Entender o ciclo de vida dos dados – retenção
O Microsoft Data Handling Standard especifica por quanto tempo os dados do cliente são retidos após a exclusão. Geralmente, há dois cenários em que os dados do cliente são excluídos:
- Exclusão Ativa: o locatário tem uma assinatura ativa e um usuário ou administrador exclui dados ou os administradores excluem um usuário.
- Exclusão Passiva: a assinatura de locatário termina.
Quando um cliente encerra sua assinatura, a Microsoft retém os dados do cliente em uma conta de função limitada por 90 dias para permitir que o cliente extraia os dados. Após o término do período de retenção de 90 dias, a Microsoft excluirá os dados do cliente, a menos que autorizado a retê-los ou seja necessário retê-los por lei. No máximo 180 dias após a expiração ou término de uma assinatura do Microsoft 365, a Microsoft desabilita a conta e exclui todos os dados do cliente da conta. Depois que o período máximo de retenção de todos os dados tiver decorrido, os dados são renderizados comercialmente irrecuperáveis.
A Microsoft também exclui todos os dados de diagnóstico e gerados pelo serviço como parte do ciclo de vida de dados padrão da Microsoft, a menos que seja necessário manter a segurança e a estabilidade do serviço. Para qualquer assinatura, um assinante pode entrar em contato com Suporte da Microsoft e solicitar o desprovisionamento de assinatura acelerada. Nesse processo, todos os dados do usuário são excluídos três dias depois que o administrador insere o código de bloqueio fornecido pela Microsoft. Isso inclui dados no SharePoint Online e no Exchange Online em retenção ou armazenados em caixas de correio inativas.