente com as etapas de resolução recomendadas.
O documento de conclusões será distribuído para as organizações do cliente e do parceiro, e uma reunião de revisão será agendada para revisar as conclusões em detalhes. O documento será enviado aos líderes da implementação e aos patrocinadores executivos nas duas organizações. Ocasionalmente, o documento de conclusões pode ser longo. Se isso acontecer, deve ser fornecido um resumo executivo realçando as conclusões essenciais e críticas a fim de facilitar seu entendimento pela gerência executiva.
Acompanhamento do workshop
Depois que o workshop de implementação de gravação dupla for realizado e as conclusões forem revisadas, os itens identificados como riscos e problemas, e seus respectivos itens de ação associados para a mitigação e a resolução, serão gerenciados até a conclusão como parte do envolvimento geral.
Problemas identificados geralmente terão um impacto no sucesso da ativação. Resolva esses problemas antes de avaliar a preparação para ativação e implantar um ambiente de produção.
Os riscos e as mitigações recomendadas associadas podem ser gerenciados de acordo com a estratégia geral, mas serão monitorados durante o projeto. Riscos não mitigados poderão posteriormente se tornar problemas e também poderão afetar a ativação.
É necessário que os workshops de acompanhamento e de aprofundamento tenham o suporte da equipe do projeto, conforme recomendado. Esses workshops de acompanhamento podem afetar as áreas de risco e de problemas que são identificadas no workshop de implementação de gravação dupla e também podem afetar as áreas que exigem o próximo nível de detalhes devido à complexidade.