Cenários dos usuários do Outlook Voice Access

 

Aplica-se a: Exchange Server 2007 SP3, Exchange Server 2007 SP2, Exchange Server 2007 SP1, Exchange Server 2007

Tópico modificado em: 2007-05-07

O Outlook Voice Access é um recurso na UM (Unificação de Mensagens) do Microsoft Exchange Server 2007 que permite que o usuário recupere mensagens de email de sua caixa de correio por meio de um telefone analógico, digital ou celular. Com isso, o usuário pode interagir com sua caixa de correio pelo uso da discagem por tom ou comandos de voz.

O Guia de Referência Rápida do Outlook Voice Access contém uma representação gráfica de todas as opções de menu do Outlook Voice Access e de como navegar no sistema de menus. Para baixar uma cópia do Guia de Referência Rápida, consulte o Centro de Download Microsoft (página em inglês).

Quando um usuário habilitado para UM acessa sua caixa de correio do Exchange 2007 por telefone, ele recebe uma série de prompts de voz. Esses prompts de voz ajudam o usuário a navegar no sistema da Unificação de Mensagens e permitem que ele acesse sua caixa de correio. O Outlook Voice Access permite que os usuários façam o seguinte:

• Recuperem, ouçam, respondam, criem e encaminhem mensagens de voz e de email.

• Ouçam ou alterem informações de calendário.

• Alterem opções pessoais, como a alteração de um PIN ou chamada ou enviar uma mensagem de voz a um contato pessoal.

  Dica

  O ASR (Reconhecimento Automático de Fala) permite que os chamadores usem entradas de voz para navegar nos menus na Unificação de Mensagens. Atualmente, o ASR está disponível somente em inglês. No entanto, o suporte para ASR em outros idiomas é planejado em uma versão futura. Se um usuário tiver configurador um idioma diferente do inglês usando o Microsoft Office Outlook Web Access, ele poderá interagir com o sistema apenas usando as entradas de discagem por tom.

Lendo e revisando email

Os usuários podem ouvir, responder, criar e encaminhar mensagens de email não lidas usando o telefone. Por exemplo, se um usuário estiver esperando uma mensagem de email importante e não tiver acesso à Internet, ele poderá usar um telefone móvel para discar o número de acesso do assinante ou o número usado para o Outlook Voice Access. Depois que o usuário inserir o número de ramal, seu PIN e disser, "Email", o servidor da Unificação de Mensagens acessará a caixa de correio do usuário e lerá os emails não lidos. Enquanto o servidor de Unificação de Mensagens lê a mensagem de email, o usuário pode dizer uma das seguintes frases:

• "Responder", para responder ao remetente.

• "Responder a todos", para responder a todos os destinatários da mensagem de email.

• "Encaminhar", para encaminhar a mensagem de email a outro usuário.

• "Sinalizar", para sinalizar a mensagem para acompanhamento.

• "Ocultar", para ocultar a conversa.

Escutar mensagens de email

Para escutar mensagens de email por meio da interface de voz (VUI), você deve discar o número de acesso de assinante da UM, digitar o número de ramal e o PIN, e fazer o seguinte, como mostrado na Figura 1:

1. Diga "Email" para acessar o email.

2. O servidor de Unificação de Mensagens lerá o nome, assunto, hora e prioridade da primeira mensagem de email não lida.

3. Em seguida, o usuário poderá então dizer uma das seguintes opções:

   • "Próxima mensagem", para marcar a mensagem como Lida e ir para a próxima mensagem de email.

   • "Marcar como Não lida", para manter a mensagem como Não lida e ir para a próxima mensagem.

   • “Final”, para ir para o final da mensagem.

   • "Excluir", para excluir a mensagem.

Figura 1   Escutando mensagens de email por meio da VUI

Para escutar mensagens de email por meio da interface de discagem por tom, você deve discar o número de acesso de assinante da UM, digitar o número de ramal e PIN, e fazer o seguinte, como mostrado na Figura 2:

1. Pressione 2 para acessar o email.

2. O servidor de Unificação de Mensagens lerá o nome, assunto, hora e prioridade da primeira mensagem de email não lida.

3. Em seguida, o usuário poderá pressionar uma das seguintes opções:

   • A tecla cerquilha (#) para marcar a mensagem como Lida e ir para a próxima mensagem de email.

   • 9, para manter a mensagem como Não lida e ir para a próxima mensagem.

   • 33, para ir para o final da mensagem.

   • 7, para excluir a mensagem.

Figura 2   Escutando mensagens de email por meio do uso da interface de discagem por tom

Responder mensagens de email

Para escutar e responder mensagens de email por meio da interface de voz (VUI), você deve discar o número de acesso de assinante da UM, digitar o número de ramal e o PIN, e fazer o seguinte, como mostrado na Figura 3:

1. Diga "Email" para acessar o email.

2. Diga "Próxima Mensagem" repetidamente até que se chegue à mensagem que se deseja responder.

3. Ouça a mensagem ou diga "Final" para ir ao final da mensagem.

4. Diga uma das seguintes frases:

   • "Responder", para responder ao remetente.

   • "Responder a todos ", para responder ao remetente e a todos os outros destinatários.

   • "Encaminhar", para encaminhar a mensagem a outro usuário ou grupo.

5. Grave uma resposta e desligue, permaneça em silêncio ou pressione qualquer tecla. Para aceitar a mensagem de resposta e enviá-la, diga "Enviar".

Figura 3   Respondendo uma mensagem de email por meio do uso da VUI

Para escutar e responder mensagens de email por meio da interface de discagem por tom, você deve discar o número de acesso de assinante da UM, digitar o número de ramal e o PIN, e fazer o seguinte, como mostrado na Figura 4:

1. Pressione 2 para acessar o email.

2. Pressione # repetidamente até chegar à mensagem de email que deseja responder. Pressione 9 para marcar a mensagem como Não lida.

3. Ouça a mensagem ou pressione 33 para ir ao final da mensagem.

4. Pressione 8 para responder ao remetente, pressione 88 para responder ao remetente e aos outros destinatários ou pressione 6 para encaminhar a mensagem a outro usuário ou grupo.

5. Registre uma resposta e pressione #. Para aceitar a mensagem da resposta e enviá-la, pressione 1.

Figura 4   Respondendo uma mensagem de email por meio do uso da interface de discagem por tom

Escutar a próxima mensagem de email não lida

Para escutar uma mensagem de email e ir para a próxima mensagem não lida usando a VUI, você deve discar o número de acesso de assinante da UM, digitar o número de ramal e o PIN, e fazer o seguinte, como mostrado na Figura 5:

1. Diga “Email”.

2. Diga ”Próximo Item Não Lido”. Diga "Marcar como não lida" para marcar a mensagem como Não lida.

Figura 5   Lendo a próxima mensagem de email não lida por meio do uso da VUI

Para escutar uma mensagem de email e ir para a próxima mensagem não lida por meio da interface de discagem por tom, você deve discar o número de acesso de assinante da UM, digitar o número de ramal e o PIN, e fazer o seguinte, como mostrado na Figura 6:

1. Pressione 2 para acessar o email.

2. Pressione ## para ouvir a próxima mensagem não lida. Pressione 9 para marcar a mensagem como Não lida.

Figura 6   Lendo a próxima mensagem de email não lida por meio do uso da interface de discagem por tom

Sinalizar uma mensagem de email para acompanhamento

Para escutar e sinalizar mensagens de email para acompanhamento por meio da interface de voz (VUI), você deve discar o número de acesso de assinante da UM, digitar o número de ramal e o PIN, e fazer o seguinte, como mostrado na Figura 7:

1. Diga "Email" para acessar o email.

2. Diga "Próxima mensagem" repetidamente até alcançar a mensagem de email que se deseja sinalizar para acompanhamento. Diga "Marcar como não lida" para marcar a mensagem como Não lida.

3. Ouça a mensagem ou diga "Final" para ir ao final da mensagem.

4. Diga "Sinalizar" ou "Sinalizar para acompanhamento" para sinalizar a mensagem para acompanhamento.

Figura 7   Sinalizando uma mensagem de email para acompanhamento por meio da VUI

Para escutar e sinalizar mensagens de email para acompanhamento por meio da interface de discagem por tom, você deve discar o número de acesso de assinante da UM, digitar o número de ramal e o PIN, e fazer o seguinte, como mostrado na Figura 8:

1. Pressione 2 para acessar o email.

2. Pressione # repetidamente até que se chegue à mensagem de email que se deseja sinalizar para acompanhar. Pressione 9 para marcar a mensagem como Não lida.

3. Ouça a mensagem ou pressione 33 para ir ao final da mensagem.

4. Pressione 0 (zero) duas vezes para acessar mais opções.

5. Pressione 44 para sinalizar a mensagem para acompanhamento.

Figura 8   Sinalizando uma mensagem de email para acompanhamento por meio da interface de discagem por tom

Ocultar uma conversa

Para escutar mensagens de email e ocultar uma conversa para que a UM não continue a ler outras mensagens de email presentes na mesma conversa de email por meio da VUI, você deve discar o número de acesso de assinante da UM, digitar o número de ramal e o PIN, e fazer o seguinte, como mostrado na Figura 9:

1. Diga "Email" para abrir o email.

2. Diga "Próxima Mensagem" repetidamente até que se chegue à mensagem desejada. Diga "Marcar como não lida" para marcar a mensagem como Não lida.

3. Ouça a mensagem ou diga "Final" para ir ao final da mensagem.

4. Diga "Ocultar" ou "Ocultar conversa" para ocultar a conversa. A próxima mensagem de email será lida.

Figura 9   Ocultando uma conversa usando a VUI

Para ouvir mensagens de email e ocultar uma conversa para que a UM não continue a ler outras mensagens de email presentes na mesma conversa de email por meio da interface de discagem por tom, você deve discar o número de acesso de assinante da UM, digitar o número de ramal e o PIN, e fazer o seguinte, como mostrado na Figura 10:

1. Pressione 2 para acessar o email.

2. Pressione # até que se chegue à mensagem de email que se deseja ocultar. Pressione 9 para marcar a mensagem como Não lida.

3. Ouça a mensagem ou pressione 33 para ir ao final da mensagem.

4. Pressione 99 para ocultar a conversa. A próxima mensagem de email será lida.

Figura 10   Ocultando uma conversa usando a interface de discagem por tom

Dica

Quando uma conversa está oculta, ela está oculta somente para a sessão atual. Se um usuário se desconectar e se reconectar à caixa de correio, a Unificação de Mensagens lerá as mensagens de email que estiverem na mesma conversa.

Gerenciando itens de calendário

Os usuários podem ouvir, responder, criar e encaminhar itens do calendário por telefone.

Por exemplo, um usuário tem uma reunião às 10 horas. Porém, devido a alguns imprevistos, o usuário se atrasará 15 minutos. O usuário pode informar esse atraso aos outros participantes da reunião, ligando para o número telefônico do Outlook Voice Access, conectando-se à sua caixa de correio do Exchange 2007 e acessando a lista de reuniões desse dia no calendário. Depois que a Unificação de Mensagens ler a solicitação de reunião para a reunião de 10 h, o usuário poderá usar o recurso "Eu vou me atrasar" para informar a todos os participantes da reunião que ocorrerá um atraso de 15 minutos. Cada participante receberá uma mensagem de email informando que o usuário chegará 15 minutos atrasado. O usuário também tem a opção de anexar uma mensagem de voz.

Em outro exemplo, um usuário pode ter um cliente importante que decide agendar uma reunião que toma o dia inteiro e avisa com muito pouca antecedência. O usuário deve cancelar todas as outras reuniões desse dia da forma mais simples. Usando o recurso "Limpar meu calendário", é possível limpar de forma rápida e fácil o calendário para todo o dia.

Enviar uma Mensagem Avisando Sobre Atraso

Para enviar uma mensagem "Eu vou me atrasar" para os participantes da reunião por meio da VUI, você deve discar o número de acesso de assinante da Unificação de Mensagens, digitar o número de ramal e o PIN, e fazer o seguinte, como mostrado na Figura 11:

1. Diga "Calendário de hoje".

2. Ouça a solicitação de reunião.

3. Depois que a solicitação de reunião tiver sido lida, diga "Eu vou me atrasar".

4. Quando a Unificação de Mensagens perguntar "Quanto tempo de atraso?", diga "10 minutos".

5. Quando a Unificação de Mensagens perguntar "Deseja gravar uma mensagem?", diga "Sim". Gravar a mensagem e clicar em "Enviar".

Figura 11   Enviando uma mensagem dizendo "Eu vou me atrasar" usando a VUI.

Para enviar uma mensagem "Eu vou me atrasar" para os participantes da reunião por meio da interface de discagem por tom, você deve discar o número de acesso de assinante da Unificação de Mensagens, digitar o número de ramal e o PIN, e fazer o seguinte, como mostrado na Figura 12:

1. Pressione 3 para acessar o calendário.

2. Ouça as solicitações de reunião para localizar a reunião para a qual enviar uma mensagem "Eu vou me atrasar".

3. Após a leitura da solicitação de reunião, pressione 3.

4. Quando a Unificação de Mensagem perguntar "Quanto tempo de atraso?", digite 10 no teclado do telefone.

Figura 12   Enviando uma mensagem dizendo "Eu vou me atrasar" usando a interface de discagem por tom

Cancelar uma reunião

Para cancelar uma reunião, o usuário deve ser o organizador da mesma. Para cancelar a reunião por meio da VUI, o organizador da reunião deve discar o número de acesso de assinante da UM, digitar o número de ramal e o PIN, e fazer o seguinte, como mostrado na Figura 13:

1. Diga "Calendário de hoje" para acessar o calendário.

2. Ouça a solicitação de reunião.

3. Após a leitura da solicitação de reunião, dizer "Cancelar reunião".

4. Confirmar o cancelamento da reunião, dizendo "Sim"

5. Depois que a UM perguntar se o organizador da reunião deseja anexar uma mensagem gravada, dizer "Sim". Gravar a mensagem e clicar em "Enviar".

Figura 13   Cancelando uma reunião usando a VUI

Para cancelar uma reunião, o usuário deve ser o organizador da mesma. Para cancelar a reunião por meio da interface de discagem por tom, o organizador da reunião deve discar o número de acesso de assinante da UM, digitar o número de ramal e o PIN, e fazer o seguinte, como mostrado na Figura 14:

1. Pressione 3 para acessar o calendário.

2. Ouvir as solicitações de reunião para localizar a reunião a ser cancelada.

3. Pressionar 7 para cancelar a reunião.

4. Se o organizador da reunião preferir enviar uma mensagem de voz, poderá pressionar uma das seguintes opções:

   • # para interromper a gravação da mensagem.

   • 1 para aceitar a mensagem gravada.

Figura 14   Cancelando uma reunião usando a interface de discagem por tom

Limpar um Calendário

Para limpar o calendário por meio da VUI, você deve discar o número de acesso de assinante da UM, digitar o número de ramal e o PIN, e fazer o seguinte, como mostrado na Figura 15:

1. Diga "Calendário de hoje" para acessar o calendário.

2. Diga “Limpar meu calendário”.

3. Digite a hora ou o número de dias a serem limpos.

4. Depois que a UM perguntar se deseja anexar uma mensagem de voz gravada, diga "Sim", grave a mensagem e diga "Enviar". Caso não deseje enviar uma mensagem de voz gravada em anexo, diga "Não".

Figura 15   Limpando um calendário usando a VUI

Para limpar o calendário por meio da interface de discagem por tom, você deve discar o número de acesso de assinante da UM, digitar o número de ramal e o PIN, e fazer o seguinte, como mostrado na Figura 16:

1. Pressione 3 para acessar o calendário.

2. Pressione 00 para ir ao menu Mais Opções.

3. Pressione 77 para limpar o calendário.

4. Digite o número de horas a serem limpas do calendário.

5. Se preferir enviar uma mensagem de voz, você poderá escolher uma das seguintes opções:

   • Pressione # para não enviar uma mensagem de voz

   • Grave a mensagem de voz quando solicitado, pressione # para parar a gravação da mensagem e depois pressione 1 para aceitar a mensagem gravada.

Figura 16   Limpando um calendário usando a interface de discagem por tom

Aceitar uma solicitação de reunião

Para aceitar uma solicitação de reunião por meio da VUI, você deve discar o número de acesso de assinante da UM, digitar o número de ramal e o PIN, e fazer o seguinte, como mostrado na Figura 17:

1. Diga "Email" para acessar o email.

2. Ouça a mensagem de email que contém uma solicitação de reunião.

3. Diga "Aceitar" para aceitar a solicitação de mensagem.

Figura 17   Aceitando uma solicitação de reunião usando a VUI

Para aceitar uma solicitação de reunião por meio da interface de discagem por tom, você deve discar o número de acesso de assinante da UM, digitar o número de ramal e o PIN, e fazer o seguinte, como mostrado na Figura 18:

1. Pressione 2 para acessar o email.

2. Ouça a mensagem de email que contém uma solicitação de reunião.

3. Pressione 4 para aceitar a solicitação de reunião.

Figura 18   Aceitando uma solicitação de reunião usando a interface de discagem por tom

Responder a uma solicitação de reunião

Para responder a uma solicitação de reunião por meio da VUI, você deve discar o número de acesso de assinante da UM, digitar o número de ramal e o PIN, e fazer o seguinte, como mostrado na Figura 19:

1. Diga "Calendário de hoje".

2. Ouça as solicitações de reunião para localizar as solicitações de reunião a responder.

3. Diga "Mais opções" para abrir o menu Mais Opções.

4. Diga “Responder” para responder ao organizador da reunião.

5. Grave uma mensagem.

6. Diga “Enviar”.

Figura 19   Respondendo uma solicitação de reunião usando a VUI

1. Para responder a uma solicitação de reunião por meio da interface de discagem por tom, você deve discar o número de acesso de assinante da UM, digitar o número de ramal e o PIN, e fazer o seguinte, como mostrado na Figura 20:

2. Pressione 3 para acessar o calendário.

3. Ouça as solicitações de reunião para localizar as solicitações de reunião a responder.

4. Pressione 00 para mais opções.

5. Pressione 8 para responder ao organizador da reunião.

6. Grave uma mensagem e pressione #.

7. Pressione 1 para aceitar a gravação e enviar a mensagem.

Figura 20   Respondendo uma solicitação de reunião usando a interface de discagem por tom

Gerenciando as opções pessoais e os contatos

Os usuários podem gerenciar suas opções pessoais e contatos usando o Outlook Voice Access. Eles podem:

• Ligar para um contato pessoal

• Encontrar e ligar para um usuário no diretório

• Configurar opções pessoais, como alterar o PIN pelo telefone.

Quando um usuário configura sua caixa de correio pela primeira vez, deve criar saudações pessoais e de Ausência Temporária que os chamadores ouvirão quando o usuário não estiver disponível para atender o telefone. Por exemplo, se o usuário perceber que se esqueceu de ativar a saudação de voz de Ausência Temporária, que informa aos chamadores um número alternativo para ligar se ocorrer um problema urgente, o usuário poderá usar o Outlook Voice Access para acessar suas opções pessoais, gravar e ativar a saudação de Ausência Temporária usando qualquer telefone.

Se o usuário precisar entrar em contato com um gerente de conta para transmitir informações importantes sobre um cliente, poderá ligar para o número do Outlook Voice Access, usar o recurso de pesquisa de diretório para localizar o gerente da conta e depois fazer a chamada.

Dica

Quando os usuários acessam o menu Opções Pessoais, eles devem usar a interface de discagem por tom.

Gravar uma saudação pessoal

Para gravar uma saudação pessoal usando a VUI, você deve discar o número de acesso de assinante da UM, digitar o número de ramal e o PIN, e fazer o seguinte, como mostrado na Figura 21:

1. Diga "Opções pessoais" para acessar as opções pessoais.

2. Pressione 2 para gravar saudações.

3. Pressione 1 para gravar uma saudação pessoal.

4. Pressione # para interromper a gravação da saudação pessoal.

5. Se a saudação pessoal for regravada, pressione 2.

6. Pressione 1 para aceitar a saudação pessoal.

Figura 21   Gravando uma saudação pessoal usando a VUI

1. Para gravar uma saudação pessoal usando a interface de discagem por tom, você deve discar o número de acesso de assinante da UM, digitar o número de ramal e o PIN, e fazer o seguinte, como mostrado na Figura 22:

2. Pressione 6 para acessar as opções pessoais.

3. Pressione 2 para gravar saudações.

4. Pressione 1 para gravar uma saudação pessoal.

5. Pressione 2 para regravar a saudação pessoal.

6. Pressione # para interromper a gravação da saudação pessoal.

7. Pressione 1 para aceitar a saudação pessoal.

Figura 22   Gravando uma saudação pessoal usando a interface de discagem por tom

Dica

Quando um usuário altera as saudações de telefone, também tem a opção de ativar ou desativar as respostas automáticas de Ausência Temporária por email.

Enviar uma mensagem de voz para um usuário

Os usuários podem encontrar e enviar uma mensagem de voz a outro usuário habilitado para UM. Para enviar uma mensagem de voz para outro usuário por meio da VUI, você deve discar o número de acesso de assinante da UM, digitar o número de ramal e o PIN, e fazer o seguinte, como mostrado na Figura 23:

1. Diga “Diretório”.

2. Diga o nome da pessoa a ser encontrada.

3. Selecione a pessoa correta na lista.

4. Diga "Enviar uma mensagem" e grave a mensagem de voz.

5. Diga "Enviar" para enviar a mensagem.

Figura 23   Enviando uma mensagem de voz a outro usuário por meio da VUI

1. Os usuários podem encontrar e enviar uma mensagem de voz a outro usuário habilitado para UM. Para enviar uma mensagem de voz para outro usuário por meio da interface de discagem por voz, você deve discar o número de acesso de assinante da UM, digitar o número de ramal e o PIN, e fazer o seguinte, como mostrado na Figura 24:

2. Pressione 4 para procurar um contato.

3. Pressione 00 para encontrar a pessoa no diretório.

4. Soletre o nome da pessoa a ser encontrada usando o teclado do telefone.

5. Selecione a pessoa correta na lista.

6. Pressione 3 para enviar uma mensagem de voz à pessoa.

7. Grave a mensagem de voz e pressione # para parar a gravação.

8. Pressione 1 para aceitar a mensagem de voz e enviá-la.

Figura 24   Enviando uma mensagem de voz a outro usuário por meio da interface de discagem por tom

Encontrar e ligar para um usuário no diretório

Para localizar e ligar para um usuário no diretório usando a VUI, você deve discar o número de acesso de assinante da UM, digitar o número de ramal e o PIN, e fazer o seguinte, como mostrado na Figura 25:

1. Diga “Diretório”.

2. Diga o nome da pessoa a ser encontrada.

3. Selecione a pessoa correta na lista.

4. Diga “Ligar para o escritório".

Figura 25   Encontrando e ligando para um usuário no diretório usando a VUI

Para localizar e ligar para um usuário no diretório usando a interface de discagem por tom, você deve discar o número de acesso de assinante da UM, digitar o número de ramal e o PIN, e fazer o seguinte, como mostrado na Figura 26:

1. Pressione 4 para aceitar os Contatos pessoais.

2. Pressione 00 para encontrar uma pessoa no diretório.

3. Soletre o nome da pessoa a ser encontrada usando o teclado do telefone.

4. Selecione a pessoa correta na lista.

Figura 26   Encontrando e ligando para um usuário no diretório usando a interface de discagem por tom

Alterar um PIN

Para alterar o PIN por meio do VUI, o usuário deve discar o número de acesso de assinante da UM, digitar o número de ramal e do PIN e fazer o seguinte, como mostrado na Figura 27.

1. Diga "Opções pessoais".

2. Pressione 3 para alterar o PIN.

3. Digite o novo PIN e pressione #.

4. Pressione # para confirmar o novo PIN.

Figura 27   Alterando um PIN usando a VUI

1. Para alterar o PIN por meio do VUI, o usuário deve discar o número de acesso de assinante da UM, digitar o número de ramal e do PIN e fazer o seguinte, como mostrado na Figura 28.

2. Pressione 6 para alterar as opções pessoais.

3. Pressione 3 para alterar o PIN.

4. Digite o novo PIN e pressione #.

5. Pressione # para confirmar o novo PIN.

Figura 28   Alterando um PIN usando a interface de discagem por tom

Para obter mais informações

Para obter mais informações sobre o Outlook Voice Access, sobre a interface de voz e interface de discagem por tom, consulte os seguintes tópicos:

• Recursos do Cliente em Unificação de Mensagens

• Compreendendo o acesso ao assinante de Unificação de Mensagens

• Compreendendo a interface DTMF

• Compreendendo pesquisas de diretório de Reconhecimento Automático de Fala