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Procurar conteúdos num conjunto de revisão na Deteção de Dados Eletrónicos (pré-visualização)

  • Artigo

Na maioria dos casos, é útil aprofundar o conteúdo num conjunto de revisão e organizá-lo para facilitar uma revisão mais eficiente. A utilização de filtros e consultas num conjunto de revisões ajuda-o a concentrar-se num subconjunto de documentos que cumprem os critérios da sua revisão. Para obter mais informações sobre as condições de pesquisa disponíveis, veja Utilizar o construtor de condições para criar consultas de pesquisa na Deteção de Dados Eletrónicos (pré-visualização).

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Filtros avançados (pré-visualização)

Ao melhorar os filtros predefinidos em versões anteriores, a Deteção de Dados Eletrónicos (pré-visualização) fornece filtros avançados que lhe permitem criar filtros mais flexíveis e avançados para conjuntos de revisão. A filtragem avançada permite-lhe:

  • Procure rapidamente condições de filtro.
  • Crie filtros complexos com subgrupos, CONDIÇÕES AND ou OR .
  • Altere facilmente as consultas com os controlos Anular consulta de filtro e Refazer filtrar consulta .
  • Gerir filtros guardados sem ter de navegar para outra área.
  • Utilizar Está vazio e Não existem condições vazias para cada filtro.

Importante

Um conjunto de revisões apresenta um máximo de 1000 itens por página e até 10 páginas (num total de 10 000 itens apresentados por conjunto de revisão). Utilize filtros predefinidos ou personalizados para ajustar os itens apresentados conforme necessário. As contagens de itens correspondentes são estimativas.

Controlos de filtro avançados (pré-visualização)

Para criar e personalizar a filtragem para o conjunto de revisões, utilize os seguintes controlos:

  • E/OU: estes operadores lógicos condicionais permitem-lhe selecionar a condição de consulta que se aplica a filtros específicos e filtrar subgrupos. Estes operadores permitem-lhe utilizar vários filtros ou subgrupos ligados a um único filtro na consulta.
  • Selecionar um filtro: permite-lhe selecionar filtros para as origens de dados específicas e o conteúdo de localização selecionados para a pesquisa.
  • Adicionar filtro: permite-lhe adicionar vários filtros à sua consulta. Está disponível depois de definir, pelo menos, um filtro de consulta.
  • Selecionar um operador: consoante o filtro selecionado, os operadores compatíveis com o filtro estão disponíveis para selecionar. Por exemplo, se o filtro Data estiver selecionado, os operadores disponíveis são Antes, Depois e Entre. Se o filtro Tamanho (em bytes) estiver selecionado, os operadores disponíveis são Maior que, Maior ou igual, Menor ouigual, Entre e Igual.
  • Valor: dependendo do filtro selecionado, os valores compatíveis com o filtro estão disponíveis. Além disso, alguns filtros suportam vários valores e alguns filtros suportam um valor específico. Por exemplo, se o filtro Data estiver selecionado, selecione valores de data. Se o filtro Tamanho (em bytes) estiver selecionado, selecione um valor para bytes.
  • Adicionar subgrupo: depois de definir um filtro, pode adicionar um subgrupo para refinar os resultados devolvidos pelo filtro. Também pode adicionar um subgrupo a um subgrupo para refinamento de consultas com várias camadas.
  • Remover uma condição de filtro: para remover um filtro ou subgrupo individual, selecione o ícone Remover à direita de cada linha de filtro ou subgrupo.
  • Limpar tudo: para limpar toda a consulta de todos os filtros e subgrupos, selecione Limpar tudo.

Para remover os controlos de filtro avançados do conjunto de revisão, selecione Gerir>Ocultar filtros avançados (pré-visualização). Para apresentar filtros avançados, faça a opção Gerir>Mostrar filtros avançados (pré-visualização). Os filtros existentes são removidos ao mostrar ou ocultar filtros avançados. Para manter os filtros, guarde-os como uma consulta.

Tipos de filtro

Cada campo pesquisável num conjunto de revisões tem um filtro correspondente que pode utilizar para filtrar itens com base num campo específico.

Existem vários tipos de filtros:

  • Texto livre: é aplicado um filtro de texto livre a campos de texto, como Assunto. Pode listar vários termos de pesquisa ao separá-los com uma vírgula.
  • Data: é utilizado um filtro de data para campos de data, como Data da última modificação.
  • Opções de pesquisa: um filtro de opções de pesquisa fornece uma lista de valores possíveis (cada valor é apresentado com uma caixa de verificação que pode selecionar) para campos específicos na revisão. Este filtro é utilizado para campos, como Remetente, onde existe um número finito de valores possíveis no conjunto de revisão.
  • Palavra-chave: uma condição de palavra-chave é uma instância específica de condição de texto livre que pode utilizar para procurar termos. Também pode utilizar a linguagem de consulta semelhante a KQL neste tipo de filtro. Para obter mais informações, veja as secções Linguagem de consulta e Construtor de consultas Avançadas neste artigo.

Guardar e gerir consultas de filtro

Depois de estar satisfeito com os filtros, pode guardar a combinação de filtros como uma consulta de filtro. Esta consulta de filtro guardada permite-lhe aplicar o filtro nas sessões de revisão futuras.

Para guardar um filtro, selecione Guardar na barra de comando Guardar consultas de filtro e dê-lhe um nome. O utilizador ou outros revisores podem executar consultas de filtro guardadas anteriormente ao selecionar a lista pendente Consultas de filtro guardadas e selecionar uma consulta de filtro a aplicar para rever documentos definidos.

Para editar ou eliminar uma consulta de filtro guardada, selecione Consultas de filtro guardadas e expanda as propriedades do filtro para apresentar as opções Editar e Eliminar da consulta de filtro guardada.

Utilizar o suporte de linguagem de consulta para filtros KQL e Palavra-chave

Ao utilizar os filtros KQL ou Palavra-chave , pode utilizar uma linguagem de consulta semelhante a KQL para criar a consulta de pesquisa do conjunto de revisões. A linguagem de consulta para estes dois filtros suporta operadores booleanos padrão, como AND, OR, NOT e NEAR. Também suporta um caráter universal de caráter único (?) e um caráter universal com múltiplos carateres (*).

Observação

Os filtros de revisão só suportam carateres universais (? ou *) num único termo. A utilização de carateres universais em pesquisas em expressões que consistem em vários termos não é suportada.

Exemplos de cenários

Filtrar por itens não marcados num conjunto de revisões

Um administrador de Deteção de Dados Eletrónicos tem de criar uma consulta para localizar todos os itens no conjunto de revisão sem qualquer marcação aplicada. Para este exemplo, o administrador cria a seguinte consulta de filtro do conjunto de revisões:

  1. Para o primeiro filtro, o administrador seleciona o filtro e a etiqueta de tipos na pesquisa de filtros. O filtro Etiquetas é apresentado como uma opção correspondente e o administrador seleciona-o.
  2. Em seguida, o administrador seleciona Selecionar um operador e seleciona o operador Está vazio . Este operador devolve todos os itens que não têm etiquetas aplicadas.

O conjunto de revisão é imediatamente atualizado e apenas os itens que não estão etiquetados são apresentados.

Filtrar itens de tipo de ficheiro nativo num conjunto de revisão

Um administrador de Deteção de Dados Eletrónicos tem de criar uma consulta para localizar todos os itens no conjunto de revisão que sejam de um determinado tipo, como .csv, .msg ou .pdf. Para este exemplo, o administrador cria a seguinte consulta de filtro do conjunto de revisões:

  1. Para o primeiro filtro, o administrador seleciona o ficheiro de filtros e tipos na pesquisa de filtros. O filtro Extensão de ficheiro nativo é uma das opções de filtro apresentadas nos resultados da pesquisa e o administrador seleciona-a.
  2. Em seguida, o administrador seleciona Selecionar um operador e seleciona o operador É igual a qualquer operador .
  3. O administrador seleciona o campo Qualquer e seleciona as caixas de verificação aplicáveis para os tipos de ficheiro a incluir na consulta de filtro.

O conjunto de revisão é imediatamente atualizado e apenas os itens que correspondem aos tipos de ficheiro selecionados são apresentados.

Filtrar itens parcialmente indexados

Se tiver selecionado a opção para adicionar itens parcialmente indexados a partir de origens de dados adicionais ao consolidar a estimativa de pesquisa num conjunto de revisão. É provável que queira identificar e ver esses itens para determinar se um item pode ser relevante para a sua investigação e se precisa de remediar o erro que resultou na indexação parcial do item.

Neste momento, não existe uma opção de filtro num conjunto de revisões para apresentar itens parcialmente indexados. No entanto, eis uma forma de filtrar e apresentar os itens parcialmente indexados que adicionou a um conjunto de revisões.

  1. Crie uma pesquisa e adicione-a a um novo conjunto de revisões sem adicionar itens parcialmente indexados a partir de origens de dados adicionais.
  2. Crie um novo searcg ao copiar a pesquisa do passo 1.
  3. Adicione a nova pesquisa ao mesmo conjunto de revisões. Mas, desta vez, adicione os itens parcialmente indexados das origens de dados adicionais. Uma vez que os itens da pesquisa que criou no passo 1 já foram adicionados ao conjunto de revisão, apenas os itens parcialmente indexados da segunda pesquisa são adicionados ao conjunto de revisão.
  4. Depois de ambas as pesquisas serem adicionadas ao conjunto de revisão, selecione o conjunto de revisões e selecione Conjuntos de carga.
  5. Copie ou anote o ID de Carregamento para a segunda pesquisa (a que criou no passo 2). O nome da pesquisa é identificado na coluna Informações de origem .
  6. Novamente no conjunto de revisão, selecione Filtrar, expanda a secção IDs e, em seguida, selecione a caixa de verificação Carregar ID .
  7. Expanda o filtro ID de Carga e, em seguida, selecione a caixa de verificação do ID de carga que corresponde à segunda pesquisa para apresentar os itens parcialmente indexados.

Filtrar documentos por tema

Filtrar documentos por tema pode poupar tempo significativamente ao rever documentos. Por exemplo, se estiver à procura de documentos que discutam um assunto específico, pode filtrar os documentos pelo tema dominante relacionado com esse assunto. Também pode filtrar documentos por outros temas na lista de temas para encontrar documentos semelhantes a um documento em que esteja interessado. Para apresentar os temas de um documento como uma coluna na lista de documentos do conjunto de revisão, selecione Personalizar colunas e selecione Tema dominante e Lista de temas.

Para filtrar documentos por tema, conclua os seguintes passos:

  1. Num conjunto de revisão, selecione Selecionar um filtro e selecione Tema dominante.
  2. Selecione um operador a utilizar com o tema Dominante e defina o valor a utilizar com o operador .
  3. Utilize um filtro de lista temas de adição e o operador e valores aplicável a este filtro. Pode configurar os operadores E e OU para filtrar documentos através de uma combinação dos valores de lista Tema dominante e Temas .