Definir configurações de retenção e do recurso AutoArquivar no Outlook 2007
Atualizado: setembro de 2007
Aplica-se a: Office Resource Kit
Tópico modificado em: 2015-03-09
Neste artigo:
Definindo configurações de retenção
Definindo configurações de AutoArquivar
Como funciona o recurso AutoArquivar no Outlook
Como funcionam as configurações de retenção no Outlook
Trabalhando com o arquivamento do Outlook e gerenciamento de documentos do Exchange
No Microsoft Office Outlook 2007, as configurações de retenção e o recurso AutoArquivar ajudam a determinar como o email é gerenciado nas caixas de correio do usuário. Você pode definir configurações para esses recursos para os usuários da organização, determinando, por exemplo, a frequência de execução do recurso AutoArquivar e se os usuários devem ser avisados antes da execução de AutoArquivar.
Se você definir configurações de gerenciamento de documentos do servidor Exchange para os usuários bem como a retenção do Outlook e configurações do recurso AutoArquivar, esteja ciente que as configurações do Exchange podem afetar a retenção do Outlook e o comportamento do recurso AutoArquivar. Consulte a seção Trabalhando com o arquivamento do Outlook e gerenciamento de documentos do Exchange posteriormente neste artigo.
.gif "Note") Observação: |
|---|
| Este artigo destina-se aos administradores do Outlook. Para configurar opções do recurso AutoArquivar do Outlook no seu computador, consulte o tópico sobre como definir configurações de AutoArquivar(https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=100151&clcid=0x416). |
Definindo configurações de retenção
Você pode bloquear as configurações de personalização de retenção usando o modelo da Diretiva de Grupo do Outlook (Outlk12.adm). Também é possível configurar as definições padrão usando a Ferramenta de Personalização do Office (OCT), onde os usuários podem alterar as configurações. As configurações da OCT estão nos locais correspondentes na página Modificar configurações do usuário da OCT.
O modelo do Outlook e outros arquivos administrativos podem ser baixados da página que contém os Modelos Administrativos (ADM) do 2007 Office System (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=78161\&clcid=0x416) no Centro de Download da Microsoft.
Use o seguinte procedimento para personalizar as configurações de retenção usando a Diretiva de Grupo.
Personalizar configurações de retenção usando a Diretiva de Grupo
Na Diretiva de Grupo, carregue o modelo do Office Outlook 2007 (Outlk12.adm).
Para personalizar como as configurações de retenção funcionam, em Configuração do Usuário\Modelos Administrativos\Microsoft Office Outlook 2007\Ferramentas | Opções\Outros\AutoArquivar, clique duas vezes em Configurações de Retenção.
Clique em Habilitado e, em seguida, configure as opções de configuração de retenção. Por exemplo, habilite as configurações de retenção selecionando Ativar Diretivas de Retenção.
Clique em OK.
As configurações que você pode definir para as configurações de retenção são mostradas na tabela abaixo. Observe que as configurações de retenção substituem as configurações de arquivamento para pastas.
| Opção AutoArquivar | Descrição |
|---|---|
Ativar Diretivas de Retenção |
Habilita as configurações de retenção para caixas de correio do usuário. |
Número máximo de dias para retenção de itens |
Especifique o número de dias para reter itens na Caixa de Entrada, todas as pastas de email excluindo a Caixa de Entrada, itens do Calendário em qualquer pasta e todas as outras pastas que estão sendo AutoArquivadas. |
Para os itens que não estão sendo retidos |
Especifique se deseja mover itens para a pasta Itens Excluídos ou excluir itens permanentemente. |
URL com informações de diretiva de retenção corporativas |
Especifique um site que descreva as diretivas de retenção da sua organização. Não há URL padrão. |
Definindo configurações de AutoArquivar
Você pode bloquear as configurações de personalização do recurso AutoArquivar usando o modelo da Diretiva de Grupo do Outlook (Outlk12.adm). Também é possível configurar as definições padrão usando a Ferramenta de Personalização do Office (OCT), onde os usuários podem alterar as configurações. As configurações da OCT estão nos locais correspondentes na página Modificar configurações do usuário da OCT.
O modelo do Outlook e outros arquivos ADM podem ser baixados da página que contém os Modelos Administrativos (ADM) do 2007 Office System (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=78161\&clcid=0x416) no Centro de Download da Microsoft.
Use o seguinte procedimento para personalizar as opções do recurso AutoArquivar usando Diretiva de Grupo.
Personalizar as opções do recurso AutoArquivar usando Diretiva de Grupo
Na Diretiva de Grupo, carregue o modelo do Office Outlook 2007 (Outlk12.adm).
Para personalizar o funcionamento do recurso AutoArquivar, em Configuração do Usuário\Modelos Administrativos\Microsoft Office Outlook 2007\Ferramentas | Opções\Outros\AutoArquivar, clique duas vezes em Configurações para AutoArquivar .
Clique em Habilitado e, em seguida, configure as opções para AutoArquivar. Por exemplo, habilite o recurso AutoArquivar selecionando Ativar AutoArquivar e escolha um intervalo de arquivamento selecionando um número na caixa Executar AutoArquivar a cada <x> dias.
Clique em OK.
As configurações que podem ser definidas para AutoArquivar são mostradas na tabela abaixo.
| Opção de AutoArquivar | Descrição |
|---|---|
Ativar AutoArquivar |
Define o recurso AutoArquivar para ser executado para usuários, com uma frequência especificada pela configuração Executar AutoArquivar a cada <x> dias. |
Executar AutoArquivar a cada <x> dias |
Especifica um intervalo de AutoArquivar em número de dias. |
Confirmar antes de executar AutoArquivar |
Notifica os usuários que o recurso AutoArquivar será executado, em vez executá-lo silenciosamente. |
Excluir itens expirados (somente pastas de email) |
Exclui mensagens de email expiradas, em vez de movê-las para uma pasta de arquivamento. |
Arquivar ou excluir itens antigos |
Move itens do Outlook para o arquivo ou exclui os itens. |
Mostrar pasta de arquivos mortos na lista de pastas |
Mostra a pasta de arquivamento na lista de pastas do Outlook do usuário. |
Eliminar itens anteriores a |
Especifica o tempo durante o qual os itens serão mantidos antes de serem arquivados ou excluídos. |
Excluir itens antigos permanentemente |
Exclui permanentemente os itens em vez de movê-los para a pasta Itens Excluídos. |
Como funciona o recurso AutoArquivar no Outlook
As caixas de correio do Outlook crescem à medida que os usuários criam e recebem itens. Para manter as caixas de correio gerenciáveis, os usuários precisam de outro local para armazenar — ou guardar em arquivo morto — os itens mais antigos que são importantes, mas não são usados com frequência. Geralmente é mais conveniente mover automaticamente esses itens antigos para a pasta de arquivamento e descartar os itens cujo conteúdo expirou. O recurso AutoArquivar gerencia este processo automaticamente para os usuários.
Agendando o arquivamento Automático
Por padrão, o recurso AutoArquivar é ativado e executado automaticamente em intervalos programados, removendo itens antigos e expirados das pastas. Itens antigos são aqueles que atingem a idade de arquivamento especificada pelo usuário (a idade de arquivamento padrão varia de acordo com o tipo de item do Outlook). Os itens expirados são emails e itens de reunião cujo conteúdo não é mais válido depois de uma determinada data, como um item de email definido para expirar dois meses atrás e que ainda aparece na caixa de entrada do usuário.
Os usuários podem especificar uma data de validade para itens no Outlook quando criam ou enviam o item, ou posteriormente. Quando o item expira, ele não fica mais disponível e é mostrado tachado em uma lista de pastas.
Local da pasta de arquivamento
Quando AutoArquivar é executado, ele pode excluir ou mover itens para uma pasta de arquivamento, dependendo das configurações que você especificar.
O arquivo morto é um arquivo de dados do Outlook (arquivo PST) que aparece como Pastas de Arquivos Mortos na lista de pastas do Outlook. Na primeira vez em que AutoArquivar é executado, o Outlook cria o arquivo automaticamente no seguinte local:
%UserProfile%\Configurações Locais\Dados de Aplicativo\Microsoft\Outlook\Archive.pst
Como funcionam as configurações de retenção no Outlook
Além das configurações de AutoArquivar, você também pode habilitar configurações de diretiva de retenção para os itens das caixas de correio do usuário. As configurações de diretiva de retenção podem ajudar os usuários a seguir diretrizes de políticas de retenção que sua empresa estabelece para a retenção de documentos.
| Observação: |
|---|
| Como as configurações de políticas de retenção fazem parte da funcionalidade AutoArquivar do Outlook, as configurações de retenção só podem ser executadas quando AutoArquivar está ativado. Executar um arquivo morto manualmente não dispara a imposição de configurações de retenção. |
As configurações de Diretiva de Grupo de retenção no Outlook podem ser definidas para executar diretivas da empresa, para incentivar os usuários a reter documentos e itens por apenas um período fixo de tempo. A implementação de configurações de retenção requer a habilitação do recurso AutoArquivar, mas as configurações de retenção têm prioridade sobre as configurações de AutoArquivar.
Trabalhando com o arquivamento do Outlook e gerenciamento de documentos do Exchange
Se o Microsoft Exchange estiver configurado para implementar recursos de gerenciamento de documentos que definem datas de expiração de mensagens de email para caixas de correio do usuário, certifique-se de que as configurações de arquivamento do Outlook estejam definidas de forma que a expiração do item e o arquivamento ou exclusão funcionem de forma previsível para os usuários.
Por padrão, na maioria das configurações, as diretivas de retenção do Exchange substituem as do Outlook. Os usuários que não estão cientes que as diretivas do Exchange têm prioridade poderão perder itens do Outlook. Isso pode acontecer se os usuários esperarem que suas configurações de AutoArquivar movam itens para um arquivo de dados do Outlook e, em vez disso, os itens forem removidos pelos procedimentos de gerenciamento de documentos do Exchange.
Para evitar confusões para o usuário neste cenário, desabilite a opção para configurar o arquivamento manual. Use o seguinte procedimento para desabilitar o arquivamento manual usando a Diretiva de Grupo.
Desabilitar o arquivamento manual usando a Diretiva de Grupo
Na Diretiva de Grupo, carregue o modelo do Office Outlook 2007 (Outlk12.adm).
Em Configuração do Usuário\Modelos Administrativos\Microsoft Office Outlook 2007\Ferramentas | Opções\Outros\AutoArquivar, clique duas vezes em Desabilitar Arquivo|Arquivo Morto.
Clique em Habilitado.
Clique em OK.