Visão geral de fluxos de trabalho (SharePoint Foundation 2010)

 

Aplica-se a: SharePoint Foundation 2010

Tópico modificado em: 2016-11-30

O recurso de fluxo de trabalho no Microsoft SharePoint Foundation 2010 permite que arquitetos de soluções, designers e administradores aprimorem os processos empresariais. Fundamentalmente, um fluxo de trabalho consiste em dois itens: os formulários que ele utiliza para interagir com usuários e a lógica que define seu comportamento. Para entender como os fluxos de trabalho são criados, é preciso ter conhecimentos sobre esses dois itens.

Neste artigo:

• Visão geral do fluxo de trabalho

• Benefícios do uso de fluxos de trabalho

• Fluxos de trabalho predefinidos

• Cenário de fluxo de trabalho de exemplo

• Tipos de fluxos de trabalhos: declarativo e centrado em código

• Modelos de fluxos de trabalho

• Associações de fluxo de trabalho

Visão geral do fluxo de trabalho

Os fluxos de trabalho no SharePoint Foundation 2010 permitem que as empresas reduzam a quantidade de interações desnecessárias entre as pessoas durante a execução de processos empresariais. Por exemplo, para chegar a uma decisão, os grupos geralmente seguem uma série de etapas. As etapas podem ser um procedimento operacional formal padrão ou uma maneira informal e implicitamente compreendida de operar. Coletivamente, as etapas representam um processo empresarial. O número de interações humanas que ocorrem em processos empresariais pode prejudicar a velocidade e a qualidade das decisões. Um software que simplifica e gerencia esse "fluxo de trabalho humano" possibilita a automação de interações entre os grupos que participam do processo. A automação resulta em mais velocidade, eficácia geral das interações e, frequentemente, redução de erros.

Você pode modelar os processos empresariais usando fluxogramas, como aqueles criados com o Microsoft Visio 2010, além de poder representá-los usando terminologia de fluxo de trabalho. É possível automatizar processos empresariais, como a aprovação de documentos, associando um fluxo de trabalho a dados no SharePoint Foundation 2010. Por exemplo, um fluxo de trabalho pode encaminhar um documento para fins de revisão, controlar um problema em todas as etapas da resolução ou conduzir um contrato por um processo de aprovação.

Um problema que muitos departamentos de TI encontram ao implementar processos empresariais que requerem a participação de profissionais da informação é que esses processos não são integrados com a maneira em que as pessoas trabalham. Para que um processo empresarial seja eficiente, ele deve estar integrado às ferramentas e aos aplicativos conhecidos para uso no dia a dia do local de trabalho, de modo que se tornem parte da rotina diária dos profissionais da informação. No ambiente de trabalho eletrônico, isso inclui a integração com email, calendários, listas de tarefas e sites de colaboração.

Benefícios do uso de fluxos de trabalho

Os principais benefícios do uso de fluxos de trabalho são facilitar os processos empresariais e aprimorar a colaboração.

Os processos empresariais que as empresas usam dependem do fluxo de informação ou dos documentos. Esses processos empresariais exigem a ativa participação de profissionais da informação para a conclusão das tarefas que contribuem para a tomada de decisões do grupo de trabalho ou para a obtenção dos resultados finais. No SharePoint Foundation 2010, esses tipos de processos empresariais são implementados e gerenciados através do uso de fluxos de trabalho.

Exemplos de processos empresariais que podem ser facilitados por fluxos de trabalho incluem:

• Aprovação de contrato   Direciona um contrato proposto entre os membros de uma organização que devem aprová-lo ou rejeitá-lo.

• Relatórios de despesas   Gerencia o envio de um relatório de despesas e seus respectivos recibos; examina o relatório, aprova-o e reembolsa o emissor.

• Suporte técnico   Direciona o andamento de um incidente de suporte técnico à medida que é aberto por um cliente, investigado por um engenheiro de suporte, encaminhado para especialistas técnicos, resolvido e adicionado a uma base de dados de conhecimento.

• Entrevista   Gerencia o processo de entrevista de um candidato a um cargo. Isso inclui agendamento e controle das entrevistas, coleta de comentários sobre a entrevista à medida que são acumulados, disponibilização dos comentários para entrevistadores subsequentes e facilitação da decisão de contratação/não contratação.

Automatizando processos empresariais

As empresas dependem de processos empresariais. Embora esses processos frequentemente envolvam software, os processos mais importantes em muitas organizações dependem das pessoas. Os fluxos de trabalho podem automatizar as interações entre os participantes de um processo para aprimorar o funcionamento deste, aumentando sua eficiência e diminuindo a taxa de erro.

Muitos processos podem se beneficiar do suporte automatizado para interações humanas. Alguns exemplos são:

• Aprovação Um aspecto comum dos processos empresariais voltados para as pessoas é o requisito de obter aprovação de vários participantes. O que está sendo aprovado pode variar amplamente, desde um documento do Microsoft Word que contém o plano de marketing do próximo ano até um relatório de despesas referente a uma viagem para participar de uma conferência. Em cada caso, algumas pessoas precisam examinar as informações, talvez acrescentando comentários, e indicar aprovação ou rejeição.

• Coordenação de esforços do grupo Seja preparando uma resposta para uma solicitação de proposta, gerenciando a tradução de um documento para um ou mais idiomas ou qualquer outra tarefa, muitos processos exigem que as pessoas trabalhem juntas de modo organizado. Com a definição das etapas do processo por meio de um fluxo de trabalho automatizado, o trabalho do grupo pode se tornar mais eficiente e o próprio processo, mais previsível.

• Controle de problemas Muitos processos empresariais geram uma lista de problemas pendentes. Um fluxo de trabalho automatizado pode ser usado para manter essa lista, atribuir problemas às pessoas que podem resolvê-los e acompanhar o status dessa resolução.

Para dar suporte a esses tipos de processos empresariais automatizados, o SharePoint Foundation 2010 pode executar aplicativos de fluxo de trabalho. Com base no Windows Workflow Foundation 3.5, os aplicativos interagem com as pessoas por meio de um navegador da Web. Para obter mais informações sobre o Windows Workflow Foundation 3.5, consulte o artigo sobre Windows Workflow Foundation (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=127778&clcid=0x416).

Os fluxos de trabalho aprimoram a colaboração

Os fluxos de trabalho ajudam as pessoas a colaborar em documentos e gerenciar tarefas de projeto, implementando processos empresariais em documentos e itens em um conjunto de sites ou site do SharePoint. Também ajudam as organizações a adotar práticas de processos empresariais consistentes, além de aumentar a produtividade e a eficiência organizacional, com o gerenciamento das tarefas e etapas envolvidas nesses processos empresariais. Os fluxos de trabalho aceleram a tomada de decisões, pois ajudam a disponibilizar as informações apropriadas para as pessoas certas e no momento certo. Eles também ajudam a assegurar que tarefas individuais do fluxo de trabalho sejam concluídas pelas pessoas apropriadas e na sequência correta. Isso permite que as pessoas que executam essas tarefas se concentrem no trabalho em si, não nos processos de trabalho.

Por exemplo, em um site do SharePoint Foundation 2010, você pode criar um fluxo de trabalho a ser usado com uma biblioteca de documentos para encaminhar um documento a um grupo de pessoas para aprovação. Ao ser iniciado pelo autor, o fluxo de trabalho cria tarefas de aprovação de documentos, as atribui aos participantes do fluxo de trabalho e depois envia alertas de email aos participantes.

Quando o fluxo de trabalho está em andamento, seu proprietário ou seus participantes podem verificar o andamento na página Status do Fluxo de Trabalho. Quando os participantes concluem suas tarefas, o fluxo de trabalho é encerrado e seu proprietário é notificado automaticamente sobre a conclusão.

Fluxos de trabalho predefinidos

Para sites e conjuntos de sites criados em Microsoft SharePoint Foundation 2010, um fluxo de trabalho predefinido de três estados é incluído por padrão e é o único fluxo de trabalho predefinido disponível no SharePoint Foundation 2010. Esse fluxo de trabalho pode ser usado para gerenciar processos empresariais que exigem que as organizações controlem um volume grande de problemas ou itens de lista, como questões de suporte ao cliente, vendas potenciais ou tarefas do projeto.

O fluxo de trabalho de três estados é assim chamado porque ele controla o status de um problema ou item através de três estados diferentes e duas transições entre os estados. Por exemplo, quando um fluxo de trabalho de três estados é iniciado em um problema de uma lista de Problemas, o SharePoint Foundation 2010 cria uma tarefa para o usuário atribuído. Quando o usuário completa a tarefa, o fluxo de trabalho é alterado de seu estado original (Ativo) para seu estado intermediário (Resolvido) e cria uma tarefa para o usuário atribuído. Quando o usuário completa a tarefa, o fluxo de trabalho é alterado de seu estado intermediário (Resolvido) para seu estado final (Fechado) e cria outra tarefa para o usuário ao qual o fluxo de trabalho está atribuído nesse momento. Observe que, quando o fluxo de trabalho de três estados é associado a uma lista, é possível optar por especificar nomes diferentes de Ativo, Resolvido e Fechado. Observe também que o fluxo de trabalho de três estados não tem suporte para uso com bibliotecas.

Também é possível fazer uma cópia do fluxo de trabalho predefinido para usá-la como um ponto inicial ao criar um fluxo de trabalho personalizado.

Cenário de exemplo de um fluxo de trabalho

Imagine que você trabalha para a Adventure Works, uma franquia de uma loja de esportes que vende bicicletas no mundo inteiro. Essa empresa tem representantes de vendas que visitam vários países para ajudar os novos franqueados a abrir novas lojas de esportes.

O cenário descrito nesta seção mostra um relatório de despesas que foi enviado para aprovação. Se o relatório de despesas for inferior a US$ 5.000,00, um gerente deverá aprová-lo, reprová-lo ou encaminhá-lo. Se o relatório de despesas for igual ou superior a US$ 5.000,00, deverá ser examinado e comentado por um gerente. Se o gerente recomendar a aprovação, o relatório será encaminhado ao vice-presidente, que deverá aprová-lo ou reprová-lo.

Nesse cenário, o formulário do relatório de despesas é um formulário ASPX exibido para o usuário em uma página da Web do SharePoint. O fluxo de trabalho é um projeto de fluxo de trabalho do tipo sequencial criado no Microsoft SharePoint Designer 2010 e é composto de tarefas automatizadas e de tarefas que demandam ações manuais. O fluxo de trabalho está sendo executado no SharePoint Foundation 2010.

1. O representante de vendas, o primeiro participante do fluxo de trabalho, navega até um portal de autoatendimento na intranet e seleciona o formulário Relatório de Despesas. A página de entrada de dados é aberta. Primeiro, o representante de vendas preenche um formulário de relatório de vendas simples que contém entradas para o nome da pessoa, finalidade das despesas, total das despesas, e o nome e o endereço de email do gerente direto daquela pessoa. O representante de vendas clica em Enviar para enviar o formulário.

   Depois que o formulário é enviado, os dados são salvos centralmente, o fluxo de trabalho é iniciado e a tarefa de revisão é atribuída ao aprovador (neste caso, o gerente do representante de vendas).

2. O fluxo de trabalho notifica o gerente do representante de vendas. A notificação é uma mensagem de email que contém instruções para concluir a tarefa e fornece um link a um site que exibe o formulário Relatório de Despesas.

3. O gerente, o segundo participante do fluxo de trabalho, vai até o site e examina o relatório de despesas. O item da tarefa do fluxo de trabalho fornece três ações que o gerente pode executar: Aprovar, Reprovar ou Encaminhar.

   • Se o relatório de despesas for inferior a US$ 5.000,00, o gerente vê as opções para Aprovar ou Reprovar o relatório de despesas.

   • Se o relatório de despesas for superior a US$ 5.000,00, o gerente vê as opções para Encaminhar o relatório de despesas a um vice-presidente da empresa ou para Reprovar o relatório de despesas no nível de gerente.

4. O gerente executa uma ação para aprovar, desaprovar ou encaminhar o relatório de despesas, e o fluxo de trabalho continua:

   • Se as despesas forem aprovadas pelo gerente, a conclusão da tarefa enviará uma mensagem ao fluxo de trabalho para indicar que a tarefa foi concluída. O fluxo de trabalho notificará o representante de vendas por email e depois adicionará os dados da despesa ao sistema contábil da linha de negócios (LOB).

   • Se as despesas não forem aprovadas pelo gerente, ele digitará uma explicação sobre sua decisão. A conclusão da tarefa envia uma mensagem ao fluxo de trabalho para indicar que a tarefa foi concluída e depois o fluxo de trabalho notifica o representante de vendas por email.

   • Se o gerente seleciona a opção para encaminhar o relatório de despesas a um vice-presidente da empresa, ele faz comentários relevantes no formulário e depois clica em Encaminhar. O fluxo de trabalho notifica o vice-presidente por um email que contém instruções para concluir a tarefa e fornece um link a um site que exibe o formulário Relatório de Despesas.

5. O vice-presidente, o terceiro participante do fluxo de trabalho, tem a opção de Aprovar ou Reprovar o relatório de despesas. Quando o vice-presidente atua no sentido de aprovar ou desaprovar o relatório de despesas, o fluxo de trabalho continua.

   • Se o vice-presidente aprova as despesas, os dados da despesa são adicionados ao sistema contábil, o fluxo de trabalho notifica o representante de vendas e o gerente por email, e o SharePoint é então notificado de que a tarefa foi concluída.

   • Se o vice-presidente não aprova as despesas, ele digita uma explicação para a decisão no formulário. O fluxo de trabalho notifica o representante de vendas e o gerente por email, e o SharePoint é então notificado de que a tarefa foi concluída.

Como você pode imaginar, há muitas maneiras de expandir a funcionalidade desse fluxo de trabalho dentro do contexto desse cenário. É possível, por exemplo, configurar o fluxo de trabalho de modo que, se o vice-presidente desaprovar o relatório de despesas, o relatório será retornado ao gerente do representante de vendas. O gerente pode ainda justificar as despesas e reenviar o relatório para ser aprovado pelo vice-presidente, transmitir a desaprovação ao representante de vendas ou realizar alguma outra ação.

Neste cenário de exemplo de relatório de despesas, as regras comerciais são sempre as mesmas. Esta solução de fluxo de trabalho define o gerente e o vice-presidente como aprovadores, a lógica de negócios para o encaminhamento do fluxo de trabalho e predefine conteúdo das notificações. No entanto, muitas aplicações do mundo real têm regras comerciais complexas. O encaminhamento para aprovação pode depender de muitas variáveis comerciais. As notificações também podem mudar, dependendo de outras variáveis.

Por exemplo, imagine que, na mesma solução de relatório de despesas, você precisa encaminhar o relatório de despesas a até 10 gerentes, dependendo da finalidade e do total das despesas e da data de envio. Além disso, dependendo da finalidade das despesas, o conteúdo das notificações enviadas pelo fluxo de trabalho apresenta algumas pequenas diferenças. Isso significa que pode haver várias soluções de fluxo de trabalho com diferentes níveis de encaminhamento e notificações.

O Microsoft SharePoint Foundation 2010 permite criar e implementar soluções de fluxo de trabalho para atender às necessidades comerciais da sua organização. Ele faz isso utilizando o design do fluxo de trabalho e os recursos de personalização do SharePoint Designer 2010 e do Microsoft Visual Studio.

Tipos de fluxos de trabalho: declarativo e compilado

É necessário entender uma distinção importante entre os fluxos de trabalho: se eles são fluxos de trabalho declarativos, como aqueles criados com o Microsoft SharePoint Designer 2010, ou compilados, como aqueles criados com o Visual Studio 2010. Um fluxo de trabalho declarativo é construído por meio de condições e ações montadas em regras e etapas, o que define seus parâmetros sem que seja necessário escrever código.

Assim como os fluxos de trabalho declarativos, um fluxo de trabalho compilado pode ser criado a partir de condições e ações sem o autor do fluxo de trabalho ter de escrever código, mas permitindo que ele adicione código personalizado ao fluxo de trabalho. Independentemente de um autor adicionar ou não código personalizado a um fluxo de trabalho centrado em código, a distinção mais importante a compreender é a diferença na maneira como os fluxos de trabalho declarativo e compilado são executados no servidor. Um fluxo de trabalho compilado é armazenado em um servidor executando o SharePoint Foundation 2010 como um arquivo dll pré-compilado, enquanto um fluxo de trabalho declarativo é implantado em um servidor executando o SharePoint Foundation 2010 como um arquivo XOML (Extensible Object Markup Language) e é compilado no banco de dados de conteúdo sempre que uma instância do fluxo de trabalho é iniciada.

Para mais informações sobre as ferramentas com suporte da Microsoft para a criação de fluxos de trabalho, consulte Selecionar uma ferramenta de criação de fluxo de trabalho (SharePoint Foundation).

Modelos de fluxos de trabalho

Ao criar um fluxo de trabalho personalizado usando o SharePoint Designer 2010, você pode optar por criar um fluxo de trabalho que seja usado apenas com uma lista, biblioteca, tipo de conteúdo ou site específico. Como alternativa, pode optar por criar um modelo reutilizável de fluxo de trabalho, que pode ser associado a várias listas, bibliotecas, tipos de conteúdo ou sites.

Observação

O SharePoint Designer 2010 não dá suporte à criação de fluxos de trabalho reutilizáveis para sites. Em vez disso, você pode usar o Visual Studio 2010 para criá-los.

Ao criar um fluxo de trabalho, você também pode optar por torná-lo global, o que significa que, uma vez que ele seja ativado em um site, também estará ativo para todos os subsites sob esse site. No entanto, não é possível usar o SharePoint Designer 2010 para criar um fluxo de trabalho global e depois salvá-lo como um arquivo WSP.

Associações de fluxos de trabalho

O SharePoint Foundation 2010 tira proveito do tempo de execução do Workflow Foundation. Um ou mais modelos de fluxo de trabalho, cada qual contendo o código que define um fluxo de trabalho específico, podem ser instalados em um servidor. Feito isso, é possível criar uma associação entre um modelo específico e uma biblioteca de documentos, uma lista, um tipo de conteúdo ou um site. O modelo pode ser carregado e executado pelo tempo de execução do Workflow Foundation hospedado pelo SharePoint Foundation 2010, criando uma instância do fluxo de trabalho.

Como todos os fluxos de trabalho do Workflow Foundation, aqueles que se baseiam no SharePoint Foundation 2010 dependem dos serviços de tempo de execução do Workflow Foundation. O serviço de persistência padrão do Workflow Foundation permite que o estado de um fluxo de trabalho persistido seja vinculado ao documento ou item, além de possibilitar processos empresariais de longa execução que podem se estender por dias, meses ou anos.

Os fluxos de trabalho do SharePoint podem ser associados a listas, bibliotecas e tipos de conteúdo. Fluxos de trabalho reutilizáveis criados com o Visual Studio 2010 também podem ser associados a sites. A tabela a seguir descreve as permissões mínimas necessárias para associar um fluxo de trabalho.

Associar o fluxo de trabalho a	Permissões mínimas necessárias
Lista ou biblioteca	Nível de permissão de controle total na lista ou biblioteca
Tipo de conteúdo de biblioteca ou lista	Membro do grupo Proprietários de Sites no site do SharePoint
Tipo de conteúdo do site	Membro do grupo Proprietários de Sites no site do SharePoint
Site	Membro do grupo Proprietários de Sites no site do SharePoint

Para obter mais informações sobre associações de fluxos de trabalho, consulte Add a workflow association (SharePoint Foundation 2010).