Introdução às políticas de gerenciamento de informações

Observação

Para gerir conteúdos no SharePoint, recomendamos que utilize soluções de risco e conformidade do Microsoft Purview em vez das políticas de gestão de informações mais antigas. Por exemplo, pode utilizar a retenção do Microsoft 365 para reter e eliminar automaticamente conteúdos no SharePoint, OneDrive, Teams, Exchange e outros serviços online.

Uma política de gerenciamento de informações é um conjunto de regras aplicáveis a um tipo de conteúdo. As políticas de gestão de informações permitem que as organizações controlem e controlem aspetos como a duração da retenção do conteúdo e as ações que os utilizadores podem realizar com esse conteúdo. As políticas de gerenciamento de informações podem ajudar as organizações a cumprir com regulamentações legais ou governamentais, ou elas podem simplesmente impor processos corporativos internos.

Por exemplo, uma organização que tem de seguir os regulamentos governamentais que exijam que demonstrem "controlos adequados" das suas demonstrações financeiras pode criar uma ou mais políticas de gestão de informações que auditem ações específicas no processo de criação e aprovação de todos os documentos relacionados com ficheiros financeiros.

Para obter informações sobre procedimentos, veja Criar e aplicar políticas de gestão de informações.

Funcionalidades das políticas de gestão de informações

Existem quatro categorias básicas de funcionalidades de política predefinidas que as organizações podem utilizar individualmente ou em combinação para gerir conteúdos e processos.

A funcionalidade Política de auditoria ajuda as organizações a analisar a forma como os respetivos sistemas de gestão de conteúdos são utilizados ao registar eventos e operações que são efetuadas em documentos e itens de lista. Pode configurar a funcionalidade Política de auditoria para registar eventos, como quando um documento ou item é editado, visualizado, com entrada dada, com saída dada, eliminado ou se as respetivas permissões foram alteradas. Todas as informações de auditoria são armazenadas num único registo de auditoria no servidor e os administradores do site podem executar relatórios no mesmo.

A funcionalidade Política de expiração ajuda as organizações a eliminar ou remover conteúdos desatualizados dos respetivos sites de forma consistente e controlável. Isto ajuda-o a gerir o custo e o risco associados à retenção de conteúdo desatualizado. Pode configurar uma política de Expiração para especificar que determinados tipos de conteúdo expiram numa data específica ou num período de tempo após a criação ou última modificação do documento.

As organizações também podem criar e implantar recursos de política personalizados para atender a necessidades específicas. Por exemplo, uma organização de fabrico pode querer definir uma política de gestão de informações para todos os documentos de especificação de design de produtos que proíbem os utilizadores de imprimir cópias destes documentos em impressoras não seguras. Para definir este tipo de política de gestão de informações, pode criar e implementar uma funcionalidade de política restrição de impressão que pode ser adicionada à política de gestão de informações relevante para o tipo de conteúdo de especificação de design do produto.

Localizações para utilizar uma política de gestão de informações

Para implementar uma política de gestão de informações, tem de adicioná-la a uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo num site. A localização onde cria ou adiciona uma política de gestão de informações afeta a forma geral como a política se aplica ou a forma como pode ser utilizada. Você pode:

Criar uma política de coleção de sites e, em seguida, adicionar esta política a um tipo de conteúdo, lista ou biblioteca Pode criar uma política de coleção de sites na lista Políticas no site de nível superior de uma coleção de sites. Depois de criar uma política de coleção de sites, pode exportá-la para que os administradores de outras coleções de sites possam importá-la para a respetiva lista políticas. Criar uma política de coleção de sites exportável permite-lhe uniformizar as políticas de gestão de informações em todos os sites da sua organização.

Quando adiciona uma política de coleção de sites a um tipo de conteúdo de site e uma instância desse tipo de conteúdo de site é adicionada a uma lista ou biblioteca, o proprietário dessa lista ou biblioteca não pode modificar a política de coleção de sites para a lista ou biblioteca. Adicionar uma política de coleção de sites a um tipo de conteúdo de site é uma boa forma de garantir que as políticas de coleção de sites são impostas em cada nível da hierarquia do site.

Crie uma política de gestão de informações para um tipo de conteúdo de site na Galeria de Tipos de Conteúdo de Site do site de nível superior e, em seguida, adicione esse tipo de conteúdo a uma ou mais listas ou bibliotecas Também pode criar uma política de gestão de informações diretamente para um tipo de conteúdo de site e, em seguida, associar uma instância desse tipo de conteúdo de site a várias listas ou bibliotecas. Se criar uma política de gestão de informações desta forma, cada item na coleção de sites desse tipo de conteúdo ou um tipo de conteúdo que herda desse tipo de conteúdo tem a política. No entanto, se criar uma política de gestão de informações diretamente para um tipo de conteúdo de site, é mais difícil reutilizar esta política de gestão de informações noutras coleções de sites porque as políticas criadas desta forma não podem ser exportadas.

Observação

Se o tipo de conteúdo de um item for alterado, poderá afetar a imposição de ações de política nesse item. Para obter mais informações sobre tipos de conteúdo, consulte Introdução aos tipos de conteúdo.

Observação

Para controlar que políticas são utilizadas numa coleção de sites, os administradores da coleção de sites podem desativar a capacidade de definir funcionalidades de política diretamente num tipo de conteúdo. Quando esta restrição está em vigor, os utilizadores que criam tipos de conteúdo limitam-se a selecionar políticas na lista políticas da coleção de sites.

Criar uma política de gestão de informações para uma lista ou biblioteca Se a sua organização precisar de aplicar uma política de gestão de informações específica a um conjunto de conteúdos muito limitado, pode criar uma política de gestão de informações que se aplique apenas a uma lista ou biblioteca individual. Este método de criação de uma política de gestão de informações é o menos flexível, porque a política aplica-se apenas a uma localização e não pode ser exportada ou reutilizada para outras localizações. No entanto, por vezes poderá ter de criar políticas de gestão de informações exclusivas com aplicabilidade limitada para resolver situações específicas.

Só pode criar uma política de gestão de informações para uma lista ou biblioteca se essa lista ou biblioteca não suportar vários tipos de conteúdo. Se uma lista ou biblioteca suportar vários tipos de conteúdo, terá de definir uma política de gestão de informações para cada tipo de conteúdo de lista individual associado a essa lista ou biblioteca. (As instâncias de um tipo de conteúdo de site que estão associadas a uma lista ou biblioteca específica são conhecidas como tipos de conteúdo de lista.)

Para controlar que políticas são utilizadas numa coleção de sites, os administradores da coleção de sites podem desativar a capacidade de definir funcionalidades de política diretamente numa lista ou biblioteca. Quando esta restrição está em vigor, os utilizadores que gerem listas ou bibliotecas limitam-se a selecionar políticas na lista políticas da coleção de sites.