Configurar a aprovação do tempo e progresso da tarefa

Quando decidir que pretende utilizar folhas de horas na sua organização, também deve demorar alguns minutos a pensar como pretende que a aprovação da folha de horas funcione.

Como posso configurar aprovações na minha organização?

Antes de avançar e obter aprovações configuradas no Project Web App, é boa ideia recuar e pensar em como as coisas funcionam atualmente na sua organização e como pretende que funcionem no futuro. Eis algumas perguntas que deve tentar responder antes de bloquear um processo de aprovação formal.

Precisa mesmo de um processo de aprovação?

Embora possa parecer natural configurar as coisas para que um gestor aprove o trabalho que um membro da equipa faz, é boa ideia passar algum tempo a conversar sobre se precisa realmente de ter esse processo de aprovação formal em vigor. O que está realmente a tentar fazer ao exigir aprovações? Se a estrutura salarial da sua organização estiver associada às horas introduzidas nas folhas de horas, a resposta é provavelmente sim. No entanto, se estiver a gerir projetos totalmente separados dos seus sistemas financeiros, poderá não ter de manter um passo entre os membros da sua equipa que estão a trabalhar e esse trabalho que está a ser aplicado ao plano do projeto.

Observação

Não tem de configurar um aprovador para todos! Se não precisar que alguém aprove as horas que uma pessoa trabalhou antes de essas horas serem aplicadas ao plano de projeto, não tem de o fazer. Basta tornar o membro da equipa no seu próprio aprovador. Na verdade, é assim que o Project Web App configura automaticamente as coisas quando adiciona alguém novo, para que não tenha de fazer nada. Não é muito mais fácil do que isso!

Quem é responsável pela aprovação do tempo?

Quando um membro da equipa trabalha na sua organização, quem deve estar a apontar para aprovar as horas gastas nesse trabalho? É o gestor de projetos? É alguém da folha de pagamentos? Talvez os dois. Para poder configurar o Project Web App de uma forma que mapeie a forma como a sua organização realmente funciona, tem de descobrir as pessoas certas para aprovar o tempo de trabalho que ocorre na sua organização.

Por vezes, mais do que uma pessoa precisa de aprovar uma folha de horas. Um exemplo disto pode ser aprovações de um gestor de recursos, bem como de alguém da folha de pagamentos. Se for este o caso na sua organização, pode configurar uma cadeia de aprovadores, semelhante a esta:

Bob O Bob é membro da equipa e a Jill é a sua gestora de folhas de horas. O Bob preenche a folha de horas e submete-a à Jill.	Jill A Jill é uma líder de equipa e o Frank é o seu gestor de folhas de horas. A Jill aprova a folha de horas do Bob e é automaticamente submetida ao Frank para aprovação.	Pagamentos Frank O Frank está na folha de pagamentos e é o seu próprio gestor de folhas de horas. Quando o João aprovar a folha de horas do Bob, as horas introduzidas pelo João são aplicadas ao plano de projeto correspondente.

Apenas as pessoas listadas na página Gestores de Folhas de Horas podem aprovar folhas de horas.

Para adicionar alguém como aprovador

1. Selecione Definições>Definições do PWA.

2. Em Gestão de Tempo e Tarefas, selecione Gestores de Folhas de Horas.

   

3. Selecione Gestores>Adicionar Gestor.

   

4. Escolha a pessoa que pretende adicionar como aprovador e, em seguida, selecione OK.

Como posso definir o aprovador de folha de horas de alguém no Project Web App? Pode definir o Gestor de Folhas de Horas de uma pessoa em Adicionar um recurso ao Project Web App.

Quem é responsável por aprovar o progresso da tarefa?

Lembre-se do Passo 3: Atualizar o progresso, mesmo que ambos sejam monitorizados na folha de horas de um membro da equipa. Por vezes, pessoas diferentes são responsáveis por aprovar o progresso da tarefa do que as responsáveis pela aprovação do tempo. Por exemplo, pode precisar de alguém da folha de pagamentos para aprovar o número de horas trabalhadas (tempo), mas poderá não precisar dessa pessoa para aprovar a percentagem de trabalho concluído (progresso da tarefa). Por outro lado, poderá precisar de uma oportunidade potencial de equipa para aprovar as atualizações relativas à quantidade de trabalho que resta fazer numa tarefa antes de esta ser concluída (progresso da tarefa), mas poderá não precisar dessa oportunidade para aprovar as horas reais trabalhadas (tempo). No Project Web App, o gestor de projetos tem sempre de aprovar o progresso da tarefa, antes de ser aplicado ao plano do projeto.

Como posso definir o aprovador de progresso de tarefas de alguém no Project Web App? Tal como acontece com o tempo de aprovação, também existe um aprovador para o progresso da tarefa- e está definido para ser o gestor de projetos a fazer as atribuições e é referido como o Gestor de Estado.

Que outras opções existem?

Existem algumas outras opções que podem ser adequadas para aprovações na sua organização. Ambas as opções são definidas ao aceder ao >Definições do PWA. A partir daí, algumas das definições estarão em Definições e Predefinições da Folha de Horas.

Os gestores podem aprovar folhas de horas linha a linha?

Na secção Políticas de Folha de Horas , em Aprovação do Gestor de Estado da Tarefa, selecione Ativado se pretender que os gestores possam aprovar linhas de folha de horas individuais. Também pode optar por Exigir aprovação da linha antes da aprovação da folha de horas. Clique em Guardar quando terminar as alterações.

Se apenas quiser que os gestores aprovem folhas de horas inteiras, selecione Desativado.

Um membro da equipa pode alterar quem aprova primeiro a folha de horas?

Em Encaminhamento de Aprovação, selecione a caixa de verificação Encaminhamento de Aprovação Fixa se não quiser que os membros da equipa possam alterar a primeira pessoa que aprova uma folha de horas. Clique em Guardar quando terminar as alterações.

Se os membros da equipa alterarem o primeiro aprovador, deixe esta caixa de verificação desmarcada. Assim que o primeiro aprovador, definido pelo membro da equipa, aprovar a folha de horas, o encaminhamento de aprovação regular para a folha de horas será iniciado.

Os membros da equipa podem escolher quem quiserem como primeiro aprovador? Não, só podem escolher a partir da lista de pessoas que foram adicionadas na página Gestores de Folhas de Horas .