Recursos do Outlook 2010 na Unificação de Mensagens

 

Aplica-se a: Exchange Server 2010 SP2, Exchange Server 2010 SP3

Tópico modificado em: 2015-03-09

Quando habilitados para a Unificação de Mensagens (UM) do Microsoft Exchange Server 2010, os usuários podem receber email, mensagens de voz, e mensagens de fax em sua Caixa de Entrada individual do Exchange. Este tópico discute os recursos do Microsoft Outlook 2010 para a Unificação de Mensagens do Exchange 2010 que permitem que um usuário habilitado para UM e que esteja usando o Outlook 2010 faça o seguinte:

• Consulte a transcrição para mensagens de voz.

• Reproduza uma mensagem de voz pelo Windows Media Player, que está integrado a um formulário de email do Outlook, ou por uma lista de mensagens.

• Reproduza uma mensagem de voz em um telefone.

• Configure definições de caixa postal individuais.

• Responda a uma mensagem de voz com email quando as informações de contato do remetente forem conhecidas.

• Adicione números de telefone recebidos nos Contatos, usando o menu de atalho.

Para oferecer uma experiência de mensagem de voz perfeita para o usuário, o Outlook 2010 e o Microsoft Office Outlook Web App no Exchange 2010 oferecem aos usuários habilitados para UM do Exchange 2010 um conjunto completo de recursos de caixa postal. Estes recursos incluem muitas opções de configuração de caixa postal, Visualização da Caixa Postal e a capacidade de executar uma mensagem de voz a partir do Painel de Leitura, usando o Windows Media Player integrado ou a lista de mensagens.

• Os recursos do Outlook 2010 para a Unificação de Mensagens do Exchange são instalados com o Outlook 2010. Depois da instalação do Outlook 2010 e que um usuário esteja habilitado para a Unificação de Mensagens, a guia Caixa Postal com as configurações da caixa postal é disponibilizada a partir do menu Opções, e ele pode receber mensagens de voz em sua caixa de correio.

• Quando um usuário habilitado para UM receber uma mensagem de voz, a mensagem será enviada para a pasta de pesquisa Mensagens de voz em suas pastas de pesquisa do Outlook 2010 . A captura de tela a seguir mostra uma nova mensagem de voz que foi enviada para a pasta de pesquisa Mensagens de Voz:

Pasta de Pesquisa Mensagens de Voz

Formulário de Mensagem de Voz e Visualização da Caixa Postal

O formulário de mensagem de voz do Outlook 2010 e do Outlook Web App lembra o formulário padrão de email, mas fornece aos usuários uma interface para executar ações como reproduzir, parar ou pausar mensagens de voz, tocar mensagens de voz em um telefone e adicionar e editar anotações.

O formulário de mensagem de voz inclui o Windows Media Player incorporado e um campo de anotações. O Windows Media Player incorporado e o campo de anotações são exibidos no Painel de Leitura quando o usuário visualiza uma mensagem de voz ou em uma janela separada quando uma mensagem de voz é aberta. Se os usuários não estiverem habilitados para a Unificação de Mensagens, não receberão mensagens de voz em suas caixas de correio. Ou, se não tiverem o Outlook 2010, receberão mensagens de voz apenas como anexos, e o formulário de mensagem de voz não estará disponível.

Opções do Formulário de Mensagem de Voz

As opções do formulário de mensagem de voz estão disponíveis quando um usuário acessa suas mensagens de voz usando o Outlook Web App ou o Outlook 2010. As capturas de tela a seguir mostram o formulário de mensagem de voz no Outlook Web App e no Outlook 2010.

Formulário de Mensagem de Voz no Outlook Web App

Formulário de Mensagem de Voz no Outlook 2010

Em ambos, Outlook Web App e Outlook 2010, as três opções a seguir estão disponíveis no formulário de mensagem de voz:

• Controles do Windows Media Player Os usuários podem reproduzir e ouvir as mensagens de voz usando alto-falantes ou fones de ouvido do computador. Depois de clicar em Executar, o Windows Media Player entrará no modo de reprodução.

• Tocar no Telefone   Os usuários enviam uma solicitação para que o servidor de Unificação de Mensagens reproduza a mensagem de voz selecionada no telefone ou para que envie a mensagem de voz para outro número de telefone especificado. Depois de clicar em Tocar no Telefone, a caixa de diálogo Tocar no Telefone é exibida, para que o usuário possa configurar e controlar a operação Tocar no Telefone.

• Visualização da Caixa Postal   O usuário pode visualizar a transcrição textual da mensagem de voz real que foi deixada pelo chamador.

• Anotações de Áudio   O usuário abre a mensagem de voz e pode adicionar ou editar anotações ou comentários no campo Anotações de áudio.

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Visualização da Caixa Postal

Quando os usuários recebem uma mensagem de voz, recebem uma mensagem que contém não apenas a gravação, mas também um texto criado a partir da gravação da voz. Os usuários vêem o texto da mensagem de voz exibido na mensagem de email dentro do Outlook Web App ou na próxima versão do Outlook. As capturas de tela a seguir mostram um exemplo de uma visualização de caixa postal para uma mensagem de voz:

Visualização da Caixa Postal

Configurações de Caixa Postal

Após a habilitação do usuário para acesso à caixa postal, ele pode alterar as configurações para as Regras de Atendimento de Chamadas, o Outlook Voice Access, mensagens de texto e notificações de email, e para a Visualização da Caixa Postal. O usuário pode clicar no botão exibido ao lado da opção  Gerenciar Caixa Postal na figura abaixo para visualizar e configurar suas definições de caixa postal.

Gerenciar Suas Configurações de Caixa Postal

Regras de Atendimento de Chamadas

Com as opções na seção Regras de Atendimento de Chamadas, os usuários podem criar regras que especificam como desejam lidar com as chamadas recebidas. Os usuários podem configurar regras de atendimento de chamadas para lidar com chamadas baseadas em uma condição, como a hora do dia, transferir uma chamada recebida para outro número de telefone ou usar o recurso Localizar-Me para ligar para outros números de telefone configurados.

Se regras de atendimento de chamadas não forem criadas, as chamadas recebidas serão enviadas diretamente para a caixa postal.

	O botão Nova Regra é usado para adicionar uma nova regra de atendimento de chamadas. Por padrão, nenhuma regra é configurada, para que todos os chamadores sejam encaminhados à caixa postal do usuário quando ele não estiver disponível.
	O botão Editar é usado para alterar uma regra de atendimento de chamadas existente.
	O botão Excluir é usado para remover uma regra de atendimento de chamadas existente.
	Esta seta é usada para mover uma regra de atendimento de chamadas para cima na ordem de processamento.
	Esta seta é usada para mover uma regra de atendimento de chamadas para baixo na ordem de processamento.

Redefinir o PIN

É possível usar essa opção para redefinir seu PIN do Outlook Voice Access.

Use essa configuração para redefinir o PIN da sua caixa postal. Depois de fazer isso, você receberá um novo PIN temporário em sua caixa de entrada. O PIN é usado para acessar informações da caixa postal e do calendário.

Outlook Voice Access

Com as opções na seção Outlook Voice Access da guia Caixa Postal, é possível definir os números de acesso de telefone, redefinir o PIN da caixa postal e selecionar a pasta de email que será acessada ao usar o Outlook Voice Access.

É possível acessar suas novas mensagens de voz na ordem em que gostaria de ouvir sua leitura. Esta opção permite excluir as mensagens de voz não lidas da mais recente para a mais antiga ou vice-versa.

Use essa configuração para selecionar a pasta de email com a qual irá ler emails, mensagens de voz ou outras mensagens ao usar o Outlook Voice Access Se você deseja que o Outlook Voice Access faça a leitura a partir de uma pasta diferente da atualmente especificada, clique no nome da pasta ao lado de Ler esta pasta. Em seguida, na janela Selecionar Pasta, selecione a pasta desejada na lista. Ou clique em Criar Nova Pasta para criar uma pasta diferente a partir da qual o Outlook Voice Access fará leituras. Após ter selecionado a pasta correta, clique em OK.

Saudações

É possível escolher qual saudação será executada para chamadores quando você não estiver disponível ou não atender seu telefone. Para gravar uma saudação, ligue para o número de acesso ao recurso Tocar no Telefone.

	Use essa configuração para selecionar a saudação padrão da caixa postal a ser usada quando você não atender seu telefone.
	Use esta configuração para selecionar uma saudação da caixa postal para informar às pessoas que você estará ausente por um longo período de tempo. Por exemplo, você deve usar esta configuração quando estiver de férias ou viajar a negócios.
	Use essa configuração para ligar para o número de Tocar no Telefone e para ouvir a reprodução em um telefone da saudação padrão da caixa postal ou da saudação utilizada quando sua ausência se dá por um longo período de tempo. É possível usar essa configuração para reproduzir ou gravar uma nova saudação em um telefone.

Tocar no Telefone

Use o recurso Tocar no Telefone para o sistema de caixa postal ligar para você no número que for definido nesta caixa.

O número de telefone que for adicionado a essa caixa determina o número de telefone para o qual o sistema de caixa postal liga quando você usa o recurso Tocar no Telefone; clique em Ligar para o meu número de Tocar no Telefone para tocar ou gravar a saudação selecionada. Por padrão, esse número de telefone é o seu ramal, mas é possível alterá-lo. Se esta caixa contiver algo diferente de um número de telefone ou ramal, como um endereço de email, a chamada será enviada para o local onde você estiver conectado.

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Notificações

Os usuários podem receber notificações sobre chamadas e mensagens de voz perdidas no seu telefone celular ou comercial. Eles podem receber uma notificação por email quando alguém ligar no escritório ou telefone celular mas não deixar uma mensagem de voz. Também podem receber uma notificação de mensagem de texto para alertá-los quando perderem uma chamada telefônica ou receberem uma mensagem de voz em seu telefone celular.

As configurações a seguir permitem que os usuários configurem notificações para as chamadas e mensagens de voz perdidas que forem recebidas:

	Se esta caixa de seleção estiver marcada, o usuário receberá uma notificação por email em sua Caixa de Entrada quando alguém tentar entrar em contato mas não deixar uma mensagem de voz. Na maioria dos casos, o usuário também verá uma notificação de chamada perdida no telefone celular, da operadora de telefonia celular. Por padrão, essa caixa de seleção está marcada.
	Quando um usuário seleciona esse botão de opção, não recebe uma notificação de mensagem de texto no telefone celular quando perde uma chamada ou recebe uma mensagem de voz. Na maioria dos casos, ele verá uma notificação de chamada perdida em seu telefone celular da operadora de telefonia celular, mas não verá a notificação no celular de que recebeu uma mensagem de voz. Por padrão, a opção para receber notificações de mensagem de texto não está disponível até que o usuário configure as notificações de mensagem de texto. Ele pode configurar notificações de mensagem de texto clicando no link Configurar notificações e seguindo as etapas necessárias.
	Quando um usuário seleciona esse botão de opção, recebe as notificações de mensagem de texto no telefone celular quando possui uma mensagem de voz, mas não recebe notificações de chamadas perdidas. Na maioria dos casos, ele verá uma notificação de chamada perdida em seu telefone celular da operadora de telefonia celular, mas não verá a notificação da operadora de que recebeu uma mensagem de voz. Por padrão, esta opção não está disponível até que o usuário configure as notificações de mensagem de texto. Ele pode configurar notificações de mensagem de texto clicando no link Configurar notificações e seguindo as etapas necessárias.
	Quando o usuário seleciona esse botão de opção, recebe as notificações de chamada e mensagem de voz perdidas em uma mensagem de texto no telefone celular. Na maioria dos casos, também recebe uma notificação de chamada e de mensagem de voz perdidas no telefone celular, da operadora de serviços móveis. Por padrão, esta opção não está disponível até que o usuário configure as notificações de mensagem de texto. Ele pode configurar notificações de mensagem de texto clicando no link Configurar notificações e seguindo as etapas necessárias.

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Visualização da Caixa Postal

Os usuários podem visualizar o texto das mensagens de voz recebidas. Também podem obter as visualizações de texto incluídas nas mensagens de voz enviadas. Para ativar a Visualização da Caixa Postal, selecione a partir das opções seguintes. Os usuários podem utilizar as configurações na seção Visualização da Caixa Postal para ativar e desativar visualizações da caixa postal ou permitir que o texto de visualização seja enviado usando o Outlook Voice Access.

	Quando essa caixa de seleção é marcada, o usuário recebe uma visualização de texto das mensagens de voz recebidas em uma mensagem de email. Por padrão, essa caixa de seleção está marcada.
	Quando essa caixa de seleção estiver marcada, uma visualização de texto é enviada junto com as mensagens de voz enviadas pelo usuário. Por padrão, essa caixa de seleção está marcada.

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