Cenários dos usuários do Outlook Voice Access
Aplica-se a: Exchange Server 2010 SP2, Exchange Server 2010 SP3
Tópico modificado em: 2016-11-28
O Outlook Voice Access é um recurso da UM (Unificação de Mensagens) do MicrosoftExchange Server 2010 que permite que os usuários recuperem mensagens de email de suas caixas de correio por meio de um telefone analógico, digital ou celular. Eles podem interagir com suas caixas de correio pelo uso da discagem por tom ou comandos de voz.
O Guia de Referência Rápida do Outlook Voice Access contém uma representação gráfica de todas as opções de menu do Outlook Voice Access e de como navegar no sistema de menus. Para baixar uma cópia do Guia de Referência Rápida, consulte o Centro de Download da Microsoft.
Quando um usuário habilitado para UM acessa sua caixa de correio do Exchange 2010 por telefone, ele recebe uma série de prompts de voz. Esses prompts de voz ajudam o usuário a navegar no sistema da Unificação de Mensagens e permitem que ele acesse sua caixa de correio. O Outlook Voice Access permite que os usuários façam o seguinte:
Recuperem, ouçam, respondam, criem e encaminhem mensagens de voz e de email.
Ouçam ou alterem informações de calendário.
Alterem opções pessoais, como a alteração de um PIN ou chamada ou enviar uma mensagem de voz a um contato pessoal.
Sumário
Lendo e revisando email
Gerenciando itens de calendário
Gerenciando as opções pessoais e os contatos
Lendo e revisando email
Os usuários podem ouvir, responder, criar e encaminhar mensagens de email não lidas usando o telefone. Por exemplo, se os usuários estiverem esperando por uma mensagem de email importante e não tiverem acesso à Internet, eles poderão usar um telefone celular para discar o número de acesso do assinante ou o número usado para o Outlook Voice Access. Depois que os usuários inserirem o número de ramal, o PIN e disserem "Email", o servidor da Unificação de Mensagens acessará a caixa de correio dos usuários e lerá os emails não lidos. Enquanto o servidor de Unificação de Mensagens lê a mensagem de email, o usuário pode dizer uma das seguintes frases:
"Responder", para responder ao remetente.
"Responder a todos", para responder a todos os destinatários da mensagem de email.
"Encaminhar", para encaminhar a mensagem de email a outro usuário.
"Sinalizar", para sinalizar a mensagem para acompanhamento.
"Ocultar", para ocultar a conversa.
Escutar mensagens de email
Para escutar mensagens de email usando a VUI (interface de voz), os usuários devem discar o número de acesso de assinante da UM, digitar o número de ramal e o PIN, e fazer o seguinte:
Diga "Email" para acessar o email.
O servidor de Unificação de Mensagens lerá o nome, assunto, hora e prioridade da primeira mensagem de email não lida.
Em seguida, o usuário poderá então dizer uma das seguintes opções:
"Próxima mensagem", para marcar a mensagem como Lida e ir para a próxima mensagem de email.
"Marcar como não lida", para manter a mensagem como Não lida e ir para a próxima mensagem.
"Final", para ir para o final da mensagem.
"Excluir", para excluir a mensagem.
Este processo é mostrado na ilustração a seguir.
Escutando mensagens de email usando a VUI
Para escutar mensagens de email usando a interface de discagem por tom, os usuários devem discar o número de acesso de assinante da UM, digitar o número de ramal e o PIN, e fazer o seguinte:
Pressione 2 para acessar o email.
O servidor de Unificação de Mensagens lerá o nome, assunto, hora e prioridade da primeira mensagem de email não lida.
Em seguida, o usuário poderá pressionar uma das seguintes opções:
Tecla cerquilha (#) para marcar a mensagem como Lida e ir para a próxima mensagem de email.
9 para manter a mensagem marcada como Não lida e ir para a próxima mensagem.
33, para ir para o final da mensagem.
7 para excluir a mensagem.
Este processo é mostrado na ilustração a seguir.
Escutando mensagens de email usando a interface de discagem por tom
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Responder mensagens de email
Para escutar e responder mensagens de email por meio da VUI, os usuários devem discar o número de acesso de assinante da UM, digitar o número de ramal e o PIN e fazer o seguinte:
Diga "Email" para acessar o email.
Diga "Próxima Mensagem" repetidamente até que se chegue à mensagem que se deseja responder.
Ouça a mensagem ou diga "Final" para ir ao final da mensagem.
Diga uma das seguintes frases:
"Responder", para responder ao remetente.
"Responder a todos ", para responder ao remetente e a todos os outros destinatários.
"Encaminhar", para encaminhar a mensagem a outro usuário ou grupo.
Grave uma resposta e desligue, permaneça em silêncio ou pressione qualquer tecla. Para aceitar a mensagem de resposta e enviá-la, diga "Enviar".
Este processo é mostrado na ilustração a seguir.
Respondendo a uma mensagem de email usando a VUI
Para escutar mensagens de email e respondê-las usando a interface de discagem por tom, os usuários devem discar o número de acesso de assinante da UM, digitar o número de ramal e o PIN, e fazer o seguinte:
Pressione 2 para acessar o email.
Pressione # repetidamente até chegar à mensagem de email que deseja responder. Pressione 9 para marcar a mensagem como Não lida.
Ouça a mensagem ou pressione 33 para ir ao final da mensagem.
Pressione 8 para responder ao remetente, pressione 88 para responder ao remetente e aos outros destinatários ou pressione 6 para encaminhar a mensagem a outro usuário ou grupo.
Registre uma resposta e pressione #. Para aceitar a mensagem da resposta e enviá-la, pressione 1.
Este processo é mostrado na ilustração a seguir.
Respondendo a uma mensagem de email usando a interface de discagem por tom
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Escutar a próxima mensagem de email não lida
Para escutar uma mensagem de email e ir para a próxima mensagem não lida usando a VUI, você deve discar o número de acesso de assinante da UM, digitar o número de ramal e o PIN, e fazer o seguinte:
Diga "Email".
Diga "Próxima não lida". Diga "Marcar como não lida" para marcar a mensagem como Não lida.
Este processo é mostrado na ilustração a seguir.
Lendo a próxima mensagem de email não lida usando a VUI
Para escutar uma mensagem de email e ir para a próxima mensagem não lida usando a interface de discagem por tom, os usuários devem discar o número de acesso de assinante da UM, digitar o número de ramal e o PIN, e fazer o seguinte:
Pressione 2 para acessar o email.
Pressione ## para ouvir a próxima mensagem não lida. Pressione 9 para marcar a mensagem como Não lida.
Este processo é mostrado na ilustração a seguir.
Lendo a próxima mensagem de email não lida usando a interface de discagem por tom
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Sinalizar uma mensagem de email para acompanhamento
Para escutar e sinalizar mensagens de email para acompanhamento por meio da VUI, os usuários devem discar o número de acesso de assinante da UM, digitar o número de ramal e o PIN, e fazer o seguinte:
Diga "Email" para acessar o email.
Diga "Próxima mensagem" repetidamente até alcançar a mensagem de email que se deseja sinalizar para acompanhamento. Diga "Marcar como não lida" para marcar a mensagem como Não lida.
Ouça a mensagem ou diga "Final" para ir ao final da mensagem.
Diga "Sinalizar" ou "Sinalizar para acompanhamento" para sinalizar a mensagem para acompanhamento.
Este processo é mostrado na ilustração a seguir.
Sinalizando uma mensagem de email para acompanhamento usando a VUI
Para escutar e sinalizar mensagens de email para acompanhamento usando a interface de discagem por tom, os usuários devem discar o número de acesso de assinante da UM, digitar o número de ramal e o PIN, e fazer o seguinte:
Pressione 2 para acessar o email.
Pressione # repetidamente até que se chegue à mensagem de email que se deseja sinalizar para acompanhar. Pressione 9 para marcar a mensagem como Não lida.
Ouça a mensagem ou pressione 33 para ir ao final da mensagem.
Pressione 0 (zero) duas vezes para acessar mais opções.
Pressione 44 para sinalizar a mensagem para acompanhamento.
Este processo é mostrado na ilustração a seguir.
Sinalizando uma mensagem de email para acompanhamento usando a interface de discagem por tom
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Ocultar uma conversa
Para escutar mensagens de email e ocultar uma conversa para que a Unificação de Mensagens não continue a ler outras mensagens de email presentes na mesma conversa de email por meio da VUI, você deve discar o número de acesso de assinante da UM, digitar o número de ramal e o PIN e fazer o seguinte:
Diga "Email" para abrir o email.
Diga "Próxima Mensagem" repetidamente até que se chegue à mensagem desejada. Diga "Marcar como não lida" para marcar a mensagem como Não lida.
Ouça a mensagem ou diga "Final" para ir ao final da mensagem.
Diga "Ocultar" ou "Ocultar conversa" para ocultar a conversa. A próxima mensagem de email será lida.
Este processo é mostrado na ilustração a seguir.
Ocultando uma conversa usando a VUI
Para escutar mensagens de email e ocultar uma conversa para que a Unificação de Mensagens não continue a ler outras mensagens de email presentes na mesma conversa de email por meio da interface de discagem por tom, você deve discar o número de acesso de assinante da UM, digitar o número de ramal e o PIN e fazer o seguinte:
Pressione 2 para acessar o email.
Pressione # até que se chegue à mensagem de email que se deseja ocultar. Pressione 9 para marcar a mensagem como Não lida.
Ouça a mensagem ou pressione 33 para ir ao final da mensagem.
Pressione 99 para ocultar a conversa. A próxima mensagem de email será lida.
Este processo é mostrado na ilustração a seguir.
Ocultando uma conversa usando a interface de discagem por tom
Dica
Quando uma conversa está oculta, ela está oculta somente para a sessão atual. Se os usuários se desconectarem e se reconectarem à caixa de correio, a Unificação de Mensagens lerá as mensagens de email que estiverem na mesma conversa.
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Gerenciando itens de calendário
Os usuários podem ouvir, responder, criar e encaminhar itens do calendário por telefone.
Por exemplo, um usuário tem uma reunião às 10 horas. Porém, devido a alguns imprevistos, o usuário se atrasará 15 minutos. O usuário pode informar aos outros participantes da reunião, ligando para o número telefônico do Outlook Voice Access, conectando-se à sua caixa de correio do Exchange 2010 e acessando a lista de reuniões desse dia no calendário. Depois que a Unificação de Mensagens ler a solicitação de reunião para a reunião de 10:00 h, o usuário poderá usar o recurso Eu vou me atrasar para informar a todos os participantes da reunião que ele se atrasará 15 minutos. Cada participante receberá uma mensagem de email informando que o usuário chegará 15 minutos atrasado. O usuário também tem a opção de anexar uma mensagem de voz.
Em outro exemplo, um usuário pode ter um cliente importante que decide agendar uma reunião que toma o dia inteiro e avisa com muito pouca antecedência. O usuário deve cancelar todas as outras reuniões desse dia da forma mais simples. Usando o recurso Limpar meu calendário, os usuários podem limpar de forma rápida e fácil o calendário para todo o dia.
Enviar uma mensagem avisando sobre atraso
Para enviar uma mensagem Eu vou me atrasar para os participantes da reunião por meio da VUI, os usuários devem discar o número de acesso de assinante da Unificação de Mensagens, digitar o número de ramal e o PIN, e fazer o seguinte:
Diga "Calendário de hoje".
Ouça a solicitação de reunião.
Depois que a solicitação de reunião tiver sido lida, diga "Eu vou me atrasar".
A Unificação de Mensagens pergunta, "Quanto tempo de atraso?" Diga "10 minutos".
A Unificação de Mensagens pergunta "Você deseja gravar uma mensagem?" Diga "Sim". Grave a mensagem, e diga "Enviar".
Este processo é mostrado na ilustração a seguir.
Enviando uma mensagem Vou me atrasar usando a VUI
Para enviar uma mensagem Eu vou me atrasar para os participantes da reunião por meio da interface de discagem por tom, os usuários devem discar o número de acesso de assinante da Unificação de Mensagens, digitar o número de ramal e o PIN, e fazer o seguinte:
Pressione 3 para acessar o calendário.
Ouça as solicitações de reunião para localizar a reunião para a qual enviar uma mensagem Eu vou me atrasar.
Após a leitura da solicitação de reunião, pressione 3.
A Unificação de Mensagens pergunta, "Quanto tempo de atraso?" Digite 10 no teclado numérico do telefone.
Enviando uma mensagem Vou me atrasar usando a interface de discagem por tom
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Cancelar uma reunião
Para cancelar uma reunião, o usuário deve ser o organizador da mesma. Para cancelar a reunião por meio da VUI, os organizadores da reunião devem discar o número de acesso de assinante da UM, digitar o número de ramal e o PIN, e fazer o seguinte:
Diga "Calendário de hoje" para acessar o calendário.
Ouça a solicitação de reunião.
Após a leitura da solicitação de reunião, diga "Cancelar reunião".
Confirme o cancelamento da reunião, dizendo "Sim".
Depois que a Unificação de Mensagens perguntar se o organizador da reunião deseja anexar uma mensagem gravada, diga "Sim". Grave a mensagem, e diga "Enviar".
Este processo é mostrado na ilustração a seguir.
Cancelando uma reunião usando a VUI
Para cancelar uma reunião, o usuário deve ser o organizador da mesma. Para cancelar a reunião por meio da interface de discagem por tom, os organizadores da reunião devem discar o número de acesso de assinante da UM, digitar o número de ramal e o PIN, e fazer o seguinte:
Pressione 3 para acessar o calendário.
Ouvir as solicitações de reunião para localizar a reunião a ser cancelada.
Pressionar 7 para cancelar a reunião.
Se os organizadores da reunião preferirem enviar uma mensagem de voz, poderão pressionar uma das seguintes opções:
# para interromper a gravação da mensagem.
1 para aceitar a mensagem gravada.
Este processo é mostrado na ilustração a seguir.
Cancelando uma reunião usando a interface de discagem por tom
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Limpar um Calendário
Para limpar o calendário por meio da VUI, os usuários devem discar o número de acesso de assinante da UM, digitar o número de ramal e o PIN e fazer o seguinte:
Diga "Calendário de hoje" para acessar o calendário.
Diga "Limpar meu calendário".
Digite a hora ou o número de dias a serem limpos.
Depois que a Unificação de Mensagens perguntar se eles desejam anexar uma mensagem de voz gravada, eles devem dizer "Sim", gravar a mensagem e dizer "Enviar". Caso não desejem enviar uma mensagem de voz gravada em anexo, eles devem dizer "Não".
Este processo é mostrado na ilustração a seguir.
Limpando um calendário usando a VUI
Para limpar seus calendário por meio da interface de discagem por tom, os usuários devem discar o número de acesso de assinante da UM, digitar o número de ramal e o PIN e fazer o seguinte:
Pressione 3 para acessar o calendário.
Pressione 00 para ir ao menu Mais Opções.
Pressione 77 para limpar o calendário.
Digite o número de horas a serem limpas do calendário.
Se os usuários preferirem enviar uma mensagem de voz, poderão escolher uma das seguintes opções:
Pressione # para não enviar uma mensagem de voz
Grave a mensagem de voz quando solicitado, pressione # para parar a gravação da mensagem e depois pressione 1 para aceitar a mensagem gravada.
Este processo é mostrado na ilustração a seguir.
Limpando um calendário usando a interface de discagem por tom
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Aceitar uma solicitação de reunião
Para aceitar a solicitação de reunião por meio da VUI, os usuários devem discar o número de acesso de assinante da UM, digitar o número de ramal e o PIN e fazer o seguinte:
Diga "Email" para acessar o email.
Ouça a mensagem de email que contém uma solicitação de reunião.
Diga "Aceitar" para aceitar a solicitação de mensagem.
Este processo é mostrado na ilustração a seguir.
Aceitando uma solicitação de reunião usando a VUI
Para aceitar a solicitação de reunião por meio da interface de discagem por tom, os usuários devem discar o número de acesso de assinante da UM, digitar o número de ramal e o PIN e fazer o seguinte:
Pressione 2 para acessar o email.
Ouça a mensagem de email que contém uma solicitação de reunião.
Pressione 4 para aceitar a solicitação de reunião.
Este processo é mostrado na ilustração a seguir.
Aceitando uma solicitação de reunião usando a interface de discagem por tom
Responder a uma solicitação de reunião
Para responder a uma solicitação de reunião por meio da VUI, os usuários devem discar o número de acesso de assinante da UM, digitar o número de ramal e o PIN e fazer o seguinte:
Diga "Calendário de hoje".
Ouça as solicitações de reunião para localizar as solicitações de reunião a responder.
Diga "Mais opções" para abrir o menu Mais Opções.
Diga "Responder" para responder ao organizador da reunião.
Grave uma mensagem.
Diga "Enviar".
Este processo é mostrado na ilustração a seguir.
Respondendo a uma solicitação de reunião usando a VUI
Para responder a uma solicitação de reunião por meio da interface de discagem por tom, os usuários devem discar o número de acesso de assinante da UM, digitar o número de ramal e o PIN e fazer o seguinte:
Pressione 3 para acessar o calendário.
Ouça as solicitações de reunião para localizar as solicitações de reunião a responder.
Pressione 00 para mais opções.
Pressione 8 para responder ao organizador da reunião.
Grave uma mensagem e pressione #.
Pressione 1 para aceitar a gravação e enviar a mensagem.
Este processo é mostrado na ilustração a seguir.
Respondendo a uma solicitação de reunião usando a interface de discagem por tom
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Gerenciando as opções pessoais e os contatos
Os usuários podem gerenciar suas opções pessoais e contatos usando o Outlook Voice Access. Eles podem:
Ligar para um contato pessoal.
Encontrar e ligar para um usuário no diretório.
Configurar opções pessoais, como alterar o PIN pelo telefone.
Quando os usuários configuram suas caixas de correio pela primeira vez, eles devem criar saudações pessoais e de Ausência Temporária que os chamadores ouvirão quando os usuários não estiverem disponíveis para atender o telefone. Por exemplo, se os usuários perceberem que se esqueceram de ativar a saudação de voz de Ausência, que informa aos chamadores um número alternativo para ligar se ocorrer um problema urgente, os usuários podem usar o Outlook Voice Access para acessar suas opções pessoais e gravar e ativar a saudação de Ausência usando qualquer telefone.
Se o usuário precisar entrar em contato com um gerente de conta para transmitir informações importantes sobre um cliente, poderá ligar para o número do Outlook Voice Access, usar o recurso de pesquisa de diretório para localizar o gerente da conta e depois fazer a chamada.
Dica
Quando os usuários acessam o menu Opções Pessoais, eles devem usar a interface de discagem por tom.
Gravar uma saudação pessoal
Para gravar uma saudação pessoal por meio da VUI, os usuários devem discar o número de acesso de assinante da UM, digitar o número de ramal e o PIN, e fazer o seguinte:
Diga "Opções pessoais" para acessar o menu Opções Pessoais.
Pressione 2 para gravar saudações.
Pressione 1 para gravar uma saudação pessoal.
Pressione # para interromper a gravação da saudação pessoal.
Se a saudação pessoal for regravada, pressione 2.
Pressione 1 para aceitar a saudação pessoal.
Este processo é mostrado na ilustração a seguir.
Gravando uma saudação pessoal usando a VUI
Para gravar uma saudação pessoal por meio da interface de discagem por tom, os usuários devem discar o número de acesso de assinante da UM, digitar o número de ramal e o PIN, e fazer o seguinte:
Pressione 6 para acessar as opções pessoais.
Pressione 2 para gravar saudações.
Pressione 1 para gravar uma saudação pessoal.
Pressione 2 para regravar a saudação pessoal.
Pressione # para interromper a gravação da saudação pessoal.
Pressione 1 para aceitar a saudação pessoal.
Este processo é mostrado na ilustração a seguir.
Gravando uma saudação pessoal usando a interface de discagem por tom
Dica
Quando os usuários alteram as saudações de telefone, também têm a opção de ativar ou desativar suas mensagens de respostas automáticas por email.
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Enviar uma mensagem de voz para um usuário
Os usuários podem encontrar e enviar uma mensagem de voz a outro usuário habilitado para UM. Para enviar uma mensagem de voz para outro usuário por meio da VUI, os usuários devem discar o número de acesso de assinante da UM, digitar o número de ramal e o PIN, e fazer o seguinte:
Diga "Diretório".
Diga o nome da pessoa a ser encontrada.
Selecione a pessoa correta na lista.
Diga "Enviar uma mensagem" e grave a mensagem de voz.
Diga "Enviar" para enviar a mensagem.
Este processo é mostrado na ilustração a seguir.
Enviando uma mensagem de voz para outro usuário usando a VUI
Os usuários podem encontrar e enviar uma mensagem de voz a outro usuário habilitado para UM. Para enviar uma mensagem de voz para outro usuário por meio da interface de discagem por tom, os usuários devem discar o número de acesso de assinante da UM, digitar o número de ramal e o PIN, e fazer o seguinte:
Pressione 4 para procurar um contato.
Pressione 00 para encontrar a pessoa no diretório.
Soletre o nome da pessoa a ser encontrada usando o teclado do telefone.
Selecione a pessoa correta na lista.
Pressione 3 para enviar uma mensagem de voz à pessoa.
Grave a mensagem de voz e pressione # para parar a gravação.
Pressione 1 para aceitar a mensagem de voz e enviá-la.
Este processo é mostrado na ilustração a seguir.
Enviando uma mensagem de voz para outro usuário usando a interface de discagem por tom
Localizar e chamar um usuário do diretório
Para localizar e ligar para um usuário no diretório usando a VUI, os usuários devem discar o número de acesso de assinante da UM, digitar o número de ramal e o PIN, e fazer o seguinte:
Diga "Diretório".
Diga o nome da pessoa a ser encontrada.
Selecione a pessoa correta na lista.
Diga "Ligar para o escritório".
Este processo é mostrado na ilustração a seguir.
Localizando e chamando um usuário no diretório usando a VUI
Para localizar e ligar para um usuário no diretório usando a interface de discagem por tom, os usuários devem discar o número de acesso de assinante da UM, digitar o número de ramal e o PIN, e fazer o seguinte:
Pressione 4 para acessar os contatos pessoais.
Pressione 00 para encontrar uma pessoa no diretório.
Soletre o nome da pessoa a ser encontrada usando o teclado do telefone.
Selecione a pessoa correta na lista.
Este processo é mostrado na ilustração a seguir.
Localizando e chamando um usuário no diretório usando a interface de discagem por tom
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Alterar um PIN
Para alterar o PIN por meio da VUI, você deve discar o número de acesso de assinante da UM, digitar o número de ramal e o PIN, e fazer o seguinte:
Diga "Opções pessoais".
Pressione 3 para alterar o PIN.
Digite o novo PIN e pressione #.
Pressione # para confirmar o novo PIN.
Este processo é mostrado na ilustração a seguir.
Alterando um PIN usando a VUI
Para alterar o PIN por meio da VUI, você deve discar o número de acesso de assinante da UM, digitar o número de ramal e o PIN, e fazer o seguinte:
Pressione 6 para alterar as opções pessoais.
Pressione 3 para alterar o PIN.
Digite o novo PIN e pressione #.
Pressione # para confirmar o novo PIN.
Este processo é mostrado na ilustração a seguir.
Alterando um PIN usando a interface de discagem por tom
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