Processo de agendamento de grandes reuniões no Lync Server 2013

 

Tópico última modificação: 22-10-2012

Como apenas uma grande reunião por vez tem suporte no pool de reuniões grandes dedicado, recomendamos implementar um grande processo de agendamento de reunião para ajudar a evitar grandes conflitos de reunião. A finalidade desse processo de agendamento é facilitar a configuração de reuniões grandes. Essa funcionalidade não é fornecida diretamente pelos clientes do Lync Server ou do Lync Server. Uma forma de implementar tal processo é usar o sistema de tickets da equipe de suporte da sua organização, se disponível.

Para organizadores de grandes reuniões, o agendamento de uma grande reunião envolve a conclusão das seguintes etapas:

1. O organizador da reunião ou representante determina a hora, a duração e o tamanho da uma próxima reunião, além da lista de apresentadores. Se o tamanho da reunião antecipado excede 250 usuários ou para garantir a melhor experiência do usuário para uma reunião com menos de 250 usuários, o organizador ou representante envia uma solicitação para uma grande reunião.

2. A equipe de programação verifica para ver se a data e hora solicitada está disponível. Como suportamos apenas uma única grande reunião em um pool exclusivo por vez, a equipe de programação precisa verificar o calendário de grandes reuniões para determinar se há outra reunião programada para a data e hora solicitada. Se a hora da reunião está disponível, a equipe aprova a solicitação da reunião.

3. Se a solicitação for aprovada, a equipe de agendamento (usando credenciais no pool dedicado) usará o Suplemento de Reunião Online para o Lync 2013 com o Outlook para configurar uma reunião no pool de grandes reuniões dedicado. A URL a ser usada para participar da reunião é fornecida ao requisitante como parte do prompt de aprovação.

4. O organizador ou representante da reunião usa o Outlook para programar a próxima reunião, adicionando ao convite a URL para participar da reunião. O organizador da reunião ou representante especifica os usuários a serem convidados e envia o convite.

   A figura a seguir ilustra um fluxo de trabalho típico de solicitação e aprovação para agendar grandes reuniões.