Módulo de gerenciamento de reembolsos
O módulo de Gerenciamento de reembolsos é usado para criar acordos, ofertas ou contratos entre a sua empresa e seus clientes e fornecedores para facilitar os cálculos. O módulo Gerenciamento de reembolsos mantém um registro dos reembolsos e das deduções em um local no qual todos os usuários aplicáveis podem criar, avaliar e processar esses elementos rapidamente.
- Reembolsos: devolve parte do preço de compra por um vendedor ou um comprador, normalmente na compra de uma quantidade ou valor específico de mercadorias em um período específico. Essas devoluções, diferente das deduções, são feitas após toda a fatura do valor de compra.
- Dedução: compensação, consideração ou taxa paga para uma licença ou um privilégio para usar propriedade intelectual, como uma marca, um direito autoral ou uma patente, ou um recurso natural, como pesca, caça ou exploração. As deduções geralmente são calculadas como uma porcentagem da receita ou do lucro do uso realizado. Quanto maior é o uso, maior é a dedução realizada.
- Royalties: os royalties do cliente são pagamentos feitos por uma parte ao licenciado ou franqueado pelo direito de usar o ativo. Os reembolsos, royalties e deduções são compatíveis com o novo módulo de reembolsos e deduções.
Antes de criar e processar transações no módulo de gerenciamento de reembolsos, você precisa configurar perfis de lançamento para provisões, reembolsos e baixas. Os perfis de lançamento podem ser configurados para um cliente ou fornecedor específico.
As transações de reembolsos são geradas automaticamente com base no método de cálculo selecionado e agendado em trabalhos em lotes. Além disso, os Fluxos de trabalho de acordos de gerenciamento de reembolsos podem ser configurados para examinar e aprovar acordos.
O módulo de Gerenciamento de reembolsos tem um workbench central de reembolsos que ajuda a simplificar o processamento de reembolsos. Ele também se integra ao workbench de dedução para permitir o processamento de reembolsos como deduções do cliente.
Os seguintes elementos permitem que o Supply Chain Management simplifique o processo de reembolsos:
- Workbench de Reembolsos: o workbench permite exibir e processar todas as provisões, reembolsos e transações de baixa em um local central, em vez de exigir que você abra cada programa de reembolsos separadamente. No workbench de reembolsos, você pode acessar rapidamente todas as reivindicações de reembolso e provisões, bem como processar ou limpar as transações.
- Categoria de compras: essa categoria, que tem um tipo de pagamento de Pagar usando contas a pagar, está no perfil de lançamento de gerenciamento de reembolsos. Você pode usar essa categoria para criar o diário de fatura do fornecedor de destino.
- Detalhes do gerenciamento de reembolsos para vendas e linhas de ordem de compra: esses detalhes permitem que você exiba reembolsos qualificados durante o processo de entrada de ordem.
- Aprimoramentos do workbench de dedução: esse recurso adiciona suporte a cenários de pagamento curto, permitindo que os usuários transformem reembolsos em dedução.
Consulte Visão geral do módulo de gerenciamento de reembolsos para saber mais sobre o módulo de Gerenciamento de reembolsos.
Cálculos flexíveis
Os períodos de cálculo de reembolso podem ser usados para acordos de clientes e de fornecedores. Um período de cálculo do reembolso define a duração, a frequência e o período de cálculo do acordo. Os reembolsos normalmente são acumulados durante o período de reembolso com base nas quantidades da ordem de venda ou nos valores de produtos qualificados.
Os seguintes períodos podem ser configurados para um cálculo de acordo de reembolso:
Fatura
Dia
Semana
Mês
Trimestre
Ano
Período personalizado
Qualquer múltiplo dos períodos listados anteriores
O cálculo pode ser aplicado a:
Clientes e produtos selecionados.
Grupos de clientes e produtos.
Todos os clientes e produtos.
Os acordos de reembolsos podem ter várias linhas. Diferentes linhas de detalhes do acordo de reembolso podem ter intervalos de datas diferentes. O período de provisão e o período de declaração podem ser diferentes. Por exemplo, as provisões podem ser processadas todas as semanas, enquanto as declarações podem ser processadas uma vez por mês.
Métodos de cálculo
Os reembolsos podem ser configurados como uma porcentagem, uma taxa ou um valor fixo. Os principais métodos de cálculo incluem:
Nível
Cumulativo
Constante
Valor total
Além disso, os cálculos de reembolsos poderão ser reduzidos por outros reembolsos qualificados se o reembolso estiver configurado para ser calculado com base no valor líquido.
Os reembolsos do fornecedor com base em ordens de venda podem calcular o preço com base na regra PEPS (primeiro a entrar, primeiro a sair), no último preço de compra, no preço médio de compra ou no preço de venda.
Transações alvo de reembolso
Há dois tipos de resultados que um acordo de reembolso pode gerar:
Saídas financeiras: incluem diários de dedução de clientes, faturas de texto livre e faturas de fornecedores e são definidas pelo tipo de pagamento atribuído à oferta ou acordo de reembolso do perfil de lançamento. As transações alvo de reembolso financeiro têm uma referência ao acordo de reembolso de origem, que pode ser revisado para fins de auditoria.
Saídas de itens: reembolsos do cliente criam uma ordem de venda de item gratuito. As saídas de itens para reembolsos de fornecedores criam uma ordem de compra. As transações de destino de reembolso de item permitem definir uma referência de reembolso específica a ser inserida na ordem de venda ou na ordem de compra do item gratuito.
Cálculos precisos de reembolsos
As precisões dos cálculos de reembolsos são definidas pela configuração dos acordos, pela frequência de cálculo, pela base de cálculo e pelo método de cálculo. As provisões de reembolsos são normalmente usadas para acumular valores lançados e reivindicados.
Provisões podem ser configuradas para diferentes períodos. O sistema pode tratar a alocação, o pagamento ou o recebimento do reembolso em qualquer intervalo que corresponda ao período de provisão ou que o exceda. Baixas seguem o mesmo intervalo que o reembolso. Os usuários podem alterar um plano ou valores de pagamento a qualquer momento durante o pagamento.
O processo de gerenciamento de acordos ou provisões é simplificado em uma única etapa. As provisões e as baixas são lançadas diretamente no razão. Além disso, você pode gerar notas de crédito automaticamente. Isso significa que contas a pagar e contas a receber estão totalmente integradas. Ao processar, os cálculos podem levar em consideração descontos de liquidação, faturas pagas, descontos comerciais e notas de crédito existentes para garantir que os valores estejam corretos.
Os cálculos de reembolso geram transações que podem ser verificadas antes do lançamento. As transações de gerenciamento de reembolsos são lançadas por outro processo. O lançamento em transações propostas pode criar um diário, uma nota de crédito ou uma transação de débito. Instruções de relatórios e listagens de transações podem ser usadas para monitorar conformidade, eficácia e transparência.
Pagamentos de royalties garantidos
Com o gerenciamento de reembolsos, você pode gerenciar royalties de forma eficiente e conveniente, mesmo quando há mínimos garantidos, devido à geração automática de pagamentos.
Maximizar gastos versus reembolsos
O território, que se baseia no país/região da transação, pode ser usado para agrupar fornecedores e produtos e fornecer diferentes ofertas. Ao escolher os produtos, o usuário pode especificar os itens que farão parte da liquidação do reembolso e a quantidade de itens que serão aplicados.
Na página Parâmetros de gerenciamento de reembolsos, você pode configurar opções para o módulo de gerenciamento de reembolsos em todas as entidades legais. Essas opções alteram o funcionamento de lançamentos, atualizações de status, sequências numéricas e outros itens.
Fluxos de trabalho para acordos de gerenciamento de reembolsos
O gerenciamento de reembolsos emprega a estrutura de fluxo de trabalho para aprovar acordos de reembolsos. Os dois processos a seguir são gerenciados com cada fluxo de trabalho de Gerenciamento de reembolsos:
Um elemento de fluxo de trabalho para aprovar o acordo.
Um elemento de fluxo de trabalho para ativar o acordo.
Um acordo de reembolso deve ser aprovado e ativado por meio de um fluxo de trabalho de gerenciamento de reembolsos para ser usado.
Para ativar um acordo, envie-o para aprovação do fluxo de trabalho acessando Todos os acordos de gerenciamento de reembolsos > Selecionar o acordo > Painel de ações > Fluxo de trabalho > Enviar.
Após a conclusão do fluxo de trabalho, o novo acordo estará ativo e será utilizável.
Depois que um acordo estiver ativo, você não poderá modificar a maioria de suas configurações. Para alterar um acordo ativo, você precisa desativá-lo e criar um novo acordo. Se quiser que o novo acordo seja semelhante ao antigo, você poderá copiar o antigo. No entanto, as seguintes configurações podem ser alteradas para um acordo ativo:
Reconciliar por
Garantia cumulativa
Perfil de lançamento
Perfil de lançamentos para garantia
Anotações do documento
Moeda
Data inicial
Data final
Remover linhas de reembolso
Status do reembolso
Configure os status de acordos de reembolsos acessando Gerenciamento de reembolsos > Configuração > Status > Status.
Na página Parâmetros de reembolso, especifique o status padrão do acordo de reembolso.
Grupos de gerenciamento de reembolsos
Grupos de gerenciamento de reembolsos para clientes, fornecedores ou itens podem ser usados para conduzir cálculos de gerenciamento de reembolsos.
Grupos de clientes de gerenciamento de reembolsos
Os grupos de clientes de gerenciamento de reembolsos são normalmente configurados para clientes relacionados a uma cadeia de empresas, por exemplo, uma empresa de franquia ou uma rede de supermercados e, geralmente, estão relacionados a reembolsos.
Crie grupos de clientes de gerenciamento de reembolsos acessando Gerenciamento de reembolsos > Configuração de grupos de gerenciamento de reembolsos > Grupos de clientes.
Um cliente pode ser atribuído a diferentes grupos de clientes de gerenciamento de reembolsos.
Grupos de fornecedores de gerenciamento de reembolsos
Configure grupos de fornecedores de gerenciamento de reembolsos e adicione fornecedores a serem usados para reembolsos acessando Gerenciamento de reembolsos > Configuração de grupos de gerenciamento de reembolsos > Grupos de fornecedores.
Grupos de reembolsos de itens
Configure grupos de reembolsos de itens e adicione itens acessando Gerenciamento de reembolsos > Configuração de grupos de gerenciamento de reembolsos > Grupos de itens.
Um item pode ser atribuído a diferentes grupos de itens de gerenciamento de reembolsos.
Perfis de lançamento de gerenciamento de reembolsos
Configure perfis de lançamento de gerenciamento de reembolsos para definir entradas de lançamento para linhas de cálculo de gerenciamento de reembolsos. Um perfil de lançamento selecionado no cabeçalho do acordo se aplica a todas as linhas do acordo.
A configuração dos perfis de lançamento se aplica a todas as empresas (entidades legais). Além disso, você pode especificar a empresa para qual as provisões serão acumuladas e por quem as solicitações serão pagas. Além disso, você pode especificar diferentes contas de débito de provisão e contas de crédito de baixa por empresa de lançamento de origem.
Acesse Gerenciamento de reembolsos > Configuração de lançamento de gerenciamento de reembolsos > Perfis de lançamento de gerenciamento de reembolsos para configurar perfis de lançamento de gerenciamento de reembolsos para clientes e fornecedores.
Se você definir o campo Reconciliar por como Acordo nos detalhes do acordo, não poderá usar a conta de acordo dinâmica durante o lançamento. Em vez disso, você deve especificar uma conta de cliente ou fornecedor. Se você definir o campo Reconciliar por como Linha nos detalhes do acordo, poderá usar um perfil de lançamento que compensa para uma conta de acordo dinâmica na linha de acordo, pois a conta do cliente ou fornecedor é especificada por linha de acordo.
Você pode configurar uma conta de lançamento para cada entidade legal na FastTab Lançamento por empresa de cada perfil de lançamento de gerenciamento de reembolsos. Para isso, selecione o registro de cada entidade legal e forneça as seguintes informações:
Tipo de débito: escolha se deseja debitar uma conta contábil ou um fornecedor. Para reembolsos e royalties de clientes, o campo Tipo de débito é definido como Conta contábil.
Conta de débito: especifique a conta em que o valor do débito será lançado quando uma provisão de reembolso for feita.
Conta principal: insira a conta principal para baixas.
Gerenciar princípios de redução de reembolsos
Os acordos de gerenciamento de reembolsos podem usar princípios de redução para reduzir outras provisões ou cálculos de valor de reembolsos para um item. Você pode configurar os princípios de redução de reembolsos e atribuí-los a suas linhas de acordo de gerenciamento de reembolsos, se necessário. As regras do princípio de redução de reembolsos funcionam apenas quando os acordos de reembolsos se sobrepõem. Portanto, reembolsos extras podem ser concedidos quando não são devidos vários reembolsos. Para configurar os princípios de redução de reembolsos, acesse Gerenciamento de reembolsos > Configuração > Princípios de redução de reembolsos.
Para cada princípio de redução, defina os campos conforme descrito na tabela a seguir.
| Campo | Descrição |
|---|---|
| Princípio de redução de reembolsos | Insira um nome exclusivo para o princípio de redução de reembolsos. |
| Descrição | Insira uma descrição do princípio de redução de reembolsos. |
| Aplicar redução | Marque essa caixa de seleção para aplicar uma base de redução aos reembolsos que pertencem a esse princípio de redução de reembolsos. |
| Base da redução | Se você marcou a caixa de seleção Aplicar redução, selecione a base de redução (Provisão, Reembolsos ou Ambos). Se você selecionar Ambos e se uma provisão e um reembolso tiverem sido lançados para um acordo anterior, somente o reembolso será aplicado. |
| Excluir da redução | Se essa caixa de seleção for selecionada, as provisões e os reembolsos que pertencerem a esse princípio de redução de reembolsos serão excluídos das reduções subsequentes. A configuração do campo Base de redução não se aplica a essa configuração. |
Exemplos de configuração do princípio de redução de reembolsos
A tabela a seguir apresenta exemplos de configuração para princípios de redução de reembolsos. O campo Descrição define a finalidade do princípio de redução de reembolsos.
| Princípio de redução de reembolsos | Descrição | Aplicar redução | Base da redução | Excluir da redução |
|---|---|---|---|---|
| Adiado | Reduzir reembolso | Sim | Ambos | Não |
| Exclreb | Excluir reembolso | Sim | Reembolso | Sim |
| Vários | Vários reembolsos | Sim | Ambos | Sim |
| Nenhum | Somente Prov e Reembolso | Não | Ambos | Sim |
| Provisione | Somente provisão | Sim | Provisione | Não |
| Reembolso | Somente reembolso | Sim | Reembolso | Sim |
Exemplos de cálculos do princípio de redução de reembolsos
Você criou uma ordem de venda com uma linha de ordem de venda no valor de US$ 1.000. Os seguintes acordos se aplicam a essa ordem de venda:
Acordo 1: 10% sobre US$ 1.000
Acordo 2: 15% sobre US$ 1.000
Acordo 3: 20% sobre US$ 1.000
Acordo 4: 25% sobre US$ 1.000
A forma como você trabalha define a ordem de processamento, o que é importante para o cálculo. A tabela a seguir descreve o resultado se você usar a sequência 1, 2, 3, 4 e se processar apenas as provisões.
| Acordo | Descrição e configurações | Resultado da provisão |
|---|---|---|
| 1 | A classificação não verifica outros acordos para reduções. A verificação é feita tanto para provisões quanto para reembolsos. Aplicar redução: Não Base de redução: Ambos Excluir da redução: Não |
US$ 1.000 x 10% = US$ 100 |
| 2 | A classificação verifica outros acordos para reduções, mas é sinalizada para que ela própria seja ignorada. A verificação é feita apenas para reembolsos. Aplicar redução: Sim Base de redução: Reembolso Excluir da redução: Sim |
US$ 1.000 x 15% = US$ 150 |
| 3 | A classificação verifica outros acordos para reduções. A verificação é feita tanto para provisões quanto para reembolsos. Aplicar redução: Sim Base de redução: Ambos Excluir da redução: Não |
(US$ 1.000 - Acordo 1) x 20% = US$ 180 |
| 4 | A classificação verifica outros acordos para reduções. A verificação é feita tanto para provisões quanto para reembolsos. Aplicar redução: Sim Base de redução: Ambos Excluir da redução: Não |
(US$ 1.000 - Acordo 1 - Acordo 3) x 25% = US$ 180 |
Processar, revisar e lançar reembolsos
Os acordos de gerenciamento de reembolsos determinam como calcular reembolsos e royalties usando vários métodos e critérios. Eles também definem o que incluir no cálculo ou excluir dele. Há três tipos de acordos de gerenciamento de reembolsos: reembolsos para clientes, royalties para clientes e reembolsos para fornecedores. Eles compartilham muitas configurações comuns e têm algumas diferenças.
Para obter mais informações sobre acordos de gerenciamento de reembolsos, consulte Acordos de gerenciamento de reembolsos