Identificar usuários e analisar o uso de documentos (SharePoint Foundation 2010)
Aplica-se a: SharePoint Foundation 2010
Tópico modificado em: 2016-11-30
A primeira etapa do planejamento da solução de gerenciamento de documentos é identificar os usuários e analisar como os documentos são usados. Este artigo fornece orientação para identificar usuários e analisar o uso de documentos na sua solução baseada no Microsoft SharePoint Foundation 2010.
Neste artigo:
Identificar usuários
Analisar o uso de documento
Planilhas
Antes de ler este artigo, você deve entender o processo de planejamento de gerenciamento de documentos, descrito em Visão geral de gerenciamento de documentos (SharePoint Foundation 2010).
Identificar usuários
Para identificar os interessados e os participantes na sua solução de gerenciamento de documentos, você pode usar uma pesquisa de opinião para coletar essas informações. Por exemplo, essa pesquisa pode conter as seguintes perguntas:
Quem na sua organização cria documentos?
Quais tipos de documentos são criados?
Qual é a função do usuário do documento?
Quem analisa os documentos?
Quem edita os documentos?
Quem usa os documentos?
Quem aprova a publicação dos documentos?
Quem cria sites usados para hospedar documentos?
Quem implanta e mantém os servidores nos quais os documentos são armazenados?
A identificação de interessados em um conteúdo pode ajudar você a garantir que sua a solução de gerenciamento de documentos seja abrangente e a projetar sites e bibliotecas de documentos que atendam às necessidades de conteúdo e aos processos da sua empresa.
Analisar o uso de documento
Depois de identificar seus participantes de conteúdo, colete informações deles para ajudá-lo a analisar a forma como os documentos serão usados em sua organização. Esta é uma parte importante do processo de planejamento porque ajudará você a determinar o seguinte:
Como as bibliotecas de documentos devem ser estruturadas.
Quais modelos de site serão usados.
De quantos sites você precisará.
Qual topologia física de servidores será necessária para a implementação da sua solução.
As informações a serem coletadas incluem:
Tipo de documento, como notificação sobre pesquisa de patrimônio líquido, análise do desempenho do funcionário, memorando interno ou especificação de produto.
O propósito de cada tipo de documento, como "fornece recomendações a clientes sobre patrimônio líquido junto com dados de suporte".
O autor de cada tipo de documento (é útil listar a função do autor — como "analista financeiro" ou "gerente de produtos" — em vez de nomes individuais).
Os usuários de cada tipo de documento, como "clientes" ou "integrantes da equipe".
O formato do documento. Se o documento tiver que ser convertido de um formato para outro em qualquer ponto do seu ciclo de vida útil, registre essas informações.
Outras funções que se aplicam ao ciclo de vida do documento, como "revisor técnico" ou "copidesque".
Local do documento, como "computador cliente", "servidor Web" ou "servidor de arquivos". Observe que essa pergunta pode ter várias respostas, como quando um documento é criado em um computador cliente e publicado em um servidor Web.
Os exemplos a seguir representam informações que podem ser coletadas e registradas na planilha de duas organizações diferentes de uma corporação.
| Tipo | Objetivo | Autor | Função do usuário | Formato | Outras funções | Local |
|---|---|---|---|---|---|---|
Notificação sobre pesquisa de patrimônio líquido |
Oferece aos principais clientes de um serviço financeiro diretrizes sobre a compra ou venda de uma ou mais ações |
Analista financeiro |
Cliente |
DOCX (para criação de páginas); PDF (para editoração) |
Revisor (técnico); revisor (legal); aprovador; copidesque; administrador de site |
|
Análise Os formatos de criação e editoração separados requerem uma conversão de formato. O grande número de revisores requer um ou mais fluxos de trabalho (processos corporativos implementados no servidor). Os dois sites (criação e teste) requerem mecanismos para mover o conteúdo de um site para outro.
| Tipo | Objetivo | Autor | Função do usuário | Formato | Outras funções | Local |
|---|---|---|---|---|---|---|
Análise do desempenho do funcionário |
Avalia o desempenho de um funcionário, incluindo a autoavaliação e a avaliação do gerente |
Operador de informações; gerente |
Gerentes; especialistas em recursos humanos |
.DOC |
Revisor (recursos humanos); revisor (legal); aprovador (gerência superior) |
|
Análise Dois autores e vários revisores exigem um ou mais fluxos de trabalho.
Planilhas
Use as planilhas a seguir para registrar as informações discutidas neste artigo: