Relatório sobre compartilhamento de arquivos e pastas em um site do SharePoint
Você pode criar um arquivo CSV de cada arquivo, usuário, permissão e link exclusivos em um determinado site do SharePoint ou no OneDrive. Isso pode ajudá-lo a entender como o compartilhamento está sendo usado e se os arquivos ou pastas estão sendo compartilhados com os convidados. Você deve ser um administrador do site para executar o relatório. Observe que opções adicionais de relatório estão disponíveis com o Microsoft Graph Data Connect.
Quando você executa o relatório, o arquivo CSV é salvo em um local de sua escolha no site. Se você não quiser que os membros do site vejam o relatório, considere criar uma pasta com permissões diferentes em que apenas os proprietários do site possam acessar o relatório.
Para executar o relatório (SharePoint)
- Abra o site em que você deseja executar o relatório
- No menu Configurações , clique em Uso do site.
- Na seção Compartilhado com usuários externos , clique em Executar relatório.
- Escolha um local para salvar o relatório e clique em Salvar.
Para executar o relatório (OneDrive)
- No inicializador de aplicativos do Microsoft 365, selecione o bloco do OneDrive.
- No menu Configurações , clique em Configurações do OneDrive.
- Clique em Mais configurações e clique em Executar relatório de compartilhamento.
- Escolha um local para salvar o relatório e clique em Salvar.
O relatório pode levar algum tempo para ser executado dependendo do tamanho do site.
Quando o relatório terminar de ser executado, você receberá um email com um link para o relatório.
Formato CSV
Para itens compartilhados com acesso direto, o relatório contém uma linha para cada combinação de usuário/item. Os grupos do SharePoint são mostrados no relatório, mas não usuários individuais dentro deles.
Para itens compartilhados com um link, o relatório contém uma linha para cada usuário conectado que usou o link ou enviou o link por meio da caixa de diálogo de compartilhamento. Links enviados por email diretamente que não foram clicados e Links de Qualquer pessoa não estão incluídos no relatório.
O relatório contém as seguintes colunas:
| Coluna | Descrição |
|---|---|
| Caminho do recurso | A URL relativa do item |
| Tipo de item | O tipo de item (Web, pasta, arquivo etc.) |
| Permissão | O nível de permissão que o usuário tem neste item |
| Nome do usuário | Nome amigável do usuário ou grupo que tem acesso a este item. Se este for um link de compartilhamento, o nome de usuário será SharingLink |
| Email do usuário | O endereço de email do usuário que tem acesso a este item. Isso está em branco para grupos do SharePoint. |
| Tipo de usuário ou grupo | O tipo de usuário ou grupo: Membro (interno), Convidado (externo), grupo do SharePoint, Grupo de segurança ou grupo do Microsoft 365. (Observe que Membro se refere a um membro no diretório, não a um membro do site.) |
| Link ID | O GUID do link de compartilhamento se o nome de usuário estiver compartilhando Link |
| Tipo de link | O tipo de link (Anonymous, Organization, Specific Pessoas) se o nome de usuário estiver compartilhando Link |
| AccessViaLinkID | A ID do Link usada para acessar o item se a permissão de um usuário para um item for por meio de um link. |