Descrever recursos e processos de agendamento
As organizações que gerenciam forças de trabalho móveis ou fornecem serviços a clientes podem encontrar uma ampla gama de cenários e desafios de agendamento. Você precisa identificar quem está disponível para trabalhar em um item e também garantir que a pessoa que agendada seja qualificada para realizar as tarefas necessárias. Como expedidor, é essencial que você esteja equipado com todas as informações que podem determinar, influenciar ou afetar as decisões de agendamento. Isso ajuda a evitar experiências ruins, clientes insatisfeitos e, por fim, perda de receita.
É importante que a sua solução de agendamento ofereça as ferramentas para atender às suas necessidades específicas de agendamento. Seja qual for a abordagem de negócios e o modelo de agendamento utilizado, a solução deve identificar e fornecer respostas às seguintes perguntas:
O item está pronto para ser agendado: só porque uma ordem de serviço foi criada, isso nem sempre significa que ela está pronta para ser agendada. Muitas vezes, é preciso aguardar a chegada de outros elementos, como peças, para agendar o item.
Que tipos de recursos preciso agendar: o item requer pessoas ou um equipamento específico? Ele requer vários recursos?
Quem está qualificado para trabalhar neste item: quais habilidades, certificações, funções, profissões etc. são necessárias para trabalhar neste item?
Quando isso precisa ser feito: há janelas ou períodos de serviço específicos com os quais precisamos trabalhar?
Restrições do cliente: existe algum aspecto do cliente que possa afetar minha decisão sobre o recurso que deve ser agendado? Por exemplo, há recursos com os quais o cliente prefere ou não trabalhar?
Geografia: onde será o trabalho, que recursos qualificados eu tenho nessa área que atendem a esses requisitos?
Cancelamentos: como lidamos com cancelamentos ou solicitações de novo agendamento?
A lista não representa uma lista completa de itens que precisam ser consideradas. No entanto, dá uma ideia do que é importante ao fornecer uma solução de agendamento.
O Dynamics 365 Field Service oferece várias maneiras de ajudar os distribuidores no gerenciamento das agendas diárias da sua força de trabalho. As opções variam de gerenciamento manual e planejamento de itens a soluções de agendamento totalmente automatizadas, liberando os distribuidores para se dedicarem principalmente a resolver anomalias de agenda ou situações especiais.
As opções incluídas no Dynamics 365 são:
Agendamento manual: o painel de agendamento ajuda no fornecimento das informações necessárias a distribuidores. No painel de agendamento, eles podem ver facilmente todos os itens não agendados no momento e a disponibilidade de todos os recursos (pessoas, instalações, equipamentos) e agendá-los diretamente no painel.
Assistente de agendamento: pode estar diretamente em uma ordem de serviço ou no painel de agendamento. Ele oferece sugestões de recursos potenciais e intervalos de tempo para o agendamento de um item. Essas sugestões se baseiam em requisitos capturados no registro, como habilidades necessárias, janelas de tempo e muito mais.
Agendamento otimizado ou automatizado: a Resource Scheduling Optimization permite que as organizações agendem e reagendem os itens automaticamente com base nas metas predefinidas. Essa otimização pode incluir a maximização do tempo de trabalho do técnico, a minimização de viagens e o agendamento inicial de itens de alta prioridade.
O quadro de agendamento do Dynamics 365 Field Service
Os despachantes normalmente precisam de muitas informações à sua disposição. Dependendo do porte da organização, um expedidor pode agendar de 20 a centenas de recursos potenciais diariamente. Para garantir que todos estejam onde precisam estar e que os clientes recebam o serviço necessário, é necessário que os expedidores compreendam:
O que está agendado no momento?
O que precisa ser agendado?
Quem está disponível?
Como está o tráfego?
O quadro de agendamento ajuda expedidores como Marco a compreender melhor essas informações. Eles podem ver em tempo real o que está agendado, inclusive recursos atribuídos, horários e status. Além disso, podem ver o que precisa ser agendado, bem como a disponibilidade de recursos, como pessoas, instalações e equipamentos.
A seguir há uma rápida visão geral de painéis e componentes mais usados.
Calendário do Agendamento: exibe uma lista de recursos e itens agendados no momento. O calendário de agenda pode ser usado para agendar novos itens e interagir com itens agendados existentes.
Painel de Filtragem: fornece acesso a filtros interativos que podem ser usados para auxiliar no agendamento.
Painel de Mapa: fornece um mapa que pode ser usado para ajudar no agendamento.
Detalhes: fornece mais detalhes sobre o item selecionado no momento.
Requisitos de Recursos: fornece uma lista de requisitos ativos que precisam ser agendados.
Durante o dia, podem ocorrer muitos eventos que afetam o agendamento. Quando ocorre uma mudança, o Dispatcher precisa fazer alterações na agenda o mais rápido possível. Exemplos de itens que podem afetar o planejamento podem incluir:
Uma ordem de serviço de emergência que foi criada e precisa de alguém para ser agendada no momento.
Um cliente que precisa cancelar ou reagendar.
Um recurso que está doente e precisa encontrar um substituto.
Um acidente ocorreu em uma rodovia específica.
Há várias maneiras de agendar itens no painel de agendamento.
São eles:
Arrastar e mover manualmente os itens no quadro de agendamento.
Usando a opção de localizar disponibilidade para iniciar o assistente de agendamento.
Diretamente na exibição de mapa.
Bloquear manualmente o período no calendário.
Embora as opções de agendamento manual no quadro de agendamento sejam úteis, na maioria das vezes, é mais fácil agendar diretamente em uma ordem de serviço usando o assistente de agendamento. Ao ser carregado, o assistente de agendamento mostra recursos potenciais que podem ser agendados para o item com base no que é necessário. Todos os recursos disponíveis e seus intervalos de tempo abertos são exibidos. Os critérios de filtro usados para exibir os resultados podem ser modificados para expandir ou reduzir o número de resultados retornados.
Na imagem, o assistente de agendamento identifica vários recursos que pertencem ao território Centro-Oeste e têm disponibilidade para trabalhar em um item específico.
O quadro de agendamento oferece várias maneiras pelas quais os expedidores podem reagendar itens ou substituir recursos diferentes. Dependendo da necessidade específica, os expedidores podem tomar as seguintes ações:
Reservar novamente: a opção de reservar novamente move uma reserva para um horário ou dia diferente e a atribui a um recurso diferente. Normalmente, essa opção é usada quando um cliente precisa reagendar completamente.
Recurso Substituto: mantém a reserva na hora original e substitui o recurso original associado à reserva por um recurso diferente. Por exemplo, um técnico não está mais disponível para trabalhar em um item, e o item precisa ser atribuído a outra pessoa.
Mover os itens para um dia diferente: move vários itens do dia atual para a mesma hora em um dia diferente. Essa alteração pode ocorrer se a reserva foi feita com antecedência e as alterações de horário não permitem mais executá-la nesses dias.