Visão geral do gerenciamento de ativos digitais (SharePoint Server 2010)

 

Aplica-se a: SharePoint Server 2010

Tópico modificado em: 2016-11-30

Este artigo descreve ativos digitais (também chamados de mídia avançada) e define os principais termos usados em relação ao gerenciamento de ativos digitais no Microsoft SharePoint Server 2010. Ele também explica aspectos do gerenciamento de ativos digitais usando a biblioteca de ativos no SharePoint Server 2010, descreve os principais usuários de uma biblioteca de ativos e explica cenários comuns para usar a biblioteca de ativos no SharePoint Server 2010.

Para obter mais informações sobre como planejar uma solução de gerenciamento de ativos digitais, consulte Planejar bibliotecas de ativos digitais (SharePoint Server 2010).

Cada vez mais funcionários de escritórios criam ou reutilizam imagens e outros ativos de mídia avançada durante suas tarefas diárias. Frequentemente, porém, não existe um repositório comum no nível de departamento ou empresa otimizado para armazenar esses ativos. Um repositório comum permite que os usuários descubram e reutilizem facilmente os ativos de mídia avançada que outras pessoas criaram. A biblioteca de ativos digitais do SharePoint Server 2010 pode promover economia de tempo e de outros recursos para uma organização, oferecendo um repositório especializado para o armazenamento e o gerenciamento de ativos digitais. Os usuários não precisam mais procurar ativos em diferentes locais da rede ou recriá-los do zero. Usando um repositório centralizado para gerenciar os ativos digitais, a organização também exerce um controle mais rígido sobre o conteúdo confidencial e pode garantir que somente ativos aprovados de produtos sejam disponibilizados para os usuários apropriados.

Neste artigo:

• Sobre o gerenciamento de ativos digitais

• Usuários de um sistema de gerenciamento de ativos digitais

• Gerenciando ativos digitais no SharePoint Server 2010

• Cenários de utilização da biblioteca de ativos

Sobre o gerenciamento de ativos digitais

Um ativo digital é um arquivo de imagem, áudio ou vídeo, imagem ou outro fragmento de conteúdo avançado reutilizável que uma organização usa em todos os seus aplicativos. A biblioteca de ativos no SharePoint Server 2010 permite aos usuários criar, descobrir e reutilizar facilmente ativos digitais existentes dentro da organização.

No SharePoint Server 2010, você usa uma biblioteca de ativos para armazenar e compartilhar ativos digitais com usuários. A biblioteca de ativos é um modelo de biblioteca do SharePoint Server 2010 que é personalizado para usar tipos de conteúdo projetados especificamente para armazenar e catalogar ativos de mídia avançada.

Uma solução de gerenciamento de ativos digitais eficiente especifica:

• Os metadados a serem fornecidos a cada tipo de ativo

• O espaço de armazenamento necessário para os ativos e os problemas de desempenho a serem considerados para oferecer ativos aos usuários

• Onde armazenar os ativos em cada estágio do ciclo de vida de um ativo

• Como controlar o acesso a um ativo em cada estágio do seu ciclo de vida.

• Como mover ativos na organização à medida que os membros da equipe contribuem na criação, exame, aprovação, publicação e disposição dos ativos.

• As políticas devem ser aplicadas aos ativos, de modo que as ações relacionadas aos ativos sejam auditadas, os ativos sejam retidos ou descartados corretamente e os ativos importantes para a organização sejam protegidos.

• Como os ativos são tratados como registros corporativos, que devem ser retidos de acordo com requisitos e diretrizes corporativas.

Para obter informações sobre como planejar uma solução de ativos digitais com o SharePoint Server 2010, consulte Planejar bibliotecas de ativos digitais (SharePoint Server 2010).

Usuários de uma biblioteca de ativos

Os usuários de uma biblioteca de ativos no SharePoint Server 2010 geralmente se encaixam em uma destas três categorias:

• Criadores de ativos Este grupo inclui pessoas que criam ativos individuais, como artistas gráficos, produtores de vídeo ou redatores de marketing, e que enviam ativos para a biblioteca de ativos. Por exemplo, um artista gráfico pode criar um logotipo de produto em vários tamanhos e resoluções, em cores e em preto e branco, e carregar todas as versões do logotipo para a biblioteca de ativos para uso por outros membros de uma equipe de marketing de produto.

• Gerentes de ativos Este grupo inclui pessoas que gerenciam os ativos da biblioteca. Eles são encarregados de todo o fluxo de trabalho, a partir do momento em que o ativo é enviado pela primeira vez, passando pela publicação, até perder a validade. Eles também são encarregados de gerenciar e organizar ativos na biblioteca. Por exemplo, um Gerente de Ativos pode pegar várias versões de um logotipo de produto e categorizá-las adequadamente na biblioteca e adicionar metadados importantes, como palavras-chave, e definir uma data após a qual o ativo não pode ser usado.

• Consumidores de ativos Este grupo inclui pessoas que precisam localizar e usar os ativos da biblioteca para criar outros produtos de trabalho. Por exemplo, os designers da Web podem usar um logotipo de produto da biblioteca de ativos ao criarem páginas de marketing para sites de produtos.

Dependendo do cenário, pode haver interseção entre esses grupos de usuários. Por exemplo, usuários com permissão para carregar a biblioteca de ativos também podem ter permissão para categorizar e gerenciar os ativos que enviarem para o arquivo morto. Criadores de ativos também podem ser consumidores de ativos se procurarem e usarem ativos adicionados a outros produtos de trabalho que, por sua vez, são carregados como ativos separados. Por exemplo, um produtor de vídeo pode usar um logotipo de produto ao fazer um vídeo de marketing para um produto e carregar o vídeo na biblioteca como um ativo separado.

Gerenciando ativos digitais no SharePoint Server 2010

O SharePoint Server 2010 fornece um modelo de biblioteca chamado Biblioteca de Ativos, que é personalizado para usar novos tipos de conteúdo de imagem, áudio e vídeo projetados especificamente para armazenar e catalogar ativos de mídia avançada. Esses novos tipos de conteúdo utilizam novos tipos de coluna como Visualização, Tamanho da Imagem, Data da Imagem e Duração (segundos), que contribuem para os metadados de um ativo específico. A biblioteca de ativos também tem um modo de visualização que exibe uma miniatura e alguns desses metadados quando você passa o ponteiro sobre o ativo. Palavras-chave corporativas podem ser atribuídas aos ativos para tornar mais fácil encontrá-los em consultas de pesquisa. As palavras-chave podem ser atribuídas por criadores de ativos quando um novo ativo é carregado ou podem ser adicionadas posteriormente por um gerente de ativos. Os usuários podem classificar ativos, um recurso que oferece metadados adicionais para ativos. Os metadados podem, então, ser usados quando os ativos são exibidos em uma Web Part. Por exemplo, se há uma biblioteca de vídeos de treinamento que os usuários exibiram ou classificaram, você pode usar uma Web Part para exibir os vídeos com classificação mais elevada em uma página da Web.

Os criadores e gerentes de ativos trabalham diretamente na biblioteca de ativos para carregar, categorizar e gerenciar ativos. Os consumidores de ativos podem pesquisar na biblioteca para localizar ativos para inserir em projetos de outros aplicativos. Os consumidores podem pesquisar uma biblioteca de ativos de aplicativos do Microsoft Office e inserir um ativo no aplicativo aberto, como Microsoft Word ou Microsoft PowerPoint.

Existem quatro maneiras de exibir ativos digitais para usuários no SharePoint Server 2010:

• Permitir que os usuários naveguem na biblioteca de ativos.

• Inserir uma Web Part em uma página da Web de um site de equipe.

• Usar o controle de campo de vídeo em uma página de publicação em um site de publicação.

• Usar a Web Part de Consulta de Conteúdo.

Os métodos específicos que você usa para exibir ativos para usuários da biblioteca de ativos variarão dependendo de quem são os usuários, como eles precisam usar ativos da biblioteca e quais métodos de exibição de ativos são mais apropriados para um cenário de biblioteca de ativos.

Além dos recursos que fazem parte da biblioteca de ativos, você pode aproveitar os recursos do SharePoint Server como fluxos de trabalho, roteamento, regras e diretivas. Esses recursos ajudam a gerenciar os ativos à medida que eles entram na biblioteca de ativos, controlar o andamento dos ativos, automatizar a publicação dos ativos em aprovação e definir o vencimento de ativos.

Cenários para o uso da biblioteca de ativos

A biblioteca de ativos pode ser adicionada a qualquer conjunto de sites ou site do SharePoint Server 2010 e pode ser usada para fornecer ativos digitais para usuários de vários cenários. A tabela a seguir descreve possíveis cenários nos quais você pode usar uma biblioteca de ativos digitais.

Cenário	Descrição
Biblioteca de marcas corporativas	Usa a biblioteca de ativos para armazenar ativos de marca corporativos como logotipos, arte e outros ativos digitais e usa fluxos de trabalho de moderados a pesados e políticas para gerenciar o conteúdo. Equipes criativas podem enviar ativos digitais para a biblioteca de ativos, onde são revisados e publicados. Os controladores de conteúdo gerenciam e editam ativos digitais para garantir que eles tenham sido marcados e organizados corretamente. Os consumidores que são operadores de informações e os parceiros de extranet que têm acesso autorizado e oficial para logotipos corporativos ou ativos de marcas utilizam a biblioteca para localizar o conteúdo de que precisam.
Portal divisional	Usa a biblioteca de ativos como repositório de arquivos de imagens e arquivos de mídia avançada para um único site de portal. Nesse cenário, qualquer parceiro ou designer pode carregar logotipos e imagens para a biblioteca para que outras pessoas os exibam e usem. O conteúdo geralmente é gerenciado conforme necessário por parceiros e utiliza fluxo de trabalho ou diretivas mínimas para sua adição e gerenciamento na biblioteca. Por exemplo: a biblioteca de portal divisional pode ter vários parceiros, mas apenas alguns aprovadores. Autores e designers do site usam o conteúdo da biblioteca ao exibi-lo, baixá-lo e inseri-lo em seus produtos de trabalho, como documentos ou apresentações.
Site de equipe	Semelhante a um portal divisional, porém menor. Usa a biblioteca de ativos como um repositório para imagens e mídia avançada de um único site de equipe. Nesse cenário, qualquer membro da equipe pode carregar ativos para a biblioteca, para que outros membros da equipe os exibam e usem. O conteúdo é gerenciado conforme necessário pelos parceiros e usa muito pouco fluxo de trabalho ou diretiva em sua adição e gerenciamento na biblioteca. Os membros da equipe usam o conteúdo da biblioteca, exibindo-o, baixando-o e inserindo-o em seus produtos de trabalho, como documentos ou apresentações.
Arquivo morto corporativo	Usa a biblioteca de ativos de forma estrita, como um arquivo morto que cataloga imagens, vídeo, documentos e outros ativos que têm valor histórico para a organização. Os usuários podem enviar itens atuais e antigos, que são coletados, digitalizados, organizados e marcados por curadores que gerenciam a biblioteca, para que outros usuários possam procurar, pesquisar e exibir o conteúdo arquivado.
Site de compartilhamento de mídia divisional	Usa a biblioteca de ativos para armazenar arquivos de áudio e vídeo. Nesse cenário, qualquer pessoa pode contribuir para a biblioteca e há pouco ou nenhum gerenciamento de itens. É possível fazer classificações, que são combinadas com etiquetagem social dos ativos para orientar sua estrutura e apresentação dentro da biblioteca.

See Also

Concepts

Planejar bibliotecas de ativos digitais (SharePoint Server 2010)