Personalizar uma política de arquivo e eliminação para caixas de correio na sua organização

Artigo
12/18/2024

Para reter e eliminar e-mails, recomendamos que utilize políticas de retenção e etiquetas de retenção do Microsoft 365 em vez da gestão de registos de mensagens (MRM) mais antiga do Exchange Online. No entanto, um motivo válido para continuar a utilizar esta funcionalidade mais antiga é mover automaticamente os e-mails da caixa de correio principal de um utilizador para a respetiva caixa de correio de arquivo. Também poderá ter de utilizar o MRM para aplicar definições de retenção e eliminação a pastas específicas na caixa de correio, em vez de toda a caixa de correio.

Utilize este artigo como cenário de exemplo para compreender melhor estes dois motivos válidos para utilizar políticas de retenção e etiquetas de retenção mrm. Para todos os outros cenários de retenção e eliminação, utilize políticas de retenção e etiquetas de retenção do Microsoft 365.

Os passos de configuração no nosso cenário de exemplo requerem que crie uma política de retenção MRM que, em seguida, atribua às caixas de correio. Esta política move os itens para a caixa de correio de arquivo de um utilizador após um período de tempo especificado e também elimina itens da pasta Itens eliminados depois de atingirem um limite de idade específico.

Observação

As instruções neste artigo utilizam o portal do Microsoft Purview ou o portal de conformidade do Microsoft Purview e o Centro de administração do Exchange.

As regras reais que determinam que itens são movidos ou eliminados e quando isso acontece são denominadas etiquetas de retenção. As etiquetas de retenção estão ligadas a uma política de retenção mrm que, por sua vez, é atribuída à caixa de correio de um utilizador. Uma etiqueta de retenção aplica definições de retenção a mensagens e pastas individuais na caixa de correio de um utilizador. Define quanto tempo uma mensagem permanece na caixa de correio e que ação é tomada quando a mensagem atinge a idade de retenção especificada. Quando uma mensagem atinge a idade de retenção, é movida para a caixa de correio de arquivo do utilizador ou é eliminada.

Dica

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Cenário de exemplo para as instruções

Os passos neste artigo configuram uma política de arquivamento e retenção para uma organização fictícia chamada Alpine House. Esta implementação de exemplo requer as seguintes tarefas:

Passo 1: ativar uma caixa de correio de arquivo para cada utilizador na organização. Este procedimento fornece aos utilizadores mais armazenamento de caixa de correio e é necessário para que uma política de retenção possa mover automaticamente itens para a caixa de correio de arquivo. Um utilizador também pode mover manualmente itens para a respetiva caixa de correio de arquivo para armazenamento de arquivo.
Passo 2: criar duas etiquetas de retenção personalizadas para efetuar as seguintes ações:
- Mover automaticamente itens com 3 anos de idade para a caixa de correio de arquivo do utilizador. Mover itens para a caixa de correio de arquivo liberta espaço na caixa de correio principal de um utilizador.
- Elimine automaticamente itens com 5 anos de idade da pasta Itens Eliminados. Isto também liberta espaço na caixa de correio principal do utilizador. Os utilizadores terão a oportunidade de recuperar estes itens, se necessário. Para obter mais informações, consulte a marca final na secção Mais informações .
Passo 3: criar uma nova política de retenção e adicionar-lhe as novas etiquetas de retenção personalizadas. Além disso, irá adicionar uma etiqueta de retenção incorporada que não pode ser obtida com uma etiqueta de retenção recomendada do Microsoft 365 porque também move itens para a caixa de correio de arquivo. É uma etiqueta pessoal para arquivar após 1 ano que os utilizadores podem atribuir a itens na respetiva caixa de correio quando querem um período de arquivo mais curto do que o predefinido de 3 anos.
Passo 4: substitua a política mrm predefinida pela nova política de retenção que criou.

Opcionalmente, também pode executar o Assistente de Pastas Geridas para aplicar as novas definições e tornar a nova política de retenção predefinida para a sua organização.

Pode seguir alguns ou todos os passos neste artigo para ajudar a compreender como configurar a sua própria política de arquivo e eliminação para caixas de correio na sua organização. Recomendamos que teste este processo em algumas caixas de correio antes de o implementar em todas as caixas de correio na sua organização.

Antes de configurar a política de arquivo e eliminação

Para seguir esta configuração de exemplo, utilize um ambiente de teste isolado que não irá afetar os utilizadores na sua rede de produção. Em seguida, leve as suas aprendizagens para a sua rede de produção.
No seu ambiente de teste isolado, considere utilizar uma conta de administrador global para que possa efetuar todos os passos para este cenário de exemplo. Num ambiente de produção, utilize sempre funções administrativas que concedam menos privilégios.
Quando cria uma nova conta de utilizador e atribui ao utilizador uma licença de Exchange Online, é criada automaticamente uma caixa de correio para o utilizador. Quando a caixa de correio é criada, é-lhe atribuída automaticamente uma política de retenção predefinida, denominada Política MRM Predefinida. Neste exemplo de implementação, irá criar uma nova política de retenção mrm e, em seguida, atribuí-la a caixas de correio de utilizador, substituindo a política mrm predefinida. Uma caixa de correio só pode ter uma política de retenção MRM atribuída a qualquer momento.
Para saber mais sobre etiquetas de retenção e políticas de retenção mrm no Exchange Online, veja Etiquetas de retenção e políticas de retenção e as instruções associadas. Por exemplo:
- Criar uma política de retenção para Exchange Online
- Adicionar etiquetas de retenção ou remover etiquetas de retenção de uma política de retenção no Exchange Online

Passo 1: Ativar caixas de correio de arquivo para os utilizadores

O primeiro passo é garantir que cada utilizador na sua organização tem uma caixa de correio de arquivo. A caixa de correio de arquivo de um utilizador tem de estar ativada para que, para o nosso cenário de exemplo, uma etiqueta de retenção com uma ação de retenção "Mover para Arquivo" possa mover o item após a expiração da idade de retenção.

Para obter instruções para ativar caixas de correio de arquivo, consulte Ativar caixas de correio de arquivo no Microsoft 365.

Observação

Pode ativar caixas de correio de arquivo em qualquer altura durante este processo, desde que estejam ativadas em algum momento antes de concluir o processo. Se uma caixa de correio de arquivo não estiver ativada, não é efetuada qualquer ação em quaisquer itens que tenham uma política de arquivo ou eliminação atribuída.

Passo 2: criar novas etiquetas de retenção para as políticas de arquivo e eliminação

Neste passo, irá criar as duas etiquetas de retenção personalizadas que foram descritas anteriormente para o nosso cenário de exemplo.

Uma etiqueta de política predefinida de arquivo personalizada, à qual vamos dar o nome "Alpine House 3 Year Move to Archive".
Uma etiqueta de política de retenção personalizada configurada para a pasta Itens Eliminados, à qual vamos atribuir o nome "Alpine House Deleted Items 5 Years Delete and Allow Recovery".

Para esta configuração, pode utilizar o portal do Microsoft Purview ou ainda poderá utilizar os portal de conformidade do Microsoft Purview mais antigos.

Dependendo do portal que estiver usando, navegue até um dos seguintes locais:
- Iniciar sessão no portal> do Microsoft PurviewSoluções>Data Lifecycle Management card >Exchange (legado)>Etiquetas de Retenção de MRM.
- Iniciar sessão no exchange degestão> do ciclo de vida de dados portal de conformidade do Microsoft Purview >Solutions>(legado)>Etiquetas de Retenção de MRM
É apresentada uma lista das etiquetas de retenção da sua organização.

Siga as instruções passo a passo sobre como criar as etiquetas de retenção de exemplo para o nosso cenário.

Criar a etiqueta de política predefinida de arquivo personalizado

Primeiro, para o nosso cenário de exemplo, irá criar uma etiqueta de política predefinida de arquivo personalizado (DPT) que irá mover itens para a caixa de correio de arquivo após 3 anos.

Na página Etiquetas de retenção mrm , selecione + Nova etiqueta e, em seguida, na página Atribuir um nome à etiqueta , escreva um nome para a nova etiqueta de retenção e uma descrição opcional que explique o objetivo da etiqueta de retenção personalizada.

Para o nosso cenário de exemplo, vamos atribuir o nome "Alpine House 3 Year Move to Archive".
Na página Definir como a etiqueta será aplicada , selecione Automaticamente para toda a caixa de correio (predefinição).
Na página Definir definições de retenção , preencha os seguintes campos:
1. Quando os itens atingem a seguinte idade (em dias) Introduza a duração do período de retenção. Neste cenário, os itens serão movidos para a caixa de correio de arquivo após 1095 dias (3 anos).
2. Para a Ação de Retenção , selecione Mover item para arquivo para mover itens para a caixa de correio de arquivo quando o período de retenção expirar.
Selecione Seguinte e, em seguida, reveja e submeta para criar o DPT de arquivo personalizado.

A nova DPT de arquivo é apresentada na lista de etiquetas de retenção.

Criar a etiqueta de política de retenção personalizada para a pasta Itens Eliminados

A segunda etiqueta de retenção a criar para o nosso cenário de exemplo é uma etiqueta de política de retenção personalizada (RPT) para a pasta Itens Eliminados. Esta etiqueta de retenção irá eliminar itens na pasta Itens Eliminados após 5 anos e fornece um período de recuperação em que os utilizadores podem utilizar a ferramenta Recuperar Itens Eliminados para recuperar um item.

Novamente na página Etiquetas de retenção do MRM , selecione + Nova etiqueta e, na página Atribuir um nome à etiqueta , escreva um nome para a nova etiqueta de retenção e uma descrição opcional que explique o objetivo da etiqueta de retenção personalizada.

Para o nosso cenário de exemplo, vamos atribuir o nome "Alpine House Deleted Items 5 Years Delete and Allow Recovery".
Na página Definir como a etiqueta será aplicada , selecione Automaticamente para a pasta predefinida e, em seguida, para a opção Aplicar etiqueta a esta pasta , selecione Itens eliminados.
Na página Definir definições de retenção , preencha os seguintes campos:
1. Quando os itens atingem a seguinte idade (em dias) Introduza a duração do período de retenção. Neste cenário, os itens serão eliminados após 1825 dias (5 anos).
2. Para a Ação de Retenção , selecione Eliminar e permita que a recuperação elimine itens quando o período de retenção expirar, mas permita que os utilizadores recuperem um item eliminado dentro do período de retenção do item eliminado (que, por predefinição, é de 14 dias).
Selecione Seguinte e, em seguida, reveja e submeta para criar a DPT de eliminação personalizada.

O novo RPT é apresentado na lista de etiquetas de retenção.

Passo 3: criar uma nova política de retenção

Depois de criar as etiquetas de retenção personalizadas, o passo seguinte para o nosso cenário de exemplo é criar uma nova política de retenção e adicionar as etiquetas de retenção. Irá adicionar as duas etiquetas de retenção personalizadas que criou no Passo 2 e uma etiqueta incorporada pré-configurada para si. No Passo 4, irá atribuir esta nova política de retenção às caixas de correio dos utilizadores.

Dependendo do portal que estiver usando, navegue até um dos seguintes locais:
- Iniciar sessão no portal> do Microsoft PurviewGestão do Ciclo de Vida de Dados card >políticas de Retenção de MRMdo Exchange (legado).>
  
  Se o cartão da solução Gerenciamento do Ciclo de Vida dos Dados não for exibido, selecione Exibir todas as soluções e, em seguida, selecione Gerenciamento do Ciclo de Vida dos Dados na seção Governança de Dados.
- Inicie sessão no portal de conformidade do Microsoft Purview>Solutions>Gestão> do ciclo de vida de dadosdo Exchange (legado)>Políticas de retenção de MRM.
Na página Políticas de retenção do MRM , selecione Nova política.
Na caixa Nome , escreva um nome para a nova política de retenção; por exemplo, Política de Arquivo e Eliminação da Alpine House.
Selecione + Adicionar etiqueta.

É apresentada uma lista das etiquetas de retenção na sua organização, que inclui as etiquetas personalizadas que criou no Passo 2.
Adicione as 3 etiquetas de retenção descritas mais detalhadamente na secção Mais informações :
- Alpine House 3 Year Move to Archive - a etiqueta de política predefinida de arquivo personalizado criada no passo 2 destas instruções
- Alpine House Deleted Items 5 Years Delete and Allow Recovery - a etiqueta personalizada para a pasta Itens Eliminados criada no passo 2 destas instruções
- Mudança pessoal de 1 ano para o arquivo – uma etiqueta incorporada pré-configurada
Para adicionar estas etiquetas de retenção, selecione-as e, em seguida, selecione Adicionar.
Novamente na página Configurar a política, selecioneSeguinte para rever e submeter a nova política.

A nova política de retenção é apresentada na lista. Selecione-o para apresentar as etiquetas de retenção ligadas à mesma no painel de detalhes.

Passo 4: atribuir a nova política de retenção às caixas de correio do utilizador

Quando é criada uma nova caixa de correio, é atribuída por predefinição uma política de retenção denominada Política MRM Predefinida. Neste passo para o nosso cenário de exemplo, irá substituir esta política de retenção ao atribuir a nova política de retenção que criou no Passo 3 às caixas de correio de utilizador na sua organização.

A substituição é necessária porque uma caixa de correio só pode ter uma política de retenção MRM atribuída de cada vez. Este passo pressupõe que irá atribuir a nova política a todas as caixas de correio na sua organização.

Para seguir estes passos, certifique-se de que utiliza o novo centro de administração do Exchange, em vez da versão clássica.

Inicie sessão no Centro de administração do Exchange (EAC) e aceda a Caixas deCorreiode Destinatários>.

É apresentada uma lista de todas as caixas de correio de utilizador na sua organização.
Selecione todas as caixas de correio ao selecionar a caixa nome a apresentar.
Selecione a opção Políticas de caixa de correio .
No painel de lista de opções Políticas de caixa de correio , em Política de Retenção, selecione a política de retenção que criou no Passo 3; por exemplo, Política de Retenção e Arquivo alpine House.
Selecione Guardar para guardar a nova atribuição de política de retenção.
Para verificar se a nova política de retenção foi atribuída às caixas de correio:
1. Selecione uma caixa de correio na página Caixas de Correio .
2. Na página de propriedades da caixa de correio do utilizador selecionado, selecione Caixa de Correio.
O nome da nova política atribuída à caixa de correio é apresentado para a Política de retenção.

(Opcional) Passo 5: Executar o Assistente de Pastas Geridas para aplicar as novas definições

Depois de aplicar a nova política de retenção às caixas de correio no Passo 4, pode demorar até 7 dias em Exchange Online para que as novas definições de retenção sejam aplicadas às caixas de correio. Isto deve-se ao facto de um processo chamado Assistente de Pastas Geridas processar caixas de correio, pelo menos, uma vez a cada 7 dias. Em vez de aguardar a execução do Assistente de Pastas Geridas, pode forçar a execução do cmdlet Start-ManagedFolderAssistant no Exchange Online PowerShell.

O que acontece quando executa o Assistente de Pastas Geridas? Aplica as definições na política de retenção ao inspecionar os itens na caixa de correio e determinar se estão sujeitos a retenção. Em seguida, carimba os itens sujeitos à retenção com a etiqueta de retenção adequada e, em seguida, executa a ação de retenção especificada em itens após a idade de retenção.

Eis os passos para ligar ao Exchange Online PowerShell e, em seguida, executar o Assistente de Pastas Geridas em todas as caixas de correio da sua organização.

Conectar-se ao Exchange Online PowerShell.

Execute os dois comandos seguintes para iniciar o Assistente de Pastas Geridas para todas as caixas de correio de utilizador na sua organização.

$Mailboxes = Get-Mailbox -ResultSize Unlimited -Filter {RecipientTypeDetails -eq "UserMailbox"}

$Mailboxes.Identity | Start-ManagedFolderAssistant

Isso é tudo. Configurou uma política de arquivo e eliminação para a organização Alpine House.

Mais informações sobre o Assistente de Pastas Geridas

Conforme indicado anteriormente, o Assistente de Pastas Geridas processa caixas de correio pelo menos uma vez a cada 7 dias. Assim, é possível que uma caixa de correio possa ser processada pelo Assistente de Pastas Geridas com mais frequência. Além disso, os administradores não podem prever a próxima vez que uma caixa de correio for processada pelo Assistente de Pastas Geridas, razão pela qual poderá querer executá-la manualmente.

No entanto, se quiser impedir temporariamente o Assistente de Pastas Geridas de aplicar as novas definições de retenção a uma caixa de correio, pode executar o Set-Mailbox -ElcProcessingDisabled $true comando para desativar temporariamente o Assistente de Pastas Geridas de processar uma caixa de correio.

Para reativar o Assistente de Pastas Geridas para uma caixa de correio, execute o Set-Mailbox -ElcProcessingDisabled $false comando .

Por fim, se um utilizador da caixa de correio tiver uma conta desativada, os itens não serão movidos para a caixa de correio de arquivo dessa caixa de correio.

(Opcional) Passo 6: tornar a nova política de retenção predefinida para a sua organização

No Passo 4, tem de atribuir a nova política de retenção a caixas de correio existentes. No entanto, pode configurar Exchange Online para que a nova política de retenção seja atribuída a novas caixas de correio criadas no futuro.

Para tal, utilize o Exchange Online PowerShell para atualizar o plano de caixa de correio predefinido da sua organização. Um plano de caixa de correio é um modelo que configura automaticamente as propriedades em novas caixas de correio. Neste passo opcional, pode substituir a política de retenção atual atribuída ao plano de caixa de correio (por predefinição, a Política MRM Predefinida) pela política de retenção MRM que criou no Passo 3. Depois de atualizar o plano da caixa de correio, a nova política de retenção mrm será atribuída a novas caixas de correio.

Conectar-se ao Exchange Online PowerShell.
Execute o seguinte comando para apresentar informações sobre os planos da caixa de correio na sua organização.
```
Get-MailboxPlan | Format-Table DisplayName,RetentionPolicy,IsDefault
```
Tenha em atenção o plano da caixa de correio predefinido.
Execute o seguinte comando para atribuir a nova política de retenção mrm que criou no Passo 3 (por exemplo, Alpine House Archive and Retention Policy) ao plano de caixa de correio predefinido. Este exemplo pressupõe que o nome do plano de caixa de correio predefinido é ExchangeOnlineEnterprise.
```
Set-MailboxPlan "ExchangeOnlineEnterprise" -RetentionPolicy "Alpine House Archive and Retention Policy"
```
Pode executar novamente o comando no passo 2 para verificar se a política de retenção do MRM atribuída ao plano de caixa de correio predefinido foi alterada.

Mais informações

A idade de retenção dos itens da caixa de correio é calculada a partir da data de entrega. Ou a partir da data de criação de itens como mensagens de rascunho que não são enviadas, mas que são criadas pelo utilizador. Quando o Assistente de Pasta Gerenciada processa itens em uma caixa de correio, ele insere uma data inicial e uma data de expiração para todos os itens com marcas de retenção com a ação de retenção Excluir e Permitir Recuperação ou Excluir Permanentemente. Os itens com uma etiqueta de arquivo são carimbados com uma data de movimentação.

A tabela seguinte fornece mais informações sobre cada etiqueta de retenção para a política de retenção mrm personalizada neste artigo.

Etiqueta de retenção	O que faz esta etiqueta	Incorporado ou personalizado?	Tipo
Alpine House 3 Anos Mover para Arquivo	Move itens com 1095 dias (3 anos) para a caixa de correio de arquivo.	Personalizado (Consulte o Passo 2: Criar novas etiquetas de retenção para as políticas de arquivo e eliminação)	Etiqueta de Política Predefinida (arquivo); esta etiqueta é aplicada automaticamente a toda a caixa de correio.
Alpine House Eliminado Itens 5 Anos Eliminar e Permitir Recuperação	Elimina itens da pasta Itens Eliminados com 5 anos de idade. Os utilizadores podem recuperar estes itens até 14 dias após serem eliminados. Consulte a entrada da lista seguinte para obter mais informações.	Personalizado (Consulte o Passo 2: Criar novas etiquetas de retenção para as políticas de arquivo e eliminação)	Etiqueta de Política de Retenção (Itens Eliminados); esta etiqueta é aplicada automaticamente aos itens na pasta Itens eliminados.
Movimentação de 1 anos para arquivo pessoal	Move os itens para a caixa de correio de arquivo após 1 ano.	Incorporado	Pessoal; esta etiqueta pode ser aplicada pelos utilizadores.

Os utilizadores podem utilizar a ferramenta Recuperar Itens Eliminados no Outlook e Outlook na Web para recuperar um item eliminado dentro do período de retenção de itens eliminados, que por predefinição é de 14 dias em Exchange Online. Um administrador pode utilizar Exchange Online PowerShell para aumentar o período de retenção de itens eliminados para um máximo de 30 dias. Para obter mais informações, consulte: Recuperar itens eliminados no Outlook para Windows e Alterar o período de retenção de itens eliminados de uma caixa de correio no Exchange Online.

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