Desenvolvimento de fluxos de trabalho no SharePoint Designer e no Visio
Saiba como usar o Visio 2013 e o SharePoint Designer 2013 para criar e publicar fluxos de trabalho em um site do SharePoint sem precisar de qualquer código.
Observação
Os fluxos de trabalho do Microsoft Office SharePoint Online 2010 foram desativados desde 1º de agosto de 2020 para novos locatários e removidos de locatários existentes em 1º de novembro de 2020. Se você estiver usando fluxos de trabalho do Microsoft Office SharePoint Online 2010, recomendamos a migração para o Power Automate ou outras soluções suportadas. Para mais informações, confira Retirada do fluxo de trabalho do Microsoft Office SharePoint Online 2010.
Introdução
O Visio 2013 e o SharePoint Designer 2013 facilitam a colaboração e a criação de fluxos de trabalho do para analistas de negócios, consultores de processos e profissionais de TI. O Visio Professional 2013 e o Visual Designer no SharePoint Designer 2013 oferecem uma rica representação de fluxos de trabalho em um formato compreensível para programadores e não programadores.
Observação
Para obter diretrizes sobre como configurar e configurar o SharePoint e o servidor Gerenciador de Fluxos de Trabalho, consulte Configurar o fluxo de trabalho no SharePoint.
Usando o Visio 2013, você pode criar visualmente um fluxo de trabalho do SharePoint, exportar o fluxo de trabalho para o SharePoint Designer 2013 e então publicá-lo em um site do SharePoint. Após a criação de um fluxo de trabalho no Visio 2013, ele deverá ser exportado para o SharePoint Designer 2013. Em seguida, um proprietário de site ou profissional de TI adiciona parâmetros ao fluxo de trabalho usando o editor de texto do fluxo de trabalho ou o novo Visual Workflow Designer, que é um controle ActiveX do Visio 2013 hospedado no SharePoint Designer 2013. Após a conclusão do fluxo de trabalho, ele poderá ser publicado no site do SharePoint.
Isso é ideal para analistas de negócios e consultores de processos que já conheçam os fluxogramas do Visio, porque permite a eles projetar um fluxo de trabalho que represente a lógica de negócios. A pessoa que projetar o fluxo de trabalho poderá se concentrar somente nas necessidades de BI (business intelligence) do fluxo de trabalho, sem precisar ser um especialista em fluxos de trabalho declarativos.
Sobre a criação de fluxos de trabalho do SharePoint no Visio 2013 e no SharePoint Designer 2013
O Visio 2013 inclui um modelo Fluxo de Trabalho do SharePoint, que pode ser usado para criar fluxos de trabalho do SharePoint. O modelo Fluxo de Trabalho do SharePoint está associado a três estênceis: Ações de Fluxo de Trabalho do SharePoint, Condições de Fluxo de Trabalho do SharePoint e Terminadores de Fluxo de Trabalho do SharePoint. As formas desses estênceis correspondem a ações e condições específicas que podem ser usadas em um fluxo de trabalho SharePoint. Para criar um fluxo de trabalho, você só precisará arrastar formas para a tela de desenho no Visio 2013 para modelar a lógica de negócios por trás do fluxo de trabalho.
Estágios, loops e etapas
Agora, os fluxos de trabalho no SharePoint Designer 2013 incluem as noções de estágios, loops eetapas. Os autores de fluxo de trabalho podem agrupar algumas ações e condições individuais como uma única unidade para que o processo seja definido mais claramente. Por exemplo, pode haver um estágio ou uma etapa de Aprovação ou de Comentários sobre a Solicitação. Nesse estágio ou etapa haveria todas as ações necessárias ao processo. O próprio estágio ou etapa poderia ser um nó de um fluxo de trabalho mais longo e poderia permitir que um visualizador visse o status desse estágio como um todo, em vez de um conjunto de ações individuais.
O modelo Fluxo de Trabalho incluído no SharePoint também usa estágios, loops e etapas como blocos de construção lógicos para a criação de um fluxo de trabalho.Visio 2013.
Importante: devido às diferenças subjacentes entre o modelo de Fluxo de Trabalho do Microsoft SharePoint 2010 e o modelo de Fluxo de Trabalho do SharePoint, você não pode usar formas de um modelo em um diagrama criado pelo outro. Somente as formas das Ações de Fluxo de Trabalho do SharePoint, as Condições de Fluxo de Trabalho do SharePoint e os Estênceis de Terminadores de Fluxo de Trabalho do SharePoint podem ser usados para criar um fluxo de trabalho do SharePoint.
Formas de estágio
Um estágio pode conter qualquer número de formas e pode incluir ramificações. No entanto, pode haver apenas um caminho para um estágio (e uma etapa) e um caminho para fora. Todas as ações no fluxo de trabalho devem ser contidas por um estágio. Formas de estágio são visualizadas usando formas do contêiner. Uma forma de estágio exige que um Enter e uma forma de sair ser adicionado às bordas do contêiner para definir os caminhos e sair do estágio. O Visio 2013 e o Visual Designer no SharePoint Designer 2013 adicionam as formas Enter e Exit para você quando você soltar o contêiner pela primeira vez.
Os estágios também têm as seguintes regras:
Todos os diagramas devem ter pelo menos um estágio. Um estágio, concluído com as formas Entrar, Saída e Iniciar estão presentes como parte do modelo Fluxo de Trabalho padrão do SharePoint.
Quando você adicionar um novo estágio à tela de desenho, o Visio 2013 adicionará os conectores Iniciar e Fim quando o estágio for solto.
Os estágios não podem ter conectores entrando ou saindo de outras formas que não sejam Entrar e Sair.
Os contêineres de estágio não podem ser aninhados. Se quiser aninhar outro subprocesso em um estágio, use uma etapa.
Formas Parar Fluxo de Trabalho podem existir em um estágio.
Uma forma Iniciar explícita é necessária fora do estágio para o diagrama inteiro. Uma forma Terminar explícita fora do estágio não é obrigatória.
No nível superior, o fluxo de trabalho pode conter somente estágios, formas condicionais e terminadores Iniciar e Terminar. Todas as outras formas deverão estar contidas em um estágio.
Formas de loop
Os loops são uma série de formas conectadas que serão executadas como um loop, voltando da última forma na série para a primeira, até que uma condição seja satisfeita.
Assim como os estágios, os loops são representados por uma forma de contêiner que inclui uma forma Entrar e Sair (adicionada quando a forma é solta na tela de desenho). Uma forma Loop também exige que uma forma Entrar e Sair seja adicionada às bordas do contêiner para definir os caminhos de entrada e de saída do loop.
O Visio 2013 e o SharePoint Designer 2013 dão suporte a dois tipos de loops: loop n vezes e loop até value1 igual a value2 .
Os loops também devem estar em conformidade com as seguintes regras:
Os loops devem estar em um estágio e os estágios não podem estar em um loop.
As etapas podem estar em um loop.
Os loops só poderão ter um ponto de entrada e um ponto de saída.
Formas de etapa
As etapas representam uma série agrupada de ações sequenciais. As etapas devem estar contidas em um estágio. Uma forma de etapa também deve ter uma forma Entrar e Sair para definir os caminhos de entrada e de saída da forma. Ambas as formas são adicionadas por padrão quando a forma for solta na tela.
Criando um fluxo de trabalho no Visio 2013
Todas as formas mestras nos estênceis de Fluxo de Trabalho SharePoint correspondem a ações, condições e outras construções lógicas em um fluxo de trabalho do SharePoint. Para criar um fluxo de trabalho, você arrastar formas para a tela de desenho, da mesma forma como qualquer outro fluxograma no Visio. Depois de ter concluído a construção do fluxo de trabalho no Visio 2013, salve o fluxo de trabalho antes que o SharePoint Designer 2013 possa abri-lo.
Para abrir o modelo Fluxo de Trabalho do SharePoint no Visio 2013, faça o seguinte:
Para abrir o modelo Fluxo de Trabalho do SharePoint no Visio 2013
Abra o Visio 2013.
Escolha Novo.
Em Categorias de Modelo, escolha Fluxograma.
Em Escolher um Modelo, escolha SharePoint Fluxo de Trabalho e então escolha Criar.
O modelo abre e a tela de desenho é pré-preenchida com formas Iniciar e Estágio. A forma Estágio contém uma forma Entrar e uma Sair, unidas por um único conector.
Com o modelo Fluxo de Trabalho do SharePoint aberto, arraste ações, condições e outras formas para a tela de desenho para projetar um fluxo de trabalho. Para obter mais informações sobre formas individuais e o que elas significam, consulte o artigo Formas no modelo de fluxo de trabalho do SharePoint Server no Visio.
Dica: ao projetar um fluxo de trabalho, lembre-se das seguintes considerações adicionais:
- Para criar rapidamente um fluxo de trabalho, solte as formas de ação e condição no conector interno que está contido em novas formas de estágio. O Visio 2013 divide automaticamente o conector em conectores adicionais, mantendo o fluxo de trabalho conectado da forma Enter à forma Exit.
- Não use nenhuma forma de um estêncil diferente das Ações de Fluxo de Trabalho do SharePoint, das Condições de Fluxo de Trabalho do SharePoint e dos Estênceis de Terminadores de Fluxo de Trabalho do SharePoint. Use apenas a ferramenta Conector fornecida pelo modelo de Fluxo de Trabalho do SharePoint para adicionar conexões entre formas. Todas as outras formas de conector não são válidas em um fluxo de trabalho do SharePoint.
- As formas, as etapas e os loops de ação sempre deverão estar contidos em uma forma Estágio. Algumas formas condicionais podem estar fora de um estágio.
- Uma forma Estágio deve ter exatamente uma forma Entrar e uma forma Sair. O subprocesso de fluxo de trabalho contido no estágio deverá começar com a forma Entrar e terminar com a forma Sair.
- Uma forma de condição deve ter dois conectores deixando a forma, um rotulado como "Sim" e o outro rotulado como "Não". Você pode clicar com o botão direito de um conector para escolher Sim ou Não.
- Um fluxo de trabalho deve ter somente uma forma Iniciar. A forma Iniciar deve estar fora de um estágio.
- Você adiciona texto às formas no fluxo de trabalho, mas o texto da forma não afeta o fluxo de trabalho.
Validar o fluxo de trabalho no Visio 2013 é como validar qualquer outro diagrama conectado: o Visio verifica o diagrama em relação a um conjunto de regras e retorna uma lista de erros encontrados no diagrama. Consulte o artigo Solução de problemas de erros de validação do fluxo de trabalho do SharePoint Server no Visio para saber como resolve problemas de validação.
Para validar um fluxo de trabalho do SharePoint no Visio 2013
Na guia Processo, no grupo Validação de Diagrama, escolha Verificar Diagrama.
Se qualquer erro for encontrado no fluxo de trabalho, o painel Problemas abre abaixo do diagrama. Escolha cada item na lista para selecionar a forma no diagrama que causou o erro.
Resolva cada erro de validação listado na lista Problemas. Assim que todos os erros tiverem sido tratados, escolha Verificar Diagrama novamente. Para saber mais sobre como resolver problemas de validação no Visio 2013, consulte o artigo Como solucionar problemas de erros de validação de fluxo e trabalho do SharePoint Server 2013 no Visio 2013.
Se nenhum erro for encontrado no fluxo de trabalho, o Visio exibirá uma mensagem declarando que a validação de diagrama foi concluída e que nenhum problema foi encontrado.
Depois que o fluxo de trabalho tiver sido validado com êxito no Visio 2013, você poderá salvar o arquivo e importá-lo para o SharePoint Designer 2013. Ao contrário do modelo Fluxo de Trabalho do Microsoft SharePoint 2010, poderá salvar uma cópia do diagrama Fluxo de Trabalho do SharePoint como o formato de arquivo padrão do Visio 2013 (.vsdx) e o SharePoint Designer 2013 poderá abrir o arquivo.
Use o procedimento a seguir para salvar um fluxo de trabalho do SharePoint no Visio 2013 como um arquivo .vsdx do Visio 2013 que pode ser aberto no SharePoint Designer 2013:
Para salvar um fluxo de trabalho no Visio 2013
Escolha Arquivo e então escolha Salvar como.
Em Salvar como, escolha Salvar e então escolha Procurar.
Na caixa de diálogo Salvar como, selecione um local para salvar o arquivo e digite um nome para o arquivo ("Meu Fluxo de Trabalho SP").
Escolha Salvar.
Personalizando e publicando um fluxo de trabalho no SharePoint Designer 2013
Depois de criar a lógica de negócios subjacente para um fluxo de trabalho do SharePoint no Visio 2013 e de salvar o diagrama, você poderá abrir o arquivo .vsdx do Visio no SharePoint Designer 2013 e começar a ajustar o fluxo de trabalho para seu site do SharePoint. O pacote do arquivo .vsdx contém documentos XML que o SharePoint Designer 2013 pode traduzir em fluxos de trabalho.
Use o procedimento a seguir para abrir um site do SharePoint no SharePoint Designer 2013.
Para abrir um site do SharePoint no SharePoint Designer 2013
Abra o SharePoint Designer 2013.
Em Abrir Site do SharePoint, escolha Abrir Site.
Na caixa de diálogo Abrir Site, selecione o site que você deseja abrir.
Escolha Abrir.
Quando o site do SharePoint estiver aberto, você poderá abrir o diagrama .vsdx do Visio 2013 no SharePoint Designer 2013.
Para abrir um fluxo de trabalho do Visio Professional 2013 no SharePoint Designer 2013
Escolha Arquivo e então escolha Adicionar Item.
Parar criar um Fluxo de Trabalho de Lista, faça o seguinte:
Em Fluxos de Trabalho, escolha Fluxo de Trabalho de Lista.
No painel esquerdo em Fluxo de Trabalho de Liste, digite um nome para seu fluxo de trabalho (Meu Primeiro Fluxo de Trabalho do SP2013) e selecione a lista no site em que você deseja publicar o fluxo de trabalho.
Na lista Escolher a plataforma de fluxo de trabalho para o novo fluxo de trabalho, selecione Fluxo de Trabalho do SharePoint.
Escolha Criar.
Para criar um Fluxo de Trabalho de Site, faça o seguinte:
Em Fluxos de Trabalho, escolha Fluxo de Trabalho de Site.
No painel esquerdo, em Fluxo de Trabalho de Site, digite um nome para seu fluxo de trabalho (Meu Primeiro Fluxo de Trabalho do SP2013).
Na lista Escolher a plataforma de fluxo de trabalho para o novo fluxo de trabalho, selecione Fluxo de Trabalho do SharePoint.
Escolha Criar.
Na guia Fluxo de Trabalho, no grupo Gerenciar, escolha Configurações de Fluxo de Trabalho.
Na guia Configurações de Fluxo de Trabalho, no grupo Gerenciar, escolha Importar do Visio.
Na caixa de diálogo Importar Fluxo de Trabalho de Desenho do Visio, navegue até onde o arquivo .vsdx esteja localizado.
Selecione o arquivo que você deseja abrir (Meu Fluxo de Trabalho SP) e então escolha Abrir.
Quando você abrir um arquivo .vsdx no SharePoint Designer 2013, o arquivo será exibido no Visual Designer, um controle ActiveX do Visio hospedado no SharePoint Designer. O diagrama do Visio 2013 mantém todas as formas e o texto da forma criado no Visio.
Observação
Para alternar entre o Designer Visual e o Designer Declarativo no SharePoint Designer 2013, na guia Fluxo de Trabalho, vá para o grupo Gerenciar e escolha Modos de Exibição. Esse processo pode levar alguns instantes, pois o SharePoint Designer 2013 valida o fluxo de trabalho e converte as informações do fluxo de trabalho de um formato para outro. Durante esse processo, ocorrerá outra validação de nível de forma. Se algum erro for detectado no diagrama, os erros serão exibidos em um painel de erros na parte inferior da tela (assim como no Visio).
As formas exibidas no Visual Designer também tem Marcas de Ação (mostradas por um ícone de tipo de configurações de fluxo de trabalho no lado esquerdo inferior da forma). Quando você escolher uma Marca de Ação, um menu suspenso exibe os atributos para essa ação ou condição no fluxo de trabalho e a propriedade Propriedades. Essas propriedades definirão os valores de parâmetro a serem usados para a ação: de quais listas serão retirados os itens, qual operador de cálculo usar ou para qual endereço de email enviar uma mensagem. Quando você escolher uma propriedade exibida na lista, aparecerá uma caixa de diálogo na qual você poderá personalizar as configurações dessa propriedade.
Por exemplo, a forma Enviar um email tem duas propriedades associadas a ela: Criar Email e Propriedades. Quando você escolher Criar Email, uma caixa de diálogo Definir Mensagem de Email aparecerá e você poderá criar a mensagem a ser enviada pela ação. Se você escolher Propriedades, uma caixa de diálogo Propriedades de Enviar um Email aparecerá e exibirá todos os parâmetros da ação.
Observação
Para obter mais informações sobre ações individuais, formas e suas propriedades, consulte os artigos Formas no modelo de fluxo de trabalho do SharePoint Server em Visio e ações de fluxo de trabalho referência rápida (SharePoint Workflow platform.md).
Depois de definir as propriedades no fluxo de trabalho e quando estiver pronto para publicar, primeiro você deverá verificar o fluxo de trabalho em busca de erros no SharePoint Designer 2013. Quando você escolher Publicar na guia Visual Designer na faixa de opções, o SharePoint Designer 2013 verificará automaticamente o fluxo de trabalho em busca de erros. Se quiser, você também poderá iniciar manualmente a verificação de erros.
Use o procedimento a seguir para verificar o fluxo de trabalho do SharePoint no SharePoint Designer 2013:
Para verificar manualmente um fluxo de trabalho em busca de erros no SharePoint Designer 2013
Na guia Visual Designer, no grupo Salvar, escolha Verificar Erros.
Se qualquer erro for encontrado no fluxo de trabalho, o painel Questões abre abaixo da tela do Visual Designer. Escolha cada item na lista para selecionar a ação, a condição, o conector, o terminador ou o contêiner no fluxo de trabalho que causou o erro.
Resolva cada erro de validação apresentado na lista de Questões. Assim que todos os erros tiverem sido verificados, escolha Verificar Erros novamente.
Se nenhum erro for encontrado no fluxo de trabalho, o SharePoint Designer exibirá uma mensagem declarando que nenhum problema foi encontrado no fluxo de trabalho.
Depois que o fluxo de trabalho tiver sido verificado e de nenhum erro tiver sido encontrado, você poderá publicar o fluxo de trabalho na lista do SharePoint. Para publicar o fluxo de trabalho do SharePoint Designer 2013, na guia Visual Designer, no grupo Salvar, escolha Publicar. Se ocorrer um erro durante o processo de publicação, o SharePoint Designer 2013 retornará para o Visual Designer e exibirá os erros no painel Questões.
Confira também
Para saber mais, veja os seguintes recursos: