Noções Básicas Sobre Dicas de Email

Aplica-se a: Exchange Server 2010

Tópico modificado em: 2010-01-14

Dicas de Email são mensagens informativas exibidas aos usuários enquanto eles compõem uma mensagem. O Microsoft Exchange Server 2010 analisa a mensagem, incluindo a lista de destinatários a que ela é endereçada. Se um problema potencial for detectado, o usuário será notificado com Dicas de Email antes do envio da mensagem. Com a ajuda das informações fornecidas pelas Dicas de Email, os remetentes podem ajustar a mensagem que estão escrevendo para evitar situações indesejáveis ou notificações de falha na entrega.

Os seguintes cenários de mensagens improdutivos são comuns em qualquer ambiente de sistema de mensagens:

• Notificações de falha na entrega de mensagens que violam as restrições configuradas em uma organização, como restrições de tamanho da mensagem ou número máximo de destinatários por mensagem.
• Notificações de falha na entrega de mensagens enviadas a destinatários que não existem, com restrição ou a usuários cujas caixas de correio estão cheias.
• Envio de mensagens a usuários com respostas automáticas configuradas.

Todos esses cenários envolvem o envio de uma mensagem pelo usuário, a sua entrega e, em vez de essa entrega ocorrer, o usuário recebe uma resposta informando que a mensagem não foi entregue. Mesmo no melhor dos cenários, como a resposta automática, esses eventos resultam em perda de produtividade. No caso de uma notificação de falha na entrega, esse cenário poderá resultar em uma chamada dispendiosa ao suporte técnico.

Há também vários cenários em que o envio de uma mensagem não resultará em erro, mas poderá ter consequências indesejáveis, até mesmo desagradáveis:

• Mensagens enviadas a grupos de distribuição muito grandes.
• Mensagens enviadas a grupos de distribuição inadequados.
• Mensagens enviadas inadvertidamente a destinatários fora da organização.
• Seleção de Responder a Todos para uma mensagem que foi recebida como destinatário Cco.

Todos esses cenários problemáticos poderão ser atenuados se os usuários forem informados sobre o resultado possível do envio da mensagem à medida que eles compuserem essa mensagem. Por exemplo, se os remetentes souberem que o tamanho da mensagem que estão tentando enviar excede a diretiva da empresa, eles não tentarão enviar a mensagem. Da mesma forma, se os remetentes forem notificados de que a mensagem sendo enviada será entregue a pessoas fora da organização, eles estarão mais propensos a garantir que o conteúdo e o tom da mensagem sejam apropriados.

Ao abordar os cenários listados anteriormente, as Dicas de Email poderão ajudá-lo a:

• Reduzir o custo de processamento e armazenamento de mensagens, impedindo as notificações de falha na entrega.
• Reduzir o volume de chamadas ao suporte técnico feitas devido às notificações de falha na entrega.
• Aumentar a produtividade, evitando as formas de comunicação que não terão êxito, rompendo o ciclo de envio de uma mensagem de email, recebendo uma resposta automática e redirecionando a mensagem.
• Informar os usuários, à medida que eles compuserem as mensagens de email, sobre as várias diretivas configuradas em sua organização que impõem limites às mensagens enviadas.
• Direcione os usuários aos grupos de distribuição corretos.
• Reduza o risco de divulgar informações inadvertidamente a pessoas fora de sua organização.

Importante

As Dicas de Email não foram projetadas para impor diretivas específicas. Elas simplesmente informam os remetentes sobre a natureza da mensagem que estão compondo, para que possam fazer os ajustes necessários.

Procurando tarefas de gerenciamento relacionadas a Dicas de Email? Consulte Gerenciando MailTips.

Dicas de Email no Exchange 2010

A tabela a seguir fornece uma lista de Dicas de Email no Exchange 2010.

Dicas de Email do Exchange 2010

Dica de Email	Cenário
Destinatário interno inválido	A Dica de Email de destinatário interno inválido será exibida se o remetente adicionar um destinatário que aparenta fazer parte da organização, mas não existe no Active Directory. Isso poderá ocorrer se o remetente enviar mensagem a um usuário que não está mais na empresa, mas seu endereço continuar válido no cache de resolução de nomes ou ainda estiver na pasta Contatos do remetente. Isso também poderá ocorrer se o remetente digitar um endereço SMTP com um domínio para o qual o Exchange tem autorização, mas o endereço não resultar em um destinatário existente. A Dica de Email indica o destinatário inválido e dá ao remetente a opção de remover o destinatário da mensagem.
Caixa de correio cheia	A Dica de Email de caixa de correio cheia será exibida se o remetente adicionar um destinatário cuja caixa de correio esteja cheia e sua organização tiver implementado uma restrição de recebimento proibido para caixas de correio de um determinado tamanho. A Dica de Email indica o destinatário com a caixa de correio cheia e dá ao remetente a opção de remover o destinatário da mensagem. A Dica de Email é precisa no momento da exibição. Se a mensagem não for enviada imediatamente, a Dica de Email será atualizada a cada duas horas. Isso também se aplica às mensagens que foram salvas na pasta Rascunhos e reabertas após duas horas.
Respostas automáticas	A Dica de Email de respostas automáticas será exibida se o remetente adicionar um destinatário que tiver habilitado as respostas automáticas. A Dica de Email indica que o destinatário está com as respostas automáticas habilitadas e também mostra os primeiros 250 caracteres da resposta automática configurada pelo destinatário. A Dica de Email é precisa no momento da exibição. Se a mensagem não for enviada imediatamente, a Dica de Email será atualizada a cada duas horas. Isso também se aplica às mensagens que foram salvas na pasta Rascunhos e reabertas após duas horas.
Personalizar	Uma Dica de Email personalizada será exibida se o remetente adicionar um destinatário para o qual uma Dica de Email personalizada está configurada. Uma Dica de Email personalizada pode ser útil para o fornecimento de informações específicas sobre um destinatário. Por exemplo, você pode criar uma Dica de Email personalizada para um grupo de distribuição, explicando sua finalidade para reduzir o uso indevido. Por padrão, as Dicas de Email personalizadas não serão exibidas se o remetente não tiver permissão para enviar a esse destinatário. Nesse caso, a Dica de Email de destinatário restrito é exibida. Entretanto, você pode alterar essa configuração e exibir também a Dica de Email personalizada. Para obter mais informações sobre como configurar Dicas de Email personalizadas, consulte Configurar MailTips Personalizados para Destinatários.
Destinatário restrito	A Dica de Email de destinatário restrito será exibida se o remetente adicionar um destinatário com restrições de entrega configuradas, impedindo esse remetente de enviar mensagens. A Dica de Email indica o destinatário ao qual o remetente não tem permissão para enviar mensagens e dá ao remetente a opção de remover o destinatário da mensagem. Ela também informa claramente o remetente de que a mensagem não será entregue se enviada. Se o destinatário restrito for externo ou for um grupo de distribuição com destinatários externos, essas informações também serão fornecidas ao remetente. No entanto, as seguintes Dicas de Email, se aplicável, serão suprimidas: Respostas automáticas Caixa de correio cheia Dica de Email personalizada Destinatário moderado Mensagem com tamanho excessivo
Destinatários externos	A Dica de Email de destinatários externos será exibida se o remetente adicionar um destinatário externo ou adicionar um grupo de distribuição que tenha destinatários externos. Essa Dica de Email informará os remetentes se uma mensagem que estiverem compondo for enviada para fora da organização, ajudando-os a tomar as decisões corretas a respeito do estilo, do tom e do conteúdo. Por padrão, essa Dica de Email fica desabilitada. Ela pode ser habilitada com o uso do cmdlet Set-TransportConfig. Para detalhes, consulte Definir Configurações Organizacionais para MailTips.
Grande público	A Dica de Email de grande público será exibida se o remetente adicionar um grupo de distribuição com contagem maior do que o tamanho de público configurado em sua organização. Por padrão, Exchange exibe a Dica de Email de mensagens para grupos de distribuição que tenham mais de 25 membros. Para obter informações sobre a configuração de tamanho de público grande para a sua organização, consulte Definir Configurações Organizacionais para MailTips. O tamanho dos grupos de distribuição não é calculado sempre. Em vez disso, as informações do grupo de distribuição são lidas a partir de dados de Medições de Grupo. Para obter mais informações sobre Medições de Grupo, consulte Entendendo as Medições de Grupo.
Destinatário moderado	A Dica de Email de destinatário moderado será exibida se o remetente adicionar um destinatário moderado. A Dica de Email mostra qual destinatário é moderado e informa o remetente que isso pode resultar em atraso da entrega. Se o remetente for também é o moderador, essa Dica de Email não será exibida. Ela também não será exibida se o remetente tiver permissão para enviar mensagens ao destinatário (adicionando o nome do remetente à lista Aceitar mensagens somente de, para o destinatário).
Responder a Todos com Cco	A Dica de Email Responder a Todos com Cco será exibida se o remetente receber uma cópia oculta de uma mensagem e selecionar Responder a Todos. Quando o usuário seleciona Responder a Todos para essa mensagem, o fato é que o usuário que recebeu uma Cco dessa mensagem será revelado ao restante do público a que a mensagem foi enviada. Em quase todos os casos, essa é uma situação indesejável, e esta Dica de Email informa o usuário sobre essa condição.
Mensagem com tamanho excessivo	A Dica de Email de mensagem com tamanho excessivo será exibida se a mensagem composta pelo remetente for maior do que os limites de tamanho de mensagem configurados em sua organização. A Dica de Email será exibida se o tamanho da mensagem violar uma das seguintes restrições de tamanho: Configuração de tamanho máximo de envio na caixa de correio do remetente Configuração de tamanho máximo de recebimento na caixa de correio do destinatário Restrição de tamanho máximo da mensagem para a organização Configuração de comprimento de solicitação máximo (para Microsoft Office Outlook Web App apenas) Observação: Devido à complexidade da implementação, os limites de tamanho da mensagem nos conectores de sua organização não são levados em consideração.

Arquitetura de Dicas de Email

As Dicas de Email são implementadas como um serviço Web no Exchange 2010. Quando um remetente compõe uma mensagem, o software cliente faz uma chamada do serviço Web do Exchange ao servidor que executa o Exchange 2010 com a função de servidor de Acesso para Cliente instalada para obter a lista de Dicas de Email. O servidor Exchange 2010 responde com a lista de Dicas de Email aplicáveis a essa mensagem, e o software cliente exibe as Dicas de Email ao remetente.

Os seguintes clientes de mensagens são compatíveis com Dicas de Email:

• Outlook Web App
• Microsoft Outlook 2010 

As seguintes ações do remetente disparam as Dicas de Email a serem avaliadas ou atualizadas.

• Adicionar um destinatário
• Adicionar um anexo
• Responder ou responder a todos
• Abrir uma mensagem, que já está endereçada aos destinatários, na pasta Rascunhos

O cliente armazena em cache as Dicas de Email, portanto, remover e adicionar o mesmo destinatário não resultará no cliente executando o servidor de Acesso para Cliente novamente.

Quando o servidor de Acesso para Cliente é consultado, ele compila a lista de Dicas de Email aplicáveis e as retorna em um lote. Dessa forma, todas as Dicas de Email serão exibidas ao usuário ao mesmo tempo e não chegarão uma por vez, distraindo o remetente.

Esse servidor usa as seguintes fontes para compilar as Dicas de Email de uma mensagem específica:

• Active Directory
• Caixas de correio do destinatários
• Dados de métricas do grupo local

Toda vez que um remetente adicionar um destinatário à mensagem, uma sequência de eventos ocorre para avaliar as Dicas de Email, como indicado na figura a seguir.

Avaliação de Dicas de Email

Conforme a figura anterior:

1. O cliente de email consulta o serviço Web no servidor de Acesso para Cliente para as Dicas de Email que se aplicam aos destinatários da mensagem.
2. O servidor de Acesso para Cliente reúne dados de Dicas de Email:
   1. O servidor de Acesso para Cliente consulta o Active Directory e lê dados de Medições de Grupo.
   2. Se o destinatário estiver em uma caixa de correio localizada em um servidor de Caixa de Correio no site local, o servidor de Acesso para Cliente consultará o servidor de Caixa de Correio para reunir as respostas automáticas e as Dicas de Email de caixa de correio cheia. Se a caixa de correio do destinatário estiver em outro site, o servidor de Acesso para Cliente solicitará as informações de Dicas de Email ao servidor de Acesso para Cliente no site remoto.
   3. O servidor de Acesso para Cliente no site remoto consulta o servidor de Caixa de Correio local em busca dos dados de Dicas de Email.
   4. O servidor de Acesso para Cliente remoto usa proxy para enviar os resultados de volta ao servidor de Acesso para Cliente solicitante.
3. O servidor de Acesso para Cliente devolve os dados de Dicas de Email ao cliente.

Limites em Dicas de Email

As Dicas de Email estão sujeitas às seguintes restrições:

• Elas não são suportadas quando se trabalha no modo offline com o Outlook.
• Quando uma mensagem é endereçada a um grupo de distribuição, as Dicas de Email de destinatários individuais pertencentes a esse grupo de distribuição não são avaliadas. Entretanto, se algum dos membros for um destinatário externo, a Dica de Email de destinatários externos será exibida, que mostra ao remetente o número de destinatários externos no grupo de distribuição.
• Se a mensagem for endereçada a mais de 200 destinatários, as Dicas de Email de caixa de correio individuais não serão avaliadas por motivos de desempenho.
• As Dicas de Email têm um limite de 250 caracteres.
• Se o remetente começar a compor uma mensagem e deixá-la aberta por um longo período, as Dicas de Email de respostas automáticas e caixa de correio cheia serão avaliadas a cada duas horas.

Dicas de Email em topologias complexas

As Dicas de Email que contam com os dados da caixa de correio dos destinatários serão avaliadas com uma conexão aos servidores de Caixa de Correio que hospedam esses destinatários. As Dicas de Email de respostas automáticas e caixa de correio cheia estão nessa categoria. Para essas Dicas de Email, o servidor de Acesso para Cliente consulta diretamente o servidor de Caixa de Correio que usa RPC (chamada de procedimento remoto), mas apenas se os destinatários estiverem no mesmo site. Para destinatários que residem em outros sites ou florestas, essas informações são reunidas por meio de solicitações Web de servidor-para-servidor entre servidores de Acesso para Cliente.

Desempenho e escalabilidade

A tabela a seguir lista algumas questões de desempenho comuns relacionadas às Dicas de Email e como essas questões são abordadas.

Questões de desempenho comuns para Dicas de Email

Questões de desempenho	Atenuação
Descobrir o tamanho dos grupos de distribuição e grupos de distribuição dinâmicos e se eles têm destinatários externos parece ser uma operação cara.	Os grupos de distribuição e grupos de distribuição dinâmicos não são avaliados quando uma mensagem está sendo composta. Essas informações são calculadas diariamente pelo serviço de geração de Medidas de Grupo e distribuídas a todos os servidores de Acesso para Cliente. Para mais informações, consulte Entendendo as Medições de Grupo.
Descobrir restrições de entrega de todos os destinatários de uma mensagem com um grande número de destinatários pode exigir o uso de muitos recursos.	As restrições de entrega não serão avaliadas se uma mensagem tiver mais de 200 destinatários. Além disso, as restrições não são avaliadas para os membros de grupos de distribuição e grupos de distribuição dinâmicos Isso é feito apenas para os destinatários adicionados à mensagem. Se um usuário expandir um grupo de distribuição, as restrições de entrega de todos os membros serão avaliadas, contanto que o número total de destinatários não exceda 200.
A coleta de informações de vários sites em topologias complexas pode levar um bom tempo.	Se as informações solicitadas não forem retornadas dentro de 10 segundos, a operação atingirá o seu tempo limite. O Exchange não exibirá nenhuma Dica de Email nova ao remetente após 10 segundos.