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Planejar o ciclo de vida do projeto (Project Server 2010)

 

Aplica-se a: Project Server 2010

Tópico modificado em: 2010-04-07

Existem muitas metodologias e sistemas que gerenciam o ciclo de vida de um projeto com eficácia. Este capítulo não advoga em favor de nenhum especificamente. O capítulo foi formulado para administradores do Project Server e fornece uma lista de atividades de criação, manutenção e arquivamento de projetos. Essas tarefas são gerais e serão iguais ou pelo menos similares, independentemente da metodologia em uso na sua organização. O planejamento dessas atividades pode ajudar a garantir que os projetos sejam gerenciados de forma consistente com o objetivo da organização, com uma experiência satisfatória para o usuário final. As várias opções e processos disponíveis com os recursos descritos aqui serão discutidos detalhadamente em Operations for Project Server 2010. Esse artigo alerta os responsáveis pelo planejamento da implantação e configuração do Project Server 2010 de que algumas escolhas deverão ser feitas em relação a esses recursos.

Criar projetos

Um projeto pode passar do conceito à realidade de várias maneiras. Às vezes, o processo é informal e pode ser o resultado de um debate em um quadro negro realizado em menos de uma hora. Outras vezes, um projeto é criado ao longo de vários anos de estudo e extensas análises. Se um processo de criação não for planejado e gerenciado, ele poderá se tornar caótico, causando prejuízos à organização de diversas formas: eficiência reduzida, recursos alocados inadequadamente, prioridades desalinhadas, esforços duplicados, abordagens conflitantes e oportunidades perdidas, para citar apenas alguns problemas. A seguir, apresentamos alguns conceitos-chave a serem considerados quando você usar o Microsoft Project 2010 para criar projetos para sua organização.

Planejar propostas

O recurso de proposta de projeto fornece um mecanismo para o controle da entrada de projetos no Project Server. Ele fornece valor agregado aos responsáveis pelas decisões comerciais, por meio do armazenamento de dados de propostas juntamente com dados de projetos. Esse recurso oferece análises de pipeline, modelagem e relatórios aprimorados, ajudando a automatizar os processos empresariais de gerenciamento de propostas.

As propostas são projetos limitados porque todos os recursos que estão disponíveis quando você está usando o Microsoft Project Professional 2010 não estão disponíveis quando você está usando propostas. As propostas de projeto não são projetos corporativos. Esse tipo de projeto limitado ou mais leve é útil a muitos usuários. A proposta permite que os usuários enviem propostas de projeto (com recursos de projetos simples e planejamento de recursos) e fornecem um mecanismo simples de associação para que projetos sejam adicionados ao Project Server. As propostas de projeto estão sujeitas a revisão antes que possam ser transformadas em projetos corporativos. Elas contêm informações básicas que permitem a um tomador de decisões de negócios aprovar ou rejeitar a proposta. A proposta pode conter informações do seguinte tipo:

  • Nome do projeto

  • Descrição do projeto

  • Data de início e término proposta

  • Valor de custo proposto

  • Requisitos de recursos

As propostas são criadas no Microsoft Project Web App (PWA). Qualquer pessoa que acesse o PWA poderá exibi-las. Para criar propostas de projeto, você deve receber a permissão Criar Novo Projeto de Manutenção.

As propostas podem ser configuradas para trabalhar com fluxos de trabalho disponíveis no Microsoft SharePoint Server 2010.

Quando um recurso de proposta é configurado para um fluxo de trabalho, o fluxo de trabalho realiza automaticamente a maior parte do trabalho. Quando uma proposta é criada, o fluxo de trabalho gera atribuições de tarefas para os revisores e para o criador da proposta, à medida que ela passa pelo processo. Essas tarefas são exibidas aos proprietários pela Web Part de tarefas de fluxo de trabalho da proposta.

Planejar recursos

Os Recursos da empresa são as pessoas, os equipamentos e os materiais que são usados para concluir as tarefas em um projeto corporativo. Os recursos da empresa são parte do pool de recursos da sua empresa, armazenados centralmente nos bancos de dados do Project Server 2010. Você pode criar o Pool de Recursos da Empresa que os gerentes de projeto usarão ao atribuir recursos a tarefas em projetos adicionando recursos ao pool ou importando recursos. É possível definir o conteúdo do Modelo Global da Empresa antes de adicionar recursos ao Pool de Recursos da Empresa.

Para poder criar e manter o Pool de Recursos da Empresa corretamente para a sua organização, defina e documente os campos personalizados do recurso da empresa cuidadosamente para criá-los. Além disso, em organizações de grande porte, o preenchimento inicial do Pool de Recursos da Empresa será tão importante quanto o processo para manter o Pool de Recursos da Empresa preciso e atualizado. O controle de alterações importantes em informações de recursos que são armazenadas e gerenciadas no Pool de Recursos da Empresa pode ser uma tarefa de tempo integral.

Antes de criar o Pool de Recursos da Empresa para o Project Server 2010, determine seu ponto inicial. O processo de adição de recursos ao Pool de Recursos da Empresa varia, dependendo se você está:

  • Iniciando novos projetos — Esse cenário exige uma preparação mínima. O processo será simplificado se você puder coletar todas as informações de recursos necessários em um único documento. Você pode fazer uma lista em papel. Importe os recursos identificados do Active Directory ou de um repositório de associação, se estiver usando autenticação de formulários. Você também pode coletar essas informações usando o Microsoft Excel. Em seguida, importe a planilha de resultados para o Project Professional 2010 e salve-a no banco de dados do Project Server.

  • Criando o pool de recursos da empresa — Neste cenário, você está criando o Pool de Recursos da Empresa no Project Professional 2010. Usando o Project Professional 2010, conecte-se ao Project Server 2010 e verifique o Pool de Recursos da Empresa. Insira os recursos e salve o Pool de Recursos da Empresa.

Planejar campos personalizados

O Project Server 2010 inclui tabelas e campos de pesquisa que podem ser personalizados. Um campo personalizado pode conter informações sobre uma tarefa, um recurso ou uma atribuição. No Project Server 2010, os campos que podem conter dados personalizados são textos, sinalizadores, números, datas, custos, datas de início e término e durações. É possível personalizar esses campos para obter as informações desejadas usando fórmulas, cálculos de valores específicos ou indicadores gráficos.

Você pode gravar suas próprias fórmulas, incluindo referências a outros campos, para serem calculadas em um campo personalizado. Você pode criar uma lista de valores para um campo personalizado para tornar a entrada de dados mais rápida e precisa. Também é possível exibir um indicador gráfico em um campo personalizado, em vez de dados reais. Desse modo, você poderá acompanhar rapidamente quando os dados do campo atingirem um determinado critério, como um intervalo especificado que foi excedido ou recursos que estão superalocados. Você também pode criar uma estrutura hierárquica de campos personalizados de informações no projeto. Por exemplo, talvez você queira associar os códigos de custo da empresa aos dados do projeto. Depois de criar essa estrutura e aplicar os campos personalizados aos dados, você poderá usá-los facilmente para filtrar, classificar e agrupar dados de projetos.

No Project Server 2010, há dois tipos de campos personalizados: local e da empresa. Os campos personalizados locais são usados pelo gerente de projeto dentro do escopo de determinado projeto. Os campos personalizados da empresa são usados pelo PMO (Escritório de Gerenciamento de Projetos) para coletar dados para relatórios de acúmulo na organização. Para tarefas da empresa e campos personalizados do projeto, o Project Server 2010 dá suporte à noção de escopo para um programa específico (coleção de projetos). Dessa forma, um campo personalizado da empresa pode ser definido de forma a se aplicar a um subconjunto de projetos.

Desativar projetos

Você deve considerar algumas atividades ao desativar projetos. Fazer uma limpeza básica quando um projeto for desativado pode ajudar a melhorar o desempenho do Project Server. Além disso, você pode proteger os projetos para se certificar que somente as pessoas que precisam das informações — por exemplo, com a finalidade de histórico — possam ver os projetos. A exclusão de outros objetos da empresa que não estejam sendo usados, como recursos e atribuições, pode ajudar a impedir a degradação do desempenho do servidor.

Planejar o arquivamento

É possível fazer backup de vários objetos da empresa no PWA.

  • Projetos

  • Pool de Recursos da Empresa e calendários

  • Campos personalizados da empresa

  • Modelo global da empresa

  • Definições de modo de exibição

  • Configurações do sistema

  • Configurações de categoria e grupo

Ao fazer backup desses objetos, você pode restaurar de forma seletiva itens específicos e pode reter várias versões desses itens.

Os backups são feitos na página Configurações do Servidor em Administração do Banco de Dados. Há dois métodos disponíveis:

  • Agendar Backup

  • Backup Administrativo

O Backup Administrativo permite fazer backup dos objetos da empresa a qualquer momento. Agendar Backup, como o próprio nome diz, permite fazer backup dos objetos da empresa de acordo com horários agendados. É recomendável fazer backup dos objetos da empresa regularmente e, se agendado, em um horário de pouca utilização do servidor. Você também deve ter um plano de backup para os bancos de dados.

Quando é feito o backup de um objeto, ele é salvo no banco de dados de Arquivo Morto do Project Server 2010.

Quando um projeto está completo, há algumas opções disponíveis para desativar o projeto.

  • Excluir os objetos da empresa dos bancos de dados Publicado e de Rascunho do Project Server 2010 e reter cópias no banco de dados de Arquivo Morto.

  • Excluir os objetos da empresa de todos os bancos de dados do Project Server 2010 e contar com os backups de bancos de dados para arquivamento.

  • Colocar o projeto em uma categoria especial do Project Server que negue acesso a todos os usuários, com exceção de alguns.

Colocar projetos em uma categoria especial do Project Server

Para permitir que apenas determinados usuários exibam um projeto desativado, você pode criar uma categoria especial no Project Server com essa finalidade. Adicione o projeto e todos os usuários que você não deseja que tenham acesso ao projeto e defina todas as permissões a serem negadas. Para obter mais informações sobre usuários, grupos e categorias, consulte Planejar grupos, categorias e EDR no Project Server 2010.

Planejar limpeza

A exclusão de objetos não utilizados da empresa quando um projeto é concluído pode ajudar a impedir a degradação do desempenho do servidor. A exclusão de atribuições é particularmente benéfica para o desempenho do servidor no longo prazo. É também uma boa ideia excluir os recursos se eles não estiverem mais sendo usados na empresa. A exclusão de objetos não utilizados da empresa quando um projeto é concluído também economiza espaço em disco no servidor de banco de dados.