Detalhes de agendamento para reuniões no Lync Server 2013

 

Tópico última modificação: 04-10-2012

Depois de fazer uma verificação para assegurar que nenhuma outra reunião esteja agendada na hora solicitada, a equipe de suporte a grandes reuniões, que lida com a solicitação, agenda a reunião no pool de grandes reuniões. Use o Suplemento de Reunião Online para o Lync instalado com o cliente do Lync Server 2013 para executar essa tarefa, usando as credenciais de um usuário habilitado para o Lync Server no pool de grandes reuniões dedicado.

Para assegurar a melhor experiência do usuário, é importante agendar a grande reunião com os níveis de acesso corretos e as configurações da reunião que são apropriadas para as necessidades do organizador da reunião. Recomendamos as seguintes configurações de agendamento definidas nas opções de Reunião do Lync:

• Use um novo espaço de reunião para cada grande reunião em vez de reutilizar o espaço dedicado da reunião.

• Especifique os níveis de acesso à reunião conforme segue:

  • Se pelo menos um convidado for externo à organização, defina o tipo de acesso à reunião como Qualquer Pessoa (sem restrições. Isso habilita você a evitar o gerenciamento de um possível grande lobby quando a reunião estiver em andamento.

  • Se a reunião for somente interna, defina o tipo de acesso à reunião como Para qualquer pessoa da minha organização.

    Nota

    Evite definir o tipo de acesso à reunião como Pessoas que eu convidar da minha empresa, pois, quando essa configuração é usada, os organizadores devem adicionar todos os endereços de email em uma lista de convidados e você não poderá convidar um grupo de distribuição.
    Evite definir o tipo de acesso à reunião como Apenas eu, o organizador da reunião, pois essa configuração exige que todos os participantes da reunião, inclusive os apresentadores, sejam colocados no lobby durante a reunião. A pessoa responsável pela execução da grande reunião deverá monitorar a escalação do lobby e aceitar os novos usuários que estiverem no lobby.

• Permita que usuários que ligam de telefones entrem na reunião automaticamente marcando a configuração Chamadores entram diretamente.

• Convide explicitamente os seguintes usuários:

  • Organizador e representante da reunião (solicitante)

  • A lista de apresentadores fornecida pelo solicitante da reunião

  Nota

  Se o tipo de acesso à reunião estiver definido como Pessoas que eu escolher, será preciso adicionar explicitamente cada participante da grande reunião como convidado da reunião.

• Gerencie explicitamente os apresentadores, em vez de definir a opção de apresentador como um dos valores promovidos automaticamente. Certifique-se de adicionar os seguintes usuários como apresentadores:

  • Organizador e representante da reunião (solicitante)

  • A lista de apresentadores fornecida pelo solicitantes da grande reunião

  Nota

  Ao gerenciar explicitamente os apresentadores, você pode controlar o número de apresentadores, para que você possa limitar os apresentadores a um número pequeno o suficiente para tornar possível ter uma reunião grande efetiva. Se a maioria dos participantes da reunião tiver a função de participante, serão reduzidas as chances de alguém acidentalmente assumir o controle da apresentação, excluir a apresentação do PowerPoint, ativar/desativar o áudio dos apresentadores e outras interrupções na reunião.

• Marque a configuração Desativar o áudio de todos os participantes para assegurar que apenas os apresentadores possam transmitir áudio para a reunião.

• Marque a configuração Bloquear vídeo dos participantes para assegurar que apenas os apresentadores possam transmitir vídeo para a reunião.

A figura a seguir mostra as configurações recomendadas para o Suplemento de Reunião Online do Lync.