Regras de atendimento de chamada para o usuário final

 

Aplica-se a: Exchange Server 2010 SP2, Exchange Server 2010 SP3

Tópico modificado em: 2010-04-12

Uma das funções principais da Unificação de Mensagens do Exchange é atender chamadas de entrada, aceitar mensagens de caixa postal e enviá-las para sua Caixa de Entrada. Com as Regras de Atendimento de Chamadas, você pode dizer ao sistema de caixa postal como tratar suas chamadas de entrada. É possível configurar o sistema de caixa postal apenas para atender às suas chamadas de entrada e gravar uma mensagem de voz, ou configurar as condições e ações para que a chamada de entrada seja tratada de maneira diferente.

Sumário

Visão geral das Regras de Atendimento de Chamadas

Anatomia de uma Regra de Atendimento de Chamadas

Gravando uma saudação de caixa postal personalizada

Salvando suas regras de atendimento de chamadas

Visão geral das Regras de Atendimento de Chamadas

Se a sua caixa de correio estiver habilitada para a Unificação de Mensagens do Exchange 2010, você poderá configurar até nove regras de atendimento de chamada. Essas regras são diferentes das regras de Caixa de Entrada configuradas. Por padrão, nenhuma regra de atendimento de chamadas foi criada para você. Todos os chamadores serão solicitados a deixar uma mensagem de voz para você até que as regras de atendimento de chamadas sejam configuradas. Se você estiver satisfeito com o sistema de caixa postal atendendo suas chamadas de entrada e gravando uma mensagem de voz, não será preciso criar nenhuma regra de atendimento de chamadas. Entretanto, se decidir configurar condições ou ações, você poderá fazê-lo usando a seção Regras de Atendimento de Chamadas da guia Caixa Postal do Outlook Web App. Use a seção Regras de Atendimento de Chamadas, mostrada abaixo, para criar, editar e excluir regras de atendimento de chamadas.

Para criar uma nova regra de atendimento de chamadas, clique em .

Anatomia de uma Regra de Atendimento de Chamadas

Cada regra de atendimento de chamadas que você cria contém duas partes principais:

• Condições - o critério que deve ser atendido para que a regra possa ser aplicada a uma chamada de entrada.

• Ações - as opções que devem ser apresentadas ao chamador quando todas as condições forem atendidas. Essas ações serão lidas para o chamador pelo telefone, e o chamador poderá escolher o que quer fazer usando o teclado numérico do telefone.

A figura a seguir mostra o formulário para criar uma regra de atendimento de chamadas. O formulário é dividido em duas colunas. A coluna da direita exibe a lista de condições e ações disponíveis que podem ser usadas na criação da regra. A coluna da esquerda exibe a lista de condições e ações que foram adicionadas à regra.

Voltar ao início

Condições

As condições são regras que você pode aplicar às regras de atendimento de chamadas. Ao usar uma combinação de condições, você pode criar várias regras de atendimento de chamadas que serão disparadas quando as condições forem atendidas. Para criar uma regra-padrão que será aplicada a todas as chamadas, crie uma regra que não contenha nenhuma condição.

Há quatro condições que podem ser usadas quando você criar regras de atendimento de chamadas, incluindo:

• ID do chamador

• Hora do dia

• Status de disponibilidade

• A resposta automática por email está ativada/desativada

Use uma das seguintes opções para adicionar uma condição a uma regra de atendimento de chamadas:

Ações

As ações são usadas para definir o que você quer que aconteça quando uma condição for atendida. Os três tipos de ações são:

• Encontrar-me

• Transferência de chamadas

• Deixar Mensagem na Caixa Postal

Use uma das seguintes opções para adicionar uma ação a uma regra de atendimento de chamadas:

Adicionando uma ação Encontrar-me

Quando uma chamador escolhe Encontrar-me, o sistema de caixa postal tenta localizar você em até dois números de telefone diferentes e o conecta ao chamador caso você esteja disponível em um dos números de telefone. Para adicionar Encontrar-me à sua lista de ações, clique em .

Na caixa de diálogo Encontrar-me, especifique os números de telefone e outras configurações. As configurações disponíveis estão listadas abaixo:

Você pode especificar o texto que será lido para o chamador. Por exemplo, se digitar “Assuntos Urgentes” para informar aos seus chamadores que eles só devem selecionar essa ação se tiverem algo importante a tratar com você, o sistema de caixa postal dirá "Para Assuntos Urgentes, pressione a tecla 1".

É preciso associar a ação Encontrar-me ao número do teclado numérico do telefone que o chamador deverá pressionar para selecionar a ação. No exemplo acima, a tecla 1 do telefone será o número que os chamadores irão pressionar para encontrá-lo em um dos números de telefone que você especificar.

Em seguida, especifique um ou dois números de telefone a serem discados pelo sistema de caixa postal. Se você especificar dois números de telefone, o segundo será discado caso você não esteja disponível no primeiro. Cada número de telefone que você especificar terá uma duração associada. A duração é o período em que o sistema de caixa postal tentará discar para o número do telefone antes de tentar o próximo número. Ou, se não for possível contatá-lo, o sistema de caixa postal voltará ao menu de opções.

Depois que tiver inserido essas informações, clique em Aplicar para salvar as configurações do Encontrar-me.

Voltar ao início

Adicionando opções de Transferência de Chamadas

Ao configurar uma ação de Transferência de Chamadas, você oferece aos chamadores a opção de serem transferidos para o número de telefone de outra pessoa. Para adicionar a Transferência de Chamadas à sua lista de ações, clique em .

Há muitas opções disponíveis para a transferência de chamadas de entrada para outro telefone ou Contato. A caixa de diálogo Transferir o Chamador é mostrada abaixo.

• Você pode especificar o texto que será lido para o chamador. Por exemplo, você pode digitar “Assuntos Importantes” para informar aos seus chamadores que eles devem escolher essa opção se tiverem algo importante a tratar e se precisarem conversar com alguém.

• É preciso associar a ação Transferência de Chamadas ao número do teclado numérico do telefone que o chamador deverá pressionar para selecionar a ação.

• Ao escolher a ação Transferência de Chamadas, você terá que especificar uma pessoa ou número de telefone para o qual o chamador será transferido. Você pode escolher um número de telefone ou selecionar um Contato a ser chamado quando o chamador pressionar a tecla correta no teclado numérico do telefone. Se você especificar um contato que esteja no diretório da sua empresa, o sistema de caixa postal tentará transferir a chamada para o número de ramal do contato.

• Além de especificar uma pessoa ou número para transferir o chamador, também é preciso especificar o número do teclado numérico do telefone que o chamador deverá pressionar para selecionar a ação de Transferência de Chamadas.

• Depois que tiver inserido essas informações, clique em Aplicar para salvar as configurações de Transferência de Chamadas.

Adicionando e removendo a ação Deixar Mensagem de Caixa Postal

Por padrão, a opção de caixa postal é adicionada automaticamente a cada regra de atendimento de chamadas. Se não quiser oferecer essa opção, é possível removê-la clicando em . Pressione a tecla # para gravar uma mensagem de voz. Se tiver removido a opção de recebimento de mensagem de voz, você poderá adicioná-la novamente clicando na opção .

Voltar ao início

Gravando uma saudação de caixa postal personalizada

Você pode gravar uma saudação personalizada para cada regra de atendimento de chamadas que criar. Por padrão, a Unificação de Mensagens irá gerar uma saudação padrão com base nas ações que você configurou. Para gravar uma saudação personalizada, clique em .

na janela Regra de Atendimento de Chamadas, e o sistema de caixa postal irá chamá-lo para que você possa gravar uma saudação. Inclua em sua gravação quaisquer ações que você tenha configurado na regra em si. O sistema de caixa postal não irá listar as ações se você tiver gravado uma saudação personalizada.

Você pode permitir que os chamadores interrompam sua saudação de caixa postal enquanto ela é tocada ou impedi-los de fazer isso, marcando ou desmarcando a caixa de seleção .

Salvando suas regras de atendimento de chamadas

Antes de salvar sua regra, você terá que dar a ela um nome que faça sentido. Depois de fazer isso, clique em Salvar e Fechar para criar a regra. Em seguida, faça um teste para confirmar se a regra de atendimento de chamadas está funcionando do jeito que você deseja, ligando para o ramal do seu telefone e aguardando que a chamada seja atendida pela Unificação de Mensagens.

Voltar ao início

 © 2010 Microsoft Corporation. Todos os direitos reservados.