Integração do recurso Ausência Temporária de calendário do Exchange Server com o Project Server 2013
Resumo: No Project Server 2013, você pode sincronizar calendários de recursos do Projeto para Exchange Server calendários para recuperar e sincronizar o tempo fora do escritório dos usuários. Em seguida, quando os usuários atualizam essas informações no Exchange, o Project está ciente disso.
Aplica-se a: Project Server 2013
Este é um recurso local para o Project Server 2013. Não há suporte em Office 365.
Habilitar a integração de ausência temporária de calendários do Project Server 2013 e do Exchange Server
Por padrão, esse recurso está desabilitado e deve ser habilitado em seu ambiente do SharePoint Server 2013 por alguém com privilégios do Administrador do Farm.
Observação
Os períodos de relatório de tempo devem estar configurados para que a integração de ausência temporária do Exchange Server funcione.
Para habilitar esse recurso na Administração Central
Usando uma conta que tem credenciais de administrador de farm, faça logon em uma instância do SharePoint Server em seu farm que está executando a Administração Central.
Vá para Iniciar > Executar > Todos os Programas Produtos e Tecnologias >> do SharePoint 2016 Administração Central e escolha essa opção para abrir a Administração Central.
Na página principal da Administração Central, clique em Configurações Gerais de Aplicativo no lado esquerdo.
Na página Configurações Gerais de Aplicativos, clique no link Gerenciar na seção Configurações do PWA.
Se tiver mais de uma instância do PWA, certifique-se de que a Instância do Aplicativo Web do Projeto correta é exibida no canto superior direito da página. Se não for, clique na seta suspensa e clique em Alterar Instância do Aplicativo Web do Projeto para selecionar a instância correta.
Com a instância correta selecionada, clique no link Configurações Adicionais do Servidor na seção Políticas Operacionais.
Na página seguinte, role para baixo até a seção Detalhes do Exchange Server, próximo à parte inferior da página. Esta seção contém uma única caixa de seleção para Calendários de Sincronização de Ausência Temporária. Marque-a e clique em Salvar.
Depois que esse recurso estiver habilitado no nível da Administração Central, um administrador do Project Web Access deverá habilitá-lo para recursos individuais no nível de PWA.
Para habilitar a integração de ausência temporária de calendário no Project Server 2013 e no Exchange Server para recursos individuais
Faça logon em um computador como administrador do PWA e navegue até o site da PWA que tem Exchange Server sincronização habilitada nele.
Clique no link Recursos à esqueda na página principal.
Depois que os recursos forem exibidos, você poderá selecionar um recurso com um endereço de email Exchange Server válido e, em seguida, clicar no botão Editar na guia Recursos.
Na página Editar Recurso: [USUÁRIO], role para baixo e localize a seção Detalhes do Exchange Server, que tem uma caixa de seleção Sincronizar calendários fora do Office, semelhante à seção Administração Central discutida anteriormente.
Assim como na Administração Central, essa caixa de seleção deve ser marcada para o usuário e, em seguida, o botão Salvar na parte inferior da página deve ser clicado.
Observação
Repita o processo para cada recurso na lista do PWA que precisa da funcionalidade. A edição em massa não oferece esta opção de selecionar vários usuários ao mesmo tempo.
É possível ajustar o Trabalho de timer de sincronização do Exchange. Por padrão, ele será executado uma vez ao dia, e estará programado para horários fora do pico, durante a noite. Um administrador de farm pode alterar a frequência ou a hora.
Para alterar o Trabalho de timer de sincronização do Exchange
Faça logon em uma instância do SharePoint Server em seu farm que está executando a Administração Central usando uma conta que tem credenciais de administrador do farm.
Vá para Iniciar > Executar > Todos os Programas Produtos e Tecnologias >> do SharePoint 2013 Administração Central e escolha essa opção para abrir a Administração Central.
Na página principal da Administração Central, clique no link Monitoramento no lado esquerdo.
Nesta página, clique no link Revisar definições de trabalhos na seção Trabalhos de Timer section.
Você deve localizar o trabalho de temporizador Project Web App: Exchange Calendar Out of Office para o trabalho de temporizador [PWA URL] , em que [PWA-URL] é a URL do site PWA no qual você habilitou o recurso. Clique no link deste trabalho de timer.
Na página Editar Trabalho de Timer, você pode fazer as alterações necessárias, como executar o trabalho em um horário diferente ou alterar a frequência, como para de hora em hora. Para obter mais informações sobre trabalhos de timer, consulte Timer job reference.
Efeito da integração da ausência temporária para usuários e gerentes de projetos
Com esse recurso habilitado, os usuários poderão inserir seu tempo de OOF no Exchange por meio do Outlook ou do Outlook Web Access e essas informações ficarão visíveis na planilha de tempo do Project Server. Todos os períodos de ausência temporária programados, seja um dia completo ou só uma parte do dia, serão exibidos como indisponíveis no calendário de um recurso para um Gerente de Projetos.
Na perspectiva do Project Manager, nenhum trabalho precisa ser feito. Os usuários que enviam seu tempo fora do escritório em Exchange Server agora são contabilizados. Isso permite que o planejamento do Projeto seja mais preciso.
Como a integração de ausência temporária de calendário do Exchange Server funciona com o Project Server 2013
A sincronização entre o Project Server e o Exchange Server é disparada do Project Server. Isso acontece quando uma conta de usuário é habilitada ou por meio de trabalhos de timer programados.
Após o início do procedimento, Exchange Server é contatado para obter informações gratuitas/ocupadas para o usuário ou usuários especificados.
Se um recurso estiver indisponível para edição por foi feito o check-out, ele será ignorado pela operação de sincronização e será sincronizado na próxima vez que o trabalho de timer for executado.
Apesar de ser possível que os usuários não queiram inserir seus horários de folga e ausência temporária em vários lugares, este recurso de integração de calendário provavelmente não substituirá os quadros de horário, porque estes são necessários para o faturamento e para outros fins de negócios.
Para dar suporte a esse cenário, o tempo de OOF sincronizado de Exchange Server é exibido como tempo não útil na folha de tempo do usuário, consistente com a forma como o tempo de trabalho não é mostrado atualmente na tabela de tempo do usuário. Isso indica ao usuário que o período já está bloqueado por outra fonte, mas não impede que o usuário insira os horários para aquele dia.
Uma nova adição ao Exchange Server 2013 e ao Outlook 2013 é a opção de agendamento de horário "trabalhando de outros lugares". Essa opção não deve se refletir em importações, já que a decisão foi tomada para respeitar opções tradicionais de ausência temporária/folga para compatibilidade reversa com versões de produtos que não têm o tipo enum.
Os dados de tempo são importados de Exchange Server em intervalos de 15 minutos e agregados para determinar o efeito total que o tempo OOF importado deve ter no calendário de recursos. Se a quantidade total de horas de ausência temporária em determinado dia for mais que quatro horas, o horário de ausência temporária não será refletido nos calendários do Recurso. A quantidade de quatro horas ou mais será refletida.
Como os calendários de recursos do Exchange Server e do Project Server do usuário têm horas de trabalho e horas não úteis definidas. Portanto, fora das horas do calendário Exchange Server que estão dentro do Exchange Server período de tempo de trabalho contarão para o número de horas tiradas do tempo de trabalho no Project Server. Se o dia inteiro for definido como não funcionando em Exchange Server, o dia inteiro também será especificado como não funcionando no Project Server.