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Planejar listas (Windows SharePoint Services)

  • Artigo

Atualizado em: 2006-12-01

Uma lista é um conjunto de informações que você compartilha com os membros dos sites. Por exemplo, é possível criar uma folha de inscrições para um evento, controlar informações de status de um projeto ou informar as próximas férias em um calendário de equipe.

Neste artigo:

  • Listas incluídas

  • Sobre o trabalho com listas

  • Planejar listas personalizadas

  • Planilha

Listas incluídas

O Windows SharePoint Services 3.0 incluis os seguintes tipos de listas por padrão:

  • Anúncios   Use uma lista de anúncios para compartilhar notícias e status e fornecer lembretes. Os anúncios oferecem suporte a formatação aprimorada com imagens, hiperlinks e texto formatado.

  • Calendário   Use um calendário para todos os eventos de sua equipe ou para situações específicas como férias da empresa. Um calendário oferece exibições — como em um calendário de mesa ou parede — dos eventos da equipe, incluindo reuniões, eventos de confraternização e eventos de um dia. Você também pode rastrear etapas da equipe, como prazos finais ou datas de lançamento de produtos, que não estão relacionadas a um intervalo de tempo específico. Se estiver usando um programa de email ou calendário compatível com o Windows SharePoint Services 3.0, você poderá exibir e atualizar o calendário de equipe do Microsoft® SharePoint® a partir do programa de calendário. Também pode copiar eventos de seu calendário pessoal para o calendário da equipe e vice-versa. Por exemplo, você pode comparar e atualizar o calendário no site do SharePoint com as datas do calendário do Microsoft Office Outlook® 2007, exibindo ambos os calendários lado a lado ou sobrepostos entre si no Office Outlook 2007. Além disso, é possível habilitar a integração de email para esse tipo de lista e enviar solicitações de reunião ao calendário de site de equipe para que as reuniões sejam adicionadas automaticamente ao calendário da equipe.

  • Contatos   Use uma lista de contatos para armazenar informações sobre as pessoas ou os grupos com quem você trabalha. Se estiver usando um programa de gerenciamento de emails ou contatos compatível com o Windows SharePoint Services 3.0, você poderá exibir e atualizar os contatos a partir do site do SharePoint no outro programa. Por exemplo, é possível atualizar uma lista de todos os fornecedores de sua organização no Office Outlook 2007. Na verdade, uma lista de contatos não gerencia os membros de seu site, mas pode ser usada para armazenar e compartilhar os contatos da organização, como uma lista de fornecedores externos.

  • Personalizada   Você pode personalizar qualquer lista, mas também pode começar com uma lista já personalizada e adicionar somente as colunas desejadas. Também é possível criar uma lista com base em uma planilha usando um programa de planilha compatível com o Windows SharePoint Services 3.0 ou o Windows SharePoint Services 2.0, e o Microsoft Internet Explorer. Por exemplo, você pode importar uma lista de outra criada com o Microsoft Office Excel® 2007 para armazenar e gerenciar contratos com fornecedores.

  • Quadros de discussão   Use um quadro de discussão para oferecer um espaço central que registra e armazena discussões em equipe. O formato de um quadro de discussão é semelhante a um grupo de notícias da Internet. Se o administrador tiver habilitado listas no site para receber emails, os quadros de discussão poderão armazenar discussões por email provenientes da maioria dos programas de email comuns. Por exemplo, você pode criar um quadro de discussão para o lançamento de um novo produto da sua organização. Se estiver usando um programa de email compatível com o Windows SharePoint Services 3.0, você poderá exibir e atualizar o quadro de discussão enquanto trabalha no outro programa.

  • Acompanhamento de questões   Use uma lista de acompanhamento de questões para armazenar informações sobre questões específicas, como problemas de suporte, e controlar seu andamento. Você pode atribuir questões, categorizá-las e relacioná-las entre si. Por exemplo, é possível criar uma lista de acompanhamento de questões para gerenciar problemas e soluções de atendimento ao cliente. Também é possível comentar as questões ao editá-las, criando um histórico sem alterar os comentários anteriores da questão. Por exemplo, um representante de atendimento ao cliente pode registrar cada etapa concluída para resolver um problema e os respectivos resultados.

  • Links   Use uma lista de links como um espaço central de links para a Web, da intranet de sua empresa e de outros recursos. Por exemplo, você pode criar uma lista de links para os sites dos clientes.

  • Tarefas do projeto   Para armazenar informações semelhantes a uma lista de tarefas (veja a seguir) e também oferecer um modo de exibição Gantt ou visual com barras de progresso, use uma lista de tarefas do projeto. Você pode controlar o status e a porcentagem à medida que uma tarefa é concluída. Se estiver usando um programa de gerenciamento de emails ou tarefas compatível com o Windows SharePoint Services 3.0, você poderá exibir e atualizar as tarefas do projeto, do site do SharePoint, no outro programa. Por exemplo, é possível criar uma lista de tarefas no site do SharePoint para identificar e atribuir o trabalho de criação de um manual de treinamento; depois, bastará controlar o andamento de sua organização a partir do Office Outlook 2007.

  • Pesquisa   Para coletar e compilar comentários, como uma enquete ou um teste de satisfação dos funcionários, use uma pesquisa. Você pode elaborar suas perguntas e respostas de várias maneiras diferentes e obter uma visão geral do comentário. Pode também adicionar quebras de página para controlar o visual da pesquisa e especificar a lógica de ramificação para controlar quais perguntas serão exibidas com base nas respostas dos usuários. Se tiver instalado um programa de planilha ou de banco de dados compatível com o Windows SharePoint Services 3.0 ou o Windows SharePoint Services 2.0, você poderá exportar os resultados para analisá-los em mais detalhes.

  • Tarefas   Use uma lista de tarefas para controlar informações sobre projetos e outros eventos de atribuições do seu grupo. Você pode atribuir tarefas às pessoas, além de controlar o status e a porcentagem à medida que uma tarefa é concluída. Se estiver usando um programa de gerenciamento de emails ou tarefas compatível com o Windows SharePoint Services 3.0, você poderá exibir e atualizar as tarefas do projeto a partir do site do SharePoint no outro programa. Por exemplo, é possível criar uma lista de tarefas para o processo de orçamento de sua organização e exibi-la e atualizá-la no Office Outlook 2007 juntamente com as outras tarefas do Outlook.

No Windows SharePoint Services 3.0, as listas aproveitam os novos recursos de tipos de conteúdo e modelos de coluna. Também dependem da mesma arquitetura subjacente das bibliotecas de documentos e por isso incluem recursos como controle de versão, check-in e check-out, aprovação e fluxo de trabalho, além do controle de Gerenciamento de Direitos de Informação (IRM) sobre os arquivos anexados. Antes de finalizar o plano das listas, revise as informações sobre os tipos de conteúdo e as bibliotecas de documentos. Para obter mais informações, consulte Planejar tipos de conteúdo (Windows SharePoint Services) e Planejar bibliotecas de documentos (Windows SharePoint Services).

Sobre o trabalho com listas

Você pode personalizar e adicionar itens às listas incluídas acima, criar listas adicionais com base nos modelos de lista já disponíveis e criar listas personalizadas apenas com as configurações e colunas que você escolher.

Você pode exibir uma lista de várias maneiras diferentes. Por exemplo, é possível oferecer uma visão em uma página de todas as tarefas e uma visão em outra página apenas das tarefas cujo prazo final é hoje. Você também pode usar pastas para organizar os itens da lista. Por exemplo, é possível criar somente os eventos atuais de um calendário em uma home page e criar uma exibição  — como em um calendário de parede — em outra página.

Pastas e modos de exibição também são bastante úteis se você está armazenando uma grande quantidade de dados em uma lista. Em geral, é difícil exibir mais de 1.000 itens em um único modo de exibição, por isso é possível usar pastas e modos de exibição para facilitar a exibição e agilizar o carregamento dos dados de suas listas. Para obter mais informações sobre como usar pastas e modos de exibição para gerenciar grandes listas, consulte o tópico sobre o gerenciamento de listas e bibliotecas com muitos itens no sistema de Ajuda do Windows SharePoint Services 3.0.

Seus dados estão em uma planilha que você deseja usar em uma lista em um site do Windows SharePoint Services 3.0? Então você pode criar uma nova lista, com as colunas e os dados, importando uma planilha.

Se houver programas de banco de dados instalados que sejam compatíveis com o Windows SharePoint Services 3.0, como o Microsoft Office Access 2007, e se o navegador oferecer suporte a controles ActiveX®, você poderá integrar os dados da lista com ferramentas de banco de dados como consultas, junções e relatórios.

As listas também podem ser exibidas nas Web Parts das páginas do seu site. As Web Parts são os blocos de construção de um site e você pode usá-los para adicionar itens diretamente de uma lista a uma página de Web Part. Também pode abrir uma lista diretamente e trabalhar com ela. Por exemplo, a lista Anúncios padrão aparece em uma Web Part de uma nova home page, mas também é possível clicar no título da lista para abri-la e trabalhar com ela em sua própria página. Para obter mais informações sobre Web Parts, consulte a seção sobre personalização de páginas usando Web Parts do sistema da Ajuda do Windows SharePoint Services 3.0.

Planejar listas personalizadas

Antes de criar uma lista personalizada para armazenar ou compartilhar informações, dedique alguns minutos para esboçar a estrutura da lista e decidir quais informações são necessárias e qual é a melhor maneira de exibi-las. Preste atenção em como você espera que os usuários adicionem e consumam os dados na lista e tente otimizar a estrutura da lista para ajudá-los a obter as informações necessárias rapidamente.

Considere:

  • Qual tipo de campo exibirá melhor as informações para que os usuários da lista possam consumi-las mais facilmente?

    Às vezes, há vários tipos de coluna que aparentemente funcionam para um determinado conjunto de dados, mas que oferecem diferentes vantagens ou desvantagens quando se trata de exibir as informações. Por exemplo, suponha que você está criando uma lista de inscrições para contratar funcionários para um stand em um evento e deseja que os candidatos selecionem uma cota de turno de trabalho. Se você apenas deseja que eles possam selecionar uma cota de turno de trabalho, é recomendável usar um campo de escolha com botões de opção ou uma lista suspensa. Entretanto, talvez você queira que eles possam se inscrever em várias cotas e queira classificar por cota para saber quem se inscreveu (por exemplo, para enviar lembretes). Nesse caso, seria recomendável usar o campo de escolha com caixas de seleção. Ou então, seria possível criar vários campos (um para cada cota disponível) e usar o tipo de campo Sim/Não, facilitando a classificação e rápida exibição de se há alguma cota de turno de trabalho com poucos funcionários alocados.

    Observação

    Para experimentar algumas combinações diferentes em uma lista de teste antes de criar uma de verdade. Em uma lista de teste, é possível alterar os tipos de coluna após criá-los — por exemplo, alterar caixas de seleção para uma caixa do tipo Sim/Não — e ver sua aparência. Se você fizer isso em sua lista de verdade, correrá o risco de perder os dados, porque ao alterar os tipos de campo poderá transformar um campo que oferece suporte a várias seleções em um que não oferece.

  • Você precisa de um grande número de um tipo de campo específico em sua lista?

    Alguns tipos de campo, como as caixas do tipo Sim/Não, só podem ser usados um número limitado de vezes; no Windows SharePoint Services 2.0, a maioria dos tipos de campo tinha um limite. Entretanto, no Windows SharePoint Services 3.0, há muito mais tipos de campo que permitem o uso praticamente ilimitado. Para obter mais informações sobre os limites nos tipos de campo em uma lista, consulte Plan for software boundaries (Windows SharePoint Services).

  • Em qual tipo de campo será mais fácil a entrada de dados?

    Vale lembrar que alguns tipos de campo oferecem diferentes vantagens e desvantagens quando se trata de entrada de dados, e diferentes modos de exibição podem ajudá-lo a otimizar a entrada de dados. Por exemplo, um modo de exibição Folha de Dados pode ajudá-lo a inserir dados com muita rapidez — mas verifique se você está escolhendo os tipos de campo apropriados para trabalhar com um modo de exibição Folha de Dados. Um campo de escolha com caixas de seleção leva mais tempo para selecionar em um modo de exibição Folha de Dados do que os outros campos de escolha ou uma caixa do tipo Sim/Não.

  • De quais modos de exibição dos dados as pessoas precisarão?

    Assim como os modos de exibição Folha de Dados podem agilizar a entrada dos dados, outros modos de exibição podem agilizar a recuperação dos dados. Será que um modo de exibição Calendário ajudaria os usuários a entender as informações de maneira mais rápida? Será que um modo de exibição Gantt ajudaria a alta administração a obter uma visão geral mais rápida do status de um projeto? Com um modo de exibição Padrão, você precisaria de vários modos de exibição para diferentes finalidades (como as informações de status para um gerente ou um modo de exibição simplificado para os usuários móveis)? Para obter mais informações sobre os tipos de modo de exibição, consulte o tópico sobre criação ou alteração de um modo de exibição no sistema de Ajuda do Windows SharePoint Services 3.0.

  • Você precisa compartilhar informações ou colunas entre as listas?

    Se você precisar compartilhar informações de outra lista, será necessário saber a origem delas e criar um campo de consulta para extrair os dados apropriados. Se precisar compartilhar as colunas, crie tipos de coluna. Para obter mais informações, consulte Planejar tipos de conteúdo (Windows SharePoint Services).

Planilha

Usando a planilha de planejamento de listas personalizadas (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=75377\&clcid=0x416), enumere cada lista personalizada que você deseja criar e o site no qual a lista será criada. Para cada lista, especifique quais colunas serão usadas e quais tipos de campo (tipos de coluna) serão usados para as informações de cada coluna.