Visão geral do processo de compra a compra

15 minutos

O ciclo de compras começa com produtos e fornecedores. É possível usar o módulo Gerenciamento de informações sobre o produto para definir e criar produtos e grades de produtos que você compra dos fornecedores. Quando os produtos tiverem sido definidos e criados, você poderá autorizá-los para uso liberando os produtos para entidades legais.

Para obter mais informações sobre como criar produtos, consulte Criar produtos e produtos mestre no Dynamics 365 Supply Chain Management.

Espaço de trabalho de compras e fornecimento

A aquisição e o fornecimento abrangem todas as etapas, desde a identificação de uma necessidade de produtos e serviços até a aquisição do produto, recebimento, faturamento e processamento do pagamento com fornecedores. Os processos de aquisição podem ser configurados para necessidades comerciais específicas ao definir políticas de compras e fluxos de trabalho.

Identificar a necessidade de produtos e serviços

A necessidade de produtos ou serviços pode surgir de requisições; por exemplo, quando um funcionário precisa de um produto. Os catálogos de produtos podem ser configurados para orientar a seleção de produtos disponíveis, ou as solicitações podem ser feitas para produtos que ainda não foram disponibilizados em um catálogo, o que permite ao departamento de compras considerar como o produto pode ser fornecido.

Os limites de gastos podem ser usados para restringir gastos de requisição, e o fluxo de trabalho de compras adiciona a opção de exigir aprovação antes do pedido. Também é possível especificar a alocação de fundos de orçamento, se necessário.

O departamento de compras identifica fornecedores para produtos e serviços obrigatórios, e isso pode envolver o envio de uma solicitação de cotação para vários fornecedores em potencial. É possível compartilhar as especificações do produto que está sendo solicitado, e os fornecedores em potencial podem exibi-las para verificar se podem entregar um produto que as atenda. Os fornecedores retornam lances que são analisados pelo departamento de compras antes de selecionar o fornecedor de quem desejam comprar.

As ordens de compra incluem uma opção para enviar uma consulta de compra ao fornecedor como uma alternativa a um processo de solicitação de cotação mais abrangente. A consulta de compra pode ser usada para ajudar a estabelecer termos como preços, descontos e a data de entrega da ordem. Se os fornecedores estiverem configurados para usar o portal do fornecedor, a funcionalidade da consulta de compra será desabilitada. A ordem é compartilhada no portal do fornecedor e, quando uma solicitação de confirmação é enviada, o fornecedor pode confirmar diretamente a ordem.

Os catálogos de fornecedores podem ser usados para coletar informações sobre a classificação de produtos que os fornecedores podem fornecer. Os fornecedores podem publicar seu próprio catálogo; portanto, é mais fácil manter o catálogo atualizado. É possível anexar uma lista de fornecedores aprovados a um produto e isso pode ajudar a orientar a seleção do fornecedor quando novas ordens de compra são abertas e impedir o uso de fornecedores indesejados.

Compras

As ordens de compras podem ser criadas de várias formas, incluindo:

Como resultado do planejamento mestre que identificou uma demanda que exige uma compra. Esse processo gera ordens de compra planejadas e, quando elas são liberadas, as ordens de compra serão geradas.
Por meio do processamento de requisições de compra que resultam em compras.
Por meio do processamento de contratos de compra, em que ordens de compra são criadas como ordens liberadas dos contratos. Isso costuma ser usado quando os contratos de compra são usados para representar ordens amplas.
Manualmente, quando a ordem de compra criada não se baseia em outro documento.

As ordens de compra configuradas com fluxos de trabalho de aprovação de compra exigem aprovação antes de serem registradas como aprovadas; isso é necessário para que a ordem seja processada.

As ordens de compra são confirmadas para representar que um contrato seja estabelecido com o fornecedor. A ordem de compra progredirá gradualmente por vários estados até ser faturada ou cancelada.

Quando você cria uma ordem de compra, muitos dos campos são previamente preenchidos com valores padrão das informações armazenadas sobre o fornecedor na página Fornecedores. Isso significa que há um número limitado de campos que devem ser preenchidos na ordem de compra, embora você possa optar por substituir os valores padrão.

Preços e descontos

Preços e descontos incluem informações oferecidas sobre preços, descontos e condições de reembolso. Preços e descontos podem ser representados como contratos comerciais. Os contratos comerciais representam listas de preços de fornecedores com preços ou descontos e têm um conjunto específico de datas em que o contrato é válido. Os preços e os descontos podem ser negociados e representados por meio de contratos de compra com condições como as obrigações de comprar certos volumes ou valores monetários como uma pré-condição dos termos negociados. Os contratos de reembolso podem ser criados com fornecedores em que a aquisição de produtos ou grupos de produtos específicos pode disparar um reembolso do fornecedor, dependendo do valor ou do volume de compra.

Opções de entrega

Há opções diferentes para o processo de entrega associado a uma ordem de compra. Os produtos solicitados podem ser divididos em agendas de entrega, em que partes da quantidade solicitada podem ser planejadas para entrega em datas diferentes. A entrega também pode incluir entrega direta iniciada por meio de uma ordem de venda, que automatiza a geração da guia de remessa na ordem de venda ao mesmo tempo em que o recebimento de produtos é registrado na ordem de compra. As ordens de compra também podem fazer parte de uma cadeia de ordens intercompanhia, também conhecida como ordens de compra intercompanhia, em que produtos são solicitados por meio de uma ordem de venda intercompanhia correspondente. Nessa situação, algumas etapas são automatizadas nas duas ordens intercompanhia relacionadas.

Itens suplementares

Os produtos podem ser configurados para incluir itens suplementares. Isso é para propor produtos relacionados ao produto que está sendo solicitado. Os produtos adicionais podem ser necessários ou opcionais. Em alguns casos, itens suplementares podem ser adicionados como produtos gratuitos que acompanham a compra de outros produtos.

Encargos da ordem de compra

Os encargos podem ser atribuídos à ordem de compra. Isso pode ocorrer automaticamente pela configuração de encargos automáticos ou pela adição dos encargos manualmente. Os encargos podem ser atribuídos à ordem no nível do cabeçalho ou da linha da ordem. A contabilidade de encargos pode ser configurada de formas diferentes. Por exemplo, você pode configurar um encargo a ser considerado um custo de produto. Se você fizer isso, os encargos deverão ser atribuídos no nível da linha da ordem antes da confirmação da ordem. Há uma opção que pode ajudar a alocar encargos por meio do cabeçalho da ordem para as linhas.

Recebimento e faturamento de produtos

As ordens de compra que incluem produtos físicos normalmente exigem que o registro de entrada ocorra em um depósito e, depois, que esse recebimento de produtos seja registrado para a ordem. As ordens de compra com produtos que atendem às requisições podem ser configuradas de forma que o funcionário que solicitou os produtos também precise fornecer uma confirmação de recebimento.

Algumas ordens de compra incluem produtos que são serviços ou outros produtos não físicos em que o recebimento em um depósito não é necessário. Os produtos podem ser criados como serviços ou categorias de compras podem ser usadas diretamente na ordem de compra para essas ordens. Com essas ordens, a contabilidade de recebimento de produtos, às vezes, é ignorada e a ordem é faturada diretamente, ou o registro de recebimento de produtos é feito na ordem de compra sem registro de entrada anterior.

O recebimento de produtos pode resultar em consumo automático para uma finalidade específica. Isso inclui consumo implícito com entrega direta, consumo em relação a um projeto ou contabilidade do produto como um ativo fixo.

Quando faturas de fornecedor chegam do fornecedor, elas podem ser registradas no registro de fatura independentemente da ordem de compra e, depois, aprovadas como registro em relação à ordem de compra. A gravação da fatura de fornecedor com a ordem de compra inclui a conciliação do recebimento de produtos para a fatura.

As distribuições contábeis podem ser especificadas na ordem de compra para descrever como a contabilidade deve ser feita no razão e também podem definir como a alocação de fundos de orçamento é obtida quando isso é incluído na configuração. As ordens de compra faturadas registrarão o passivo na conta de fornecedor em contas a pagar, por meio da qual o pagamento do fornecedor pode ser processado.

Desempenho do fornecedor

O desempenho e a revisão de compras são aceitos por meio de relatórios de compras e contas a pagar, que incluem análise de gastos e análise de desempenho do fornecedor.

Espaço de trabalho Ordens de compra confirmadas com alterações

Sua organização pode aproveitar o espaço de trabalho Ordens de compra confirmadas com alterações para acessar as ordens de compra confirmadas que foram alteradas desde a confirmação. Os profissionais de compras podem examinar quaisquer alterações feitas nas ordens de compra que foram previamente confirmadas e evitar impactos downstream. Esse espaço de trabalho está habilitado no Dynamics 365 Finance and Operations por padrão, mas sua organização pode habilitar a funcionalidade do Copilot e habilitada por IA para gerar um resumo do impacto e do conteúdo de comunicação proposto. Para obter mais informações sobre como habilitar esse recurso, acesse Habilitar suporte do Copilot para gerenciar alterações em ordens de compra confirmadas.

Na parte superior do espaço de trabalho, três blocos resumem grupos de alterações em ordens de compra confirmadas e o impacto relacionado na demanda downstream:

Alterações de baixo impacto: esse bloco realça alterações nas ordens de compra que não têm impacto conhecido na demanda downstream. Nenhum impacto conhecido é presumido se as alterações na quantidade ou nas datas de entrega não afetam esses requisitos da demanda. Exemplos dessas alterações incluem um aumento na quantidade ou uma data anterior. Um resumo das alterações é gerado para ajudar você a examinar e validar as ordens de compra.
Alterações de alto impacto: esse bloco realça ordens de compra que têm impactos downstream conhecidos na demanda. Essas alterações são resumidas juntamente com os impactos detectados na demanda, ajudando-o a investigar mais a fundo e a decidir que medidas tomar.
Ordens downstream afetadas: esse bloco resume os impactos em diferentes tipos de ordens de demanda downstream por total, por tipo de ordem. Essas informações ajudam a analisar possíveis impactos na demanda e a identificar cada alteração originária.

Cada bloco fornece um link Mostrar. Quando você seleciona esse link, a exibição abaixo mostra as alterações no fornecimento de ordens de compra e a demanda afetada de acordo com o filtro e a classificação dos blocos.

Fluxo de trabalho de compras

Algumas organizações exigem que as requisições de compra e as ordens de compra sejam aprovadas por um usuário diferente da pessoa que inseriu a transação. Para configurar um processo de aprovação, você pode criar um fluxo de trabalho.

Um fluxo de trabalho representa um processo corporativo. Ele define como um documento flui pelo sistema e indica quem deve concluir uma tarefa, ou aprovar um documento. Há vários benefícios ao usar o sistema de fluxo de trabalho em sua organização:

Processos consistentes: você pode definir o processo de aprovação para documentos específicos, como requisições de compra e relatórios de despesas. O uso do sistema de fluxos de trabalho ajuda a garantir que os documentos sejam processados e aprovados de maneira consistente e eficiente.
Visibilidade do processo: você pode rastrear o status, o histórico e as métricas de desempenho de uma instância de fluxo de trabalho específica. Isso ajuda a determinar se devem ser feitas alterações no fluxo de trabalho para melhorar a eficiência.
Lista de trabalho centralizada: os usuários podem visualizar uma lista de trabalho centralizada para exibir as tarefas de fluxo de trabalho e aprovações atribuídas a eles em todos os fluxos de trabalho de que participam. Isso está disponível na página Itens de trabalho.

Os tipos de fluxo de trabalho a seguir estão disponíveis para Compras e fornecimento.

Tipo	Usar este tipo para
Análise da requisição de compra	Criar fluxos de trabalho de análise e aprovação para requisições de compra.
Revisão de linha de requisição de compra	Criar fluxos de trabalho de análise e aprovação para linhas de requisições de compra.
Fluxo de trabalho da ordem de compra	Criar fluxos de trabalho de análise e aprovação para ordens de compra.
Fluxo de trabalho da linha da ordem de compra	Criar fluxos de trabalho de análise e aprovação para linhas de ordens de compra.
Fluxo de trabalho do aplicativo de adição de fornecedores	Crie fluxos de trabalho de revisão e aprovação para adicionar novos fornecedores por meio de solicitações de fornecedor.

Processo de compras

A necessidade de produtos ou serviços pode surgir de requisições, como quando um funcionário precisa de um produto específico para realizar o trabalho. Pode ser um laptop ou material de escritório, por exemplo. O processo de alto nível para compras é indicado a seguir.

Criação da requisição de compra do solicitante.
RFQ (solicitação de cotação) para o fornecedor ou os fornecedores.
Depois que o fornecedor for selecionado, a RFQ será convertida em uma ordem de compra, ou uma ordem de compra será criada.
Os produtos são recebidos no estoque.
A fatura é gerada.

Os catálogos de produtos podem ser configurados para orientar a seleção de produtos disponíveis, ou as solicitações podem ser feitas para produtos que ainda não foram disponibilizados em um catálogo, o que permite ao departamento de compras considerar como o produto pode ser fornecido.

Os limites de gastos podem ser usados para restringir os gastos com a requisição, e o fluxo de trabalho de compras adiciona a opção de exigir aprovação antes da solicitação ocorrer. Também é possível especificar a alocação dos fundos de orçamento, caso necessário.

O departamento de compras identifica fornecedores para produtos e serviços obrigatórios, e isso pode envolver o envio de uma solicitação de cotação para vários fornecedores em potencial. É possível compartilhar as especificações do produto que está sendo solicitado, e os fornecedores em potencial podem exibi-las para verificar se podem entregar um produto que as atenda. Os fornecedores devolvem os lances e, em seguida, o departamento de compras vai examiná-los antes de selecionar o fornecedor de quem desejam comprar.

As ordens de compra incluem uma opção para enviar uma consulta de compra ao fornecedor como uma alternativa a um processo de solicitação de cotação mais abrangente. A consulta de compra pode ser usada para ajudar a estabelecer termos como preços, descontos e a data de entrega da ordem. Se os fornecedores estiverem configurados para usar Colaboração do fornecedor, a funcionalidade da consulta de compra será desabilitada. Em vez disso, a ordem é compartilhada na interface Colaboração do fornecedor e, quando uma ordem de compra for enviada, o fornecedor poderá confirmar diretamente a ordem.

Trabalhar com requisições de compra

Dependendo da configuração da organização, é possível criar requisições de compra para os produtos usados pela organização.

Nas políticas de compras, você define o comportamento padrão da requisição de compra e decide se o usuário pode selecionar o tipo de requisição de compra que pode ser criado.

A requisição de reabastecimento só pode ter linhas com itens porque está preparando linhas para o planejamento mestre a serem separadas como uma Demanda para um local ou um depósito específico. O planejamento mestre gera as ordens de compra ou de transferência planejadas, dependendo das políticas de cobertura do item.

Por isso, quando a requisição de reabastecimento é aprovada, os itens estão prontos para serem separados pelo planejamento mestre. Como alternativa, uma requisição de compra para consumo é usada para gerar ordens de compra diretamente.

Caso a organização exija produtos indiretos (produtos que não são exigidos pelo planejamento mestre), é possível enviar requisições de compra para esses produtos. Requisição de compra é um documento interno que autoriza o departamento de compras a adquirir itens ou serviços. O departamento de compras pode usar requisições de compra a fim de gerar as ordens de compra reais para os itens.

As requisições de compra são documentos internos, enquanto as ordens de compra são o documentos externos equivalentes que o departamento de compras envia aos fornecedores.

É possível usar uma requisição de compra para enviar uma solicitação de itens ou serviços necessários para executar a função de trabalho. Usando requisições de compra, você pode:

Solicitar itens e serviços de um catálogo de compras hospedado ou de um catálogo de fornecedores hospedado no site de um fornecedor aprovado.
Enviar uma requisição de um item não catalogado caso essa ação seja compatível com as políticas de compras.
Criar uma requisição em nome de outra pessoa caso você tenha recebido as permissões devidas para a função de usuário.

As requisições de compra exigem que você defina um fluxo de trabalho da requisição de compra. Esse fluxo de trabalho controla o processo de aprovação da requisição de compra desde quando ele é enviado para o fluxo de trabalho até ser aprovado, período depois do qual as ordens de compra serão criadas e enviadas para os fornecedores.

Requisições que tenham uma finalidade de consumo

Uma requisição que tenha uma finalidade de consumo representa a demanda de itens ou serviços que vão ser usados internamente pela organização. A demanda gerada por esse tipo de requisição é sempre atendida por uma ordem de compra. Se o Supply Chain Management estiver configurado para gerar automaticamente ordens de compra, elas serão criadas depois que a requisição de compra for aprovada.

Requisições que tenham uma finalidade de reabastecimento

Uma requisição que tenha uma finalidade de reabastecimento representa a demanda para reabastecer o estoque.

Por exemplo, você cria uma requisição para reabastecer itens, de maneira que eles possam ser vendidos em um local de varejo específico em determinada hora. A demanda criada por esse tipo de requisição pode ser atendida por uma ordem de compra, uma ordem de transferência, uma ordem de produção ou um kanban.

Quando a finalidade da requisição é reabastecimento, a demanda é expressa como uma quantidade, e não um valor monetário. Por isso, a contabilização de ônus, o controle orçamentário, BRAD (regras comerciais para determinação de ativo fixo), a contabilidade do projeto e eventuais regras relacionadas não se aplicam. Somente os produtos em estoque e liberados para a entidade legal especificada podem atender à demanda de requisição de reabastecimento. Para definir os produtos disponíveis quando a finalidade da requisição for reabastecimento, use a página Regra de política de acesso à categoria de reabastecimento.

Para usar requisições de compra que tenham uma finalidade de reabastecimento, você deve configurar o agendamento do planejamento mestre para incluir a demanda da requisição. O método de atendimento da demanda criada por esse tipo de requisição é determinado automaticamente, com base nas políticas de fornecimento que foram configuradas para os itens na organização e planejadas usando o agendamento do planejamento mestre.

Criar e enviar uma solicitação de cotação

Você pode enviar uma RFQ (solicitação de cotação) para fornecedores a fim de solicitar informações sobre preços e prazos de entrega dos produtos. As organizações emitem uma RFQ quando desejam comprar itens ou serviços e querem receber ofertas competitivas de diversos fornecedores.

Em uma RFQ, você pede para os fornecedores fornecerem os preços e os prazos de entrega relacionados às quantidades de produtos especificadas. Também é pedir para que os fornecedores especifiquem se há encargos incidentais, como custos de remessa. Convém perguntar se o fornecedor oferece descontos para ordens grandes ou pagamento antecipado da fatura de fornecedor.

O processo de RFQ abrange:

Criação e envio de uma RFQ para um ou mais fornecedores.
Recebimento e registro das respostas de RFQ.
Transferência das respostas de RFQ aceitas para uma ordem de compra, um contrato de compra ou requisições de compra, dependendo do tipo de RFQ.
Transferência da resposta de um fornecedor para um diário de contrato comercial.

Criar e gerenciar ordens de compra

Ordem de compra é um documento gerado por um comprador que autoriza a compra de produtos. Quando é aceito pelo fornecedor (ou vendedor ou produtos), o documento passa a ser uma associação contratual entre ambas as partes.

Uma ordem de compra define as descrições, as quantidades, os preços, os descontos, as condições de pagamento, a data de desempenho ou de remessa e outros termos e condições associados, além da identificação de um vendedor específico.

Muitas funções e usuários diferentes podem usar ordens de compra para atualizar e rastrear o status das ordens. Por exemplo, o agente de compras usa ordens de compra para criar uma lista de produtos a serem comprados de um fornecedor específico.

Informações sobre preço, entrega e itens são registradas na ordem de compra. Além disso, o agente de compras vai gerar um documento de confirmação da ordem de compra que é o documento externo enviado ao fornecedor para notificá-los da compra. Quando chegam, os itens precisam ser recebidos no estoque e, então, uma fatura pode ser gerada.

Trabalhar com contratos de compra

Contrato de compra é um contrato que compromete uma organização a comprar um produto em determinada quantidade ou a determinado valor ao longo de um período por preços e descontos especiais. Os preços e os descontos do contrato de compra substituem os preços e os descontos estabelecidos em qualquer contrato comercial existente.

Um contrato de compra tem um período de validade definido pela pessoa que o criou. A data de entrega de uma compra deve estar dentro do período de validade. Além disso, um contrato de compra permanece em espera por padrão. Só é possível fazer uma ordem relativa a um contrato de compra quando ele está definido como Efetivo.

Os contratos de compra são um recurso opcional que pode ser adicionado ao processo de compras. Os contratos de compra podem definir preços e descontos padrão, além de estar vinculados a uma requisição de compra. Também é possível criar um contrato de compra com base em uma resposta de solicitações de cotação. Quando um contrato de compra estiver vinculado a um documento, o vínculo será copiado para outras transações e documentos criados com base no documento.

Por exemplo, se um contrato estiver vinculado a uma requisição de compra, quando a requisição de compra for aprovada e a ordem de compra for criada, ela terá automaticamente um vínculo para o contrato de compra.

Aprovar OCs e requisições usando um dispositivo móvel

Para simplificar as aprovações de compra, o Dynamics 365 Supply Chain Management oferece uma experiência de aprovação móvel, aumentando a flexibilidade e a capacidade de resposta. Isso permite que os usuários gerenciem tarefas de aprovação de requisições e ordens de compra diretamente de seus dispositivos móveis, melhorando a eficiência e eliminando os atrasos. O aplicativo móvel fornece uma visão geral das tarefas atribuídas e das datas de conclusão, permitindo que os usuários analisem informações detalhadas sobre cada solicitação e tomem decisões informadas (aprovar, rejeitar, solicitar alterações ou delegar) sem mudar de contexto. Esse recurso ajudará a garantir a conformidade e a alinhamento do orçamento, mantendo um processo de aprovação tranquilo.

Recursos do Copilot

Os clientes do Dynamics 365 Supply Chain Management podem acessar o Copilot no Microsoft Supply Chain Center. Ele sinalizará de forma proativa questões externas, como clima, finanças e geografia, que podem afetar os principais processos da cadeia de fornecedores. Os insights preditivos revelam ordens afetadas em materiais, estoque, transportadora, redes de distribuição e muito mais. Os planejadores da cadeia de fornecedores podem então redigir automaticamente um email gerado pelo Dynamics 365 Copilot para alertar os parceiros afetados e mitigar possíveis interrupções antes que elas aconteçam.

Além disso, a funcionalidade de ajuda no aplicativo fornece aos usuários assistência contextual imediata de dentro do aplicativo e dos processos do usuário:

Elaborar respostas precisas às consultas dos usuários: o Copilot usa o amplo repositório de documentação pública sobre os recursos do Dynamics 365 Supply Chain Management e baseia a IA generativa na documentação do produto para criar respostas precisas às consultas dos usuários.
Diretrizes com base no contexto: os usuários podem fazer perguntas relacionadas a seu contexto atual, e o Copilot fornece diretrizes personalizada e específica.

Também há insights de estoque disponíveis para ajudar os usuários a tomar decisões embasadas sobre estoque, como para promessas de ordens:

Consultar o estoque disponível: oferece aos usuários a capacidade de usar linguagem natural para perguntar sobre os níveis de estoque e a disponibilidade, com a mesma facilidade com que conversam com um colega. Por exemplo, você pode simplesmente inserir Encontre todos os pneus de 18 polegadas na minha loja, sem precisar se lembrar de especificações exatas, IDs ou caminhos de navegação.
Consultar estoque: fornece uma experiência de conversa guiada para identificar rapidamente os melhores produtos disponíveis para consultas de ordens, sem que os usuários precisem sair do contexto de trabalho do Microsoft 365. Os gerentes de vendas se concentram na comunicação com os clientes e no aumento das vendas. Ter os níveis de estoque de produtos do Microsoft 365 à mão ajuda os gerentes de vendas a agradar aos clientes e a fechar negócios com mais rapidez.
Permitir que aplicativos ou sites de terceiros consultem o estoque disponível: APIs (interfaces de programação de aplicativos) de pesquisa em linguagem natural para visibilidade de estoque podem ser integradas a sites ou aplicativos de comércio eletrônico de terceiros. Os clientes podem usá-las para criar um recurso de chat para aplicativos ou sites de terceiros que os ajude a encontrar produtos e avaliar a disponibilidade e alternativas.

O Copilot ajuda os especialistas em compras a tomar melhores decisões de compra nos processos da aquisição ao pagamento:

Gerenciar decisões de compra com o Copilot: o suporte do Copilot para compras é uma ferramenta avançada que capacita os usuários a gerenciar e avaliar com eficiência alterações em ordens de compra em grande escala. A classificação das alterações por impacto e risco associado gera uma grande melhora na tomada de decisões sobre aquisições. Com o Copilot, os usuários podem identificar rapidamente alterações de alto ou baixo impacto e analisar o impacto posterior, permitindo assim ações imediatas para mitigar riscos potenciais.