Planear reuniões de grandes dimensões no Skype for Business Server
Resumo: Leia este tópico para saber mais sobre as melhores práticas para implementar e gerir reuniões de grandes dimensões no Skype for Business Server.
O tamanho das reuniões que Skype for Business Server podem suportar depende se as conferências estão alojadas num conjunto partilhado ou dedicado: entre 250 participantes num conjunto partilhado e 1000 participantes num conjunto dedicado.
Nota
Este tópico centra-se nas melhores práticas para reuniões de grandes dimensões suportadas por Skype for Business Server. Se a sua organização necessitar de funcionalidades de reunião maiores, deve considerar implementar um ambiente híbrido que tire partido do Reunião do Skype Broadcast, um novo serviço online que faz parte do Microsoft 365 e Office 365.
Nota
A Transmissão de Reunião do Skype habilita os usuários a hospedarem e transmitirem reuniões a grandes públicos online, de até 10.000 participantes. A utilização da Difusão de Reunião do Skype requer que Skype for Business Server já estejam configurados numa configuração híbrida com uma organização de produção do Microsoft 365 ou Office 365. O pré-requisito é que todos os usuários tenham um locatário online. Se estiver interessado em implementar uma solução híbrida que possa tirar partido do Reunião do Skype Difusão, consulte O que é uma Difusão de Reunião do Skype? e Configurar a implementação no local para Reunião do Skype Difusão.
Grandes reuniões costumam ter as seguintes características:
O formato da reunião é uma apresentação de um-para-muitos.
Um ou alguns usuários são representados e todos eles participam somente como participantes.
O compartilhamento de apresentação do PowerPoint é a principal atividade de colaboração de dados.
O áudio é exigido e o vídeo também pode ser utilizado.
Uma pessoa dedicada, geralmente o organizador da reunião ou um assistente do organizador, configura a reunião com antecedência.
Uma equipe dedicada (não os apresentadores) conduz a reunião, incluindo estabelecer uma conexão para uma reunião online, verificar se o áudio, vídeo e compartilhamento de slides estão funcionando, gerenciar lobby e funções dos usuários, ligar e desligar o microfone dos participantes, responder perguntas e gerenciar gravações, conforme apropriado.
Quando um utilizador agenda uma reunião, Skype for Business Server cria um registo na base de dados de conferências, que armazena dados de conferências, mas não reserva quaisquer recursos de hardware para a reunião agendada antecipadamente. Em vez disso, Skype for Business Server tem lógica de balanceamento de carga incorporada para alocar dinamicamente recursos de conferências em Servidores front-end de uma forma que distribui cargas igualmente em todos os Servidores Front-End no conjunto. Isso provisiona e usa com eficiência os recursos de hardware, mas é importante que você planeje adequadamente o suporte para reuniões muito grandes.
Por exemplo, quando um conjunto de Skype for Business Server está em execução perto da sua capacidade superior, cada Servidor front-end pode alojar aproximadamente 125 reuniões de tamanho médio. Adicionar outra reunião pequena não seria problema, mas adicionar uma reunião para 1.000 usuários, sim, pois os Servidores Front-End provavelmente não seriam compatíveis com tal reunião grande ao mesmo tempo que as outras 125 reuniões.
O suporte a grandes reuniões de até 1.000 participantes exige lidar com os problemas relacionados tanto ao modelo de hardware compartilhado quanto ao modelo sem reserva. Em geral, tem de planear um conjunto dedicado e seguir as melhores práticas, conforme descrito nas secções seguintes.
Planeje um pool dedicado
Se a sua organização requer reuniões com mais de 250 participantes, será necessário planejar um pool dedicado para suportar a carga.
Para ter recursos de CPU e memória suficientes para as reuniões com até 1.000 usuários, os Servidores Front-End de hospedagem não devem hospedar nenhuma outra carga de trabalho de mensagens instantâneas (IM) e presença nem do Enterprise Voice. Os servidores também não devem hospedar nenhuma outra reunião, independente do tamanho. Para organizar reuniões de até 1000 utilizadores, tem de configurar um conjunto de Skype for Business Server separado dedicado à realização de grandes reuniões.
Um conjunto de Skype for Business Server dedicado à realização de reuniões grandes deve acolher uma e apenas uma reunião de até 1000 utilizadores ao mesmo tempo, pelo que os horários das reuniões têm de ser reservados antecipadamente através de um processo de agendamento fora de banda para garantir o suporte dedicado dos Servidores Front-End. Para dar suporte a mais de uma grande reunião ao mesmo tempo, recomendamos a configuração de vários pools dedicados a grandes reuniões.
Para obter mais informações sobre os requisitos de hardware e software e planear uma topologia que suporte reuniões de grandes dimensões, consulte Requisitos de hardware e software para conferências no Skype for Business Server e Planear a topologia de conferências para Skype for Business Server.
Implante práticas recomendadas para grandes reuniões
Depois de configurar um pool dedicado para conferências maiores, você pode tomar ações para ajudar a garantir que reuniões maiores no pool forneçam a melhor experiência do usuário. As seções a seguir trazem detalhes sobre como gerenciar reuniões grandes:
Crie organizadores da reunião dedicados
Crie moderadores dedicados
Mantenha um calendário separado para grandes reuniões
Implante um processo de programação de grandes reuniões
Especifique os detalhes de agendamento adequados
Crie uma política de conferência para grandes reuniões
Crie organizadores da reunião dedicados
Para minimizar o tráfego de comunicações em tempo real no conjunto de reuniões de grandes dimensões, a Microsoft não recomenda que aloje utilizadores que iniciem sessão regularmente com clientes Skype for Business e participem em mensagens instantâneas (MI), presença, conferências e sessões de voz. Pelo contrário, faça uma das seguintes opções:
Crie uma ou mais contas exclusivas apenas para agendar grandes reuniões
Hospede as contas do usuário da equipe responsável por programar grandes reuniões em um pool de grande reuniões
Crie moderadores dedicados
Com centenas a milhares de usuários em uma reunião, é recomendado ter um moderador exclusivo na sessão online da reunião. Esta pessoa dedicada pode ser delegada do organizador da reunião ou membro da equipa de suporte de reuniões de grande dimensão da organização. É importante adicionar o moderador de reunião exclusivo como um apresentador no momento que a reunião é programada, embora seja possível promover um participante online para a função de apresentador enquanto a reunião estiver em andamento.
O moderador da reunião pode utilizar todas as funcionalidades de apresentador dos clientes Skype for Business para gerir a reunião grande. Essas funcionalidades incluem:
Monitorar o lobby e aceitar ou rejeitar usuários no lobby
Remover qualquer usuário da reunião que aí não deveria estar
Alterar os tipos de acesso da reunião
Alterar as funções dos participantes
Convidar participantes adicionais durante a reunião utilizando a funcionalidade de arrastar e largar, marcação telefónica ou e-mail
Retirar a voz e inserir voz do público ou usuários individuais
Gerenciar o conteúdo da reunião, incluindo carregar conteúdo, excluir conteúdo e trocar o conteúdo ativo
Mantenha um calendário separado
Para cada pool de reunião grande, você deve manter um calendário de reuniões grandes agendadas separado nesse pool. Por exemplo, pode colocar uma única conta de utilizador no conjunto de reuniões grandes e utilizar o Outlook com o Suplemento Reunião Online e Exchange para Skype for Business manter um calendário separado. Se você utilizar várias contas de usuário para habilitar uma equipe de suporte para criar reuniões grandes, será necessário configurar um calendário separado que agregue todas as reuniões grandes criadas pelos membros da equipe de suporte.
Manter um calendário de reunião grande separado ajuda a prevenir conflitos e garante que somente uma reunião grande esteja ativa por vez.
Implante um processo de programação
Uma vez que apenas uma reunião grande de cada vez é suportada no conjunto de reuniões de grandes dimensões dedicado, deve implementar um processo de agendamento de reuniões de grande dimensão para facilitar a configuração de reuniões grandes e ajudar a evitar conflitos. Essa capacidade não é fornecida diretamente por clientes Skype for Business Server ou Skype for Business. Uma forma de implementar esse processo é utilizar o sistema de pedidos de suporte da equipa de suporte da sua organização, se disponível.
Programar uma grande reunião envolve concluir as seguintes etapas:
O organizador da reunião ou representante determina a hora, a duração e o tamanho da uma próxima reunião, além da lista de apresentadores. Se o tamanho da reunião antecipado excede 250 usuários ou para garantir a melhor experiência do usuário para uma reunião com menos de 250 usuários, o organizador ou representante envia uma solicitação para uma grande reunião.
A equipe de programação verifica para ver se a data e hora solicitada está disponível. Como suportamos apenas uma única grande reunião em um pool exclusivo por vez, a equipe de programação precisa verificar o calendário de grandes reuniões para determinar se há outra reunião programada para a data e hora solicitada. Se a hora da reunião está disponível, a equipe aprova a solicitação da reunião.
Se o pedido for aprovado, a equipa de agendamento (com as credenciais no conjunto dedicado) utiliza o Suplemento Reunião Online para Skype for Business com o Outlook para configurar uma reunião no conjunto de reuniões grandes dedicado. A URL a ser usada para participar da reunião é fornecida ao requisitante como parte do prompt de aprovação.
O organizador ou representante da reunião usa o Outlook para programar a próxima reunião, adicionando ao convite a URL para participar da reunião. O organizador da reunião ou representante especifica os usuários a serem convidados e envia o convite.
Especifique os detalhes de agendamento adequados
Depois de fazer uma verificação para assegurar que nenhuma outra reunião esteja agendada na hora solicitada, a equipe de suporte a grandes reuniões, que lida com a solicitação, agenda a reunião no pool de grandes reuniões.
Para garantir a melhor experiência de utilizador, é importante agendar a reunião grande com os níveis de acesso e as definições de reunião adequadas às necessidades do organizador da reunião. Considere as seguintes definições de agendamento configuradas no Skype for Business Opções de reunião:
Use um novo espaço de reunião para cada grande reunião em vez de reutilizar o espaço dedicado da reunião.
Especifique os níveis de acesso à reunião conforme segue:
Se pelo menos um convidado for de fora da organização, defina o tipo de reunião como Para qualquer pessoa (sem restrição). Isso habilita você a evitar o gerenciamento de um possível grande lobby quando a reunião estiver em andamento.
Se a reunião for somente interna, defina o tipo de acesso à reunião como Para qualquer pessoa da minha organização.
Nota
Evite definir o tipo de acesso à reunião como Pessoas que eu convidar da minha empresa, pois, quando essa configuração é usada, os organizadores devem adicionar todos os endereços de email em uma lista de convidados e você não poderá convidar um grupo de distribuição. Evite definir o tipo de acesso à reunião como Apenas eu, o organizador da reunião, pois essa configuração exige que todos os participantes da reunião, inclusive os apresentadores, sejam colocados no lobby durante a reunião. A pessoa responsável pela execução da grande reunião deverá monitorar a escalação do lobby e aceitar os novos usuários que estiverem no lobby.
Permita que usuários que ligam de telefones entrem na reunião automaticamente marcando a configuração Chamadores entram diretamente.
Convide explicitamente os seguintes usuários:
Organizador e representante da reunião (solicitante)
A lista de apresentadores fornecida pelo solicitante da reunião
Nota
Se o tipo de acesso à reunião estiver definido como Pessoas que eu escolher, será preciso adicionar explicitamente cada participante da grande reunião como convidado da reunião.
Gerencie explicitamente os apresentadores, em vez de definir a opção de apresentador como um dos valores promovidos automaticamente. Certifique-se de adicionar os seguintes usuários como apresentadores:
Organizador e representante da reunião (solicitante)
A lista de apresentadores fornecida pelo solicitantes da grande reunião
Ao gerenciar explicitamente os apresentadores, é possível controlar o número de apresentadores para que você possa limitá-los a um número pequeno o suficiente para que seja possível conduzir uma grande reunião eficiente. Se a maioria dos participantes da reunião tiver a função de participante, serão reduzidas as chances de alguém acidentalmente assumir o controle da apresentação, excluir a apresentação do PowerPoint, ativar/desativar o áudio dos apresentadores e outras interrupções na reunião.
Marque a configuração Desativar o áudio de todos os participantes para assegurar que apenas os apresentadores possam transmitir áudio para a reunião.
Verifique a definição Bloquear vídeo dos participantes para garantir que apenas os apresentadores podem transmitir vídeo para a reunião.
Crie uma política de conferência
Crie uma nova política de conferência específica para grandes reuniões e, depois, atribua a política de conferência aos usuários que estão hospedados no pool dedicado a grandes reuniões. Configure a política de conferência usando os seguintes ajustes:
Defina a opção MaxMeetingSize como 1000. (O padrão é 250.)
Defina a opção AllowLargeMeetings para Verdadeiro.
Defina a opção EnableAppDesktopSharing para Nenhum.
Defina a opção AllowUserToScheduleMeetingsWithAppSharing para Falso.
Defina a opção AllowSharedNotes para Falso.
Defina a opção AllowAnnotations para Falso.
Defina a opção DisablePowerPointAnnotations para Verdadeiro.
Defina a opção AllowMultiview para Falso.
Defina a opção EnableMultiviewJoin para Falso.
Nota
O suporte para reuniões grandes no Skype for Business Server requer que a definição AllowLargeMeetings seja definida como verdadeira. Quando esta definição estiver definida como verdadeira, a experiência de Skype for Business será otimizada para reuniões extra-grandes quando os utilizadores participarem na reunião. Especificamente, numa reunião grande, Skype for Business não mostrarão a inicial ou a atualização da lista completa de participantes da reunião, o que constitui um estrangulamento de desempenho tanto para o cliente como para o Skype for Business Server. Em vez disso, Skype for Business mostrará apenas informações sobre o utilizador e a lista de apresentadores da reunião. Skype for Business continuará a mostrar o número total de participantes disponíveis nas grandes reuniões.
A definição AllowLargeMeetings $true causa o seguinte:
Oculta a lista de Participantes.
Desativa erros na janela de MI.
Desativa o vídeo multi-eventos.
Desativa a capacidade de promover um Participante para Apresentador. Tem de planear com antecedência e declarar todos os Apresentadores antes da reunião.
Desativa a capacidade de ativar o som de Participantes individuais.
Desativa a capacidade de aplicar a funcionalidade Bloquear Vídeo em Destaque aos Participantes.
O acesso telefónico RTPC nos utilizadores não conseguirá ativar o som utilizando 6 porque a Assistência Virtual Pessoal responsável pelos comandos DTMF em reuniões grandes ativas está em falta.
Se o apresentador/organizador agendar uma reunião em que todos devem ser desativados primeiro ("Desativar Som a Todos"), os utilizadores da RTPC serão desativados durante a chamada e não poderão ativar o som.
Exceto pela configuração Tamanho máximo das reuniões, todas as outras configurações de política de conferência especificadas aqui são obrigatórias para desativar as funcionalidades de conferência que não são necessárias em grandes reuniões.
Além disso, tem de configurar o conjunto dedicado de reuniões grandes para que cada Skype for Business Server utilizador que esteja alojado no conjunto e responsável pela gestão do agendamento da reunião tenha as permissões adequadas. Para tanto, siga estes passos:
Defina a opção Designar como apresentador para Nenhum. Normalmente, um ou apenas alguns usuários de todos os participantes em uma grande reunião são apresentadores, então os participantes não devem ser admitidos automaticamente em grandes reuniões como apresentadores. Em vez disso, os apresentadores devem ser designados explicitamente na hora da programação da reunião, ou serem promovidos explicitamente durante uma grande reunião.
Certifique-se de que a caixa de seleção Tipo de conferência atribuído por padrão não está selecionada. Esta definição controla se o Suplemento de Reunião Online para Skype for Business agenda sempre conferências utilizando a conferência atribuída pelo organizador, o que significa que as reuniões agendadas têm o mesmo URL de participação e informações de áudio. Em cenários de colaboração de pequenos grupos, ter tal tipo de conferência atribuído funciona bem, pois todos têm sua própria conferência atribuída individualmente e a URL de ingresso e informações de áudio constantes ajudam a facilitar um ingresso mais rápido à reunião. No entanto, no caso de grandes reuniões, a equipe as agenda usando um conjunto simples de credenciais de usuário e, depois, fornece URLs de ingresso de informações de áudio para os solicitantes. Neste caso, usar uma URL diferente para ingressar em cada reunião funciona melhor.
Certifique-se de que a caixa de seleção Admitir usuários anônimos por padrão não esteja selecionada, a menos que seja obrigatória. Esta definição afeta o tipo de acesso de reunião predefinido agendado pelo Suplemento de Reunião Online para Skype for Business quando não está a utilizar uma conferência atribuída. A opção adequada para esta definição depende das necessidades da sua organização. Se a maioria das grandes reuniões da sua organização for interna, não selecione essa opção. Se a maioria das grandes reuniões exigir que usuários externos possam participar, selecione essa opção.
Para obter mais informações sobre como criar uma política de conferências, consulte Gerir políticas de conferências no Skype for Business Server.