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Gerir contas de utilizador do OneDrive não licenciadas

  • Artigo

Enquanto administrador de TI, poderá deparar-se com situações em que alguns dos seus utilizadores têm contas do OneDrive não geridas e não licenciadas na sua organização. As contas do OneDrive não licenciadas podem representar riscos de segurança e conformidade, bem como criar confusão e duplicação de ficheiros.

Neste artigo, vai aprender a identificar, monitorizar e gerir contas do OneDrive não licenciadas na sua organização.

Alterações às políticas de armazenamento para contas do OneDrive não licenciadas

Importante

A partir de 27 de janeiro de 2025, qualquer conta de utilizador do OneDrive sem licença há mais de 93 dias será submetida às seguintes ações:

  • As contas não licenciadas serão automaticamente arquivadas. Isto significa que continuarão visíveis para os administradores através de ferramentas de administração, mas tanto os administradores como os utilizadores finais deixarão de ter acesso. O acesso permanecerá restrito até que os administradores tomem medidas. (Nota: estas alterações não se aplicam a clientes EDU, GCC ou DoD.)
  • As contas não licenciadas associadas a utilizadores ativos (utilizadores que não tenham uma licença atribuída, mas que ainda sejam considerados ativos no sistema) serão eliminadas em vez de serem arquivadas.

Reporting

As contas do OneDrive não licenciadas não estão associadas a uma subscrição do Microsoft 365 ou Office 365 na sua organização. Uma conta do OneDrive pode ficar sem licença quando o licenciamento não está ativado ou expirado.

Também pode encontrar contas do OneDrive não licenciadas quando as contas são criadas, mas não lhe é atribuída uma licença. Monitorizar contas não licenciadas pode ajudá-lo a determinar o risco destas contas e planear a migração ou eliminação de contas de utilizador.

Obter relatórios sobre contas do OneDrive não licenciadas

Pode identificar contas do OneDrive não licenciadas através do centro de administração do SharePoint. Os passos seguintes mostram como utilizar o centro de administração do SharePoint para gerar um relatório de contas do OneDrive não licenciadas:

  1. Inicie sessão no centro de administração do SharePoint com a sua conta escolar ou profissional.
  2. Aceda a Relatórios e selecione Relatórios de utilizador.
  3. Em Utilização do OneDrive, selecione Utilizadores não licenciados.
  4. Pode transferir o relatório como um ficheiro CSV.
  5. A partir de janeiro de 2025, está disponível uma IU interativa. Pode selecionar um nome de utilizador para ver os detalhes.

O relatório mostra o nome de utilizador, o endereço de e-mail, o tipo de conta e a data da última atividade de cada conta do OneDrive não licenciada.

A tabela seguinte fornece mais informações sobre os dados apresentados no relatório de contas do OneDrive não licenciados:

Coluna Descrição
Contas não licenciadas Número total de contas do OneDrive que não estão licenciadas a partir da data em que o relatório é gerado.
Armazenamento utilizado Armazenamento total consumido por estas contas do OneDrive não licenciadas a partir da data do relatório.
Período de retenção Contas não licenciadas com um período de retenção definido durante o processo de remoção da licença ou eliminação da conta de utilizador. O período de retenção é respeitado e o conteúdo permanece num estado arquivado até que o período expire.
Política de retenção Contas não licenciadas sujeitas a uma política de retenção configurada no Microsoft Purview. A política de retenção é respeitada e o conteúdo permanece num estado arquivado até a política expirar.
Utilizador ativo sem licença Contas nas quais a licença do utilizador foi removida, mas a conta não foi eliminada como parte do processo de eliminação do utilizador. A partir de janeiro de 2025, os utilizadores que não têm uma licença atribuída, mas que ainda são considerados ativos no sistema, são eliminados em vez de serem arquivados.
Duplicar conta Contas não licenciadas criadas quando um funcionário transfere para um país/região diferente ou para uma empresa dentro da organização. Se estas contas duplicadas forem desnecessárias, recomendamos que utilize o CSV transferível do centro de administração do SharePoint para as identificar e eliminar. Se não for efetuada nenhuma ação, as contas serão automaticamente arquivadas a partir de janeiro de 2025 e incorrem em encargos de arquivo.

Opções de gestão de contas do OneDrive não licenciadas

Depois de identificar a conta do OneDrive não licenciada, pode optar por licenciar ou eliminar a conta. Se não for efetuada nenhuma ação, a conta será automaticamente arquivada a partir de janeiro de 2025.

Atribuir licença a uma conta do OneDrive não licenciada

Antes do arquivo da conta do OneDrive não licenciado – para atribuir uma licença a uma conta do OneDrive não licenciada, tem de atribuir uma subscrição do Microsoft 365 ou Office 365 ao utilizador que inclui o OneDrive. Atribuir uma licença permite que o utilizador aceda aos respetivos ficheiros do OneDrive com a respetiva conta escolar ou profissional e permite-lhe gerir as respetivas definições e políticas.

Também pode atribuir licenças em massa através de um dos seguintes métodos:

Após o arquivo da conta do OneDrive não licenciado – a conta tem de ser reativada do estado arquivado antes de uma licença poder ser atribuída. Se a conta arquivada tiver um utilizador associado, o administrador de TI pode dar ao utilizador uma licença válida e a conta é reativada automaticamente no prazo de 24 horas. Se a conta arquivada não tiver um utilizador associado (por exemplo, se a identidade tiver sido eliminada), recomendamos que os administradores movam os conteúdos ativamente necessários para um site do SharePoint ou para uma conta ativa e licenciada do OneDrive.

Eliminar conta do OneDrive não licenciada

Antes do arquivo da conta do OneDrive não licenciado – para eliminar uma conta do OneDrive não licenciada, tem de remover o utilizador da sua organização e eliminar os respetivos dados. Pode utilizar o Centro de administração do Microsoft 365, o PowerShell ou o microsoft API do Graph para eliminar permanentemente o utilizador.

Depois de eliminar a conta não licenciada, a conta do OneDrive e os respetivos ficheiros são movidos para a reciclagem. Após 93 dias, este será eliminado permanentemente e o utilizador deixará de poder iniciar sessão na respetiva conta escolar ou profissional.

Após o arquivo da conta do OneDrive não licenciado – uma conta pode ser eliminada do estado arquivado sem reativação. No entanto, se a conta estiver sujeita a uma política de retenção, a conta não licenciada não pode ser eliminada e o administrador recebe uma mensagem de erro.

Arquivar conta do OneDrive não licenciada

Se não for efetuada nenhuma ação, a conta permanece arquivada através do Arquivo do Microsoft 365. Arquivar a conta permite-lhe manter a conta do OneDrive e os respetivos dados durante longos períodos de tempo, caso precise de a obter mais tarde.

Para contas do OneDrive recentemente não licenciadas, será após 93 dias após a remoção da licença ou eliminação do utilizador. Por exemplo, uma conta do OneDrive que ficou sem licença a 1 de agosto de 2025 estará inacessível para os utilizadores a partir de 2 de novembro de 2025. Para contas do OneDrive não licenciadas com remoção de licença antes de 26 de outubro de 2024, as contas serão arquivadas algures entre o final de janeiro de 2025 e o final de março de 2025.

Aceder a uma conta do OneDrive não licenciada

Se quiser aceder aos dados da conta do OneDrive não licenciada agora inacessível, a reativação é necessária e tem de efetuar os seguintes pré-requisitos para configurar o Arquivo do Microsoft 365:

  1. Configure e ligue a subscrição do Azure no Syntex pay as you go.
  2. Tem de ter permissões de Administrador global ou administrador do SharePoint.
  3. Ativar o Arquivo do Microsoft 365 Faturação da Conta Não Licenciada (a faturação está disponível a partir de dezembro de 2024).

Após a conclusão da configuração e a reativação ser acionada, poderá demorar até 24 horas para que a conta fique acessível. Depois de reativada, a conta permanece ativa durante 30 dias antes de ser automaticamente arquivada novamente.

Observação

Estas alterações não se aplicam a clientes EDU, GCC ou DoD.

Custos de contas arquivadas

Custos de Arquivo do Microsoft 365 para reativação do armazenamento e da conta. Para obter mais informações sobre os preços do Arquivo do Microsoft 365, veja Modelo de preços do Arquivo do Microsoft 365 (Pré-visualização).

Depois de um método de pagamento ser fornecido, a faturação segue o ciclo de rotina dos conteúdos arquivados. Se a faturação for reduzida para reativar uma conta não licenciada específica, a taxa de reativação é aplicada por 0,60 $/GB para essa conta e, a partir desse mês, a taxa de armazenamento de 0,05 $/GB/Mês é aplicável a todas as contas não licenciadas na organização que sejam superiores a 90 dias.

Por exemplo, se uma organização tiver 100 contas do OneDrive não licenciadas, cada uma a consumir 1 TB num total de 100 TB e a imposição ocorrer entre janeiro e março de 2025, as 100 contas não licenciadas são automaticamente arquivadas. Se a organização precisar de reativar uma conta específica em outubro de 2025 e configurar a faturação, incorre nos seguintes custos:

  • Uma taxa de reativação única de $0,60/GB por 1 TB, totalizando $614,40.
  • Uma taxa de armazenamento mensal de 0,05 $/GB para 100 TB, no valor de 5.120 $/mês a partir de outubro de 2025.

Utilizar o Microsoft Purview no Estado Arquivado

As contas arquivadas do OneDrive honram totalmente as políticas de retenção, as definições e a suspensão de litígios e a suspensão da Deteção de Dados Eletrónicos. Por exemplo, se a sua empresa tiver uma política de retenção de cinco anos, permanece inalterada se a conta do OneDrive está ativa ou arquivada. O arquivo não repõe o linha do tempo da política de retenção ou retém.

Descoberta Eletrônica do Microsoft Purview e Pesquisa de Conteúdo ainda são detetáveis em conteúdos arquivados. A exportação do conteúdo que suporta os resultados da pesquisa não requer a reativação manual da conta arquivada e demora até 24 horas a concluir.

As alterações efetuadas às políticas de retenção aplicam-se a contas arquivadas. Por exemplo, se a empresa reduzir a política de retenção de cinco anos para três anos, esta atualização é sincronizada com todas as contas arquivadas, para quaisquer contas que cumpram o período de retenção atualizado, essas contas são movidas para a reciclagem e o processo da reciclagem é iniciado.

Contas e inquilinos de educação do OneDrive não licenciados

Um inquilino de educação é qualquer inquilino com mais de 50% de licenças de educação. Qualquer inquilino com menos de 50% de licenças de educação é considerado comercial. No entanto, para qualquer inquilino de educação, as contas do OneDrive não licenciadas consomem armazenamento agrupado e podem representar riscos de segurança e conformidade. Os administradores de TI podem ver as contas não licenciadas na página contas do OneDrive para identificar contas não licenciadas e tomar medidas.

Perguntas frequentes

1. O que é uma conta do OneDrive não licenciada?

Resposta: Quando um funcionário sai de uma organização ou uma licença é removida, a respetiva conta do OneDrive fica sem licença depois de o administrador seguir um de dois passos:

Remoção da Licença:

  • Go to the SharePoint admin center.
  • Expanda Faturação e selecione Os Seus Produtos.
  • Selecione a subscrição e selecione Remover licenças.

Eliminação do Utilizador:

  • No centro de administração do SharePoint, expanda Utilizadores e selecione Utilizadores ativos.
  • Exclua o usuário.

Para obter mais informações sobre como eliminar utilizadores, consulte Eliminar um utilizador da sua organização.

2. O ODB não licenciado pode tirar partido da quota de armazenamento SPO não utilizada?

Resposta: Não. São independentes. As contas do OneDrive não licenciadas não podem utilizar a quota de armazenamento do SharePoint não utilizada, apesar de haver o Arquivo do Microsoft 365 configurado no inquilino do SharePoint.

3. Qual é o resultado se uma conta do OneDrive Não Licenciada for restaurada a partir da Reciclagem, 90 dias após a remoção da licença? A conta é automaticamente arquivada?

Resposta: Sim. Se 93 dias se tiverem passado desde a remoção da licença, devolver uma conta do OneDrive não licenciada da reciclagem pode levar ao arquivo automático.

4. Quando é que uma conta não licenciada será arquivada?

Resposta: Para contas do OneDrive recentemente não licenciadas, será após 93 dias após a remoção da licença ou eliminação do utilizador. Por exemplo, uma conta do OneDrive que ficou sem licença a 1 de agosto de 2025 estará inacessível para os utilizadores a partir de 2 de novembro de 2025. Para contas do OneDrive não licenciadas com remoção de licença antes de 26 de outubro de 2024, as contas serão arquivadas algures entre o final de janeiro de 2025 e o final de março de 2025.

5. Como afeta a Deteção de Dados Eletrónicos no Microsoft Purview?

Resposta: Descoberta Eletrônica do Microsoft Purview e Pesquisa de Conteúdo ainda são detetáveis em conteúdos arquivados. A exportação do conteúdo que suporta os resultados da pesquisa não requer a reativação manual da conta arquivada e demora até 24 horas a concluir.

6. Como afeta a Política de Retenção, a Definição de Retenção ou a Suspensão de Litígios?

Resposta: As contas do OneDrive arquivadas honram totalmente as políticas de retenção, as definições e os litígios. Por exemplo, se a sua empresa tiver uma política de retenção de cinco anos, permanece inalterada se a conta do OneDrive está ativa ou arquivada. O arquivo não repõe o linha do tempo da política de retenção ou retém.

Observação

Se uma conta do OneDrive for retida devido a uma Política de Retenção, Definição de Retenção ou Suspensão de Litígios e tiver sido arquivada por não estar licenciada durante 93 dias ou mais, continuará a pagar os custos mensais de armazenamento de arquivo.

7. Posso eliminar uma conta não licenciada sem reativação do Arquivo?

Resposta: Sim. Uma conta não licenciada arquivada pode ser eliminada do estado de arquivo. No entanto, se a conta estiver sob política de retenção, a conta não licenciada não pode ser eliminada e o administrador recebe uma mensagem de erro.

8. Quando é que vou ser cobrado?

Resposta: Depois de um método de pagamento ser fornecido, a faturação segue o ciclo de rotina dos conteúdos arquivados. Se não existir nenhuma política de retenção e a faturação parar, o seu conteúdo será eliminado num período de 93 dias. Se uma política de retenção ainda estiver ativa, a política será respeitada independentemente da status de faturação. Se a conta não tiver retenção e faturação, o ciclo de vida de eliminação de conteúdos de 93 dias é iniciado.

Por exemplo, se a faturação for reduzida para reativar uma conta não licenciada específica, a taxa de reativação é aplicada por 0,60 $/GB para essa conta e, a partir desse mês, a taxa de armazenamento de 0,05 $/GB/Mês é aplicada a todas as contas não licenciadas na organização que sejam superiores a 90 dias.

9. Qual é a orientação sobre "contas duplicadas"?

Resposta: É criada uma conta duplicada quando um funcionário muda para um país/região diferente ou para uma empresa diferente na organização. Se as contas duplicadas não forem pretendidas, recomendamos que utilize o CSV transferível no Centro de Administração do SharePoint para identificar as contas e eliminá-las. Para contas do OneDrive não licenciadas já arquivadas, pode ser eliminada do estado arquivado sem necessidade de reativação.

10. Depois de iniciar a reativação de uma conta do Arquivo do Microsoft 365, quanto tempo tenho de esperar até que os dados estejam disponíveis?

Resposta: Demora até 24 horas para que a conta esteja acessível. Assim que a conta for reativada, permanece ativa durante um total de 30 dias antes de ser automaticamente arquivada novamente.

11. Existe algum custo para utilizar a funcionalidade Deteção de Dados Eletrónicos?Resposta: Honramos a deteção de dados eletrónicos e cobramos em conformidade. A Retenção de Deteção de Dados Eletrónicos funciona da mesma forma que a política de retenção e a retenção legal.

12. Qual é o processo para relicenciar uma conta depois de esta ser arquivada?

Resposta: Se a conta arquivada tiver um utilizador associado, o administrador de TI pode dar ao utilizador uma licença válida e a conta é reativada automaticamente no prazo de 24 horas. Se a conta arquivada não tiver um utilizador associado (por exemplo, se a identidade tiver sido eliminada), recomendamos que os administradores movam os conteúdos ativamente necessários para um site do SharePoint ou para uma conta ativa e licenciada do OneDrive.

13. Se for efetuada uma alteração às políticas de retenção, essa alteração será sincronizada com os sites arquivados?

Resposta: Sim. Por exemplo, se a política de retenção da empresa for reduzida de cinco anos para três anos, esta alteração é sincronizada com todas as contas arquivadas e o processo de reciclagem começa para as contas que concluíram a política de retenção.