Visão geral de roteamento e armazenamento baseados em metadados (SharePoint Server 2010)
Aplica-se a: SharePoint Server 2010
Tópico modificado em: 2016-11-30
O roteamento e armazenamento baseados em metadados podem usar o recurso Organizador de Conteúdo no Microsoft SharePoint Server 2010 como parte de uma solução de gerenciamento de documentos.
Este artigo fornece uma visão geral de roteamento e armazenamento com base em metadados e ajuda planejadores de soluções e designers a compreender como usar o recurso Organizador de Conteúdo no Microsoft SharePoint Server 2010 para planejar uma solução de gerenciamento de documentos abrangente.
Neste artigo:
Sobre roteamento e armazenamento baseados em metadados
Configurações do Organizador de Conteúdo
Regras do Organizador de Conteúdo
Sobre roteamento e armazenamento baseados em metadados
O SharePoint Server 2010 introduz roteamento e armazenamento de metadados usando o Organizador de Conteúdo. O Organizador de Conteúdo se baseia nos recursos de circulação de documentos que foram introduzidos no modelo de site da Central de Registros no SharePoint 2007.
Com o Organizador de Conteúdo, novos recursos de nível de site tornam mais fácil para administradores e usuários classificar, rotear e armazenar conteúdo usando regras baseadas em metadados. Depois que o administrador do site ativar o recurso Organizador de Conteúdo e configurar as configurações e regras, em vez de carregar um documento diretamente em uma biblioteca ou pasta, os usuários podem salvar, rotear e, portanto, aplicar regras a um documento usando um dos seguintes métodos:
Carregar um documento em uma biblioteca de redistribuição. Uma biblioteca de redistribuição é criada todos os sites em que o recurso Organizador de Conteúdo foi ativado.
Use Salvar como nos aplicativos cliente Word, Excel e PowerPoint.
Use Enviar para de outros sites do SharePoint.
Use o modelo de objeto do serviço Web.
Use uma zona de redistribuição de email. Usando o Exchange, os documentos podem ser enviados por email para o site, onde os metadados devem ser aplicados antes de serem roteados por regras.
Envie a um site da Central de Registros como parte do ciclo de vida ou validade de um documento. Por exemplo, como parte de uma política de retenção ou de fluxo de trabalho.
Depois que um documento é carregado, com base nos metadados do documento, o Organizador de Conteúdo pode rotear o documento para uma pasta especificada ou criar automaticamente uma nova pasta. Por exemplo,
Uma nova pasta pode ser criada como um filho da pasta de destino, pois a pasta de destino da regra de roteamento ficou muito grande.
São criadas pastas para cada novo valor em um campo (deve ser um campo obrigatório para o tipo de conteúdo). Por exemplo, se você tiver uma taxonomia com 100 termos, as pastas podem ser criadas automaticamente para cada um desses 100 termos, cada pasta sendo criada na primeira vez que o Organizador de Conteúdo avalia um documento que possui uma marca específica.
As novas pastas herdarão as configurações da pasta pai. Assim, as novas pastas também podem ter regras adicionais que definem parâmetros adicionais, como permissões, metadados padrão, políticas de retenção e fluxos de trabalho, que serão herdados pelos documentos contidos nestas pastas. Por exemplo;
Ao marcar um documento com "Assuntos corporativos", o documento é roteado para uma pasta que tem mais permissões restritas que outros documentos em pastas diferentes na biblioteca. Isso permite que os metadados apliquem permissões com eficácia a um documento no SharePoint.
Ao marcar um documento com "Contabilidade", o documento é roteado para uma pasta onde ele estará sujeito a uma política de retenção que garante que o documento foi salvo.
Ao marcar um documento com "Recursos humanos", o documento é roteado para uma pasta onde qualquer número de marcas de metadados adicionais é aplicado. Isso pode reduzir a necessidade de os usuários aplicarem muitas marcas de metadados que reduzem o tempo gasto na marcação e potenciais erros durante a marcação.
Marcando o conteúdo com metadados e usando as configurações e regras do Organizador de Conteúdo e regras, em combinação, você pode determinar, rotear, armazenar e aplicar eficazmente parâmetros de conteúdo adicionais em qualquer documento em sua organização.
Configurações do Organizador de Conteúdo
Os administradores de site podem configurar as definições do Organizador de Conteúdo que determinarão como o conteúdo carregado para o site é roteado. Essas configurações se aplicam a todo o conteúdo roteado usando o Organizador de Conteúdo. O Organizador de Conteúdo inclui as seguintes configurações:
Redirecionar Usuários para a Biblioteca de Redistribuição Se estiver habilitada, esta configuração especifica que os usuários são redirecionados para a Biblioteca de Redistribuição ao carregar o conteúdo em um site que possui uma ou mais regras do organizador de conteúdo aplicadas. Se esta configuração estiver desabilitada, os usuários podem contornar a situação usando o organizador de conteúdo e carregar arquivos diretamente em uma biblioteca ou pasta. Esta configuração se aplica somente ao carregar um documento usando a página da biblioteca de documentos ou usando um aplicativo cliente.
Enviando para Outro Site Se esta opção estiver habilitada, as regras podem ser criadas para redirecionar carregamentos no site atual a serem enviados a outro site que também tem o recurso Organizador de Conteúdo ativado.
Particionamento de Pastas Se habilitado, serão criadas subpastas quando um número especificado de itens em uma pasta for excedido.
Envios Duplicados Esta opção especifica quando usar versões do SharePoint ou acrescentar caracteres únicos no final de nomes de arquivo duplicados se um documento é carregado com o mesmo nome de um documento que já está na biblioteca de destino.
Gerentes de Regras Esta configuração especifica os usuários que podem criar regras, ser responsáveis por e gerenciar conteúdo carregado que não corresponda a nenhuma regra.
Pontos de Envio Esta configuração não configurável oferece serviço Web e URL, assim como um endereço de email que você pode usar para configurar outros sites ou mensagens de email para enviar o conteúdo para outro site. Ao criar um novo local Enviar Para na Administração Central, essa é a URL de serviço que você especifica como o destino dos arquivos enviados para o local Enviar Para. Os locais Enviar Para devem ser configurados antes que possam aparecer como um ponto de envio.
Regras do Organizador de Conteúdo
Os gerentes de regras podem criar regras. Uma regra determina se a regra deve ser aplicada ao documento de entrada e, em seguida, executa ações especificadas na regra. As opções de regra incluem o seguinte:
Nome da Regra O nome da regra.
Prioridade e Status de Regra Especifica esta prioridade de regras em uma escala de 1 a 9 se mais de uma regra for aplicada. Você também pode especificar que essa regra está inativa e não será aplicada a nenhum conteúdo de entrada.
Tipo de Conteúdo de Envio Especifica o grupo do tipo de conteúdo, como Tipos de Conteúdo do documento, tipos de conteúdo de Publicação e assim por diante. Com base no grupo do tipo de grupo de conteúdo, você também pode selecionar um tipo de conteúdo para a regra. Se um tipo de conteúdo em sua organização usa um nome diferente, você pode especificar um nome alternativo.
Condições Aplica filtros baseados em propriedades adicionais para a regra a ser processada.
Local de Destino Especifica onde colocar o conteúdo que corresponde à regra.
Pontos de Envio Local onde o item que atendeu a todos os critérios acima será salvo. Se você marcou a opção Enviando para Outro Site nas configurações do Organizador de Conteúdo, você verá uma caixa suspensa contendo uma lista de outros locais fora do site atual para onde um documento pode ser encaminhado.
Ativando o recurso Organizador de Conteúdo para um site
Para usar o Organizador de Conteúdo em um site, o recurso Organizador de Conteúdo deve ser ativado. Uma vez ativado para um site, as Definições do Organizador de Conteúdo e as Regras do Organizador de Conteúdo serão exibidas na Administração do Site na página Configurações do Site.
Observação
Ao criar um site usando o modelo de site da Central de Registros, o Organizador de Conteúdo é ativado por padrão.
Para ativar o recurso Organizador de Conteúdo para um site
Na página Definições do Site, em Ação do Site, clique em Gerenciar recursos do site.
Na página Recursos, para Organizador de Conteúdo, clique em Ativar.
Depois que o recurso Organizador de Conteúdo estiver ativado, você pode criar regras baseadas em metadados para mover o conteúdo enviado para uma biblioteca ou pasta.
See Also
Concepts
Visão geral da navegação de metadados (SharePoint Server 2010)
Other Resources
Central de Recursos: metadados gerenciados e taxonomia no SharePoint Server 2010